Рынок далек от насыщения

Российский рынок кадрового электронного документооборота в ближайшие годы будет стремительно расти. Такой позиции придерживаются опрошенные CNews эксперты. На это есть несколько причин. Первая — несмотря на то, что проектов внедрения инструментов цифрового кадрового учета становится больше, значительная часть отечественных предприятий находится только на стадии выбора подходящего решения. Ведущие игроки рынка полагают, что уровень проникновения цифровых инструментов КЭДО в российских организациях не превышает 10%, поэтому потенциал развития рынка крайне высок. Вторая — отечественных решений становится больше, и заказчикам есть, из чего выбрать. В Реестре российского программного обеспечения зарегистрированы несколько десятков систем электронного документооборота, в том числе для работы именно с кадровым. CNews Analytics впервые опубликовал рейтинг, включающий самые масштабные проекты по внедрению российских сервисов КЭДО в различных организациях.

Методика составления рейтинга

В рейтинг крупнейших внедрений российских решений кадрового электронного документооборота вошли проекты, реализованные отечественными разработчиками. Все представленные кейсы публичные. От одного вендора включался лишь один проект — самый крупный и завершенный в период 2022–2025 гг. (или находящийся на финальной стадии внедрения). Метрика для ранжирования участников рейтинга — количество пользователей сервиса. Все платформы КЭДО, представленные в исследовании, зарегистрированы в Реестре российского ПО.

1. Saby Staff в «Магнит»

Самый крупный проект реализовала компания «Тензор». Торговая сеть «Магнит» перешла на решение Saby Staff. Этим сервисом теперь пользуются 360 тыс. сотрудников. На этапе пилота его тестировали с участием удаленных специалистов, чтобы при необходимости доработать платформу перед масштабированием.

С 2021 по 2024 гг. кадровые процессы в несколько этапов переводили в «цифру». Систему КЭДО интегрировали с мобильным приложением «Твой Магнит», что обеспечило сотрудникам круглосуточный доступ к кадровым сервисам и упростило взаимодействие с HR. Полностью оцифрованы процессы от найма и адаптации до отпусков и больничных. Для удобства пользователей работает единая система технической поддержки — чат-боты, контакт-центры и порталы. После перехода большинства подразделений «Магнита» на КЭДО сотрудники кадровых отделов смогли освободить почти треть рабочего времени для решения других бизнес-задач.

2. HRLink КЭДО в Минцифры Белгородской области

На втором месте — проект по внедрению решения HRLink КЭДО, масштаб — более 140 тыс. сотрудников. Этот проект в 2024 г. HRlink реализовала совместно с «БФТ-Холдингом». Системой кадрового электронного документооборота теперь пользуются в 1886 учреждениях Белгородской области, что позволило создать единый цифровой контур взаимодействия между государственными учреждениями и органами власти. Платформа HRlink автоматизирует ключевые кадровые процессы: прием и увольнение, подписание приказов, оформление ученических договоров и дополнительных соглашений, отпускных и командировочных процедур.

«В электронный формат переведены более 30 видов кадровых документов. Удалось добиться ускорения обмена бумагами на 80%, экономии на печати, хранении и логистике документов — от ₽3,6 млн в год», — уточняют в компании HRLink.

3. EmplDocs в «ВеллесСтрой»

«Бронза» принадлежит компании EmplDocs. В 2024 г. вендор реализовал проект по внедрению одноименной системы КЭДО в строительной компании «ВеллесСтрой». Теперь платформой пользуются 60 тыс. сотрудников. Тиражирование системы все еще продолжается: EmplDocs развернут On-premise в контуре организации. Для согласования процессов в компании использован «1С-Документооборот», с которым EmplDocs бесшовно интегрирован.

В результате внедрения платформы кадрового электронного документооборота время работы над одним документом сократилось с 90 до 24 минут: КЭДО забрал 60% рутинной работы кадровика. Время подачи заявления и подписания документов со стороны сотрудников сократилось на 90–95%.

«В среднем один наш строитель тратил на кадровый документооборот около 30 часов в год. Строители трудятся на площадках далеко от офисов. Организационное время — самый большой расход в бумажном документообороте. С КЭДО удалось сократить время на работу с бумагами в 4 раза, а суммарный экономический эффект — уменьшение затрат в 6,5 раз», — отмечает Андрей Подрыванов, руководитель центра управления проектами развития «ВелесСтрой».

4. WSS Docs в «Апатит»

На четвертой позиции — компания WSS-Consulting. Она реализовала проект по внедрению КЭДО на базе WSS Docs в ИТ-контур горно-обогатительного комбината «Апатит» череповецкого химического кластера «ФосАгро». Сервис облегчил работу с кадровыми документами 22 тыс. сотрудников. В электронный формат перевели приказы, договоры, заявления и справки. Система обеспечивает полный цикл работы с документами: от создания и подписания до хранения в электронном архиве согласно требованиям Минтруда. Она поддерживает работу с электронными ключами, выпускаемыми и управляемыми удостоверяющим центром «ФосАгро».

«Подключение новых пользователей проходило поэтапно, что позволило своевременно дорабатывать систему. Для удобства работников сохранен привычный формат документов. С целью обеспечения информационной безопасности предусмотрена обязательная проверка документа перед подписанием», — подчеркнула Наталья Шустрова, руководитель проекта, начальник управления кадрового администрирования департамента по учету персонала «Апатит».

5. КЭДО VK HR в Gulliver Group

Пятое место заняла компания VK Tech. В 2025 г. Gulliver Group перешел на КЭДО VK HR. Платформой пользуются 12 тыс. сотрудников, среди которых, к примеру, — 2 тыс. человек работают в Ульяновске и Балаково в магазинах «Гулливер», 8 тыс. — в торговой сети «Победа» (также принадлежит Gulliver Group) по всей стране.

Персонал быстро адаптировался к новым технологиям. По итогам первого полугодия 96% сотрудников уже использовали систему КЭДО, а проект был завершен на семь месяцев раньше запланированного срока.

«Компания продолжает внедрять систему кадрового электронного документооборота и оцифровывать процессы. Например, планирует перевести в КЭДО VK HR Tek льготы, компенсации, командировки и авансовые отчеты», — уточнили в VK Tech.

6. Nopaper в «Уралхиммаш»

Замыкает рейтинг вендор Nopaper. Компания внедрила в 2024 г. одноименную платформу кадрового электронного документооборота на заводе «Уралхиммаш». Всего на предприятии работают 1600 человек, и только 3 из них — в кадровой службе. Расширять штат у завода возможности не было, поэтому решили автоматизировать рутинные процессы. Сначала к платформе подключили 400 человек, теперь с ней работают 1300 пользователей.

До использования сервиса на подписание бумаг уходило до 3 дней, сейчас все решается в течение нескольких часов. Важно, чтобы сотрудники могли работать с документами даже с кнопочного телефона, так как далеко не все рабочие на предприятии используют смартфоны. Для этого в сервисе есть смс-подпись.

Отечественный рынок кадрового электронного документооборота в ближайшие пару лет ждет качественный скачок. Многие государственные организации и коммерческие компании после длительного выбора подходящей отечественной системы КЭДО переходят непосредственно к этапу внедрения сервиса в ИТ-контур предприятия, убедившись, что без таких цифровых инструментов сегодня невозможно эффективно выстраивать бизнес-процессы.