«Бизнес ищет возможности поддерживать свою инфраструктуру, независимо от решений покинувших российский рынок вендоров»

CNews: Какие основные тенденции, на ваш взгляд, формируют направления разработки ECM-решений?

Геннадий Попов: Бизнес ищет возможности поддерживать свою инфраструктуру, независимо от решений покинувших российский рынок вендоров. Это, наряду с внедрением современных подходов и технологий, открытых баз данных, – тренд номер один.

Мы выпустили WSS Docs 4.0 в 2011 году, и предыдущие 12 лет платформа развивалась вокруг неизменного ядра, в основе которого лежал технологический стек Microsoft, включая SQL Server и SharePoint Server. Поэтому с 2019 года мы начали работу над созданием новой версии системы, в основу которой заложен opensource технологический стек, включая работу на ОС Linux, использование БД PostgreSQL, а также поддержку Docker, Kubernetes, микросервисной архитектуры.

Следующий тренд, бизнесу от ПО нужна все более высокая функциональность. В предыдущие десятилетия крупные компании и предприятия в основном автоматизировали внутренние процессы документооборота. Теперь же, с проникновением в нашу жизнь дистанционного формата работы, возрос спрос на внедрение функционала по обмену документами с контрагентами с использованием ЭП: договоров, финансовых документов и любых других коммерческих носителей информации, которые компании друг другу отправляют. Треть наших заказчиков интегрируют внутренний документооборот с операторами ЭДО для обеспечения сквозных процессов — от согласования до обмена с контрагентом.

Внутри этого тренда стоит отметить инициативы по распространению практики машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это связано с тем, что во многих организациях подпись первого лица для визирования большого количества документов используют разные сотрудники, что накладывает риски.

И, наконец, еще один тренд: крупные организации, которые давно продвинулись в задаче цифровизации определенных бизнес-процессов, стремятся максимально полно их автоматизировать.

CNews: С чем связано это направление развития?

Геннадий Попов: Если посмотреть на примеры внедрений среди наших заказчиков, то у них СЭД становится единым интерфейсом для согласования и электронного подписания абсолютно любых документов. Сотрудник в едином окне видит все, что ему нужно согласовать, проверить и выполнить, не переключаясь между разными системами и минимизируя работу с электронной почтой.

Полная автоматизация процессов влечет за собой существенное увеличение нагрузки на систему. Еще лет десять назад через СЭД проходило 20-30 тысяч электронных документов в год. С ростом перехода на ЭДО сейчас системы обрабатывают уже 3-4 млн коммерческих носителей информации в месяц.

Соответственно, резко выросла нагрузка на производительность: система должна уметь поддерживать такие объемы и отвечать требованиям по стандартизации пользовательского интерфейса. Когда в одной системе уже не пять видов документов, а сотни, то пользователи не должны в них запутаться. А работа с ними должна быть логичной и понятной, как в привычной всем электронной почте.

Поэтому мы интегрировали в нашу систему продукт WSS Docs Storage. Ранее это решение поставлялось отдельно. Это специализированное решение для хранения и обработки файловых архивов в тысячи терабайт. Ранее WSS Docs Storage выступал как более производительная замена MS SharePoint. С переходом в Linux мы поместили его уже в коробку WSS Docs 5.

В WSS Docs 5 включено около тысячи наших типовых решений и модулей, таких как: «кадровые документы», МЧД, архив проектно-сметной документации, единый электронный архив, интеграционные шлюзы с SAP, 1C, Oracle, дополнительные отчеты, функциональные решения. Одним словом — все, что мы наработали за 15 лет развития системы.

Выпуск WSS Docs 5 – это новый этап развития системы, превращение продукта из «надстройки над SharePoint» в собственную платформу.

«В WSS Docs автоматизирован полный цикл работы с договором»

CNews: Поясните на примере вашего решения, как выглядит полная автоматизация договорного процесса?

Геннадий Попов: Внутренние пользователи осуществляют доработку и согласование документа в СЭД. Если нужно, чтобы контрагент его утвердил, WSS Docs пересылает договор на свою отдельную, внешнюю инсталляцию, в которой уже сотрудник контрагента просматривает и согласует договор. После чего он возвращается во внутреннюю СЭД WSS Docs.

После цикла согласования договор отправляется в систему оператора ЭДО для совместного подписания договора ЭП. В процессе его согласования, или в другой момент, внутренний пользователь может запросить у контрагента пакет учредительных документов, налоговые отчеты, лицензии. Пользователь контрагента получит уведомление со ссылкой на внешнюю СЭД WSS Docs, куда прикрепит запрашиваемые документы. Они отразятся во внутренней системе.

Таким образом, в WSS Docs автоматизирован полный цикл работы с договором, включая внутреннее и внешнее согласование, электронное подписание, процессы запроса и актуализации дополнительных материалов. В то время как у большинства компаний автоматизирован лишь кусочек процесса. В WSS Docs 5 договорной процесс выглядит именно так уже «из коробки».

Аналогичная картина и при цифровизации других процессов. WSS Docs обычно автоматизирует их наиболее полным образом, позволяя сотрудникам выполнять все операции с документами в единой системе.

В WSS Docs 5 мы сохраняем наш простой и лаконичный пользовательский интерфейс. Как и раньше, любые действия можно выполнить в пару кликов. Все действия по обработке документов выполняются единообразно. Наши заказчики традиционно отмечают, что именно понятность и эффективность интерфейса позволяют масштабировать систему, добавляя в нее все новые и новые процессы и модули.

CNews: Какие основные требования предъявляет рынок к EСM-платформам, исходя из перечисленных вами изменений подхода к организации документооборота?

Геннадий Попов: Во-первых, с развитием функционала возникает большое количество задач по адаптации СЭД к требованиям заказчиков под конкретные потребности и определенные виды документов. С этим хорошо справляется максимально функциональный No-сode движок. Если у системы движок слабый, он не позволит решать масштабные задачи: для них придется подключать программистов. Во-вторых, это адаптируемость или гибкость системы, то есть возможность программной доработки, которая позволит реализовать неограниченный набор требований к автоматизации процессов документооборота.

Поэтому одним из ключевых требований к новой версии нашей системы была обратная совместимость – возможность миграции с существующих систем, включая миграцию данных и нестандартного функционала. Среди заказчиков WSS Docs много крупных компаний, которые обрабатывают миллионы документов в месяц. До 60 тысяч пользователей интегрированы с сотней ИТ-систем, что предполагает доработки на сотни тысяч человеко-часов.

Задачу нам облегчает то, что 95% всего разработанного нестандартного функционала у заказчиков реализовано на нашем No-сode движке WSS Workflow. Это набор связанных таблиц, наполняя которые инженер формирует функционал системы. С одной стороны, он менее интуитивно понятный, чем графические BPMS-движки. С другой стороны, дает существенно больше возможностей. Он более специализированный и позволяет осуществлять узконаправленные настройки сложных процессов.

Даже сами интерфейсы создания бизнес-процессов, а также административные интерфейсы можно изменять настройками без написания кода. Система похожа на конструктор Lego. Поэтому всю настройку клиентских систем мы проводим через наш модуль переноса конфигурации между системами, который позволяет пакетно переносить функционал между их инсталляциями.

Но также остается задача по переносу всего разработанного на API нестандартного функционала заказчиков, включая различные интеграционные механизмы, а также различные доработки. Мы всегда придерживались строгого сохранения обратной совместимости в нашем API, и в этот раз нам также удалось его оставить на 100%. Небольшая адаптация кода необходима, поскольку меняется платформа исполнения с Windows Server на Linux. Тем не менее процесс миграции в десятки раз проще написания аналогичного кода с нуля. Таким образом, наши заказчики будут мигрировать на новую платформу с небольшими издержками.

По итогам прошлого года бизнес нашей компании благодаря внедрению WSS Docs вырос примерно на 30%. Заказчики оценили преимущества: прежде чего, максимально гибкий движок, который автоматизирует процессы наиболее полным образом. А также способность системы расширять границы возможного. Автоматизация с учетом интеграции наиболее распространенных систем разных операторов ЭДО, которые используют организации, — сегодня это уникальный функционал СЭД на российском рынке.

«Пользователям WSS Docs требуется минимум действий для достижения результата»

CNews: Как крупному холдингу выбрать поставщика решения для полной автоматизации документооборота?

Геннадий Попов: Основное, на что нужно обратить внимание, это количество требуемых действий пользователя СЭД для выполнения всего цикла обработки документа. Например, наша система лидирует по этому показателю среди наиболее популярных решений: пользователям WSS Docs требуется минимум действий для достижения результата.

Приведу конкретные цифры. На 40% сокращается время на регистрацию и обработку входящих документов, а сроки подписания — в 30 раз при переходе с бумажного документооборота. Скорость оптимизации процессов вырастает в пять раз. Документы обрабатываются в четыре-семь раз быстрее. В результате компании экономят большие объемы финансовых ресурсов.

Также крупные организации обращают внимание на полноту автоматизации процессов документооборота с точки зрения функциональности, вплоть до полного перехода на осуществление документооборота прямо на мобильных устройствах, а не на компьютере. Это может предполагать и интеграцию нескольких учетных систем с сотнями видов документов.

CNews: Какими способами поставляется продукт?

Геннадий Попов: Мы предлагаем WSS Docs 5 в трех вариантах: установка на серверах заказчика, а также два вида облачных инсталляций: стандартная и кастомизированная. Последние две отличаются возможностью доработок: стандартная облачная инсталляция предполагает доработки только с помощью No-сode движка, кастомизированная позволяет устанавливать и разрабатывать дополнительные программные модули.

Часто заказчики начинают со стандартного облака, а затем переходят на кастомизированную версию или даже переносят систему на свое оборудование.

CNews: Какие у вас планы по развитию?

Геннадий Попов: Мы уже какое-то время ведем международную экспансию: WSS Docs уже установлена у десятков заказчиков в странах СНГ, ЕС и Латинской Америки. В ближайшие годы ожидаем увеличения доли международных проектов с сегодняшних 10% до 40-50%. Система мультиязычная, в нее легко добавляются новые языки и уже сегодня она поддерживает даже арабский, а также правосторонний интерфейс.