Поделиться
Наличие цифрового офиса становится частью бренда работодателя
Люди, привыкшие жить в цифровом мире, зачастую попадают в аналоговое прошлое на работе. Мириться с этим готов далеко не каждый — самые квалифицированные специалисты быстро находят более прогрессивного работодателя, особенно если он дает возможность работать удаленно. Как цифровизация помогает привлечь и удержать лучших сотрудников, обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Современный цифровой офис 2025».
Зачем сотрудникам цифровой офис
Исследования показывают, что сотрудники ходят на работу в офис по трем основным причинам: требования работодателя, эффективная рабочая атмосфера и возможность общения с коллегами. 83% сотрудников предпочитают иметь фиксированное рабочее место. При этом большинству из них не хватает комфорта, в том числе зон для отдыха и питания.
Над этой проблемой задумались в центральном офисе «Лемана ПРО», где работает более 3100 человек и оборудовано 1600 рабочих мест. Компания решила внедрить систему бронирования и учета рабочих мест и переговорных, чтобы эффективнее управлять офисным пространством, рассказала Анастасия Констандогло, директор центрального офиса «Лемана ПРО». Для этого была создана цифровая интерактивная карта офиса, ее интегрировали с системой «БОСС-Кадровик» и с системой контроля и управления доступом (СКУД). Для борьбы с фантомными бронированиями ввели подтверждение запроса за 15 мин до начала мероприятия.
Решение позволило повысить эффективность управления офисным пространством. Кроме того, интеграция с ITSM-системой обеспечивает автоматическую отправку заявки в службу технической поддержки. В классификации обращений участвует робот с машинным обучением, который автоматически классифицирует около 30% заявок. По мнению Анастасии Констандогло, эффективный офис решает конкретные задачи, упрощает работу сотрудников, собирает аналитику, масштабируется, снижает эксплуатационные расходы, улучшает бренд работодателя, а не просто использует модные решения.
Денис Хохлов, менеджер продуктов, «АЛМИ Партнер»: Цифровой офис — это единая программно-аппаратная среда, которая обеспечивает выполнение всех рабочих задач организации
Юлия Шумилина, руководитель по развитию продуктов, ИТ-экосистема «Лукоморье»: Как ориентироваться в офисе, если ты бываешь там от случая к случаю, заказать пропуск, забронировать рабочее место, найти коллег?
Наталья Лошкарева, директор по управлению проектами клиентского сервиса DPD в России: Юля не просто информирует клиента, а решает даже сложные задачи, внося изменения в операционный процесс работы с заказом
Дмитрий Бунеев, CDO IDS Borjomi Russia & Belarus: Мы смогли объединить технологии, о которых мечтал бизнес, и прозрачный способ коммуникации с нашими сотрудниками без лишних формальностей
Анастасия Констандогло, директор центрального офиса «Лемана ПРО»: Эффективный офис решает конкретные задачи, а не просто использует модные решения
Элли Долганова, директор по развитию социальных проектов СК «Росгосстрах Жизнь»: Сотрудники выбирают работу не только по уровню заработной платы, но и по наличию соцпакета
Андрей Мазько, управляющий директор, РСХБ: Удовлетворенность коммуникациями через приложение составляет 94%
Екатерина Гусева, руководитель секретариата ЭТП ГПБ: Несмотря на то, что число число заявок растет, ни выполняются тем же штатом Секретариата, что и три года назад
Алексей Акимов, создатель Human Factor: Молодые люди привыкли жить в цифровом мире, однако когда они приходят в офис, то часто оказываются практически в аналоговом прошлом
Поработав удаленно в период пандемии, многие сотрудники не захотели возвращаться в офис. Работодателям пришлось предлагать им гибридный формат работы. Но это казалось непросто — надо было не только задуматься о техническом обеспечении рабочих мест, но и о том, как организовать онбординг, учет рабочего времени и эффективности, временное размещение в офисе, планирование совместных активностей и т.д.
Сложности возникли не только у работодателей, но и сотрудников. Как ориентироваться в офисе, если ты бываешь там от случая к случаю, заказать пропуск, забронировать рабочее место, найти коллег? Юлия Шумилина, руководитель по развитию продуктов, ИТ-экосистема «Лукоморье», рассказала о продукте «Стрелка», который был создан специально для решения этих задач. Основа «Стрелки» — цифровой план офиса, на котором показано, где и что расположено, на каком месте находится тот или иной сотрудник. С помощью «Стрелки» также можно забронировать рабочее место или переговорную. Руководители компании могут оценить, насколько загружен офис, и при желании сдать часть лощадей в аренду. Решение также может стать основной управления другими функциями организации.
«Стрелка» для других функций организации
В качестве примера Юлия Шумилина поделилась кейсом использования «Стрелки» в Ростелекоме. Так, в одном из офисов компании таким образом удалось на 50% сократить площадь используемого офисного пространства и таким образом сэкономить ₽124 млн в год.
Важнейшая составляющая цифрового офиса — это функциональные и безопасные рабочие места. Мировая статистика показывает, что 60% сотрудников ежедневно используют инструменты совместной работы, а 50% организаций внедрили чат-ботов для помощи на рабочем месте. При этом 62% компаний увеличивают инвестиции в инструменты цифрового рабочего пространства. «В России эти цифры даже выше», — уверен Денис Хохлов, менеджер продуктов, «АЛМИ Партнер».
В списке основных цифровых инструментов — система бухгалтерского учета, CRM, ERP, система электронного документооборота, в том числе кадрового, виртуальный рабочий стол, пакет офисных приложений. Также необходимы облачные платформы, видеоконференцсвязь и корпоративный мессенджер, единое хранилище файлов и система управления задачами и проектами. Работа этих систем должна быть обеспечена как с организационной точки зрения, так и с позиции безопасности. «Цифровой офис — это единая программно-аппаратная среда, которая обеспечивает выполнение всех рабочих задач организации», — резюмирует Денис Хохлов.
Современный цифровой офис
Компания «АЛМИ Партнер» предлагает офисный пакет «АльтерОфис» как в декстопной, так и в веб-версии. Десктопные редакторы позволяют в случае необходимости работать оффлайн. «АльтерОфис Веб» устанавливается на сервере клиента и обеспечивает совместную работу в браузерных редакторах. Решение можно интегрировать с CRM, ERP, СЭД и др. системами, а также с ИИ-ассистентами.
Роботы и/или сотрудники
Более 60% всех обращений в клиентский отдел DPD обсуживает робот «Юля». На ее долю приходится 97% обращений в чате, 57% звонков и 55% письменных запросов. «Юля не просто информирует клиента, а решает даже сложные задачи, внося изменения в операционный процесс работы с заказом», — рассказала Наталья Лошкарева, директор по управлению проектами клиентского сервиса DPD в России.
Робот «Юля» — полноправный «пользователь» CRM и логистических систем. Она собирает модульный ответ индивидуально по каждому запросу в соответствии с метриками конкретного заказа, реагирует на изменения его статуса и сама инициирует коммуникации. Робот постоянно совершенствуется на основе обратной связи от клиентов.
«Не важно, чем занимается компания. В конечном итоге вся ее деятельность сводится к сбору и обработке информации», — говорит Дмитрий Бунеев, CDO IDS Borjomi Russia & Belarus. В его компании скопились десятки терабайт информации, и поиск необходимых данных превратился в невыполнимый квест. На фоне роста интереса к ИИ в Borjomi Russia & Belarus решили создать ИИ-помощника, который поможет сотрудникам избавиться от рутины, упростить поиск информации и высвободить время на полезную и творческую работу.
Летом 2025 г. появился ИИ-помощник «Боря» как доступная альтернатива BI для полевой и производственной команд. Осенью 2025 г. происходит перерождение — «Боря» фокусируется на помощи сотрудникам с повседневными задачами: оформить отпуск, найти инструкцию и т.д. Запущены модули интервью при увольнении, пребординг и онбординг для новичков. «Мы смогли объединить технологии, о которых мечтал бизнес, и прозрачный способ коммуникации с нашими сотрудниками без лишних формальностей», — говорит Дмитрий Бунеев.
Что умеет рогатый ассистент
В планах на 2026 г. — научить «Борю» обучать сотрудников, помогать взаимодействовать с ИТ и предложить еще больше вариантов работы с данными и отчетами.
Коммуникации в цифровом офисе
В Россельхозбанке изучили пять слагаемых эффективных коммуникаций и на их основе начали развивать цифровые HR-сервисы по самым разным направлениям: для сотрудника и для руководителя, для групповой работы, для развития корпоративной культуры. Важной задачей было обеспечить доступность и безопасность цифровой среды.
Стратегия развития сервисов
К настоящему времени удалось решить задачу обеспечения безопасных коммуникаций, налажено управление корпоративным контентом, запущены основные цифровые сервисы для сотрудников и руководителей. Создана возможность для развития инноваций и Work-Life-Blend. Развитию нематериальной мотивации сотрудников способствует геймификация, возможность получить различные награды, рассказал. Удовлетворенность коммуникациями через приложение составляет 94%, говорит Андрей Мазько, управляющий директор, РСХБ.
Опытом организации работы секретариата поделилась Екатерина Гусева, руководитель секретариата ЭТП ГПБ. В компании создали Единый центр управления запросами — портал, через который в структурированном виде можно отправить заявку на те или иные работы. Все заявки регистрируются и автоматически маршрутизируются. Пользователь может в любой момент посмотреть статус своей заявки и ответственного исполнителя.
Цифровая экосистема административной поддержки
Сейчас в системе более 10 категорий заявок. С ее помощью можно заказать пропуск, визитку, канцтовары, забронировать переговорную, рабочее место или парковку и многое другое. За три года существования система становилась все более удобной в использовании. В июле 2025 г. появился чат-бот Секретариата — он интегрирован в корпоративный мессенджер для создания быстрых и экстренных заявок, а также для сбора обратной связи о работе и инструментах команды. В сентябре 2025 г. запустили сегментацию заявок — разделили входящие запросы по профилям административной команды — заявки Секретариата и заявки АХО — для более быстрой и прицельной обработки запросов по направлениям. «Несмотря на то, что число число заявок растет, ни выполняются тем же штатом Секретариата, что и три года назад», — говорит Екатерина Гусева.
«Молодые люди привыкли жить в цифровом мире, однако когда они приходят в офис, то часто оказываются практически в аналоговом прошлом. И это нередко делает работодателя непривлекательным», — говорит Алексей Акимов, создатель Human Factor. Чтобы быть конкурентоспособным на рынке труда, надо предлагать уровень сервиса не ниже того, к которому люди привыкли в повседневной жизни.
Он привел пример цифровой трансформации HR-службы на базе подхода 3К: личный Кабинет, Контактный центр и Клиентский сервис. Кроме того, очень важно правильно организовать пространство предоставления кадровых сервисов, например, как это сделано в МФЦ.
Элли Долганова, директор по развитию социальных проектов СК «Росгосстрах Жизнь», напомнила, что сегодня сотрудники выбирают работу не только по уровню заработной платы, но и по наличию соцпакета. Одного ДМС уже недостаточно — около трети работодателей предлагают дополнительную программу страхования от критических заболеваний, а 40% — накопительные программы. Также на фоне роста продолжительности жизни растет спрос на программы страхования долговременного ухода.
Короткая ссылка
