Поделиться
Как организовать гибридную работу и не потерять в качестве
После завершения пандемии COVID-19 удаленный формат работы не исчез. Более того, он все больше интересует руководителей компаний. «Нужны новые кадры, а расширять офисы дорого», — сетуют они в кулуарах. Словом, вопрос решен — «удаленке» быть. А как сделать удаленный и гибридный форматы эффективными и безопасными, обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Современный цифровой офис 2024».
Как организовать работу в офисе
Чтобы сделать компанию эффективной, надо правильно организовать ее работу. В особенности, если заметное количество сотрудников работает удаленно. На этом и сосредоточился в своем докладе Константин Щеглов, директор по информационным технологиям компании «СуперДжоб». Для создания деловой и продуктивной обстановки лучше обустроить специальное рабочее место. Можно работать из общественного пространства, например, библиотеки.
TODO-листы дают возможность структурировать время и не терять фокус, отражая процесс движения к цели. Работать лучше одинаковыми интервалами, перемежаемыми отдыхом. Главное — не перестараться. «На работе нужно выкладываться на 90%. Потому что у тех, кто выкладывается полностью, в критической ситуации не будет внутреннего ресурса, чтобы разрешить ее. Проще говоря, не будет сил на рывок», — уверен Константин Щеглов.
Важно все документировать. Впрочем, это верно не только для «удаленки». Не должно быть устных договоренностей и неписанных правил. Все корпоративные цели, встречи и их итоги должны фиксироваться.
Обязательна регулярная связь с сотрудниками. Особенно на «удаленке», когда руководство их не полностью контролирует. Если сотрудник обратился с проблемой, нужно оперативно ее решить или объяснить, почему помочь не получается. Иначе контакт с подчиненными ослабнет.
Стоит помнить о важности взаимодействия с неформальными лидерами. По статистике, 3% таких сотрудников влияют на мнение и решения 84% коллег. А во время удаленной работы влияние неформальных лидеров на команду усиливается.
Константин Щеглов, директор по информационным технологиям компании «СуперДжоб»: На работе нужно выкладываться на 90%. Потому что у тех, кто выкладывается полностью, в критической ситуации не будет сил на рывок
Сергей Осотин, директор по инновациям компании «Фикус»: Все компании придут к ИТ — это только вопрос времени
Виктория Хаба, вице-президент по организационному развитию и управлению персоналом компании «Аквариус»: Людям теперь больше нужна не зарплата, хотя она подразумевается и должна быть достойной, а чувство причастности к большому значимому делу
Игорь Малышев, управляющий партнер платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress: Приблизительно 85% современной офисной работы может делаться в смартфонах
Дмитрий Лосев, директор по информационным технологиям компании IEK GROUP: Удаленным сотрудникам из других городом нужно организовывать и оплачивать командировки в офис. Это не дорого. Будет хуже, если они забудут, как выглядит офис
Что касается «технической» стороны вопроса, то стоит избавиться от дублирующих инструментов и систем, что не дублировать информационные потоки. Кроме того, чем больше систем, тем дороже поддержка. Одного мессенджера вполне достаточно. А вместо аватарок стоит ставить реальные фото: в таком случае сотрудник «на том конце» воспринимается как реальный человек и взаимодействуют с ним серьезнее.
«Каждая компания придет к ИТ — это только вопрос времени, — уверен Сергей Осотин, директор по инновациям компании «Фикус». — Мы начали этот путь около четырех лет назад. И сейчас мы — единственная компания в сфере озеленения, у которой есть своя лаборатория инноваций». На конкретных решениях Сергей Осотин останавливаться не стал — его доклад был в большей степени концептуальным.
Количество ручного труда сокращается во всех сферах деятельности, поэтому те, кто уже использует новые технологии, будут лидерами, когда эти технологии станут обыденностью. Боязнь изменений может привести к краху бизнеса. «При этом во главе угла всегда должен быть человек. Цифровая трансформация должна строиться вокруг него, должна быть ради него. Технологии должны избавлять сотрудника от рутинного труда, оставляя время для творчества и делая его более счастливым. А цифровизация ради цифровизации — это тупик», — говорит Сергей Осотин. Он также затронул тему «цифрового рабства» — контроль нужен, но не тотальный и не постоянный. Жесткие меры часто хороши на короткой дистанции, но в перспективе ухудшают ситуацию.
Сергей Осотин рассказал об организационных изменениях, через которые прошла его компания. Вместо вертикальной структуры с отделами и департаментами образовалась горизонтальная «круговая система». Это позволило сократить бюрократические процессы и дало много других позитивных результатов. Каждый сотрудник может выбирать и менять основную роль, а также брать на себя интересующие его дополнительные роли, участвуя в кросс-функциональных кругах. Вовлеченность сотрудников в процесс постановки целей и принятия решений делает их эффективными и продуктивными.
Пример кросс-функциональных кругов
Также в компании проводятся стратегические сессии, где все участники команды — от офис-менеджера и сотрудника склада до CEO и руководителей крупных проектов — придумывают путь, по которому компания будет идти в ближайшие два года. А для новых сотрудников организованы так называемые круги адаптации, включающие оффлайн-встречи и онлайн-поддержку.
Цифровые сервисы для сотрудников
Эффективность работы компании зависит не только от организационных, но и от технологических решений. Виктория Хаба, вице-президент по организационному развитию и управлению персоналом «Аквариус», рассказала, что компания активно росла в последние годы. Число сотрудников и производственные мощности выросли пятикратно, продуктов под собственным брендом в каталоге стало в 3,5 раза больше, а лицензий и сертификатов соответствия качества — вдвое. Но с 2022 г. в компании отмечается еще одна тенденция. «Людям теперь больше нужна не зарплата, хотя она подразумевается и должна быть достойной, а чувство причастности к большому значимому делу. Они хотят оставить след в истории. Это буквально слова наших сотрудников. Прежде этого не было. Раньше все ценили красивый комфортный офис, а теперь хотят, чтоб в работе был смысл», — рассказывает Виктория Хаба. По ее мнению, без этого построить конструктивные и долгие рабочие отношения не выйдет.
А значит, надо держать команду, тем более активно растущую, в одном инфополе. О том, как это реализовано в HR-сфере компании «Аквариус», Виктория Хаба рассказала подробнее. Внутренний интранет-портал «Аквасреда» содержит все необходимые сотрудникам сервисы. Каждый квартал проводятся так называемые AQUA-конфы с менеджментом. Причем проводят их не руководство или HR, а акционеры. Это помогает лучше понимать, как и куда движется компания. Видеозаписи этих конференций выкладываются в «Аквасреду».
Цифровые проекты «Аквариус»
Еще в компании существует «Кафетерий льгот» с личным кабинетом для сотрудников. Это собственная разработка «Аквариуса». «Люди хотят сами что-то делать, что-то решать. Поэтому мы выделили равные суммы каждому сотруднику и дали возможность расходовать их на электронные услуги по своему усмотрению. Конечно, не у всех сотрудников есть компьютеры и ноутбуки. Например, у рабочих на заводских линиях их нет. Для них мы поставили специальные киоски, через которые они могут получить необходимые услуги», — рассказывает Виктория Хаба.
«Приблизительно 85% современной офисной работы может делаться в смартфонах», — заявил Игорь Малышев, управляющий партнер платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress, основываясь на опыте своей компании и ее заказчиков. Такая возможность в полной мере реализована в приложении eXpress.
По словам Игоря Малышева, eXpress защищен внутренним шифрованием и легко интегрируется с системами безопасности компании. Стоит также отметить, что это кроссплатформенное решение, а значит оно может использоваться не только на разного рода мобильных устройствах, но и на стационарных компьютерах, обеспечивая удобный и быстрый доступ к корпоративным сервисам компании. Кроме того, eXpress обеспечивает взаимодействие сотрудников на разных уровнях, а это важнейшая составляющая деятельности цифрового офиса. Благодаря ей сотрудники, даже работающие удаленно, существуют в едином инфополе с едиными целями.
Главный экран приложения можно гибко настроить под цели компании. Он может содержать, кроме прочего, ленту новостей компании, анонсы мероприятий, каталог смартаппов с цифровыми сервисами компании и быстрый доступ к уведомлениям. Также в eXpress можно подключить различные дополнительные сервисы. Например, приложение позволяет заполнить основную информацию о командировке и отправить ее на согласование ответственному лицу. Оно может работать как task manager с добавлением задач, указанием их приоритета, контрольных точек, хода исполнения. С помощью HR-бота можно в любое время получить необходимые документы и справки в электронном виде.
Проекты, реализованные eXpress
Дмитрий Лосев, директор по информационным технологиям компании IEK Group, убежден, что сотрудник — тоже клиент своей компании. У него есть потребности, которое руководству стоит знать и по возможности закрывать. Например, сотруднику нужны возможность работать в гибридном формате, электронные сервисы, согласованные правила работы, универсальный доступ к данным и средства коммуникации.
В условиях гибридной работы, когда постоянное присутствие в офисе не обязательно, хорошим решением могут стать универсальные рабочие места. В IEK Group реализован электронный сервис бронирования таких мест.
Сервис бронирования рабочих мест
Корпоративный портал, на котором можно ознакомиться с новостями, узнать, чем живет компания, а также воспользоваться различными электронными сервисами и получить необходимую справку, Дмитрий Лосев считает обязательным условием успешного взаимодействия с сотрудниками. «Мы, к слову, на нашем портале «прикрутили» даже ChatGPT, чтобы с его помощью работники могли оптимизировать какие-то задачи», — говорит он. Докладчик отдельно отметил такое нововведение как электронная служебная записка, которая позволяет официально согласовать различные виды взаимодействия в случаях, когда простого письма недостаточно и нужен более формальный документ.
Внутрикорпоративный портал с бизнес-аналитикой позволяет привести данные, которыми оперируют разные сотрудники, к общему знаменателю и таким образом избежать ошибок и нестыковок.
При всей лояльности к отсутствию сотрудников в офисе в рамках гибридного формата работы Дмитрий Лосев настоятельно советует раз в неделю руководителям и подчиненным встречаться очно. А сотрудникам из других городом организовывать и оплачивать командировки в офис раз в квартал. «Это не такие большие деньги. Поверьте, хуже будет, если они забудут, как выглядит офис. Нужно проникаться корпоративной культурой, заряжаться ею!», — говорит он.
Марат Зайнуллин, руководитель проектного офиса компании «Русагро Тех»: Использование разных СЭД в подразделениях не только не удобно сотрудникам, но кратно завышает траты на администрирование и сопровождение
Ольга Шаталова, руководителя управления автоматизации и кадрового администрирования компании Sokolov: С КЭДО подписано уже 215415 электронных документов. Сэкономленная бумага эквивалентна 96 деревьям. Наше внедрение спасло целую рощу
Екатерина Басалаева, руководитель группы по работе с персоналом компании Convergent: Сервис по организации работы — не цифровой надсмотрщик. Он нужен, чтобы понимать из чего складывается счет, который компания выставляет клиентам
Ярослав Кабаков, директор по стратегии ИК «Финам»: Финансовая сфера в плане оптимизации традиционно находится в авангарде. Тут все происходит быстрее, чем в других отраслях
Марат Зайнуллин, руководитель проектного офиса компании «Русагро Тех», уверен, что важной составляющей современного цифрового офиса является электронный документооборот. У внедрения СЭД в «Русагро Тех» была своя специфика, обусловленная историей компании. «У нас пять больших бизнесов: мясной, сахарный, масложировой, сельскохозяйственный и молочный. Все они развивались достаточно независимо. В результате этого у каждого из них была своя СЭД на базе «1С». При этом системы в бизнес-направлениях не были интегрированы между собой. Отсутствовали кросс-функциональные процессы. Был затруднен сбор сквозной истории по движению документов между организациями. Были кратно завышены затраты на администрирование и сопровождение. От себя добавлю, что системы хоть и были похожи, но все-таки отличались, что было неудобно для тех, кто пользовался несколькими СЭД сразу», — рассказал Марат Зайнуллин.
Со временем было принято решение перейти к единой системе. В качестве альтернативы была выбрана платформа управления документами Tessa. Внедрение происходило поэтапно. После закупки ПО, создания инфраструктуры и развертывания систем начался процесс централизации корпоративных функций, разбитый на этапы: первый затрагивал административное управление, а также базовые доработки и интеграции, второй — юридический центр обслуживания и финансовый контроль, третий — единый кадровый центр и управление ИТ-проектами. В ближайшем будущем планируется миграция локальных процессов в новую систему.
Темой выступления Ольги Шаталовой, руководителя управления автоматизации и кадрового администрирования компании Sokolov, стало внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО). Ввиду масштабов компании документооборот, связанный с приемом на работу, требовал значительных затрат как финансовых (на бумагу, пересылку и хранение документов), так и временных. Кроме того, при таких масштабах были неизбежны потери документации при логистических операциях. Отдельно Ольга Шаталова отметила нагрузку на директоров, которые подписывали документы лично, и на проверяющих бумаги, которые должны были визировать и оригиналы, и копии.
КЭДО решил эти проблемы. Документы подписываются оперативно и доступны в любое время. Исключены их потеря и порча при пересылке, а также несанкционированный доступ к данным. Также немаловажна экономия бумаги и прочих ресурсов, в том числе за счет организации электронного архива. «Сейчас уже 215415 документов подписано в КЭДО, а не на бумаге. Я с помощью сетевых ресурсов посчитала — это 96 сохраненных деревьев. Целая роща получается. Этот результат мне особенно приятен, я им горжусь», — говорит Ольга Шаталова. Экономия времени на сканирование документов составила 600 часов в год, а проверка сократилась с 1-3 дней до 15 мин.
Для соискателей был внедрен модуль, в котором кандидат сам заполняет анкету и прикладывает фото своих документов. Система автоматически распознает их и создает профиль кандидата со всеми необходимыми данными в учетной системе. Ранее это осуществлялось сотрудниками компании, а теперь им нужно просто сверить данные. «Всего на КЭДО переведено около 7000 сотрудников. Примерно 80 человек мы пока перевести не смогли в силу разных причин. Но через специальные терминалы им доступны все цифровые сервисы компании», — заключила Ольга Шаталова.
Опытом работы с удаленными командами и выстраивания соответствующих цифровых экосистем поделилась Екатерина Басалаева, руководитель группы по работе с персоналом компании Convergent. Она выделила несколько ключевых продуктов. Convergent ID — единая точка входа при удаленной работе. Решение автоматически добавляет IP-адрес сотрудника при авторизации и дает доступ ко всем внутренним сервисам компании. Без Convergent ID можно пользоваться только почтой.
Kozarа — продукт внутренней разработки. В Kozara сотрудники должны ежедневно букировать свое время, проверять и одобрять фактически потраченные ресурсы на проектах и контролировать бюджеты. «Продукт не нужно воспринимать как «цифрового надсмотрщика». Kozarа нужна, чтобы понимать, из чего складывается счет, который компания выставляет клиентам», — говорит Екатерина Басалаева.
Redmine (аналог Jira) предназначен для управления проектами: постановки задач, отслеживания прогресса и учета времени, а также для сохранения истории каждого проекта.
Для организации электронного документооборота используются платформа КЭДО HRlink и Pyrus — отдельное решение, которое помогает упростить и систематизировать процесс документооборота.
Библиотека Convergent, организованная на внутреннем портале, — это самое полное хранилище материалов по внутренним политикам, процедурам, тренингам. С ее помощью создаются курсы для новичков.
Содержание библиотеки Convergent
Удаленная работа традиционно вызывает много вопросов о безопасности. В компании Convergent используется двухфакторная аутентификация как способ защиты данных. Доступ к ресурсам компании предоставляется после авторизации на внутреннем портале через пару логин-пароль вместе с TOTP (одноразовый пароль на основе времени — это метод аутентификации, при котором уникальные коды генерируются каждые 30–60 секунд). Кроме того, для части сервисов внедряется технология SSO, позволяющая безопасно аутентифицироваться сразу в нескольких приложениях, используя один набор учетных данных.
Константин Саматов, член правления Ассоциации руководителей служб информационной безопасности, поделился мнением о преимуществах и недостатках гибридной работы службы кибербезопасности. К преимуществам он отнес расширившийся рынок труда — теперь можно набирать сотрудников из разных регионов. Также он отметил повышение продуктивности работы за счет комфорта работы в выбранной сотрудником среде и отсутствию необходимости тратить время на проезд в офис. Для работодателя плюсом может быть отсутствие необходимости обеспечивать персонал рабочими средствами и рабочим местом.
В списке недостатков сложности коммуникации, так как теряется невербальная составляющая общения, и недостаток контроля. «Но чрезмерно беспокоиться об этом не стоит. В конце концов, это не так важно, если результаты работы удовлетворительные», — говорит Константин Саматов.
Главная проблема — возможность несанкционированного доступа к рабочему месту, а через него к корпоративным данным. Компания должна предоставить сотруднику безопасное программное обеспечение и обеспечить безопасный высокоскоростной доступ в интернет.
Сотрудник или искусственный интеллект
«Финансовая сфера в плане оптимизации традиционно находится в авангарде. Тут все происходит быстрее, чем в других отраслях», — констатировал Ярослав Кабаков, директор по стратегии ИК «Финам». Он рассказал, как меняют работу сотрудников технологии искусственного интеллекта (ИИ). Например, для менеджеров «Финам» ИИ подбирает продукты, которые будут наиболее востребованы клиентами.
Кроме того, ИИ сокращает число задач, которые стояли в очереди на реализацию в ближайшие годы, меняет скорость принятия решений. Еще один пример — jira-bot, который помогает формировать заявки внутри компании. Упомянул Ярослав Кабаков и обучающие модели на основе ИИ. Это своего рода тренажеры для сотрудников. В отличие от решений, с которыми взаимодействуют клиенты, у обучающих моделей нет цели быть максимально похожими на человека, но они должны отвечать на максимальное количество вопросов. ИИ можно использовать для изучения, наблюдения и анализа данных, собранных из различных каналов — ведь он способен выявлять закономерности, которые человек не может интерпретировать. Таким образом вариантов применения технологии в финансовой сфере множество.
Короткая ссылка
