Поделиться
Обзор функциональных возможностей современных систем управления знаниями, документами и автоматизации бизнес-процессов
Управление корпоративным информационным содержанием является задачей первостепенной важности для любой компании независимо от ее миссии и поставленных целей. При выборе платформы для построения корпоративной системы управления знаниями, документами и автоматизации бизнес-процессов важно следующие критерии:
- функциональные характеристики и возможности продуктов, такие как построение распределенных хранилищ неструктурированной информации, поддержка различных форматов файлов, возможность быстрого просмотра и аннотирования, контроль версий, поддержка составных или связанных документы, полнотекстовая и атрибутивная индексация, поиск и извлечение данных, возможности ввода и преобразования бумажных документов в электронные форматы, управление жизненным циклом документов, автоматизация бизнес-процессов их обработки;
- технические характеристики, в том числе масштабируемость, удобство и простота использования, удобство администрирования, возможности, обеспечивающие предотвращение несанкционированного доступа к документам и их модификацию, средства разработки приложений, возможность интеграции с другими приложениями;
- устойчивость позиции поставщика на рынке, стратегия развития и репутация торговой марки.
В данной статье приводится обзор функциональных характеристик современных систем управления знаниями, документами и автоматизации бизнес-процессов на примере платформы Documentum, которая по мнению ведущих аналитический компаний является лидером мирового рынка систем управления неструктурированной информацией.
Управление информационным содержанием документов в традиционных и современных форматах сегодня выходит за границы корпоративной сети, давая возможность обмена данными между удаленными подразделениями предприятия, предприятиями-партнерами и конечными клиентами. Распределенность корпоративного хранилища электронных документов достигается в Documentum 4i за счет архитектуры системы, которая может быть основана как на едином сервере, обрабатывающем все документы территориально распределенных подразделений и подведомственных предприятий, так и на нескольких серверах, расположенных в каждом территориально-распределенном подразделении предприятия, объединенных в единую информационную сеть, с централизованным интернет-доступом к хранилищам данных предприятия, которое автоматически синхронизируется по содержанию атрибутивной информации об электронных и бумажных документах между подразделениями, филиалами, цехами, давая возможность получать доступ к необходимой информации в масштабе реального времени.
Сервер Documentum 4i одинаково просто поддерживает управление документами в любых распределенных сетевых структурах, предоставляя прозрачный доступ к информации на любом из нескольких серверов в локальной или глобальной «сети пользователь даже может не знать, где документ находится. Широкий набор функций и настроек по репликации баз документов позволяет осуществлять интеллектуальное, выборочное копирование путем простых операций рассылка всем, сбор со всех и т.д. Documentum 4i хранит атрибуты документа, его структурированную часть в СУБД, а его содержание, неструктурированную часть, в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера документов. Documentum 4i имеет развитые и надежные средства миграции документов по различным типам носителей данных. При этом поддерживаются разные уровни скоростей носителей: от самых быстрых жестких дисков, до самых медленных библиотек магнитооптических дисков, CD и DVD-библиотек. Объем носителей ничем не ограничен, также как и количество атрибутивной информации и при нарастании требует лишь перехода на более производимые аппаратные платформы.
Благодаря распределенной веб-архитектуре, являющейся основой Documentum 4i, информационная среда предприятия может быть построена так, чтобы быть соизмеримой с высокими требованиями к размещению информациив интернет, предоставляя ИТ-структуре компании широкие возможности для создания гибких и многосерверных решений по автоматизации управления информационным пространством, которые смогут обслуживать от сотен до сотен тысяч пользователей. Данный принцип позволяет работать как с электронными так и с бумажными документами, естественно, делая лишь разницу на способ пересылки тела документа. Мощные средства кэширования, сетевой оптимизации, сжатия данных и многие другие возможности системы Documentum 4i обеспечивают создание сколь угодно сложных масштабируемых распределенных систем хранения.
Можно ввести и ограничение на объем хранимой информации на каждом сервере документов. Миграция документов осуществляется автоматически в соответствии с частотой обращения к документам. Предусмотрена также возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Все эти и многие другие особенности позволяют Documentum 4i обрабатывать огромные массивы информации при сравнительно небольших ценах хранения, оптимизируя тем самым показатель удельной стоимости хранения.
Используя платформу Documentum 4i, мобильные и редко подключающиеся пользователи компании смогут получить доступ и редактировать данные, из любого места, где есть интернет-доступ, подключаясь к хранилищам данных или их федерациям, хранилищам данных, которые объединены едиными правилами, начиная от доступа к информационным ресурсам, и кончая структурированием, размещением информационного, содержания внутри хранилищ, вне зависимости от место нахождения. Они также могут назначить «избранные» документы, которыми они хотели бы пользоваться даже тогда, когда он-лайновый доступ к хранилищам данных будет невозможен. После возобновления соединения, эти удаленные пользователи смогут провести синхронизацию данных, чтобы сохранить измененные документы и обновить избранные документы, модифицированные после последней синхронизации.
Эта функциональность платформы Documentum 4i значительно упрощает доступк данным тем сотрудникам, которые часто работают вне офиса, позволяя постоянно иметь все необходимые данные и подолжать работу.
По мере того, как крупные компании создавали все более сложные корпоративные системы, они постепенно пришли к выводу, что безразмерный и статический подход не отвечает современным требованиям управления информационными потоками.
Именно поэтому платформа Documentum 4i предлагает целый набор функциональных возможностей, которые позволяют динамически настраивать информационную среду пользователя таким образом, чтобы полностью отвечать ролям и запросам различных пользователей на современном предприятии в соответствии с бизнес-процессами, в которых они участвуют. Платформа Documentum 4i предоставляют пользователям все необходимые функции для создания и распространения важной информации, ее участия в процессах, от которых зависит успех предприятия. В качестве основного интерфейса пользователя может выступать либо стандартный интерфейс Windows Explorer, и/или Internet Explorer, а также интерфейс, интегрированный в офисные приложения (типа MS Word, MS Excel) и других приложений, дополненный встроенными функциями Documentum 4i.
В хранилища данных на базе платформы Documentum 4i данные представлены также как и папки и файлы диска C в Windows Explorer, причем, пользователи могут обращаться к документам хранилища, личным папкам, заданиям, бизнес-процессам, и даже полученным файлам, не покидая Windows Explorer.
Для осуществления простого и надежного доступа к информации в распределенной информационной среде предприятия Documentum 4i обеспечивает пользователям посредствам Intranet/Internet Client, интерфейс которого (рис.6), обеспечивает работу и навигацию удаленных пользователей по всей локальной и распределенной структуре хранения, а также по гипертексту. Располагая простой схемой навигации по структуре хранилища данных, можно легко и просто перемещаться по хранилищам данных, добавлять новые элементы в одно или несколько хранилищ Documentum 4i, независимо от их физического места расположения.
С помощью привычных интерфейсов web-браузеров пользователи могут быстро и легко получать доступ к корпоративным информационным ресурсам и документам, участвовать в бизнес-процессах, создавать новые документы и автоматически обновлять необходимую информацию на web-сайте компании.
Documentum 4i обеспечивает мощное межплатформенное решение для любой операционной платформы, включая линейку Windows-98, Windows-NT, «Windows-2000, Windows-XP, а также Unix-платформы компаний SUN, HP, IBM с перспективной поддержкой Linux. Поддерживается вся линейка промышленных СУБД: MS SQL Server, Oracle, DB/2 и Sybase, причем возможна гетерогенная структура распределенной системы. Клиентскую часть платформы Documentum 4i можно легко сконфигурировать в редакторе форм, не занимаясь программированием. Все атрибуты информационного наполнения интерфейса пользователя можно выбрать из списка, определяя действия и виды, соответствующие различным типам данных и документов, необходимые для отображения в каждом рабочем месте конкретного пользователя.
Функционал платформы Documentum 4i позволяет гибко менять стандартный интерфейс конечного пользователя на интерфейс конкретного рабочего места, настраивая его для выполнения определенных узкоспециализированных задач, и используя при этом всю мощь архитектуры и функциональности платформы Documentum 4i. При этом Intranet/Internet-клиент не уступает по функциональности desktop-клиенту и все, что ниже написано про возможности Documentum 4i, справедливо для обоих типов клиентов.
Интеграция с офисными приложениями
Платформа Documentum 4i обеспечивает бесшовную интеграцию с программными продуктами Microsoft Office и с другими ODMA-совместимыми приложениями, так что пользователям не требуется дополнительное обучение и они могут легко и просто обращаться к документам и другим данным, находящимся в хранилище данных, непосредственно из знакомого интерфейса офисных приложений.
Платформа Documentum 4i предусматривает как «жесткую», так и «мягкую» интеграцию с офисными приложениями. При «жесткой» интеграции офисные приложения пользователя привязываются к конкретным хранилищам Documentum, исключая сохранение документов локально или в другие, неопределенные хранилища. При «мягкой» интеграции в интерфейс офисных приложений добавляется перечень меню выбора по сохранению документа как локально, так и в различные хранилища данных.
Режим интеграции настраивается администратором при подключении ролей и привилегий каждому пользователю или группе пользователей с наследованием сверху вниз.
Интеграция с почтовыми системами
Для обеспечения связи между пользователями компании, а также для привлечения пользователей к участию в управленческих бизнес-процессах, как то совместная разработка, согласование, утверждение и прочие процессы, ежедневно возникающие на любом крупном предприятии, платформа Documentum 4i предоставляет на выбор либо использование существующей системы доставки электронной почты, либо собственную системы доставки сообщений.
Тесная интеграция функционала платформы Documentum 4i с самыми распространенными системами доставки электронной почты, такими как MS Exchange и Lotus Notes, дает возможность пользователям, получившим сообщения, содержащие ссылки на документы или поручения Documentum 4i, выполнить необходимые действия прямо из интерфейса почтового приложения по ссылке на них.
Интеграция платформы Documentum 4i с почтовыми системами, обеспечивает пользователям легкий доступ и возможность управления информационным содержанием через привычный интерфейс почтовых клиентов, как, например, интерфейс MS Outlook. Пользователи получают возможность использовать преимущества платформы Documentum 4i для коллективной работы над корпоративными документами как в рамках одной, так и нескольких, даже территориально распределенных организаций.
Возможности платформы Documentum 4i по управлению маршрутами бизнес-процессов позволяют доставлять простые и сложные задания пользователям компании с помощью почтовой системы.
Интеграция платформы Documentum 4i и почтовых систем обеспечивает необходимую синхронизацию заданий, полученных пользователем, в личную почтовую базу, с изменениями, вносимыми в процесс, обеспечивая, таким образом, актуальное представление бизнес-процессов. Кроме того, для оптимизации процессов, связанных с аннотированием документов, интеграция платформы Documentum 4i и почтовой системы дает пользователям возможность помечать документы, использующие Adobe Acrobat 4, для того, чтобы аннотации сохранялись в хранилище данных Documentum 4i. Теперь, отправив такой документ на согласование с помощью почтовой системы, пользователь может просмотреть все замечания к документу, сведенные вместе. Такой механизм решает проблему, связанную с рассылкой и объединением множества присоединенных файлов в процессе согласования.
Интеграция платформы Documentum 4i и почтовой системы компании позволяет устранить узкие места в корпоративной информационной системе территориально распределенной компании, связанные с оседанием критически важной информации. Сохранение любых почтовых сообщений, содержащих необходимую информацию в едином и централизованном хранилище данных на базе платформы Documentum 4i, делает ее доступной для коллективной обработки, просмотра и повторного использования пользователям, которые используют другую почтовую систему, создавая единое информационное пространство и обеспечивая всех пользователей своевременной и непротиворечивой информацией.
Управление версиями документов и атрибутирование
Как известно, в процессе любого согласования или совместной работы группы пользователей, не исключено появление разных версий одного и того же документа. Причем количество версий может быть настолько велико, что выбор документа с нужной версией будет представлять совсем нелегкую задачу, которая может отнять массу времени и ресурсов. Платформа Documentum 4i предоставляет всем пользователям гибкие возможности для работы с любым количеством версий документов, и каждую версию документа в хранилище данных на базе платформы Documentum 4i можно отслеживать независимо и управлять последовательными изменениями ее состояния: в любых управленческих бизнес-процессах.
Работая в хранилище данных Documentum 4i, пользователь может получить любой документ в соответствии с его правами доступа независимо от того, свободен ли этот документ или находится в работе. Система отслеживания версий автоматически может создать новую версию этого же документа и предоставить ее пользователю. Одновременно документ может проверяться и редактироваться из любой выбранной сервисной программы. Когда документ отработан или изменен, он помещается обратно в хранилище данных Documentum 4i, и система отслеживания версий предложит пользователю либо создать новую версию этого документа, либо заменить старую на новую. Система отслеживания версий документа всегда создает новую версию документа для обеспечения целостности данных и его атрибутов. Такой механизм содержания документов и позволяет сохранять всю историю всех версий документов в течение всего их жизненного цикла. Платформа Documentum 4i использует в хранилищах данных древовидное представление версий документа. Количество версий, типов и форматов версий документа ничем не ограничивается.
Создание новой версии возможно на основе не только последней версии, но и любой другой. Система отслеживания версий платформы Documentum 4i позволяет восстановить всю историю жизненного цикла документа по содержанию и атрибутам и позволяет получить требуемый документ на любой его исторической фазе в любой момент времени.
Платформа Documentum 4i имеет развитые средства атрибутирования документов. Механизм атрибутирования настраивается на каждого конкретного пользователя исходный вид/тип документа и каждый этап жизненного цикла документа отдельно. Атрибуты документов и атрибутивные экранные формы могут версифицироваться точно так же, как и содержание документов. Платформа Documentum 4i позволяет организовать хранилище данных таким образом, что данные о документе структурированная его часть хранятся в хранилище Documentum 4i, а электронная версия документа неструктурированная его часть, или метаданные в файлах, которые размещаются в файловой системе сетевой операционной системы. Каждый документ содержится в исходном виде в виде одного или нескольких файлов с возможностью поддержания связей и ссылок между файлами в процессе коллективной работы с документами, например, отображающих связи между входящими и исходящими документами или контрактом и приложением.
Заполнение атрибутивных форм возможно как автоматически по заранее определенно настроенным алгоритмам (например, номер документа), так и из справочников, являющихся внутренними или внешними справочниками по отношению к Documentum 4i. В частности, справочник организационно-штатной структуры можно подгружать из конкретного модуля ERP системы. Естественно, возможно заполнение части справочных полей вручную.
Полномасштабный полнотекстовый поиск
Платформа Documentum 4i имеет развитые средства поиска любой необходимой информации по корпоративным хранилищам данных DocBase. Применяемая технология поиска позволяет пользователю просто, быстро и однозначно определить требуемый документ. Интерфейс поиска доступен пользователю непосредственно как из Windows Explorer, Desktop Client, так и из веб-броузера, Intranet/Internet Client. Поиск данных производится по их свойствам. Набор свойств формируется пользователем путем выбора из списка свойств и определяется структурой хранения, текстовым содержанием, версиями данных, уровнем доступа, результатами поиска и другими параметрами. Шаблоны и типовые условия поиска можно сохранять для последующего использования другими пользователями.
Располагая мощными средствами поиска, доступными во всех клиентских интерфейсах платформы Documentum 4i, можно легко и просто найти и использовать любые данные, потоки документов и другую информацию, причем поиск может осуществляться по содержанию, его атрибутам или по сочетанию того и другого. Для обеспечения функционирования систем комплексного анализа накопленной информации и знаний поисковый механизм платформы Documentum 4i может быть интегрирован с функционалом аналитических систем, обеспечивая необходимую точность и высокую защищенность предоставляемой информации.
Поддержка различных форматов данных
В больших компаниях, использующих различные программные средства подготовки информационных и других материалов, очень часто встает одна и та же проблема проблема совместимости форматов данных как для их последующего использования в общих процессах, так и для доставки заказчикам. Платформа Documentum 4i на текущий момент поддерживает более 200 известных форматов представления данных. Это офисные, почтовые, графические, звуковые, видео и многие другие форматы. Работая в информационной среде платформы Documentum 4i, пользователи могут сохранять одновременно несколько представлений внешних видов и форматов одного и того же документа на разных языках. Хранилище данных на базе платформы Documentum 4i автоматически синхронизирует содержимое всех сохраненных представлений документов и данных. При запросе, вводе и/или импорте документов их формат автоматически определяется и переводится в ту форму или формат, которые требуются пользователю, либо предоставляется возможность выбора формата представления при нахождении требуемого документа в хранилище.
Для предоставления документов внешним потребителям информации и удаленным пользователям компании платформа Documentum 4i использует механизм универсального представления любых данных и документов,автоматически переводя их в PDF или в HTML-форматы. Для такого представления документов в Documentum 4i используют AutoRender Pro программный модуль, специально разработанный для перевода всех форматов данных в PDF и/или HTML-форматы, обеспечивая тем самым доступ к ним пользователей вне зависимости от приложений, языков или программных платформ, которые они используют. AutoRender Pro позволяет в полной мере воспользоваться такими преимуществами и возможностями формата PDF, как мобильность, аннотирование, поиск, а также простота распределения информации для рецензирования, утверждения и окончательной публикации. Поскольку преобразование происходит полностью автоматически, документы и/или данные больше не придется вручную преобразовывать в необходимые форматы. Достаточно выбрать необходимый документ или группу из хранилища данных, а затем выбрать команду в появляющемся меню «Представить в формате PDF». Возможен защищенный от редактирования, копирования и/или печати режим PDF-формата, что обеспечивает неизменность и контроль такой версии. Для случая Intranet/Internet доступа к документам или их публикации для всеобщего доступа наиболее удобно применение HTML-формата. Поддерживается параллельное создание и хранение разных форматов представления документа (например, PDF-, HTML- и исходящий формат) либо преобразование документа из формата в формат на разных этапах жизненного цикла как в ручном, так и автоматическом режиме при выполнении предопределенных условий (например, подписание документа утверждающим лицом).
Применение AutoRender Pro позволяет минимизировать затраты на создание представления информации в корпоративном информационном пространстве, сэкономить время, повысить производительность, обеспечить простоту и надежность предоставления информации.
Кроме того, платформа Documentum 4i обеспечивает хранение любых данных и в формате XML (Extensible Markup Language) и использует XML-формат в качестве универсального средства для обмена информационным наполнением документов с другими программными приложениями в корпоративной сети и через Internet. Documentum, Inc. является одним из активных разработчиков XML-технологий и лидером их применения в электронном бизнесе.
Обработка графических образов документов
В крупных, территориально распределенных корпорациях и компаниях повседневно возникает необходимость согласования множества различного рода информационных данных. Очень часто случается так, что приложения, в которых создаются первичные данные, отсутствуют у пользователей, согласующих эти данные и документы, и установка данных приложений у этих пользователей нецелесообразна. Для решения этой проблемы, а также для обеспечения оперативности и удобства согласования, проверки и/или утверждения каких либо материалов или документов в платформе Documentum 4i предусмотрена возможность «красного карандаша» или рецензирования графического образа согласуемого документа или данных.
Аналогично неотъемлемой частью технологии перевода документов с бумажных на электронные носители информации является сканирование документа для дальнейшей электронной обработки. Так как функционал платформы Documentum 4i позволяет хранить как распознанную электронную версию документа, так и его графическую версию, пользователи могут работать с любой из этих версий. К тому же не всегда рационально распознавать документ непосредственно после его сканирования.
Работая с графической версией документа, пользователи могут осуществлять рецензирование, т.е. необходимые пометки на графической версии документа, встроенными средствами Documentum 4i, упрощая процедуры согласования с другим пользователям в общем рабочем процессе. Пользователи могут просматривать и аннотировать графические файлы, используя встроенное приложение Docview, предназначенное для просмотра любых форматов данных, находящихся как в локальной сети предприятия, так и через средства веб-доступа. Для просмотра отдельных аннотацийможно использовать программный продукт Adobe Acrobat Exchange, который также тесно интегрирован с функционалом платформы Documentum 4i. Для организации ввода данных в хранилища Documentum 4i непосредственно с рабочих мест пользователей, с их последующим распознаванием, пользователи могут использовать широко распространенное программное приложение «Fine Reader. Функционал данного приложения интегрирован с русской версией Documentum 4i на уровне пользовательских меню управления процессом сканирования и сохранения отсканированных данных. Функционал Fine Reader напрямую связан с функционалом хранилища данных Documentum 4i и прост в управлении, что обеспечивает его высокую эффективность при использовании для распознавания и ввода данных в хранилище. При организации ввода большого количества разнородных документов незначительного объема или разнообразия форм в хранилища платформа Documentum 4i прозрачно интегрирована с программными приложениями этого направления, такими как Kofax, обеспечивая весь необходимый функционал при организации потокового ввода больших объемов документов, вызывая через программных агентов сервер распознания FineReader, также интегрированный с Kofax, в том случае, когда такое распознавание требуется.
Управление составными документами виртуальные документы
При использовании систем электронного документооборота в крупных компаниях всегда возникает проблема отождествления в электронном документообороте таких понятий как группа документов, или папка документов, относящихся к определенной тематике, проекту или делу. Ситуация осложняется еще и тем, что в традиционном, бумажном документообороте, каждый документ, находящийся в папке, да и сама папка, могут иметь различный уровень допуска на доступ к информации, содержащейся в них. Для работы с материалами, состоящими из множества различных документов, каждый из которых может быть в разном формате, разного назначения и разного уровня допуска для различных пользователей от генерального директора до рядового исполнителя в платформе Documentum 4i предусмотрена поддержка составных документов, которая позволяет вести так называемые виртуальные документы, т.е. документы, собранные в группы, папки документов, и состоящие из множества документов самых разных видов/типов, самых разных форматов, от текстовых документов MS Word до мультимедийных файлов, собранных из разных хранилищ, созданных разными пользователями с разными уровнями доступа и относящихся к определенной задаче, проекту. Система поддержки Виртуальных Документов Documentum 4i обеспечивает пользователей разного уровня персонального и ролевого доступа всеми необходимыми функциями по созданию или обработке документов «электронной подшивки» в сквозных бизнес-процессах компании. Система мониторинга состояния виртуальных документов автоматически отслеживает изменения в содержании каждого документа, входящего в ту или иную виртуальную папку документов, независимо от его территориального расположения в соответствии с принятыми в компании правилами. Компоненты, составляющие виртуальный документ, могут группироваться и перегруппировываться бесконечным числом способов и поступать от множества различных пользователей, имеющих разные права доступа к информационному содержанию и источникам информации на предприятии. В хранилище данных Documentum 4i помещаются все ссылки на составляющие документы папки виртуальных документов, на авторов этих документов, на хранилища данных, из которых они выписаны и в которых они расположены, на их форматы представления. После этого все эти атрибуты в соответствии с уровнями доступа к соответствующим документам оформляются как единый документ виртуальный документ. Все ссылки, помещенные в виртуальный документ, являются путями к конечным файлам, содержащим требуемую информацию. Метод связывания документов в виртуальные документы автоматически распознается соответствующими пользовательскими приложениями, в которых и были созданы эти документы. Это обеспечивает гарантированную актуальность каждого документа «электронной подшивки» при обращении к нему пользователя в любой момент времени; фактически речь идет о ссылке на электронный подлинник документа, а не о работе с его копией, аутентичность которой всегда сомнительна в продуктах, тиражирующих электронные документы. Документ корневого уровня является родительским, а дочерние документы являются его компонентами. Число дочерних документов, прикрепленных к родительскому документу, не ограничено.
И виртуальные документы, и их компоненты могут копироваться, выдаваться и возвращаться в хранилище данных Documentum 4i, участвовать в различных бизнес-процессах компании, редактироваться и согласовываться в соответствии с установленными для них уровнями доступа. При каждом изменении информационного содержания виртуального документа в хранилище происходит проверка всех ссылок на предмет их изменений.
Управление бизнес-процессами
Для того чтобы создать единое информационное пространство крупного, территориально распределенного предприятия, мало построить хранилища документов разного вида и типа и обеспечить к ним доступ пользователей. Необходимо обеспечить использование и участие всего информационного массива, размещенного в этих хранилищах, в повседневных управляемых бизнес процессах компании, как, например, обслуживание заказчика или согласование проекта. Платформа Documentum 4i имеет в своем составе встроенные и развитые средства для автоматизации и конфигурирования любых процессов. Менеджер бизнес-процессов позволяет создавать маршруты следования и процессы любой сложности, включая процессы создания, распространения, доступа, совместного использования, преобразования и многие другие действия, применяемые к корпоративным базам документов и знаний. Интерфейс менеджера бизнес-процессов прост в использовании и представляет собой графическую среду, которая позволяет пользователям создавать простые шаблонные и сложные многоблочные вложенные процессы.
Очень важно использовать в рабочих процессах только правильные и выверенные данные. Платформа Documentum 4i обеспечивает тесную взаимосвязь между жизненным циклом используемого информационного материала или документа и положением этого информационного объекта относительно самого рабочего процесса. Механизм управления бизнес-процессами на базе платформы Documentum 4i позволяет автоматизировать маршруты любой сложности прохождения документов и данных по этапам и исполнителям, обеспечивая ветвления и схождения маршрутов, предопределенные и условные остановы процессов, синхронизацию действий разных пользователей, условные переходы любой сложности, движение по маршруту вперед и назад в зависимости от выбора связи, получение предопределенных инструкций каждым оператором бизнес-процесса, графический мониторинг прохождения по маршруту, возможность создания многоуровневых вложенных процессов, передачу данных из атрибутивной формы документа внешним приложениям, возможность гибкого доопределения ролей исполнителя на этапах маршрутной схемы бизнес-процесса и все иные функциональности промышленных wofkflow-систем, реализованные на едином программном ядре Documentum 4i.
Любой бизнес-процесс может быть легко описан без программирования в графическом редакторе с помощью набора типовых действий и связей между ними, а также посредством заполнения диалоговых форм-условий и заданий пользователям. Пользователи, работающие в информационной среде на базе платформы Documentum 4i, могут одним щелчком мыши создавать информационные потоки или принимать участие в них, а также направлять содержание для просмотра и утверждения.
Платформа Documentum 4i имеет в своем составе развитые средства, позволяющие определять, организовывать и контролировать все функции и задачи, связанные даже с самыми сложными бизнес-процессами. Система управления жизненными циклами, входящая в состав функционала платформы Documentum 4i, тесно взаимодействует с менеджером бизнес-процессов, контролируя заданные стадии жизненных циклов документов, участвующих в бизнес-процессах, осуществляя в ходе изменений этапов жизненного цикла запуск либо прекращение тех или иных бизнес-процессов или, напротив, осуществляя на определенных этапах бизнес-процессов обработки документов изменение назначенных им этапов жизненного цикла. Маршрут следования информационного объекта может иметь несколько параллельных задач; можно задавать логику прохождения объекта, описывать состояние его жизненного цикла на основании значения его учетной карточки. При необходимости можно устанавливать временные рамки выполнения того или иного задания и по истечении строка оповещать ответственных исполнителей.
На базе управления технологическими процессами реализован гибкий механизм контроля исполнения. Исполнитель, в случае если у него достаточно прав, может передать полученные задания другому лицу. Существует возможность визуального контроля этапа жизненного цикла того или иного документа либо создания произвольных текстовых статистических отчетов: например, количества документов, обработанных каждым исполнителем за месяц, или количества обращений сотрудников к этим документам. Управление потоками работ на базе платформы Documentum 4i значительно упрощает как собственно совместную работу отделов над проектами, так и управление результатами их деятельности. Тесная интеграция данной технологии с корпоративным распределенным хранилищем позволяет легко сочетать возможности поиска документа при помощи атрибутивной формы с участием документа в бизнес-процессе предприятия, а также планировать распределенные бизнес-процессы, в которых участвуют сотрудники, реально находящиеся на разных территориально распределенных площадках предприятия.
Механизм бизнес-процессов платформы Documentum 4i позволяет создавать, запускать и участвовать в управлении сотен и тысяч потоков работ, осуществлять электронную маршрутизацию десятковтысяч документов, папок и других объектов.
Управление жизненными циклами документов
Любой документ, из любого хранилища данных имеет свой собственный жизненный цикл исходя из задач, для которых он предназначен. Как правило, каждый документ имеет свой уникальный жизненный цикл, отличный от жизненного цикла любого другого документа.
Можно привести пример, иллюстрирующий возможности графического и диалогового интерфейса менеджера жизненного цикла платформы Documentum 4i, для которого этапы жизненного цикла это минимально отличимые статические состояния документа, такие как, например, формат документа, права доступа к документу, вид атрибутивной карточки документа, логическая папка нахождения документа и другие состояния.
Жизненный цикл любого информационного объекта, находящегося в хранилище данных на базе платформы Documentum 4i, может быть тесно взаимосвязан с любым бизнес-процессом, инициированным пользователем хранилища данных. Механизм контроля жизненных циклов может быть сконфигурирован как под конкретного пользователя, так и под конкретный бизнес-процесс, для конкретного типа документов. Документ может передвигаться по определенным этапам жизненного цикла вперед и назад, вручную или автоматически при выполнении предопределенных условий.
На каждом из этапов жизненного цикла можно задавать различные действия, которые будут применены к документу в момент его попадания на этот этап. Например, при переходе документа из этапа «Правка» на этап «Передача» документ перемещается в другую папку хранилища, и у него меняются права доступа он становится доступным всем пользователям в режиме <только чтение> с возможностью внесения комментариев. Также можно ставить условия для перехода документа на новый этап.
Например, документ не сможет быть переведен из этапа «Создание» на этап «Правка», пока не будет правильно заполнена учетная карточка и поставлена подпись утверждающего лица. В разных бизнес-процессах зачастую при возврате руководителем проекта согласуемого документа на доработку требуется вернуть авторам права на редактирование документа, что осуществляется обратным его переводом на этап «Правка» с присвоением ему всех свойств этого этапа. В свою очередь, повторный перевод утверждаемого проектного документа на этап жизненного цикла
«Правка» может вызвать автоматический перевод его в HTML-формат для публикации в реальном времени на веб-сайте для всеобщего ознакомления и одновременный запуск бизнес-процесса рассылки документа ответственным исполнителям.
Управление распределенными проектными группами
Для решения задач автоматизации проектно-ориентированной деятельности используются различные информационные технологии, реализующие различные методы управления распределенными проектными группами, архивными системами, средствами организации групповой работы, PDM-системами и пр. Недостаток подобного подхода состоит в сложности интеграции, внедрения и администрирования различных систем, а также высоких затратах на совокупное владение.
Полнофункциональная комплексная платформа Documentum 4i позволяет реализовать полный спектр задач по управлению проектно-ориентированной деятельностью предприятия и предоставляет готовый интерфейс для работы пользователей системы проектный портал, являющийся специализированным intranet/internet клиентом в среде Documentum 4i и объединяющий в себе специальные функции управления проектами с традиционной функциональностью платформы Documentum 4i, полностью доступной каждому участнику проекта через данный интерфейс. Documentum iTeam это универсальный проектный портал, разработанный специально для повышения эффективности проектно-ориентированной деятельности всех участников и любых проектов, легкое и удобное в использовании средство для автоматизации всех этапов выполнения проекта, которое обеспечивает эффективное управление людскими и материальными ресурсами и бюджетом проекта, формированием любой необходимой отчетности, поддерживает групповую работу распределенных команд, предоставляя доступ ко всей необходимой информации в ходе выполнения проекта и возможность накопления корпоративного опыта.
Documentum iTeam проектный портал, позволяющий организовать работу любой распределенной группы посредством стандартных веб-браузеров, обеспечить взаимосвязи различных документов в проекте, организовать обсуждение проблем посредством форумов и видеоконференций, управлять процессами и жизненными циклами документов, осуществлять оповещения членов проекта о событиях, управлять ведением нескольких параллельных проектов, использующих общие ресурсы, обеспечивать гибкие настройки под конкретные роли, организовывать персональное рабочее пространство каждого участника проекта и многое другое.
Documentum iTeam легко и просто, через обычный веб-интерфейс пользовательских браузеров, позволяет управлять всем информационным содержанием, находящимся в единой информационной среде предприятия, любыми форматами документов, а также бизнес-процессами, которые существуют и используются или создаются в конкретном проекте членами распределенных рабочих групп, взаимодействовать в реальном времени, предоставляя каждому участнику проекта возможность обработки и просмотра как общих, так и индивидуальных задач, а также всевозможной информации о загруженности задействованных в проекте ресурсов, планируемых мероприятиях, о существующих стратегиях и тенденциях развития проекта, а также о принятых решениях.
Documentum iTeam автоматически организует информацию согласно ее содержанию. Сотрудники и руководители проектов получают возможность совместно разрабатывать выходные документы проекта, организовывать дискуссию по спорным вопросам, анализировать и использовать опыт, накопленный в ходе предыдущих проектов. Documentum iTeam имеет развитые средства поиска необходимой информации по всем корпоративным хранилищам данных. Технология поиска позволяет пользователю просто, быстро и однозначно определить требуемый документ. Documentum iTeam предоставляет каждому участнику проекта индивидуальное рабочее пространство, настроенное в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями. Настройка персональных данных в портале занимает всего несколько минут и не требует специальных знаний. Руководителям при назначении исполнителей, когда необходимо оценить уровень их подготовленности, особенно пригодится возможность автоматического отслеживания проектов и дискуссий, в которых ранее принимал участие тот или иной сотрудник.
При запуске действующего проекта руководителю или администратору предоставляется возможность выбора шаблона для использования в качестве основы проекта (возможен импорт данных из MS Project 2000). Кроме этого, существует возможность использования накопленных знаний из уже запущенных либо завершенных проектов. После инициации проекта всем исполнителям рассылаются необходимые задания с инструкциями, ссылками, шаблонами и сроками исполнения.
Интеграция iTeam и MS Project позволяет визуализировать процессы, проводить анализ ресурсов и бюджета. Стартом проекта может быть как внешний заказ, так и любой внутренний проект. iTeam обеспечивает работу сотрудников с одним или несколькими параллельными проектами. Руководители проектов получают возможность контроля выполнения работ или заказов в любой форме графики, схемы, отчеты по переписке а исполнители могут повысить эффективность своей работы. Все это позволяет уменьшить время выпуска готовой продукции. Если требуется сделать динамический график, наглядно отражающий ход проведения проекта, то можно использовать механизмы, которые предоставляет MS Visual Studio и входящий в него инструмент построения динамических веб-страниц MS InterDev на базе ASP/JSP.
Управление содержанием веб-сайтов и интернет-порталов
Расширение границ человеческого общения, возникшее с приходом новых интернет-технологий, повлекло за собой расширение границ традиционного бизнеса. Для достижения успеха в современном бизнесе крупным, территориально распределенным компаниям крайне необходимо иметь возможность динамически управлять распространением актуальной, точной и персонифицированной информацией так, чтобы она была доступна на любом информационном носителе и из любого приложения. На сегодняшний день задача управления веб-серверами и информационными веб-ресурсами становится все более приоритетной. Растет не только число серверов, но и сложность их управления и объемы размещаемой на них информации. Можно выделить ряд сложностей, которые возникают на предприятии при управлении информационным содержанием в веб-среде: длительные задержки при публикации информации на веб-сайт, неверное их содержание, трудность обеспечения целостности сайта. Например, очень часто появляются неверные ссылки, невозможность повторного использования одного содержания на нескольких сайтах, затруднения с эффективной установкой верного предназначения для содержания, чрезмерно большие команды веб-разработчиков и инфраструктура сайта.
Для оперативного управления всеми веб-ресурсами компании платформа Documentum 4i предоставляет решения для динамического управления информационным содержанием веб-сайтов и порталов компании. Платформа обеспечивает динамическое объединение всех функций информационного наполнения веб-приложений, порталов и сайтов компании в единое целое.
Web Publisher решение, которое позволяет автоматизировать самые важные, сложные и одновременно рутинные операции по созданию, наполнению и распространению важной информации внутри корпоративной веб-среды предприятия.
Web Publisher использует динамическое управление корпоративными информационными порталами и содержанием корпоративных веб-сайтов. Для этого используется XML-представление данных, которое позволяет разделять информационное содержание на любые, самые мелкие составляющие. Авторы информационных материалов теперь просто и оперативно без привлечения веб-дизайнеров могут управлять публикациями, редактированием и обновлением информации с помощью привычных текстовых редакторов и шаблонов, например, MS Office, контролировать весь процесс согласования и утверждения информации перед ее публикацией, а также отлеживать ее точность и актуальность. Теперь информация, созданная один раз, может быть множество раз отображена на нескольких Интернет или интранет-ресурсах компании, причем в различном дизайне.
Многие предприятия и государственные учреждения стремятся организовать эффективное взаимодействий с бизнес-партнерами, предоставляя доступ через Интернет к различным материалам: собственной документации компании «(пресс-релизы, описания продукции, спецификации, руководства по обслуживанию), информации о взаимоотношениях с клиентами, финансовой документации, а также каталогам товаров и услуг.
По мере роста объемов публикуемой на веб-сайтах информации предприятия сталкиваются с необходимостью интеграции средств веб-публикации с корпоративными приложениями и хранилищами данных, эффективного управления постоянно возрастающими объемами опубликованной информации, обеспечения ее точности, надежности и безопасного доступа к ней, а также с проблемами быстрой публикации постоянно обновляемой информации.
Управление содержанием веб-сайтов включает в себя такие традиционные компоненты, как управление жизненными циклами документов и бизнес-процессами их создания, согласования и подготовки, контроль версий, поддержка различных форматов и представлений. Однако управление содержанием вeb-сайтов разительно отличается от традиционного подхода к управлению документами своей сложностью и необходимостью применения специальных технологий. Documentum 4i включает специальные компоненты для создания, управления, персонализации и доставки содержания для корпоративных веб-сайтов и интернет-порталов.
В основе динамического управления содержанием веб-сайтов лежит принцип отделения информационного содержания от его представления.
Веб-разработчикам предоставляются средства для управления процессами представления и публикации информации из хранилища на веб-сайте. Documentum 4i имеет встроенный FTP-шлюз для интеграции с наиболее распространенными инструментальными средствами разработки веб-приложений с FTP-доступом, такими как Dreamweaver, UltraDev и HomeSite. Интеграция Documentum 4i с популярными средствами разработки приложений предоставляет веб-разработчикам дополнительные возможности для управления сайтами из графического интерфейса, конфигурации рабочих мест пользователей, определения стандартных шаблонов, навигации сайтов и т.д. Инструментальные средства разработки приложений Documentum 4i позволяют веб-разработчикам создавать различные пользовательские приложения, что значительно упрощает процесс создания и публикации содержания обычными бизнес-пользователями.
Documentum 4i предоставляет простые инструменты для публикации материалов на веб-сайтах непосредственно бизнес-пользователями в режиме реального времени либо со своих рабочих мест, либо из хранилища Documentum 4i. Пользователи выбирают и перенастраивают уже имеющиеся шаблоны, а заполнение форм и добавление различных элементов управления не требует знания HTML. Такие пользователи могут скопировать и вставить или самостоятельно создать информацию, которая затем отправляется в хранилище и представляется в формате XML, PDF или HTML. Создание и доступ к содержанию обеспечивается за счет интеграции интернет-браузеров и других популярных настольных инструментальных средств и прикладных программных комплексов, таких как Microsoft Office, с хранилищем содержания Documentum.
Documentum 4i также обеспечивает автоматическую агрегацию и синдикацию содержания веб-сайтов. Под агрегацией подразумевают процесс автоматического комплектования страниц информацией в любом формате (XML, цифровые медиаданные, веб-контент, документы и т.д.) из различных источников, каквнешних, так и внутренних (веб-сайты, каталоги общего доступа, файловые системы и т.д.). Распространение контента, или синдикация это одновременная публикация одного и того же контента на различных страницах или веб-сайтах, а также на WAP-совместимых устройствах (карманных компьютерах и мобильных телефонах).
Documentum 4i предоставляет веб-администраторам мощный функционал для управления веб-сайтами, который позволяет одновременно поддерживать несколько версий одного или нескольких сайтов. Это позволяет в случае возникновения ошибок или нарушения целостности данных вернуться к более ранней версии сайта и исправить ее, в то время как видимая часть сайта остается нетронутой.
Управление цифровыми медиаданными
Крупные предприятия и ведущие компании в сфере теле- и радиовещания создают, хранят и обрабатывают огромные массивы медиаданных различных форматов (тексты, графические изображения, видео- и аудиозаписи), однако пользуются разными системами для управления своими документами, интерактивными веб-страницами или мультимедийными данными, что приводит к бесчисленному дублированию информации и дополнительным затратам. Documentum 4i обеспечивает совместное управление цифровыми медиаданными и относящимся к ним контентом других форматов. Профессиональные технологии Documentum для управления медиаданными применяют такие всемирно известные компании, как BBC, Cablevision, Disney, McDonald's, Microsoft Studios, Sony Pictures Entertainment и др.
Documentum обеспечивает эффективное управление цифровыми медиаданными, так же как и другими видами неструктурированной информации, за счет разделения их на две взаимодополняющие части: собственно медиаданные (тексты, графические изображения, аудио- и видеозаписи) и метаданные, служащие для эффективной организации хранения и поиска. Например, для видеоданных это могут быть сведения об авторах и собственниках информации, времени и месте съемок, событиях и лицах, фигурирующих в материале, а также ключевые слова и краткая аннотация. Также поддерживается управление хранилищами неоцифрованных аналоговых носителей.
Как и в случае с другими видами неструктурированной информации, обеспечивается полный функционал управления медиаданными, включая создание хранилищ неограниченного объема, автоматизация бизнес-процессов создания, управление жизненными циклами, контроль версий, публикация на веб-сайтах и др. Возможности управления файлами неограниченного объема позволяют создавать электронные архивы медиаданных для корпоративных заказчиков, например, архивы маркетинговой информации в графических, видео- и аудио-форматах или архивы видеоконференций.
Для предприятий, работающих на рынке теле-, радио- и интернет-вещания, разработаны полно-функциональные масштабируемые решения для централизованного управления всеми видами контента, создаваемого и распространяемого в ходе их деятельности, в том числе создание и поддержка интернет-проектов с большим количеством мультимедийной информации и потокового видео и аудио.
Интеграция с ERP-системами на примере SAP R/3
На многих крупных предприятиях используются ERP-системы, обеспечивающие автоматизацию жестко структурированных производственных и коммерческих процессов. В процессе функционирования таких систем создается масса различных документов, одни из которых необходимо поместить в архив, другие разослать заказчикам, третьи опубликовать на веб-сайте компании и т.д. Возникает проблема, связанная с управлением всем этим массивом документов. Платформа Documentum 4i обеспечивает тот необходимый уровень интеграции, который позволяет пользователям корпоративной ERP-системы осуществлять доступ к любой необходимой информации из хранилищ Documentum 4i непосредственно из рабочего интерфейса клиентского места ERP-системы.
Интеграция платформы Documentum 4i с системой SAP R/3 осуществляется посредством сертифицированной компаниями Documentum, Inc. и SAP программы e-Connector for SAP R/3. Теперь любой сотрудник, работающий в корпоративной системе SAP R/3, например, сотрудник бухгалтерии может непосредственно из системы одним нажатием клавиши в окне отчетов SAP получить текст контракта, счет, спецификацию заказа и платежное поручение, находящиеся в корпоративном хранилище данных на базе платформы Documentum 4i. Менеджер проектов может контролировать стандартные рабочие процедуры, просматривать технические чертежи и спецификации, используя привычный интерфейс SAP-приложения. Такая тесная интеграция платформы Documentum 4i и ERP-системы SAP R/3 позволяет избежать дополнительных затрат на обучение персонала работе с новой корпоративной системой хранения данных. При этом изменения, вносимые в документ, немедленно отражаются во всех связанных документах из хранилищ данных на базе Documentum 4i или управляемых в системе SAP R/3, что снижает время обработки информации и риски, связанные с неактуальностью финансовых документов.
Интеграция платформы Documentum 4i и SAP R/3 позволяет увязать в рамках единых рабочих процессов информацию из обеих систем; при этом интеграция платформы Documentum 4i с такими распространенными приложениями, как приложения Microsoft Office, AutoCAD, электронная почта Lotus Notes и MS Exchange, позволяет упростить распространение информации в рамках организации и за ее пределами. Например, отчеты, создаваемые в системе SAP R/3, могут автоматически рассылаться с помощью почтовой системы всем заинтересованным пользователям, а также выкладываться на веб-сайт компании для общего или персонализированного доступа непосредственно из интерфейса ERP-системы.
Платформа Documentum 4i значительно расширяет функционал SAP R/3 такими возможностями, как контроль версий документов, архивирование, публикация на веб-сайте, конвертация в PDF-формат, управление жизненными циклами и процессами обработки составных документов, включающих как финансовые, так и сопровождающие текстовые и графические файлы.
С другой стороны, пользователи, не имеющие рабочих мест в ERP-системе, могут получать доступ к необходимой в работе финансовой информации, импортированной и сохраненной в специальном хранилище; причем посредством специальных программных отчетов возможно автоматически регулярно обновлять доставляемую информацию.
Другие программные агенты позволяют синхронизировать фрагменты бизнес-процессов, автоматизированные при помощи workflow SAP R/3 и менеджера бизнес-процессов Documentum 4i, непосредственно с рабочего места Documentum 4i в соответствии с определенными для них правами.
Интеграция с системами проектирования
Инженерные чертежи это движущая сила современного производства, управляющая жизненно важными деловыми процессами в современном непрерывном технологическом процессе. Информация, содержащаяся в чертежах, используется на всех жизненных циклах выпускаемого изделия и стадиях производственного процесса, от проектирования и создания до ввода в эксплуатацию изделия, запуска проекта или средства. Во время работы над проектом или при техническом обслуживании инженерам необходимо быстро найти текущую версию нужного им чертежа. Во многих организациях чертежи хранятся в бумажном виде или, в лучшем случае, на дискетах в центральном архиве. Любой пользователь, которому требуется чертеж, знает, что запрос к архиву дело не быстрое, и ожидание может занять несколько часов или даже дней. Если пользователь получает не тот чертеж, процесс начинается снова. При этом не только возрастают расходы на поиск и просмотр документации, но и существует риск несоблюдения безопасности доступа.
Доступ к информации посредством компьютера это только часть решения проблемы. Конструкторам и технологам необходимо уделять максимум внимания чертежам на всех этапах их жизненного цикла от создания, согласования и выпуска до передачи в цеха и заказчикам с возможностью многократного использования. Для этого на предприятиях используются PDM-системы, обеспечивающие управление технологическими процессами и поддерживающие все сложные ссылки и связи между чертежами и документами на протяжении всего жизненного цикла изделия. На каждом этапе производственного процесса возникает необходимость установления связей определенных чертежей и данных с массой других документов. Для этого PDM-система должна иметь доступ к хранилищам данных не только чертежей, но и другой необходимой сопроводительной информации. Эта система должна предоставлять простой механизм многоуровневого доступа к любому необходимому документу для просмотра и внесения изменений, а также обеспечивать простые средства интеграции с другими бизнес-системами и приложениями предприятия, такими как ERP-система.
Платформа Documentum 4i уже много лет используется на крупных производственных предприятиях в качестве центрального хранилища данных, обеспечивающего слаженное взаимодействие PDM-систем, систем САD и других пользовательских приложений, и имеет сертифицированный e-Сonnector для таких известных PDM-систем, как Metaphase, iMAN, IBM Catia. Это обеспечивает прозрачную интеграцию рабочих мест систем САD, управление и ускорение всех процессов создания, доступа, согласования и выпуска чертежей, находящихся в корпоративном хранилище данных Documentum 4i в форматах САD или растровых форматах, получаемых со сканеров при оцифровке наследуемых бумажных архивов.
Для взаимодействия с системами САПР, такими как AutoCAD, Microstation и другими, платформа Documentum 4i также имеет сертифицированные e-Connector, что обеспечивает тесную интеграцию всей функциональности этих САПР с реальным управлением всем жизненным циклом чертежей, разрабатываемых в CAD, а также связывает непосредственное рабочее место конструктора со всеми пользователями предприятия, которым требуется доступ к необходимой информации, содержащейся в чертежах и электронных документах.
e-Сonnector for AutoCAD является своеобразным функциональным расширением платформы. Он обеспечивает гибкую систему поиска, встроенный механизм организации и управления бизнес-процессами коллективной разработки проектной документации, включая извещения об изменениях, обеспечивая хранение и защиту информации, учитывая структуру и назначение чертежей. Такая интеграция позволяет конструировать различные виды связей между файлом проекта в CAD и связанными с ним другими файлами и предоставляет пользователю удобный механизм редактирования, просмотра и аннотирования чертежей, а также позволяет управлять процессами обработки и внесения изменений в CAD-файлы.
Интеграция платформы Documentum 4i с системами PDM и САD предоставляет возможность использования всего широкого набора функциональности платформы Documentum 4i, обеспечивая высокий уровень безопасности, гибкий механизм мониторинга жизненных циклов, развитую систему управления бизнес-процессами и простой и доступный интерфейс пользователя для быстрого доступа ко всей необходимой информации.
Интеграция с корпоративными информационными порталами
Корпоративный информационный портал служит веб-интерфейсом, обеспечивающим сотрудникам предприятия персонализированное представление различных корпоративных данных и бизнес-приложений. Интеграция корпоративного портала с платформой Documentum 4i предоставляет возможность доступа к функционалу управления документами и бизнес-процессами непосредственно из интерфейса портала.
Пакет программного обеспечения для интеграции с решениями ведущих разработчиков портального ПО Documentum Portal Integration Pack включает набор встраиваемых прикладных компонент, обеспечивающих интеграцию с портальными приложениями ведущих разработчиков, таких как ATG, BEA Systems Inc., Citrix Systems, Inc., Epicentric Inc., Plumtree Software Inc., SAP Portals Inc. и TIBCO Software Inc. и др.
Портлеты Documentum позволяют использовать мощный функционал платформы Documentum для управления контентом из портальных приложений и предоставляют следующие возможности: создание или редактирование информации в режиме защищенного соединения в строгом соответствии с правами доступа пользователей, выполнение расширенного поиска данных на основе индексации и атрибутирования контента, в том числе поиск по ключевым словам, автору или типу данных, контроль версий и контроль за исполнением документов, использование технологии workflow и автоматизация бизнес-процесса коллективного утверждения контента.
Таким образом, интегрированный с Documentum корпоративный информационный портал является уже не статическим средством отображения агрегированной информации на экране пользователя, (рис.31), а предоставляет каждому сотруднику персональное рабочее пространство, обеспечивающее, например, следующие основные представления:
Мои сообщения. Получение сообщений, которые требуют особого внимания пользователя, например, заданий и уведомлений. Задания информация о том, какие действия должны быть выполнены над полученными пользователем данными; возможно, являются частью «workflow. Уведомления извещают пользователя только о тех произошедших событиях, которые имеют значение для пользователя.
Мои используемые документы. Перечень документов, которые пользователь в данный момент просматривает либо модифицирует. Пользователь может добавить документ в список используемых документов либо удалить из списка.
Мои деловые процессы. Все запущенные пользователем деловые процессы. Пользователь может отправлять файлы другим пользователям, которым они необходимы для выполнения определенных заданий.
Мои папки. Пользователь определяет, какие папки с информацией из хранилища Documentum должны отображаться на его персональной странице.
Все информационные объекты, хранимые в хранилищах данных Documentum 4i, защищены по многомерной матричной схеме безопасности. Модель безопасности платформы Documentum 4i является одной из наиболее развитых среди систем подобного класса.
Матрица уровней доступа, который назначается пользователям, создается и редактируется в защищенном редакторе системы, к которому имеют доступ как администраторы системы, так и руководители групп (отделов), устанавливающие полномочия в рамках доступных руководителю. В иерархии организации доступа существуют различные уровни, в том числе на уровнях ОС, хранилищ данных, доступа к функциям редактирования документа, ролей пользователя в бизнес-процессе, управления жизненным циклом документа и многих других.
В силу объектно-ориентированного подхода, используемого при организации структур хранения на базе платформы Documentum 4i, система безопасности позволяет протоколировать действия, связанные не только с документами, но и с их отдельными частями. Причем типы протоколируемых действий, как и типы самих объектов, подлежащих контролю, настраиваются отдельно. Благодаря многоуровневому матричному принципу организации доступа пользователей к необходимым данным, базирующемуся на системах безопасности сетевой ОС и используемой СУБД, система безопасности платформы Documentum 4i обеспечивает дополнительный уровень безопасности, тесно связанный с так называемыми ролевыми функциями пользователей в общем рабочем процессе. Благодаря такому подходу сверх обычных персональных прав доступа можно задать множественные и многоуровневые дополнительные права доступа пользователей к объектам данных в соответствии с различными уровнями полномочий ролей пользователей на всем протяжении любого рабочего процесса, варьирующимися от значения «не имеет доступа» до полномочий, позволяющих удалять документ или объект их хранилища.
После того как все установки безопасности заданы и пользователь зарегистрирован, система безопасности платформы Documentum 4i автоматически отслеживает любые операций с любыми информационными объектами, находящимися в любых, сколь угодно распределенных хранилищах данных и участвующими в любых рабочих процессах, четко соблюдая установленные ограничения. Дальнейшему повышению уровня безопасности структур хранения, основанных на платформе Documentum 4i, способствует наличие жизненных циклов самих хранимых объектов. Система безопасности платформы Documentum 4i защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования до утверждения, публикации, архивации и/или удаления. Система мониторинга жизненных циклов хранимых объектов данных тесно интегрирована с системой управления бизнес-процессами, что позволяет администраторам структур хранения устанавливать права доступа к объектам данных автоматически на основе заранее разработанных регламентов работы с этими объектами, например, инструкций для сотрудников, а не полагаться на дисциплинированность и ответственность персонала.
Для контроля доступа пользователей имеется широкий набор функционала для мониторинга и получению различных отчетов, как по организации доступа, так и по участию в различных рабочих процессах, что позволяет службе безопасности компании своевременно выявить узкие места и/или неправильную организацию доступа к данным и рабочим процессам.
Для удаленного доступа и прямых подключений к хранилищам данных на базе платформы Documentum 4i в системе безопасности используются различные уровни парольной проверки подлинности и шифрования данных. Система безопасности имеет множество методов проверки подлинности, начиная с передачи незашифрованных паролей и кончая специальными настраиваемыми механизмами. В зависимости от выбранного уровня парольной проверки подлинности можно также задать тип шифрования данных. И, наконец, чтобы еще более повысить безопасность удаленного подключения, можно настроить параметры ответного вызова.
Учетные записи пользователей удаленного доступа контролируются администратором сети с помощью правил доступа. Если параметры подключения не соответствуют хотя бы одному из применяемых к нему правил удаленного доступа, то попытка подключения отклоняется вне зависимости от параметров удаленного доступа в учетной записи пользователя.
Для передачи данных из хранилищ удаленным пользователям в системе безопасности платформы Documentum 4i можно использовать шифрование передаваемых данных. Данные, зашифрованные с помощью соответствующего алгоритма, становятся нечитаемыми, если не знать ключ шифрования. Ключи для шифрования данных определяются во время подключения. Использование шифрования данных может быть инициировано как локальным компьютером, так и сервером, к которому он подключается.
Что касается средств поверки достоверности передаваемых данных, то платформа Documentum 4i не имеет собственных встроенных средств электронной подписи. Это принципиальная позиция, которой придерживается компания Documentum, Inc. и которая позволяет платформе Documentum 4i, имея открытый API-интерфейс, подключать любые системы электронной подписи, сертифицируемые и поддерживаемые службой безопасности или ИТ-службой компании. В настоящий момент платформа Documentum 4i интегрирована с двумя программными приложениями российских разработчиков, обеспечивающими электронную подпись передаваемых данных. Это электронно-цифровая подпись (ЭЦП), разработанная компанией ЛанКрипто, а также сертифицированная ФАПСИ электронно-цифровая подпись CryptoPRO, разработанная компанией Информзащита.
ЭЦП используется для гарантии неизменности текста с того момента, как он был подписан такой ЭЦП. Другими словами, если средство проверки ЭЦП подтверждает, что подпись верна, это означает, что файл содержит в точности тот текст, который подписывал сотрудник. Любое случайное или преднамеренное изменение электронного документа, подписанного ЭЦП, приведет к отрицательному результату проверки его авторства и целостности.
Крупным организациям с распределенной инфраструктурой, расположенных на множестве географически удаленных площадок, необходимо обеспечивать контроль доступа ко множеству различных хранилищ данных, обслуживать пользовательские запросы и обеспечивать работоспособность пользовательских приложений. Решение этих задач может быть достаточно затруднительным для системных администраторов, но использование платформы Documentum 4i упрощает их при помощи модуля Administrator высокопроизводительного инструментального средства, которое устраняет сложность содержания распределенных глобальных конфигураций.
Administrator имеет веб-интерфейс и обеспечивает единую точку доступа для контроля и управления всеми хранилищами, серверами, пользователями и группами независимо от их расположения на предприятии. Благодаря централизованной платформе для организационного управления Documentum 4i гарантирует целостность важных для производства знаний по всему предприятию и сокращает эксплуатационные издержки.
Administrator представляет собой веб-интерфейс, поддерживающий обычные веб-браузеры. Это дает системным администраторам простое в использовании средство доступа ко всем компонентам в среде распределенной прикладной системы на основе любой компьютерной платформы.
Administrator предоставляет мощные возможности для централизованного управления распределенными системами, включая глобальное управление пользователями и группами, мощную систему репликации хранилищ DocbaseT и автоматизацию рутинных административных задач при помощи агентов автоматизации. Docbase-федерации это группы сотрудничающих баз Docbase имеющих общие определения и правила доступа для обеспечения целостности операций между хранилищами Docbase и управляемые также через модуль Administrator. Теперь администраторы приложений могут решать большое количество задач, включая управление форматами и шаблонами, управление полнотекстовой индексацией, а также мониторинг и управление сеансами доступа пользователей и все это через знакомый веб-браузер.
Модуль Administrator также содержит мощные средства для аудита событий в системе с целью их анализа и согласования. Системные события, такие как блокировка, запись в базу, просмотр и удаление, а также показатели системы потока работ (workflow) могут быть записаны в контрольный журнал. Кроме того, разработчики и администраторы могут определять и сохранять в таблицах базы данных свои собственные события, облегчая создание отчетов по контрольному журналу.
Модуль Administrator облегчает определение пользователей и групп по всему предприятию и управление их работой. Используя такие существующие в индустрии стандарты, как LDAP, модуль Administrator теперь поддерживает определение и аутентификацию пользователя и пароля из одного источника. Пользователи и их группы, созданные на LDAP-сервере, могут быть импортированы в Documentum 4i и синхронизированы таким образом, чтобы их учетные записи создавались и сохранялись только один раз, но могли постоянно использоваться на всем предприятии.
Параметры пользователей, групп и системы безопасности могут быть определены в одной базе Docbase и автоматически реплицируются на все Docbase в федерации. Вместо того, чтобы осуществлять организационное управление системами поодиночке, системные администраторы могут сэкономить время, определив важные вещи один раз, а затем применив их по всему предприятию.
Модуль Administrator содержит полный комплект административных программ-агентов, которые упрощают обслуживание и сокращают издержки на содержание системы, действуя как «роботы» для обеспечения административных задач и запланированных событий. Программы-агенты автоматически выполняют такие задачи, как создание отчетов о потоках работ (workflow), предупреждений о потенциальной нехватке дискового пространства, отчетов о конфигурации и использовании баз Docbase, а также выполняют очистку и репликацию баз Docbase. Каждый программный агент может быть легко модифицирован для автоматизации таких дополнительных действий, как выполнение серверных функций, запуск потоков работ, извещение пользователей об изменениях или об информации «для чтения и понимания», извлечение данных из внешних систем или сбор информации в веб. Поскольку программы-агенты написаны на языке DocbasicT, языке, основанном на Microsoft Visual Basic, разработчикам также не составляет труда создавать новые агенты для автоматизации любой обычной задачи или операции.
Поддержка собственных разработок
Платформа Documentum 4i является открытой системой и предоставляет разработчикам полный комплект библиотек для создания собственных интерфейсов пользователя с помощью открытых интерфейсов прикладного программирования (API), для клиент-серверной и веб-архитектуры.
Для разработки приложений в Documentum 4i используется модуль Developer Studio рабочая среда разработчика, которая имеет графический редактор и предоставляет возможность быстро разрабатывать все приложения, включая компоненты пользовательского интерфейса, определять жизненный цикл документов, параметры настройки средств обеспечения безопасности, тип документов, шаблоны управления потоками работ и многое другое. При помощи словаря данных Developer Studio можно быстро определить различные правила для разных типов информационного наполнения и описывающих его атрибутов. Словарь данных (Data Dictionary) обеспечивает надежное определения свойств отображения данных и ограничивающих условий для атрибутов, которые легко компонуются при помощи графических редакторов Developer Studio.
Developer Studio тесно интегрирован с набором инструментальных средств Microsoft Visual Studio и использует стандартные веб-инструменты и технологии, определяющие и формирующие современные деловые приложения. Например, Visual Studio может использоваться для создания пользовательского веб-интерфейса для приложения или портала, в то время как Developer Studio используется для интеграции этого пользовательского интерфейса с производственными знаниями и логикой, управляющей данным приложением. Платформа Documentum 4i предоставляет доступ к своим системным объектам также и другим системам разработки приложений, таким как, например, Rational Rose, что делает возможным использование многочисленных средств RAD-проектирования и интеграции проектируемой системы с другими уже имеющимися системами.
В комплект поставки платформы Documentum 4i для разработчика входит WDK Web Development Kit, инструмент для разработки клиентских мест, созданных по технологии Intranet/Internet. WDK основан на технологиях Java 2 Enterprise Edition (J2EE). Для его функционирования необходим JSP/Servlet сервер. Для текущей версии WDK в качестве платформ сертифицированы BEA WebLogic версии 5.1 SP10 и Alliare JRun версий 3.0 SP2, 3.1. Известны примеры его использования на iPlanet Application Server, IBM WebSphere, BEA WebLogic версий 6.0 и 6.1.
Приложения, построенные на основе WDK, могут использоваться самыми различными приложениями платформы Documentum 4i, быть подключены как к одному, так и ко множественным корпоративным хранилищам данных. Такое решение позволяет значительно снизить нагрузку на сервер Documentum и соответственно уменьшить требования к оборудованию. Другой отличительной особенностью WDK является кэширование данных, отображаемых для клиентов внутри WDK. Это позволяет сократить количество запросов в единицу времени, которое приходится выполнять ядру сервера Documentum. Учитывая, что инициализация и завершение запроса достаточно трудоемкая операция, а локальная сеть серверного узла может быть построена на современных технологиях, данная возможность позволит снизить требования к оборудованию, необходимому для функционирования серверной части платформы Documentum 4i.
При использовании WDK разработчикам предоставляется два пути создания рабочих мест: настройка типового рабочего места, поставляемого в составе WDK; или разработка специализированного рабочего места с учетом всех особенностей клиента.
Настройка типового рабочего места заключается в изменении файлов конфигурации, которые определяют состав объектов в системе, их атрибуты и форматы отображения информации. Разработка специализированного рабочего места заключается в разработке JSP страниц, сервлетов и специализированных компонент работы с данными (bean) и визуализации информации (widget). Для этого могут использоваться многие инструментальные средства. Наиболее полнофункциональными и распространенными являются Borland JBuilder и IBM Visual Age for Java. Средства, предоставляемые WDK, позволяют строить экранные интерфейсы, работающие в Microsoft Internet Explorer (начиная с версии 4.0 и старше; рекомендуется использовать MS IE версии 5.0 и старше) и Netscape Navigator 4.7 и старше. При использовании на клиентской машине MS IE 6.0 и Netscape Navigator 6.0 необходимо установить SUN JRE версии 1.3.1_01a или старше для поддержки applet, которые отвечают за передачу файлов документов между клиентами и WDK.
При построении пользовательских интерфейсов могут использоваться все дизайнерские решения, которые характерны для Windows-интерфейса: технология представления информации browser (дерево + панель содержания/характеристик); закладки на больших экранных формах; меню; локальные меню подсистем.
Специализированный клиент может обеспечивать поиск информации в режиме Query by Form (QBF), отображение результатов поиска, запоминание критериев поиска.
Технология создания тонкого клиента предполагает возможность работы с множеством языков в пределах одной формы. При обмене данными с Internet обозревателями используется кодировка UTF-8. В то же время Intranet/Internet клиент обеспечивает достаточно прозрачную интеграцию с настольными приложениями для просмотра и редактирования документов из хранилищ данных Documentum 4i.
Более подробная информация о платформе Documentum на www.documentum.ru.
Интересы торговой марки Documentum в России и странах СНГ представляет компания Документум Сервисиз СНГ: Москва 115446 Коломенский пр., 1а,
Короткая ссылка
