CNews: Какие ключевые тренды вы наблюдаете на российском рынке СЭД?

Михаил Егоров: Сегодня на российском рынке СЭД мы наблюдаем следующие ключевые тренды. Во-первых, повышенное внимание клиентов к вопросам киберзащиты и информационной безопасности. Понимание важности конфиденциальности и сохранности данных ведет к развитию решений с продвинутыми средствами шифрования, контроля доступа и мониторинга активности внутри системы. Вопросы безопасности стали одним из важнейших факторов выбора ECM-платформы для построения СЭД.

Также все больше заказчиков ожидают внедрения алгоритмов искусственного интеллекта (ИИ). Искусственный интеллект используется для автоматического распознавания типов документов, быстрого извлечения данных, подсказок и рекомендаций по улучшению рабочего процесса. Интеллектуальные помощники упрощают жизнь сотруднику, делая операции более эффективными и точными.

Тренд, влияние которого усиливается от года к году, — это запрос на быстрый, простой и понятный пользовательский интерфейс. Пользователи устали от сложных корпоративных системы лишенных простоты и легкости, присутствующей в повседневных мобильных приложениях. Для современного бизнеса важно сократить время и затраты на обучение и повышения общей удовлетворенности сотрудников при работе с системой. Для большинства компаний стало очевидно, что интуитивно понятная и простая и в освоении СЭД — это существенное повышение скорости работы сотрудников и минимизации пользовательских ошибок и как следствие сокращение издержек.

Таким образом, современный рынок СЭД движется в сторону простых и удобных продуктов, обладающих мощными возможностями автоматизации и обеспечивающих высокий уровень защищённости данных.

CNews: С какими основными заблуждениями или страхами компаний относительно внедрения СЭД вы сталкиваетесь сегодня?

Михаил Егоров: Мы регулярно сталкиваемся с рядом мифов, которые важно развенчивать. Самый частый из них: «Внедрение СЭД — это одномоментный проект».

Клиенты часто недооценивают длительность и трудоемкость реализации тех или иных требований и проект по внедрению (замене) СЭД превращают в настоящую революцию, которая охватывает все бизнес-процессы организации от согласования протоколов совещаний до подготовки закупочной документации.

При этом ни конечные пользователи, ни бизнес-процессы компании не готовы к такому кардинальному изменению, что в конечном итоге делает внедрение достаточно болезненным.

Для того чтобы исключить неоправданный риск и стресс для бизнеса, мы предлагаем уже не старте разделить функциональность целевой системы на базовую и дополнительную и определить очередность внедрения. Это позволит минимизировать риски срыва сроков проекта, а также повысит лояльность пользователей к конечному продукту.

Кроме того, большинство компаний внедряют СЭД не с «чистого листа». Как правило, новая система заменяет какой-то существующий и много лет эксплуатируемый продукт. Таким образом, актуальным становится вопрос миграции данных. Многие заказчики недооценивают сложность и важность этой задачи, и как следствие, в техническом задании на внедрение СЭД миграция становится «серой областью» без подробного описания.

Именно поэтому мы разработали и успешно применяем уникальный технологический подход к миграции данных. Наше решение позволяет выполнить полный, 100% перенос всех структурированных и неструктурированных данных в сжатые сроки — буквально за один-два дня. Ключевое преимущество этого подхода в том, что он полностью исключает необходимость параллельной эксплуатации двух систем, что традиционно было главной головной болью для ИТ-департаментов и бизнес-пользователей. Это не только значительно снижает нагрузку на инфраструктуру, но и позволяет пользователям мгновенно начать работу в новой системе без двойного ввода данных, обеспечивая плавный и безболезненный переход.

CNews: Как, по вашим наблюдениям, изменились ожидания клиентов от СЭД за последние два-три года? Какие новые требования вышли на первый план?

Михаил Егоров: Безусловно, ожидания клиентов претерпели значительную эволюцию. Если раньше ключевым запросом была базовая автоматизация — то есть перевод бумажного документооборота в цифру с четкими маршрутами согласования, — то сегодня фокус сместился на глубокую оптимизацию. Клиенты хотят не просто хранить и перемещать документы, а радикально сокращать издержки, устраняя ручной труд на всех этапах. Современная СЭД теперь воспринимается как интеллектуальный помощник, который должен самостоятельно, с применением ИИ, классифицировать входящие документы, направлять их по нужным маршрутам, извлекать из текстов ключевые сущности — суммы, даты, реквизиты — и структурировать их для последующего анализа. По сути, система превращается из архивариуса в активного участника бизнес-процессов, который не только фиксирует информацию, но и помогает ее осмыслить.

Второе фундаментальное требование, которое вышло на первый план, — это повсеместный запрос на Low-Code-подход. Раньше любая доработка системы — создание нового типа документа, изменение маршрута согласования или добавление поля в карточку — требовала программирования. Сегодня клиент живет в условиях высокой неопределенности и требует от СЭД скорости и гибкости. В своей СЭД Documino мы уделяем огромное внимание визуальным инструментам настройки и конфигурирования системы. Наши клиенты могут с ее помощью самостоятельно создавать новые бизнес-процессы, настраивать экранные формы, не написав ни строчки кода. В последней версии платформы мы разработали конструктор отчетов, работающий по принципу BI-систем и позволяющий строить любые аналитические и статистические выборки документов, резолюций, заданий в простом визуальном редакторе.

CNews: Рынок СЭД часто считают зрелым. Где вы видите потенциал для дальнейшего роста и какие новые нишевые сегменты становятся перспективными?

Михаил Егоров: Вы правы, рынок СЭД действительно называют зрелым, но это не значит, что он исчерпал себя. Напротив, зрелость означает смещение фокуса с базовой цифровизации документооборота на более глубокую и специализированную трансформацию бизнес-процессов. Мы видим значительный потенциал в нескольких перспективных направлениях.

Во-первых, мы наблюдаем мощный тренд на дебюрократизацию цифровой среды.

При этом меняется сама парадигма корпоративных СЭД. Речь уже не идет о том, чтобы просто интегрировать СЭД со сторонними средствами коммуникации (электронной почтой или мессенджерами). Вместо этого возникает принципиально новая концепция, где СЭД сама становится полноценной средой для коммуникаций и совместной работы.

Современная платформа должна быть не просто хранилищем документов или системой формализации бизнес-процессов, а быть универсальным рабочим пространством, где обсуждение, создание задач, назначение встреч и работа с документами происходят в едином, бесшовном контуре. Представьте: вы не просто отправляете документ на согласование по жесткому маршруту, а обсуждаете его с коллегами в общем чате, прямо в интерфейсе СЭД, где тут же можно создать задачу по доработке, назначить ответственного и запланировать совещание для финального обсуждения — не переключаясь между разными приложениями.

В конечном итоге системы документооборота позволят полностью отказаться от фрагментации информации между разными сервисами и создадут по-настоящему целостную и прозрачную цифровую среду для принятия решений. СЭД нового поколения — это и есть та самая коммуникационная платформа, где взаимодействие и работа с контентом становятся единым процессом.

Во-вторых, мы видим огромный и пока еще не до конца раскрытый стратегический потенциал в комплексной цифровизации архивного контура, особенно в таких требовательных отраслях, как промышленность, энергетика и строительство.

Для решения этих задач мы разрабатываем узкоспециализированные продукты. Например, наше решение Documino.Архив автоматизирует полный цикл архивного дела — от ведения номенклатуры дел и формирования дел до их передачи на временное или постоянное хранение с полным комплектом сопроводительной документации. Но мы идем дальше стандартной автоматизации. Особые перспективы мы связываем с нашим продуктом Documino.ПСД, который предназначен специально для работы с проектно-сметной документацией. Это уже не просто архив, а интеллектуальная среда, которая позволяет управлять версионностью документов, отслеживать изменения, обеспечивать нормативный контроль и мгновенно находить любые связанные материалы, что критически важно для управления жизненным циклом сложных инженерных объектов и капитальным строительством.

CNews: Какие технологии будут определять развитие СЭД в ближайшие 2-3 года?

Михаил Егоров: Если говорить о технологиях, которые будут определять развитие СЭД в ближайшие два-три года, то ключевой тренд — это переход от «умной автоматизации» к «проактивному интеллекту». Здесь мы имеем в виду не просто помощь в выполнении задач, а создание системы, которая сама предлагает решения и генерирует контент. Здесь на первый план выходят языковые модели (LLM) и генеративный ИИ.

Конкретно это будет выражаться в нескольких направлениях.

Во-первых, генеративный ИИ станет вашим персональным ассистентом при работе с документами. Система сможет не просто извлекать данные из документа, но и, анализируя его содержание, самостоятельно генерировать проект ответного письма или даже шаблон отчета на основе разрозненных данных.

Во-вторых, нейросети обеспечат глубокую семантическую аналитику. Речь идет не просто о поиске, по ключевым словам, а о способности системы понимать контекст и смысловые связи между документами, действиями и сотрудниками. Это позволит выявлять «узкие места» в процессах, прогнозировать задержки и рекомендовать оптимизацию маршрутов согласования.

Таким образом, СЭД превратится из инструмента маршрутизации в интеллектуальную платформу, которая активно участвует в подготовке документов и принимает интеллектуальные решения на основе хранящейся в ней информации.

CNews: Насколько ваше решение подходит для территориально распределенных компаний? Можете привести пример подобного внедрения?

Михаил Егоров: Наша платформа изначально проектировалась для работы в распределенных структур. Это означает не просто наличие веб-клиента и отслеживание часовых поясов, а архитектуру, позволяющую развертывать узлы в разных регионах с централизованным управлением и полностью сквозными бизнес-процессами. При этом количество узлов не обязательно должно коррелировать с количеством дочерних обществ или филиалов. Каждый узел может автоматизировать несколько юридических лиц с совершенно различными орг-структурами и орг. политиками.

В частности, в 2023 году мы завершили проект по модернизации СЭД группы «Россети», включающий в себя создание распределенной системы электронного документооборота, охватывающей каждое дочернее общество компании «Россети» и обеспечивающей сквозные процессы документационного обеспечения внутри всего холдинга. На сегодняшний день система автоматизирует деятельность более чем 80 000 пользователей в 82 регионах России.

Также наша СЭД эксплуатируется более чем 50 подконтрольными обществами «РусГидро» с географией от Камчатки до Кавказа.

СЭД Documino не просто эффективно работает в распределенной среде, а способна обеспечивает высокую производительность и поддержку сложных межфилиальных процессов в масштабах всей страны.

CNews: Как ваша платформа интегрируется с другими корпоративными системами (ERP, CRM, «1С»)? Насколько это сложный процесс для клиента?

Михаил Егоров: Вопрос интеграций для нас является не опциональным, а абсолютно базовым. Работая исключительно с крупными заказчиками, мы практически в каждом проекте сталкиваемся с необходимостью построения сложных интеграционных контуров с различными внутрикорпоративными и сторонними системами. Наш опыт охватывает не только привычные AD, ERP (SAP, 1C), но и различные платформы MDM, SIEM, BI, а также внешние сервисы (Диадок, МЭДО и др.).

Что касается сложности для клиента, то здесь мы применяем гибкий, многоуровневый подход, который позволяет минимизировать его усилия.

Во-первых, для массовых сценариев, таких как интеграция с «1С», мы предлагаем готовые коннекторы.

Во-вторых, для уникальных или сильно кастомизированных систем мы используем открытые API. Это позволяет нашим специалистам и партнерам разрабатывать надежные интеграции любой сложности. Мы не навязываем один-единственный способ, а вырабатываем архитектурное решение под конкретную задачу и ИТ-ландшафт заказчика.

Таким образом, мы выстраиваем процесс так, чтобы клиент получал максимально бесшовную интеграцию, прикладывая к этому минимальные усилия.

CNews: Заявления о масштабируемости часто звучат абстрактно. Что это значит на практике для вашей платформы?

Михаил Егоров: Безусловно, это очень важный вопрос. Под масштабируемостью мы понимаем не абстрактные лозунги, а конкретные архитектурные и эксплуатационные принципы.

На практике это означает, что все компоненты нашей платформы спроектированы для работы в кластерном режиме, что обеспечивает практически неограниченную горизонтальную масштабируемость. Если простыми словами: когда у клиента растет количество пользователей или объем данных, мы не предлагаем ему покупать более мощный сервер. Вместо этого мы добавляем в систему новые вычислительные узлы. Это позволяет линейно наращивать производительность — увеличение количества компонентов приводит к улучшению отклика системы и ее способности обрабатывать параллельные запросы тысяч пользователей.

Однако масштабируемость — это не только про «железо». Работая с крупными заказчиками, которые оперируют десятками тысяч пользователей и сотнями миллионов документов, мы уделяем первостепенное внимание регулярной и глубокой оптимизации производительности. Для этого в нашей команде работают высококлассные Архитекторы и DBA, которые постоянно проводят тонкую настройку СУБД и оптимизируют бизнес-логику системы. Мы понимаем, что даже самая совершенная кластерная архитектура может быть неэффективной без качественного оптимизированного кода.

CNews: Сейчас много говорят о low-code платформах. Есть ли в вашем решении возможности для бизнес-аналитиков или самих сотрудников клиента настраивать процессы и формы без написания кода?

Михаил Егоров: Да, это одна из ключевых философий нашей платформы. Documino построена по принципу low-code платформы и предоставляет мощные инструменты для бизнес-аналитиков и администраторов, позволяя им самостоятельно настраивать и адаптировать систему под меняющиеся бизнес-процессы без постоянного привлечения программистов.

В интерфейсе администратора Documino у пользователя есть возможность создавать новые типы документов, справочники (включая иерархические и зависимые) и настраивать маски регистрационных номеров.

Кроме того, система позволяет без программирования настраивать маршруты согласования и жизненные циклы документов любой сложности.

Нами разработан специальный конструктор экранных форм, позволяющий настраивать внешний вид карточек документов.

Отдельно стоит сказать о настройке прав доступа. Администратор системы может гибко управлять правами на просмотр, редактирование и выполнение операций для разных групп пользователей, вплоть до отдельных атрибутов.

Таким образом, low-code в Documino — это не просто опция, а стандартный способ работы с платформой, который дает заказчику скорость, гибкость и самостоятельность в управлении своими документами и процессами.

CNews: Многие говорят об ИИ в СЭД. Приведите, пожалуйста, конкретные примеры применения искусственного интеллекта в вашем продукте (например, автоматическая классификация документов, извлечение данных, умный поиск).

Михаил Егоров: Если говорить про ИИ то стоит привести в пример наш новый продукт «Documino.Цифровая канцелярия». Это не просто модуль, а законченное решение, построенное на алгоритмах машинного обучения, которое закрывает задачу сквозной автоматизации работы с входящими документами.

Представьте себе процесс обработки входящего документопотока. Раньше регистратору приходилось вручную определять вид документа, затем заполнять регистрационную карточку, заполняя его реквизиты, искать в СЭД документы на которые ссылается данное письмо и устанавливать необходимые связи. Наша «Цифровая канцелярия» делает это автоматически. Система не просто оптически распознает текст, а действительно понимает смысл документа, что позволяет ей самостоятельно классифицировать его, извлечь все ключевые данные — от номеров и дат до краткого содержания и реквизитов корреспондентов — и точно так же, без участия человека, направить его по нужному маршруту.

Но на этом работа ИИ не заканчивается. Система способна обогащать документы интеллектуальными метками, автоматически проставляя темы, проекты или категории на основе анализа содержания. Это кардинально меняет подход к поиску, превращая его из фильтрации по ключевым словам в смысловой поиск по контексту.

Фактически, мы создали не автоматизированного регистратора, а интеллектуального помощника, который берет на себя всю рутинную работу. Для наших клиентов это выражается в сокращении трудозатрат на обработку документов до 80% и в значительном ускорении бизнес-процессов, что и является для нас главным критерием эффективности любого технологического нововведения.

■ Рекламаerid:2W5zFK3BffWРекламодатель: ООО «АйДи-Технологии управления»ИНН/ОГРН: ИНН 7727722178 / ОГРН 1107746522388Сайт: www.id-mt.ru