CNews: Массовый персонал стал дефицитным ресурсом на рынке труда. Как это изменило требования компаний к WFM-системам?

Мы работаем с WFM-решениями с 2016 года и наблюдали ситуацию в развитии. Десять лет назад уровень безработицы составлял 7–8%. Кандидатов было достаточно, рынок принадлежал работодателю, и компании прежде всего искали зоны оптимизации. В 2022 году ситуация кардинально изменилась. Вследствие геополитических событий и ряда других причин произошел резкий отток персонала. Уровень безработицы упал до 2%, и рынок труда в один момент стал рынком кандидата. Какое-то время можно было наблюдать гонку зарплат, когда компании переманивали сотрудников друг у друга. Но бесконечно это продолжаться не могло: неизбежно наступил момент, когда поднимать зарплаты дальше стало невыгодно. Сегодня компании думают уже не о том, как сократить ФОТ или найти новых работников, а о том, как повысить эффективность труда тех, кто уже работает. Значительный блок этой задачи и закрывают современные WFM-системы. Исторически их воспринимали как инструмент, призванный снизить затраты за счет оптимизации ресурсов. Безусловно, это важная бизнес-задача, но их возможности гораздо шире. С базовой, прикладной точки зрения эти системы в первую очередь обеспечивают прозрачность информации о персонале. Благодаря этому WFM позволяет своевременно реагировать на любые вызовы и изменения.

Но главная ценность этих решений в другом. Они не просто помогают решить задачу ситуативно: например, обеспечить своевременный выход людей на точку в пик продаж. Наряду с ERP WFM относятся к классу стратегических систем, предназначенных для долгосрочного планирования. Они дают возможность спрогнозировать сезонные потребности в персонале, заранее распределить нагрузку, спланировать необходимость в переобучении людей или привлечении новых сотрудников. WFM обеспечивает скорость принятия решений и предсказуемость процессов, что напрямую влияет на выполнение планов и финансовые показатели компании. Сегодня это необходимый инструмент для любого бизнеса, который хочет оставаться конкурентоспособным.

Евгения Шенкао, заместитель генерального директора по цифровой трансформации «Сибагро», директор «Сибагро ИТ»:

«WFM для бизнеса становится стратегическим активом и органической частью бизнес-модели, и неправильно рассматривать этот тип решений как узкопрофильные HR-системы. Да, они помогают снизить затраты за счет оптимизации ресурсов., т.е. привлекать внешний персонал и более эффективно распределять по сменам текущих сотрудников. Но главное – они работают на повышение производительности кадров и бизнеса в целом, обеспечивают точность прогнозирования и расширяют горизонт планирования, делая доступным качественное планирование на длительный срок. Кроме того, поскольку WFM объединяет и сопоставляет данные из разных, обычно разрозненных систем, то она может подсветить трудности, которые раньше выпадали из поля зрения. Когда мы внедряли Goodt WFM, то уже первые показатели в рамках пилотного проекта вскрыли системную проблему, и фокус нашей работы сместился с преодоления кадрового дефицита на повышение общей производительности труда и оптимизацию рабочих процессов».

CNews: Как сейчас выглядит карта решений: много ли отечественных продуктов на рынке и закрывают ли они потребности заказчиков после ухода западных вендоров?

С импортозамещением в нашем сегменте сложилась интересная ситуация, несколько нетипичная для остальных направлений ИТ-рынка. До изменения геополитических обстоятельств западные WFM-системы в России использовались преимущественно в филиалах международных компаний, чьи российские преемники теперь испытывают потребность в замещении, особенно в производственном секторе. Но такие заказчики хорошо представляют, какая функциональность требуется, и вопрос состоит только в замене одного решения на другое.

В то же время, в ритейле иностранные WFM-системы практически не были представлены: просто не подошли под наши реалии. Они разрабатывались для стабильного рынка, выросли из учета планирования рабочего времени и уже затем стали переходить к планированию смен. А российская розница изначально предъявляла к WFM-системам другие требования: прогнозирование загрузки и распределение сотрудников, поэтому они развивались как более гибкие и интеллектуальные решения и быстро стали опережать западные продукты по функциональности. Поэтому классического импортозамещения, как во многих других областях, в сегменте WFM не произошло.

CNews: Можно ли измерить эффект от применения WFM-систем в цифрах?

Как всегда, многое зависит от задач, которые бизнес ставит перед собой. Но есть результаты, которые мы получаем практически на каждом проекте, а у нас большой опыт, — это касается общих процессов, они есть всегда и у всех. Гарантированный минимум — 5%-ная оптимизация фонда оплаты труда. До 75% доходит экономия времени руководителей за счет автоматизации. Если до внедрения WFM-системы у директора магазина на составление графиков уходили часы, то после ему требуется всего несколько секунд — система выполняет всю работу сама, ему остается только проверить и утвердить. До 7% повышается производительность труда и до 8% — выполняемость плана за счет правильного наполнения смен. За этими вроде бы небольшими цифрами стоят значительные деньги.

CNews: В каких отраслях наиболее востребованы WFM-системы?

Первопроходцем стал ритейл. Он всегда отличался высокой гибкостью и постоянным поиском инструментов оптимизации. Именно вокруг розницы начали формироваться первые запросы на автоматизацию графиков и такие механики, как внутренние биржи смен и привлечение самозанятых исполнителей. Сегодня этот рынок достиг стадии зрелости: все представители отрасли знают, что такое WFM и зачем это нужно, вопрос только в выборе наиболее подходящего решения.

Однако в последние годы ситуация на рынке изменилась, и этот класс ИТ-продуктов заинтересовал другие отрасли. Примерно с 2020–2022 годов мы начали активно работать с сервисными и производственными предприятиями и разработали несколько специальных решений именно для этой сферы. Если для ритейла WFM — это уже стандарт индустрии, то промышленный сектор только открывает для себя эти инструменты. Здесь нам до сих пор приходится обучать заказчиков, рассказывать о методологиях и подходах. Производственные компании исторически более статичны, но кадровый дефицит заставил и их пересмотреть свои подходы. Сегодня многие предприятия активно внедряют инструменты аутстаффинга («аренды» персонала) и внутренние биржи смен для оперативной замены выбывающих сотрудников, хотя еще недавно полностью исключали такие сценарии. В числе наших клиентов в этом сегменте — крупные агропромышленные холдинги «Сибагро» и «УралАгроГрупп», и мы продолжаем активно расширять присутствие в этом секторе.

Интерес к WFM проявляет и тяжелая индустрия: металлургия и горнодобывающая промышленность. В этих отраслях графики жестко регламентированы и состав смен постоянен, поэтому классическая оптимизация расписания здесь не так актуальна. Однако перед ними стоят другие вызовы. Во-первых, это необходимость быстрой подмены сотрудников в случае болезней или увольнений. Во-вторых — строгий контроль нормативных требований и трудовой дисциплины. На вредных и опасных производствах WFM-система становится критически важным инструментом: она отслеживает время нахождения в опасных зонах, проверяет наличие обязательных допусков и сертификатов к специфическому оборудованию.

Параллельно технологии автоматизации управления персоналом проникают в сервисную сферу. Одним из первых наших масштабных проектов в этой области стало внедрение Goodt WFM в «Почте России». Сегодня эти решения открывают для себя и ИТ-компании. Для сервисного бизнеса ключевая задача — управление качеством услуг и выполнение SLA. Система позволяет прогнозировать входящий объем заявок и выводить в графики дежурств именно то количество специалистов, которое необходимо для бесперебойного покрытия обязательств.

CNews: Какие сложности возникают при внедрением WFM-систем?

Я бы выделил три основные проблемы, и первая из них — психологическая. Внедрение нового продукта всегда сталкивается с сопротивлением на местах, где люди привыкли к устоявшимся процессам. Наш главный «враг» в данном случае — это обычный Excel. В нем условный мастер цеха или директор магазина годами вручную рисовали графики по привычным шаблонам. Такой руководитель планирует смены на основе внутренней уверенности, интуитивно пытаясь угадать всплески и спады нагрузки. При этом он держит в голове массу личных договоренностей с персоналом и подгоняет расписание под комфорт сотрудников, не всегда при этом думая о выполнении бизнес-плана.

Нам приходится менять эту психологию и доказывать линейным руководителям, что автоматизация — это благо. WFM-система точно так же умеет учитывать индивидуальные пожелания сотрудников, но делает это объективно. Главная проблема ручного планирования в том, что человеческий фактор нестабилен. На уровне больших федеральных сетей есть сильные директора с отличными навыками планирования. Но часто линейный руководитель — это вчерашний рядовой сотрудник, который вырос по карьерной лестнице, но еще не умеет профессионально прогнозировать нагрузку и не до конца понимает экономику бизнеса. В результате он совершает много ошибок, и наша задача — убедить команду, что алгоритмические решения точнее и эффективнее ручного труда.

Второй серьезный вызов — это низкое качество и разрозненность внутренних данных. Из-за того, что управление персоналом часто ведется вручную, у предприятий может полностью отсутствовать детальная историческая информация. Например, в официальном табеле учета рабочего времени отражено лишь общее количество отработанных часов, но нет прозрачности: в какое именно время сотрудник находился на объекте и какими конкретно операциями занимался.

Третья проблема — изоляция существующих ИТ-систем. Практически на каждом производстве установлена система контроля и управления доступом (СКУД). Турникеты фиксируют точное время прохода сотрудников, но эти данные никак не используются при начислении зарплаты. Линейный руководитель продолжает заполнять табели в Excel «по памяти» или по плану, а данные двух систем никак между собой не сопоставляются.

В результате возникает высокий риск вольного обращения с рабочим временем: сотруднику могут закрыть смену, на которой он фактически отсутствовал, или оплатить часы прогула. Внедрение WFM-решения позволяет связать между собой разрозненные источники данных и дообогатить систему недостающей информацией. Бизнес получает прозрачную картину работы линейного персонала, что обепечивает возможность объективно оценивать дисциплину, производительность труда и ее прямое влияние на операционные результаты компании.

CNews: Каким критериям должна отвечать современная WFM-система?

Современная WFM-система — это не изолированный инструмент, а полноценный элемент ИТ-архитектуры. Для ее выбора я бы выделил несколько ключевых критериев.

Первый — масштабируемость под долгосрочную стратегию. Платформа должна поддерживать поэтапный рост зрелости бизнес-процессов заказчика. Сегодня компания внедряет базовое планирование смен, завтра — подключает точный автоматизированный учет рабочего времени, послезавтра — гибкие мотивационные модели, а на следующем этапе — бесшовный вывод самозанятых. Система должна гибко покрывать развивающиеся потребности без необходимости замены софта.

Второй — мощный движок предиктивной аналитики. Точный прогноз — это фундамент любой WFM-системы. Алгоритм должен безошибочно рассчитывать объективную потребность в персонале на основе входящих операционных данных. Без сильного прогнозного ядра любая система планирования графиков становится неэффективной. Кроме того, этот движок должен видеть матрицу компетенций сотрудников, контролировать их навыки и дефициты, позволяя оперативно перебрасывать персонал между цехами, участками или торговыми зонами.

Третий критерий — развитая сквозная аналитика для принятия решений. Современная WFM-платформа, и Goodt WFM не исключение, выступает агрегатором огромных массивов внутренней информации. Ее задача — не просто хранить данные, а обеспечивать прозрачность процессов, подсвечивать бизнесу узкие места и скрытые инфраструктурные потери. Инструменты аналитики должны помогать менеджменту делать правильные выводы и принимать точные, экономически обоснованные управленческие решения на основе реального положения дел в компании.

CNews: Крупный бизнес предъявляет какие-то дополнительные требования?

Мы работаем в основном с enterprise-заказчиками, для них на первый план выходят высокая доступность и отказоустойчивость системы. WFM-платформа перешла в разряд core-систем, от которых напрямую зависит непрерывность ведения бизнеса. Любой сбой или недоступность мгновенно оборачиваются финансовыми потерями.

Работа с огромными массивами данных требует от архитектуры гибкого горизонтального и вертикального масштабирования. Проиллюстрирую уровень нагрузок в крупных федеральных сетях: по объему транзакций и операций планирования WFM-системы сегодня начинают соперничать с телекоммуникационным биллингом. В нашей практике есть проекты, где платформа стабильно выдерживает до 60 000 одновременных пользователей в моменте.

Наконец, критически важна вендорская поддержка. Поскольку заводы и розничные сети работают непрерывно и в разных часовых поясах, сопровождение должно обеспечиваться в режиме 24/7. Это непросто обеспечить, но мы пошли на этот шаг. Задержка в решении ИТ-проблемы напрямую влияет на операционную деятельность предприятия.

CNews: Можем ли мы показать на конкретных примерах, как именно работают WFM-системы и какие задачи решают в разных отраслях? Начнем с производства.

В производственном секторе сам спрос крайне нестабилен. На объемы заказов влияет все: от погоды до логистических сбоев. В этих условиях линейные руководители на местах мыслят классической парадигмой «вывода людей про запас». Мастер цеха стремится вывести на смену максимально возможное число сотрудников, перестраховываясь на случай внезапных невыходов, болезней или транспортных задержек, так как многие заводы расположены в удаленных местах.

Главный KPI мастера — гарантированно выполнить производственную программу. На своем уровне он не видит себестоимость продукции и не отвечает за затратную часть, поэтому решает проблему дефицита кадров за счет избыточного вывода персонала. Даже если объем заказа в течение дня снижается, на фабрике все равно остаются работать все, «до кого мастер смог дотянуться».

WFM-система принципиально меняет этот подход, интегрируясь с корпоративными MES-системами и CRM. Она в режиме реального времени видит актуальный объем заказов, точно рассчитывает необходимую численность персонала и сопоставляет ее с доступностью сотрудников.

CNews: А пример нетривиальной задачи в рознице?

У нас есть показательный опыт с одним из первых крупных клиентов в сфере продаж одежды. Их особенностью был возраст линейного персонала. В компании работало много молодежи, из-за чего бизнес часто сталкивался с высоким уровнем невыходов на смену по субъективным или бытовым причинам.

Мы решили эту проблему, предоставив сотрудникам инструмент гибкого планирования. Через мобильное приложение они могли заранее заявлять свои пожелания по выходным дням и периодам, когда им максимально удобно работать. Дав персоналу возможность самостоятельно управлять своим режимом, мы практически свели к нулю количество немотивированных прогулов — теперь невыходы случаются только из-за реальных форс-мажоров или болезней.

Для сегмента розницы, где продажи напрямую зависят от индивидуальных консультаций, подбора размеров и помощи в зале, наличие персонала в пиковые часы критично. WFM-система автоматически сопоставляет пожелания сотрудников с прогнозируемым потоком покупателей. В результате магазин гарантированно получает нормативную наполняемость смен в моменты наивысшей загрузки, что позволяет качественно обслуживать трафик и максимизировать выручку.

Если на каком-то участке возникает дефицит из-за больничного или отпуска, алгоритм мгновенно подсказывает, кем и как оперативно закрыть смену с учетом требуемых навыков. И наоборот, если объем производства падает, WFM подсвечивает избыток рабочей силы и предлагает оптимальные сценарии: перевести сотрудников на другой участок, скорректировать график или распределить нагрузку на следующую смену. Таким образом, вместо интуитивного «нагона» людей предприятие получает математически точный расчет трудозатрат.

Артем Фомичев, менеджер по взаимодействию с клиентами, разработке и внедрению бизнес-решений «Технологии Вместе»:

«Перед компанией стояла задача обеспечить достоверный учет рабочего времени производственного персонала, повысить прозрачность ведения сменных графиков на всех производственных площадках и минимизировать риски несоблюдения требований трудового законодательства. Ранее начальники смен составляли графики и вели учет рабочего времени вручную, что требовало значительных трудозатрат, повышало вероятность операционных ошибок и затрудняло оперативное отражение изменений.

Для решения этой задачи мы внедрили платформу Goodt WFM. Первые бизнес-результаты были получены уже через три месяца после старта проекта. В систему из SAP передается исходный матричный график, после чего ответственные сотрудники при необходимости корректируют его с учетом фактической производственной ситуации. Такой подход обеспечил единый цифровой процесс ведения графиков, достоверный учет фактически отработанного времени, контроль соблюдения графиков и формирование необходимой отчетности. При реализации решения были учтены требования ТК РФ.

Отдельно был реализован учет рабочего времени сотрудника внутри одной смены по различным местам возникновения затрат (МВЗ). Это особенно важно, поскольку в течение рабочего дня сотрудники могут перемещаться между производственными линиями и работать на нескольких участках. Такой подход позволил корректно распределять затраты и формировать отчетность по производительности отдельных участков и производственных линий на заводах. Интеграция WFM с системой расчета заработной платы обеспечила использование достоверных данных об отработанном времени при начислении заработной платы.

В результате мы существенно сократили объем ручных операций и количество связанных с ними ошибок, снизили трудозатраты на контроль соблюдения требований трудового законодательства и повысили прозрачность ведения графиков и фактического учета рабочего времени. Сегодня Goodt WFM продуктивно используется на всех 11 заводах компании».

CNews: А какие особенности вы отмечаете в продуктовой рознице?

Здесь на первый план выходят другие задачи — в частности, кросс-функциональность сотрудников. Платформа позволяет гибко планировать рабочее время персонала между кассовой зоной и торговым залом. Это исключает кадровые перекосы, когда сотрудники простаивают на кассах при пустых полках или, наоборот, вся смена уходит на инвентаризацию и приемку товара как раз в момент пикового наплыва покупателей.

Еще один серьезный вызов для розницы — ярко выраженная сезонность: от предновогодних недель и майских праздников до еженедельных пятничных всплесков, когда люди массово закупаются перед выходными. Ручное планирование в такие периоды неизбежно приводит к лавинообразному росту сверхурочных часов.

WFM-система решает эту задачу за счет перехода на суммированный учет рабочего времени. Алгоритм позволяет отойти от жестких рамок месячного производственного календаря и сбалансировать нагрузку по периодам. Мы закладываем повышенную норму выработки в высокий сезон и зеркально снижаем ее в месяцы затишья. Это избавляет ритейл от критической системной ошибки, когда сотрудники накапливают предельный лимит переработок в течение года, и к пиковому ноябрю-декабрю компании становится просто некого выводить на смены без грубых нарушений трудового законодательства.

Для продуктового ритейла также характерна высокая доля привлечения внешнего персонала и исполнителей (самозанятых) через платформы занятости. Торговые сети научились работать с ними эффективнее других отраслей, поскольку первыми зашли в эту нишу. В ситуациях резких всплесков трафика или в периоды массовых отпусков штатных сотрудников привлечение внешних ресурсов становится единственным способом закрыть кадровый дефицит.

Поскольку WFM-платформа строит точные прогнозы нагрузки на длительном горизонте, она заранее подсвечивает периоды потенциальной нехватки людей — будь то из-за перебора нормативных часов собственным персоналом или сезонных пиков. Это позволяет компании планировать потребности проактивно.

В традиционном процессе директор магазина часто вынужден искать внешних сотрудников «сегодня на завтра». Такой подход обходится бизнесу очень дорого, а в худшем случае приводит к тому, что людей найти не удается и нагрузка падает на штатную команду в виде вынужденных сверхурочных. WFM-система дает возможность контрактовать внешних исполнителей на опережение. Агентства получают достаточно времени на подбор качественных кадров, а ритейлер — возможность договориться о более привлекательных тарифах. Работа на долгосрочном горизонте планирования делает экономику управления персоналом существенно эффективнее.

CNews: Вы упомянули платформенную занятость. Как вы оцениваете этот тренд? Сохранится ли он в будущем?

Платформенная занятость — один из главных драйверов рынка труда, который прямо сейчас формирует ландшафт экономики подработок. В погоне за эффективностью компании уходят от жестких форматов и активно внедряют микро-смены и частичную занятость. Поскольку операционная нагрузка распределяется неравномерно, привлекать штатный персонал на полный день ради покрытия коротких пиковых всплесков становится экономически нецелесообразно. А платформенные решения позволяют мгновенно находить независимых исполнителей под разовую задачу или на ограниченный период.

Рынок предложений со стороны самозанятых демонстрирует огромные темпы роста (за последний год количество увеличилось на 3 млн человек), и этот тренд продолжит укрепляться. Такой формат выгоден и самим людям — он дает свободу выбора локаций, графиков и направлений деятельности: сегодня исполнитель может выйти на смену на склад, а завтра — в торговый зал розничной сети. Наш опыт показывает, что ритейлеры активно используют этот механизм даже для внутреннего персонала. Например, уезжая в другой регион, штатный сотрудник розничной сети может через мобильное приложение взять дополнительную подработку в магазине своего же бренда, но в другом месте.

Привлечение самозанятых снимает с бизнеса жесткие ограничения классического штатного найма с его обязательной выработкой месячной нормы часов. Безусловно, как любая молодая отрасль, платформенная занятость пока содержит ряд законодательных «серых зон». Государство постоянно корректирует нормативную базу, вводя новые правила регулирования, однако вектор развития очевиден — этот рынок будет стабильно расти, и WFM-системы станут главным инструментом для управления такими гибкими ресурсами.

CNews: Как вы видите развитие рынка WFM-систем в ближайшем будущем? Какие тренды будут определять его развитие и будут ли меняться ожидания заказчиков?

В условиях жесткого кадрового дефицита, когда рынок труда окончательно превратился в «рынок кандидата», развитие WFM-систем будет определяться тремя ключевыми направлениями.

Первый вектор — переход от экстенсивного найма к интенсивному развитию внутреннего потенциала. Поскольку привлекать новых сотрудников становится все сложнее и дороже, во главу угла встает задача повышения внутренней эффективности. Бизнес фокусируется на максимальной утилизации существующего штата, гибком перераспределении ресурсов и точечном привлечении внешних исполнителей только в моменты пиковых нагрузок.

Второй вектор — цифровизация HR-процессов и интеграция с предиктивной аналитикой. Недостаточно просто спрогнозировать кадровый дефицит — система должна уметь автоматически запускать сценарии его закрытия. Будущее за сквозными экосистемами, где WFM интегрирована с платформами подбора персонала, биржами занятости и системами КЭДО (кадрового электронного документооборота). Это позволяет мгновенно подписывать документы на подработки и выводить людей на смены, выстраивая прозрачный цифровой путь сотрудника от найма до оценки его ежедневной эффективности.

Третий вектор — гибкая динамическая мотивация и целеполагание для линейного персонала. Сегодня мы наблюдаем масштабный тренд: практики управления талантами, которые исторически создавались для «белых воротничков», массово переносятся на уровень «синих». Однако специфика их работы требует иных циклов планирования. Они не мыслят категориями кварталов или года — их горизонт планирования составляет одну рабочую смену.

Современная WFM-система должна в режиме реального времени показывать сотруднику его цели на конкретный день и, что более важно, связывать его личный вклад с общими результатами компании. Видя план продаж магазина, свою долю в его выполнении и личный рейтинг среди коллег, сотрудник вовлекается в процесс. Он четко понимает, что нужно сделать прямо сейчас, чтобы заработать больше денег. Включение линейного персонала в общее информационное поле бизнеса радикально повышает его лояльность, прозрачность мотивации и работает как мощнейший инструмент удержания кадров, снижая традиционно высокую для этого сегмента текучесть.

 

■ Токен: 2W5zFGUW361Рекламодатель: ООО «Эй Би Си Солюшенс»ИНН/ОГРН: 5029207832/1165029051142Сайт: goodt.me/