Системы электронного документооборота (СЭД) активно внедряют не только государственные учреждения, но и бинес. К полному отказу от бумаги организации подталкивает регулятор. Однако в нормативной базе до сих пор есть пробелы, в частности, связанные с длительным хранением электронных документов, проверкой их подлинности и получением дубликатов. Для оптимизации бизнес-процессов разработчики предлагают использовать ИИ и переносить базы данных в облака. Сами же СЭД превращаются в мощные ИТ-экосистемы.
Глобальный документооборот
В 2023 г. государственные учреждения обязали перевести все внутренние документы в электронный вид. Для бизнеса такого жесткого требования нет, однако регулятор делает все возможное, чтобы подтолкнуть компании к отказу от бумаги. Так, в конце 2020 г. была утверждена «Концепция развития электронного документооборота» Президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию. Авторы рассчитывали на значительные изменения: к концу 2024 г. 95% счетов-фактур, 70% транспортных и товарных накладных должны быть переведены в электронный вид. Удалось ли добиться столь амбициозных целей — вероятно, озвучат лишь в 2025 г.
Чтобы компании массово переводили документы в «цифру», регулятор принимает соответствующие решения. Речь идет, например, об обязательном использовании машиночитаемых доверенностей (МЧД), позволяющих отдельным сотрудникам подписывать электронные документы от имени организации, кадровом электроном документообороте (КЭДО), юридически значимом документообороте (ЮЗДО), работе с формализованными документами.
«Появление систем «ГосТех», ЦХЭД, развитие межведомственного электронного документооборота «включило» в ЭДО органы власти. Если раньше они были сторонниками бумажных документов и зачастую тормозили бизнес в переходе на ЭДО, то теперь сами вовлекаются в работу с СЭД, а значит, привлекают к этому и бизнес», — полагает руководитель направления «Saby ЭДО» Елена Загребова, «Тензор».
По словам опрошенных CNews экспертов, несмотря на большие усилия, которые предпринимает регулятор, есть ряд нерешенных проблем. На них указывает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. В частности, речь идет о правовых аспектах долгосрочного хранения и обеспечения подлинности электронных документов, требованиях к хранению и передачи их в государственные архивы (проект ЦХЭД), а также возможности создания дубликатов. По мнению эксперта, проделана большая работа, но еще далеко не все проблемы решены, и это потребует существенных усилий государства, производителей СЭД и организаций, которые его используют.
Руководитель группы внедрения в органах государственной власти компании Directum Константин Лянгузов полагает, что рынок ждет результаты пилотов, чтобы процедура передачи документов в архив уже была отработана. «Проекты внедрения нового ПО — всегда непросто, и в текущих условиях осложняется рядом факторов. Во-первых, нет четко прописанных правил и процедур для сохранения документов постоянного срока хранения в госархивах. В частности, ряд изменений в Закон об информации (149-ФЗ), касающихся именно хранения, до сих пор только в планах на рассмотрение Государственной думой РФ. Во-вторых, сам процесс передачи в госархив требует разработки соответствующих процедур и регламентов. Это включает определение ответственных лиц, распределение обязанностей и контроль за выполнением задач», — добавляет эксперт.
В 2024 г. все правительственные ведомства должны быть подключены к порталу ГосЭДО. Разработчики хотят видеть больше результатов, информации о пилотах. Это позволит вендорам планировать развитие своих продуктов, которые будут поддерживать начинания государства. Тогда игроки рынка смогут превращать компетенции и знания в приложения и сервисы с понятной эффективностью и коммерческой отдачей.
У вендоров в приоритете кроссплатформенность
Сегодня переход на отечественное ПО — насущная необходимость для большинства государственных и коммерческих структур. Учитывая важность систем электронного документооборота (СЭД) для корпоративных клиентов, компании вынуждены выделять финансовые средства на замену иностранных решений или переходить на импортонезависимые операционные системы и базы данных для уже внедренных российских СЭД.
Генеральный директор «ЭОС Софт» Андрей Козлов называет импортозамещение одним из ключевых драйверов развития сегмента СЭД, причем, по его мнению, процесс активно идет не только в госсекторе, как этого требует законодательство. «В нашем сегменте, — отмечает спикер, — «импортозаместить» именно прикладной софт проще всего, так как рынок дает множество вариантов. Гораздо сложнее мигрировать с привычных ОС, СУБД, офисного ПО. Поэтому сейчас у вендоров в приоритете кроссплатформенность: мы даем возможность заказчикам выбирать, с каким инфраструктурным и офисным ПО СЭД будет работать».
«Дата 01.01.2025 г. для госкомпаний является дедлайном, когда из объектов критической инфраструктуры должно быть выведено иностранное ПО. Несмотря на то, что тренд импортозамещения возник не вчера, многие компании откладывали этот момент до последнего и сейчас тратят существенные средства, чтобы успеть к сроку. Набирают обороты внедрения решений и по другим государственным инициативам. Многие компании, наконец, «раскачались» и дозрели», — резюмирует Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект».
От СЭД к CSP
Современные СЭД уже давно перестали быть простыми средствами для офисной автоматизации. Теперь они представляют собой инструменты, способные решать широкий спектр задач — от управления архивами до автоматизации сложных бизнес-процессов, охватывающих множество информационных систем. Поэтому в 2023 г. на рынке ECM/BPM/CSP вновь одной из актуальных тенденций стала их синергия. Заказчики стремятся объединить разрозненные информационные контуры в единую систему, что позволяет существенно сократить затраты на её поддержание и развитие. Это реализуется благодаря современным технологиям расширения каналов связи и возможностям масштабирования платформ CSP (Content Service Platform).
Основные направления развития современных CSP-платформ включают их способность к масштабированию, устойчивость к высоким нагрузкам, надежность, использование low-code для ускорения разработки и неограниченные возможности интеграции. Иван Агапов, Directum, отмечает: «Поле «умных систем» становится все более конкурентным на рынке СЭД, ECM и CSP-решений. Но есть вопрос готовности решений. То есть декларирование их наличия по факту может вылиться в необходимость интеграции с каким-нибудь другим сервисом и дополнительные «танцы с бубнами». Уровень готовности и сложности старта существенно влияет на эффект от внедрения».
Комплексные системы, охватывающие более широкий спектр задач, требуют максимально глубокого погружения при внедрении. Интерес к экосистемам продолжает расти и на потребительском рынке, предоставляя пользователям новые возможности.
Лучшее время для ИИ
По мнению игроков рынка, последние два года — наилучшее время для интеграции искусственного интеллекта в корпоративные системы автоматизации, включая СЭД. С одной стороны, технологии стремительно развиваются, а с другой — достаточно зрелы для реализации конкретных проектов и могут обеспечить значительный эффект.
Одним из первых применений ИИ в СЭД стали распознавание текста и заполнение карточек. Большинство документов в стандартной форме легко поддаются обработке роботами. ИИ способен анализировать сканированные изображения и текст, автоматизируя введение данных и классификацию. Также распознавание текста может служить для выявления аномалий и противоречий в документах. ИИ, обученный на большом объеме данных, способен находить неточности, пропускаемые сотрудниками, и выявлять махинации.
Такие ИИ-ассистенты, особенно в банках, уже активно применяются, автоматизируя классификацию запросов и освобождая персонал от ручной обработки информации. В СЭД структурированный язык облегчает и ускоряет поиск данных.
Технологии OCR (оптическое распознавание символов) также постоянно совершенствуются и помогают быстро находить различия в версиях одного документа. Если после подписания внесены изменения, ИИ это определит и отметит неточности. Юристы, проводящие сверку документов, могут экономить время, уменьшив общие затраты.
Обращает внимание на такой тренд и эксперт компании «Тензор» Елена Загребова: «Задача любой СЭД — оптимизация работы, поэтому сегодня одним из ключевых пунктов разработки таких систем является работа над встроенным искусственным интеллектом и инструментами low-code. Именно они позволяют значительно сократить ручной труд при обработке документов и построении бизнес-процессов. Low-code, в свою очередь, позволяет создавать нужную компании маршрутизацию исключительно благодаря встроенным и визуально понятным компонентам, сводя к минимуму необходимость написания кода вручную».
Ожидает активного применения цифровых помощников, в частности с помощью больших языковых моделей LLM, и упрощения работы пользователей и Владимир Кохан. «СЭД завтрашнего дня будет максимально проста в использовании и не потребует усилий для соблюдения регламентных процедур: на запрос «хочу пойти в отпуск» система сама предложит нужный документ и подскажет следующий шаг», — отмечает спикер. Сотруднику же, который придет на место отпускника, уже не нужно будет искать подходящий регламент, ИИ возьмет на себя порядок действий в той или иной ситуации.
Слабое железо как двигатель прогресса
Важным аспектом в развитии СЭД являются ограничения поставок и апгрейда оборудования. ИТ-системы должны эффективно работать на маломощном железе и при высокой нагрузке, поэтому внимание разработчиков сосредоточено на технологиях виртуализации и контейнеризации, а также на микросервисных и макросервисных архитектурах.
По мнению генерального директора «ЭОС Софт» Андрея Козлова, требования к производительности и отказоустойчивости всегда были, есть и будут одними из ключевых при выборе СЭД заказчиками, а размеры ИТ-бюджетов определяет их hardware-запросы. «Я бы не назвал развитие «облачных СЭД» прямым следствием ограничений по «железу». Выбор между «облаком» и «коробкой» имеет смысл для небольших организаций, которые не могут себе позволить значительные вложения на старте проекта. В целом «облака» и сейчас, и в ближайшем будущем будут развиваться настолько активно, насколько будет расти доверие клиентов к безопасности размещения данных в «облаке»», — отмечает эксперт.
После ухода с рынка западных поставщиков ИТ-оборудования системы СЭД, не имеющие облачных решений, действительно оказались в затруднительной ситуации. Бизнесу сложно поддерживать имеющееся оборудование в силу отсутствия технической поддержки, гарантии и невозможности замены комплектующих. В итоге разработчики СЭД стоят перед выбором: переводить свои системы на российское оборудование или же уходить в облако. На это указывает Елена Загребова из «Тензора».
По мнению эксперта, второй вариант — однозначно более перспективный. Это связано с тем, что замена «железа» требует больших затрат — как финансовых, так и временных.
Таким образом, будущее развития рынка электронного документооборота — за системами, с помощью которых можно будет управлять не только документами, но и бизнес-процессами. И делать это легко и удобно на понятном естественном языке.
Поделиться
