Государство принимает различные законы и проводит эксперименты, чтобы подтолкнуть компании к внедрению решений кадрового электронного документооборота (КЭДО). Современные российские разработки представляют собой комплексные системы, которые не только хранят или же сортируют документы. По прогнозам опрошенных CNews экспертов, будущее КЭДО — интеграция с другими сервисами, что позволит свести все взаимодействие сотрудников к режиму единого окна.
Лучше начать сейчас
На сегодняшний день в России кадровый электронный документооборот регламентируется Трудовым кодексом, приказами Минтруда РФ, а также федеральными законами. Например, Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, по сути, легализовал КЭДО для дистанционных работников. Несколько позже Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ закрепил в ТК РФ новые статьи 22.1–22.3. Названные нормативные акты позволили вести ЭДО в сфере трудовых отношений и закрепили порядок ведения электронного документооборота с работниками. 1 марта 2023 г. вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой применяются единые требования к составу и формату электронных документов.
Сейчас предприятия могут перевести в «цифру» почти все кадровые документы, за исключением некоторых — приказ об увольнении сотрудника, акты о несчастных случаях на производстве, бумаги о регистрации прохождения инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника). Однако, вероятно, вскоре очередь дойдет и до них.
Согласно «Концепции развития электронного документооборота», утвержденной Президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию в конце 2020 г., конечная цель государства — полный отказ от бумаги. Чтобы достичь ее, федеральные ведомства проводят различные эксперименты, в том числе с КЭДО, чтобы решить существующие проблемы.
В этом контексте речь идет о нескольких экспериментах Минцифры РФ. Первый был запущен еще в 2018 г., тогда в нем принимала участие группа представителей федеральных ведомств и некоторые крупные компании. Важный момент — участникам было необходимо дублировать электронные документы на бумаге. Последний эксперимент по внедрению КЭДО стартовал в 2023 г. и завершился в конце мая уже 2024 г. Вскоре должны озвучить его результаты.
«Участниками эксперимента являются Минцифры, Федеральное казначейство, ФНС, федеральные государственные гражданские служащие указанных органов (на добровольной основе) и лица, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы или поступающие на службу в указанные органы (на добровольной основе)», — говорится в Постановлении Правительства РФ от 18.03.2023 N 413 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти».
Учитывая, какие усилия направляет регулятор на укрепление правовой базы и поиск нерешенных проблем посредством экспериментов, эксперты не первый год говорят, что вскоре внедрение КЭДО для государственных и других компаний станет обязательным.
«Безусловно, государство давно взяло курс на цифровизацию, еще в 2017 году вышел Указ Президента № 203 от 09.05.2017 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Он определил основные векторы цифровизации экономики, и КЭДО не стало исключением. Эксперименты КЭДО проводились уже трижды в 2018, 2020 и 2023 годах, в результате чего были внесены поправки в трудовой кодекс, последний эксперимент как раз касался государственных учреждений. По нашему мнению, КЭДО может стать обязательным для любых организаций, где есть наемные сотрудники в 2027–2030 году», — уверен Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор».
Чтобы массово внедрить системы кадрового электронного документооборота, необходимы прозрачные инструменты для их проверки. По информации пресс-службы «Сбера», ожидается появление инструмента для автоматической проверки законности ведения КЭДО со стороны работодателей вместо точечных проверок, которые практикуются сейчас.
«Это решение пока не реализовано, но уже проектируется. Его появление существенно изменит порядок проверок и также придаст импульс развитию рынка КЭДО», — добавили в пресс-службе компании.
Интеграция с корпоративными сервисами
Решения КЭДО включают в себя не только сервисы по хранению, передаче, сортировке кадровых документов. Сегодня подобные разработки решают целый комплекс задач.
«Системы КЭДО активно развиваются. Помимо базового кадрового делопроизводства, они наполняются другими процессами — учетными задачами (управление командировками, отпусками, больничными), а также задачами HR — рекрутментом, обучением, управлением мотивацией и карьерным ростом. По мере развития номенклатура задач постепенно расширяется. Возникает необходимость адаптации процессов к потребностям и кадровым Know-How конкретной организации. Поэтому в системах КЭДО становятся востребованными инструменты Low-code», — добавляет Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».
Невозможно говорить о развитии почти любых классов решений и не упомянуть искусственный интеллект. Если речь идет о КЭДО, то здесь ИИ выполняет вспомогательные функции, облегчая труд конкретного сотрудника. Например, эта технология используется для предварительного анализа резюме потенциального работника, поиска формата мотивации и других задач.
При этом в пресс-службе «Сбера» сообщили, что сегодня в решениях кадрового электронного документооборота искусственный интеллект используется для простейших задач, более того, за ИИ часто выдают другие аналитические инструменты.
«Мы видим, что многие вендоры заявляют о применении ИИ в своих продуктах, но зачастую под этим подразумеваются сложные алгоритмы, а не искусственный интеллект, выступающий самостоятельным субъектом процесса. Пока ИИ применяется достаточно узко для решения отдельных задач: распознавание документов, умные ассистенты, различные чат-боты. Однако это направление развивается, и в будущем мы ожидаем появления проактивных сервисов, которые будут предугадывать потребности пользователей, как со стороны работника, так и со стороны работодателя, и заранее предлагать решения для нивелирования рисков», — отмечают в пресс-службе компании.
Будущее решений КЭДО — это не только выполнение максимального количества функций. В дальнейшем КЭДО будет интегрироваться с огромным количеством корпоративных сервисов и включать в себя не только подписание кадровых документов, а все процессы взаимодействия сотрудников и компании в режиме одного окна. По словам руководителя направления «Управление персоналом» компании «Тензор», уже сейчас подобные системы могут распознавать документы сотрудников, проверять их на благонадежность и автоматически присылать уведомления. Вскоре в КЭДО появится голосовой помощник, способный запустить отпуск или написать любое заявление.
Импортозамещение в управлении персоналом
Как и во всей ИТ-сфере один из драйверов развития сегмента КЭДО — импортозамещение. С уходом иностранных вендоров в 2022 г. часть российских компаний начали спешную миграцию на отечественные решения. Тяжелее всего этот процесс проходит у предприятий с большим штатом сотрудников. В пресс-службе «Сбера» обращают особое внимание на то, что сейчас такие организации сталкиваются со сложностями, вызванными трансграничной передачей персональных данных, так как ранее использовали западные решения, в том числе с облачными сервисами, чьи сервера расположены за рубежом.
«КЭДО не существует в изоляции, решение связано с общей системой документооборота, учетной системой, и их замещение, конечно, еще потребует определенного времени и усилий, хотя и в этой области процесс идет достаточно быстро», — добавляет Андреев.
Российские решения популярны не только в нашей стране, но и за ее пределами. Так, отечественные разработчики все чаще выходят на рынки дружественных стран, если говорить о решениях класса КЭДО, то это — СНГ.
«На самом деле, Россия в этом вопросе — безусловный лидер. Мы одни из первых в мире применили практику подписания кадровых документов с помощь электронных сервисов. Поэтому на текущий момент мы являемся хедлайнерами в реализации КЭДО, и все решения — это продукты российских компаний, которые очень быстро развиваются и занимают не только российский рынок, но и рынок стран СНГ», — уверен руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор».
Если говорить об успешных кейсах интеграции отечественных решений КЭДО, то таких немало. Например, компания «ДоксВижн» внедрила проект КЭДО ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»: в электронный вид перевели около 100 типов кадровых документов с возможностью их подписания УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), автоматизированы процессы трудоустройства, организации сверхурочной работы и работы в выходной день, проведения опросов сотрудников. Сетевой ретейлер «Магнит» с помощью решения «Тензора» перевел на КЭДО 360 тысяч сотрудников, аптечная сеть «Апрель» — 23 тысячи, сеть магазинов «Детский мир» — 18 тысяч.
Подводя итоги, можно выделить несколько ключевых аспектов. Во-первых, уход зарубежных вендоров с российского рынка дал сильный импульс отечественным компаниям к развитию собственных решений в области кадрового электронного документооборота. Во-вторых, помимо импортозамещения второй драйвер — действия регулятора, который всячески подталкивают компании к внедрению КЭДО. И третий аспект — российские решения признаны эффективными, об этом говорят успешные кейсы в РФ, а также интерес к отечественным разработкам со стороны дружественных стран.
Поделиться
