Российский рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) находится на подъеме. Опрошенные CNews эксперты уверены, что в ближайшие годы он будет расти в геометрической прогрессии, отдельные лидеры отрасли говорят о позитивной динамике по итогам 2025 г. в 80%. На это есть несколько причин, а именно — усилия регулятора, потребность разных предприятий, начиная от крупного, заканчивая малым бизнесом, в автоматизации кадровых процессов, а также технологическая зрелость российских решений.
Обязательный КЭДО: когда и как?
Регулятор всячески подталкивает как государственный, так и корпоративный сектор к внедрению инструментов кадрового электронного документооборота. Пока единого закона, который регламентировал бы все процессы, связанные с КЭДО, нет. Эту сферу регулируют несколько федеральных законов и нормативных актов, принятых в разные годы. Первые шаги по легализации электронных документов для персонала в России были сделаны еще в 2013 г. с внесением в Трудовой кодекс РФ главы 49.1, которая регламентирует работу дистанционных сотрудников.
Затем появилось такое понятие, как КЭДО, электронная подпись, машиночитаемая доверенность и другие цифровые инструменты. Однако некоторые кадровые документы все еще нельзя держать только в «цифре», а именно — приказ об увольнении сотрудника, акты о несчастных случаях на производстве, бумаги о регистрации прохождения инструктажа по охране труда. Особое положение у трудовых книг: их можно перевести в электронный вид только с согласия сотрудника. Но есть исключение: если человек устраивается на работу в 2025 г. впервые, то этот документ автоматически заводится в электронном виде.
Если говорить об изменениях, которые могут вот-вот вступить в силу, то игроки рынка ожидают принятие поправки к закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», речь идет об электронных дубликатах. Подобные поправки призваны обеспечить безопасность персональных данных, модернизировать работу архивов и, конечно, сэкономить средства.
«В ближайшем будущем мы ожидаем принятие законопроекта №1173189-7, который должен узаконить электронные дубликаты бумажных документов. Это позволит отказаться от хранения информации на бумаге и приведет к существенному сокращению затрат на обслуживание архивов. В особенности это важно для архивов кадровых документов, которые должны храниться десятки лет», — обращает внимание Алексей Рождественский, эксперт по продукту компании Docsvision.
Чтобы инструменты КЭДО внедряли как можно больше предприятий, государство проводит различные эксперименты. В период с 2018 по 2023 гг. было организовано три эксперимента, в результате первых двух внесли изменения в Трудовой кодекс. Что касается последнего, то в нем участвовали Федеральное казначейство, Федеральная налоговая служба, Минцифры, а также Минэкономики, Минэнерго, Росреестр, Рособрнадзор и другие учреждения. Результаты правительство РФ должно представить в ближайшее время.
На фоне законодательных изменений, проведения экспериментов в различных ведомствах и общей риторики государства, которая направлена на тотальную цифровизацию и полный отказ от бумаги, игроки рынка не первый год ведут дискуссию о том, станет ли внедрение КЭДО обязательным для тех или иных компаний. Мнения среди лидеров отрасли на этот счет разделились, одни уверены, что это — перспектива ближайших лет, другие полагают, что о таких коренных переменах в законе говорить рано.
Топ-10 игроков российского рынка КЭДО
документооборота в 2024 г., ₽млн без НДС
«В перспективе 2–3 лет мы считаем сценарий с обязательным переходом на КЭДО маловероятным. Сегодня в России уже сформирована мощная законодательная база, регулирующая кадровый электронный документооборот, но этого недостаточно. Ключевой фактор — готовность самих организаций. Далеко не все компании осознали выгоды цифровизации, и на их «дозревание» потребуется время. В 2024–2025 гг. работа над государственными инициативами в этой сфере продолжается, однако в текущих законопроектах мы не видим предпосылок к введению обязательности КЭДО», — комментирует Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro.
Тем временем, в компании «Тензор» считают иначе. По мнению Михаила Ефимова, руководителя направления Saby HRM, все указывает на то, что шаги, которые предпринимает регулятор, в какой-то степени делают КЭДО отчасти обязательным, в особенности для госучреждений.
«Вероятность введения полной обязательности КЭДО в ближайшие 2–3 года есть. Движение в этом направлении очевидно и необратимо. Государство будет де-факто делать КЭДО обязательным через расширение сфер обязательного применения электронных документов, например, уже сейчас в электронном виде должны оформляться трудовые договоры с ИТ-специалистами, сведения о стаже (СЗВ-ТД), отчетность в ПФР, ФСС. Происходит отмена «бумажных лазеек»: постепенное упразднение возможности дублировать электронные документы бумажными без веских оснований. Очевидно давление на госсектор и госкомпании: для них КЭДО уже практически обязателен, разработаны государственные системы и применять их требуется безотлагательно», — подчеркивает Михаил Ефимов, руководитель направления Saby HRM компании «Тензор».
Развитие рынка: эксперты ожидают взрывной рост
Если говорить об объеме рынка кадрового электронного документооборота и динамике его роста, то здесь лидеры отрасли вновь расходятся в оценке. Одни указывают на относительно сдержанные темпы развития, другие — на по-настоящему взрывные.
«На основании текущих тенденций, прогноз на 2025–2026 гг. можно охарактеризовать как период стабильного и высокого роста с ожидаемой ежегодной динамикой в диапазоне 25–40%. Рынок демонстрирует значительный потенциал», — отмечает Михаил Ефимов, руководитель направления Saby HRM компании «Тензор».
Одна из очевидных причин развития — рынок далек от насыщения. Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink, указывает на то, что в 2023–2024 гг. рынок КЭДО увеличился как в абсолютных объемах, так и по глубине внедрения решений в разных сегментах бизнеса. В 2025 г. эксперт ожидает рост на уровне 80%.
Лидеры ИТ-отрасли неоднократно говорили, что компании, несмотря на общий тренд на автоматизацию бизнес-процессов, стали несколько сокращать бюджеты на внедрение цифровых инструментов. Однако это не касается КЭДО. Причина проста: такие решения быстро окупаются, а их эффективность легко измерить через прямую экономию средств.
«В 2023–2024 гг. мы наблюдали бурный рост количества внедрений систем кадрового электронного документооборота. Это было закономерно после условно «экспериментального» 2022 г., когда компании тестировали технологию и оценивали ее эффективность. На 2025–2026 гг. прогнозируем сохранение положительной динамики. Несмотря на общее сокращение бюджетов на цифровизацию, инвестиции в КЭДО остаются приоритетными для многих организаций», — подчеркивает Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro.
Несмотря на то, что рынок развивается, а компании стали активнее внедрять цифровые инструменты кадрового учета, уровень проникновения КЭДО в организациях остается сравнительно низким. В перспективе эксперты ожидают увеличение количества внедрений. К 2030 г. львиная доля российских предприятий должны перейти на платформы кадрового электронного документооборота.
«Что касается уровня проникновения КЭДО, то, по нашим оценкам, по итогам 2024 г. он составил 9–10%. Это немного: рынок молодой, и многие компании еще находятся на этапе выбора или внедрения ПО. По нашим прогнозам, в 2025 г. уровень проникновения вырастет до 16–17% и продолжит расти в ближайшие годы. К 2030 г. около 70% организаций в России, как государственных, так и коммерческих, перейдут на цифровой кадровый учет», — отмечает Анастасия Прощаева, директор по продукту HR Tek в VK Tech.
По принципу «единого окна»
Внедрение решений КЭДО значительно упрощает работу компаний. Сейчас базовым набором функций считается автоматизация рутинных задач: система формирует документы по шаблонам, маршрутизирует их согласно регламентам, контролирует сроки и отправляет уведомления, а также обеспечивает защищенное хранение обработанных документов с резервным копированием. В итоге ускоряются внутренние кадровые процессы: документы создаются и сразу же доставляются нужным лицам (согласующим, подписантам и сотрудникам), идет интеграция с учетными системами, например, с «1С:ЗУП», «Босс-кадровик». Как следствие, повышается удовлетворенность сотрудников, укрепляется HR-репутация компании.
Опрошенные CNews эксперты сходятся во мнении, что рынку нужны решения КЭДО, которые будут реализованы по принципу «единого окна». Сегодня от системы кадрового электронного документооборота заказчики ожидают полноценный личный кабинет с разнообразными сервисами для самостоятельного управления, интуитивно понятным интерфейсом, мобильным приложением и готовыми сценариями использования.
«Заказчики начинают рассматривать цифровизацию кадровых процессов в комплексе — не только финальный этап подписания кадрового документа с сотрудником в электронном виде, а предоставление цифровых HR-сервисов для персонала с учетом их специфики. Именно это и становится ключевым требованием к вендору — наличие платформы для цифровизации процессов, в которой будут инструменты для кастомизации и развития, в том числе силами ИТ-команды самого заказчика», — уверен Алексей Рождественский, эксперт по продукту компании Docsvision.
Однако некоторые эксперты уверены в том, что взаимодействие сотрудников непросто свести к режиму «единого окна» в решениях КЭДО. Например, по словам Михаила Ефимова, руководителя направления Saby HRM компании «Тензор», концепция «единого окна» встречается редко, так как ее сложно администрировать и обновлять небольшим компаниям-разработчикам, которые заходили на «разогретый» рынок.
«В части подписания кадровых документов — да, но не более. Мы понимаем, что взаимодействие с сотрудником и между сотрудниками существенно шире, и КЭДО — лишь небольшая его часть. Работодателю важно «дотянуться» до каждого работника, и точек соприкосновения — огромное количество. Поэтому если мы говорим про режим «единого окна», то важно, чтобы сотрудник был вовлечен в процессы буквально через свой мобильный телефон: согласовать договор и попутно задать вопросы по нему коллегам, отправить заявку на закупку оборудования, оформить заявление на отпуск, задать интеллектуальному помощнику насущный рабочий вопрос. Это то, к чему нужно стремиться», — резюмирует Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro.
«ИИ в решениях КЭДО — не тренд, а база»
Искусственный интеллект активно применяется в системах кадрового электронного документооборота для решения отдельных задач, для этого, в частности, используются умные ассистенты, чат-боты. ИИ-инструменты выступают в роли помощников, способных автоматизировать повторяющиеся задачи. В ближайшем будущем опрошенные CNews эксперты ожидают более широкое применение технологий ИИ в системах КЭДО.
«Уже в ближайшие годы искусственный интеллект заберет на себя и ряд других задач. Например, подготовку аналитики: ИИ сможет формировать аналитические отчеты по эффективности перехода на КЭДО, аналитику по просрочке и самостоятельно направлять уведомления. Голосовые помощники по запросу пользователя самостоятельно оформят необходимую кадровую операцию. В том же списке — контроль качества документов: ИИ проверит созданные HR-документы на соответствие шаблону, законодательству, внутренним правилам до подписания», — комментирует Михаил Ефимов, руководитель направления Saby HRM компании «Тензор».
С учетом уровня проникновения ИИ в инструменты КЭДО в скором времени единственное, что необходимо будет делать сотруднику — формировать запросы и на финальном этапе ставить свою подпись. Все остальные рутинные и часть аналитических задач на себя сможет взять искусственный интеллект.
«Что касается подписания кадровых документов в его классическом понимании, то ИИ не может стать инструментом для подписания или автоподписания документов — это должен делать только человек. Такие технологии мы, скорее, применяем для реализации виртуальных помощников и чат-ботов, распознавания документов или для работы с плохо структурированными текстовыми данными. В этом контексте применение ИИ в решениях класса КЭДО это, скорее, не тренд, а база», — резюмирует Анастасия Прощаева, директор по продукту HR Tek.
Рынок КЭДО ждет взрывной рост. По мнению ведущих игроков отрасли, многие предприятия, в том числе и крупные, сейчас только выбирают для себя подходящее решение, поэтому волна массовых внедрений еще впереди. Заказчики ищут такие системы, которые будут обеспечивать не просто пересылку документов, а также смогут оптимизировать различные бизнес-процессы. Учитывая, что в КЭДО активно внедряются инструменты на базе ИИ, то в перспективе вендоры смогут предложить платформы, которые способны взять на себя не только рутинные, но и аналитические операции.
Поделиться
