«Многие компании хотят гибкости, искусственного интеллекта, адаптации под изменения — например, при слияниях или росте»

Market.CNews: Давайте поговорим об ожиданиях рынка от современных СЭД. Что востребовано и необходимо при внедрении СЭД в настоящее время? Каким требованиям бизнеса должны отвечать современные СЭД?

Раис Ахкямов: Тема СЭД существует давно, и рынок в целом сформирован. Клиенты понимают, что такое СЭД, но каждый по-своему. Ключевое, что нужно знать о текущем состоянии рынка — структура спроса фактически полностью отражается тем, какие области автоматизированы. Если провести исследование, какие функции СЭД автоматизируются чаще всего, на первом месте будет корреспонденция, далее договорная деятельность и первичные документы, и лишь затем — долговременное архивное хранение.

Также сейчас активно развивается кадровый документооборот. Интерес рынка высок, но доля автоматизации пока невелика, в первую очередь из-за того, что нормативное регулирование в этой области появилось относительно недавно. Рынок только формируется, появляются как лидеры, так и новые игроки. Нет единого понимания того, как должна выглядеть система КЭДО: это может быть либо полноценная HRM-система, либо часть СЭД, либо самостоятельный сервисный портал исключительно для сотрудников.

С СЭД ситуация более однозначная: есть готовые решения, но многие из них устаревают. В связи с текущей политической и экономической ситуацией многие компании хотят гибкости, искусственного интеллекта, адаптации под изменения — например, при слияниях или росте. Но основные потребности автоматизируются в СЭД: переписки, организационно-разрешительная документация, договоры, учет документов по делам, управление номенклатурой. Эта база принципиально не меняется.

Market.CNews: Каковы критерии выбора СЭД? Чем, на ваш взгляд, должен руководствоваться бизнес при выборе СЭД?

Раис Ахкямов: Генералы всегда готовятся ко вчерашней войне. Мы, работая проектно, регулярно сталкиваемся с тем, что у заказчика есть готовый набор функциональных требований, и он выбирает по ним систему. В 90% случаев требования к проекту устаревают уже к моменту старта внедрения. Меняется структура компании, количество юрлиц, типы документов, приоритеты. То, что было важно на старте, может стать неактуальным в процессе.

В СЭД проходит много процессов, связанных с основной деятельностью компании. Особенно это актуально в контексте автоматизации договорной деятельности, например, закрытия по первичным документам. Это очень гибкая сфера. Поэтому требования, сформулированные на основе законодательства или текущих бизнес-процессов — это, безусловно, хорошо. Однако готовиться к проекту нужно, отталкиваясь от стратегического видения развития компании. Необходимо постараться предугадать, как может измениться ситуация внутри организации, в стране, на рынке — как в ходе проекта, так и к моменту его начала, не говоря уже о том, что будет к моменту завершения.

Проекты успешнее всего реализуются, когда заказчик изначально определяет верхнеуровневый набор требований, готов к изменениям и закладывает затраты на управление ими. Например, если 25% бюджета выделено на адаптацию к изменениям, и обе стороны это заранее обсудили, такой проект будет наиболее успешным.

Возможен вариант, когда движение происходит небольшими шагами, итеративно. В этом случае получается сократить time-to-market, что не позволяет процессам стать неактуальными за время реализации заказа.

«Для сервисных процессов и малого бизнеса коробочные решения — разумный выбор, так как они сокращают транзакционные издержки. Но если в будущем компании потребуется развитие, такие решения могут стать ограничением»

Market.CNews: С какими трудностями сталкиваются заказчики, выбирающие коробочные решения?

Раис Ахкямов: В своей деятельности мы порой сталкиваемся с компаниями, у которых уровень цифровой зрелости низкий. Для них хорошо подходят коробочные решения. Они особенно актуальны, если автоматизация — не ключевой фактор конкурентоспособности или если объем работ в ИС небольшой, или же если единственная задача автоматизации — это учет. Такие решения удобны, но ограничены в развитии, интеграции и автоматизации. Компания должна быть готова принять на себя риски того, что придется работать из двух систем, вручную перемещать документы из одной в другую. Если понадобятся доработки, то, с большой долей вероятности, компании придется отказаться от используемого коробочного решения и перейти на другое.

Для сервисных процессов и малого бизнеса коробочные решения — разумный выбор, так как они сокращают транзакционные издержки. Но если в будущем компании потребуется развитие, такие решения могут стать ограничением. Тогда организации придется подстраиваться под систему, а не наоборот.

Крупные компании, как правило, предъявляют более высокие требования к гибкости, масштабируемости. Для них коробочные решения чаще всего оказываются недостаточными, особенно если речь идет о поддержке уникальных требований. Поэтому для крупного бизнеса коробочные решения — это скорее временный или вспомогательный инструмент, применимый в отдельных подразделениях или для пилотных проектов.

ELMA365 CSP как платформа решает задачи с соблюдением требований регулятора и интересов компаний, находящихся на разных уровнях цифровизации. Доступны три специализированных решения, которые могут работать как независимо друг от друга, так и являться расширением при масштабировании запроса:

• Портал СЭД — готовое «коробочное» решение, которое подойдет для быстрого внедрения электронного документооборота в компании;
• ECM/BPM — решения для построения корпоративного документооборота и работы с бизнес-контентом, позволяющие автоматизировать специфические задачи бизнеса;
• CSP Hub — решение, объединяющее в себе возможности работы с документами ЕСМ-системы и автоматизацию процессов компании с помощью Low-code BPM. Оно позволяет бесшовно интегрировать различные модули и ИТ-сервисы компаниям различного уровня.

Market.CNews: Зачем нужен Low-code в СЭД?

Раис Ахкямов: Изменения происходят регулярно и могут происходить с такой скоростью, что надо реагировать на них как можно оперативнее. И до появления Low-code все с этим так или иначе мирились. Те, кому надо было быстро имплементировать изменения, нанимали команды дорогостоящих разработчиков. Low-code позволяет, не теряя времени, вносить корректировки, в том числе пересматривать границы допустимых модификаций в проектах за счет удешевления стоимости разработки. Low-code — конструктор, и в конструкторе, используя уже имеющиеся наработки, намного проще реализовать новый функционал. Также конструктор доступен для работы без привлечения программистов и разработчиков.

Специалисту, не обладающему навыками разработки, с помощью Low-code становится доступна настройка системы под себя. Это открывает возможности как для малого бизнеса (быструю настройку системы под свои нужды), так и для крупного: для быстрой проверки гипотез, сборки MVP и дальнейшего масштабирования.

«На базе продуктов ELMA365 CSP можно сформировать комплексную информационную систему»

Market.CNews: Как ELMA365 CSP учитывает актуальные требования законодательства и стандартов информационной безопасности?

Раис Ахкямов:Ахкямов: ELMA365 CSP — это, в первую очередь, платформа, на которой реализован большой набор как готовых, так и stand alone решений.

Например, решение КЭДО полностью соответствует требованиям регулятора (Минтруда) и может быть внедрено «из коробки». А такие модули, как управление договорами или закупки, легко адаптируются под конкретную компанию. Поэтому очень быстро можно увидеть ценность для бизнеса. Главное, что стоимость попытки невысокая и можно в сжатые сроки понять, достигается ли нужный результат или нет.

Наши решения полностью соответствует требованиям законодательства: кадровому — КЭДО, архивному — система хранения электронных документов (СХЭД) и параллельная номенклатура архивного дела. Эти три решения позволяют выстроить полный цикл работы с документами.

Кроме того, у нас проработаны требования по информационной безопасности (ИБ). На базе продуктов ELMA365 CSP можно сформировать комплексную информационную систему, корпоративную (разворачиваемую в контуре заказчика) или облачную, которая будет соответствовать всем требованиям ИБ. ELMA365 CSP поддерживает ИСПДн, ФСТЭК (классы К2 и К3), аудит действий, защищает каналы передачи и авторизацию пользователей. Однако все равно требуется сформировать регламенты, соответствующие инструкции, заключить соглашения с сотрудниками для того, чтобы полностью соответствовать закону.

Если система ставится на серверах заказчика, в этом случае требуется защитить саму сеть, серверную, то есть выполнить весь комплекс требований, в том числе настроить антивирусную защиту. ELMA365 не является вендором антивирусного ПО, но готовы проконсультировать и представить информацию о том, как обеспечить соблюдение всех требований для различных уровней защиты.

«Мы, как платформа, предоставляем программный продукт, готовый к разным условиям использования»

Market.CNews: В чем основное конкурентные преимущества ELMA365 CSP?

Раис Ахкямов: Во-первых, мы являемся одним из наиболее опытных вендоров Low-code BPM-систем на рынке. У нас много готовых решений и функций, адаптированных под реальные сценарии и нагрузки, что позволяет быстро начать внедрение.

Во-вторых, мы, как платформа, предоставляем программный продукт, готовый к разным условиям использования: у нас большой опыт работы с разнообразными бизнес-требованиями, сценариями использования и нагрузками.

Еще одно конкурентное преимущество — отсутствие вендорлока и большая партнерская сеть: продажей и внедрением нашей системы занимаемся не только мы, но и большое количество наших партнеров. Это формирует у нас внутри здоровую конкурентную среду за качество решения, качество предоставляемых услуг, качество специалистов. А для заказчика это возможность подобрать исполнителя именно под свои потребности.

Кроме того, платформа является полностью импортонезависимой. Мы не используем зарубежные коммерческие компоненты. Все работает на российских ОС (Red OS, Astra Linux), базах данных (PostgreSQL), открытых технологиях и языках. В качестве скриптового языка — TypeScript, а не собственное решение. Это позволяет привлекать к работе не только специально обученных под работу с нашей платформой специалистов, а универсалов.

И последнее, на чем стоит сфокусировать внимание — у нас есть встроенные AI-инструменты, CSP-платформа и готовые продукты для customer experience: CRM+CX и Service. Мы можем создавать личные кабинеты для внутренних и внешних пользователей.

«Ключевое преимущество микросервисов — возможность обеспечить производительность и отказоустойчивость в той точке, в которой необходимо»

Market.CNews: Зачем в CSP нужны микросервисы?

Раис Ахкямов: Микросервисы являются одним из признаков Content Services Platform, потому что это концептуальный переход от документоцентричного к сервисному подходу. Это позволяет обеспечить очень высокий уровень гибкости системы и возможность выстраивания работы с различными видами контента. Ключевое преимущество микросервисов — возможность обеспечить производительность и отказоустойчивость в той точке, в которой необходимо.

Также микросервисная архитектура позволяет при необходимости обновлять отдельно взятые сервисы. Это дает возможность непрерывной работы 24/7 и бесперебойное предоставление услуг с поддержкой обновлений. То есть для того, чтобы обновить в микросервисной архитектуре какой-то сервис, нам не надо останавливать процессы и целиком менять всю систему.

Market.CNews: Над какими решениями ваша компания активно работает сейчас? О чем хочется рассказать?

Раис Ахкямов:

Сейчас мы развиваем несколько ключевых направлений:

• КЭДО. Мы развиваем отдельную HRM-систему, которая поможет компаниям автоматизировать внутренние кадровые процессы и создавать полноценные личные кабинеты для сотрудников.
• СХЭД. Здесь основной упор на обеспечении максимально простой интеграции с другими нашими решениями в части СЭД: для каждого требуется более детальная реализация.
• Направление управления договорами, корреспонденцией, совещаниями, ОРД — стремимся постоянно улучшать эти решения на основе обратной связи от наших клиентов.
• Сервисные решения: МЧД, интеграция с операторами ЭДО с поддержкой изменений со стороны ФНС.
• Развиваем сервисы с использованием искусственного интеллекта: работаем над генеративным искусственным интеллектом и нативным, классическим ИИ.

■ erid:2W5zFFxZ4ZeРекламодатель: ООО «ЭЛМА»ИНН/ОГРН: 1831197044/1191832028332Сайт: https://elma365.com/ru/