Рано или поздно все документы перейдут в цифру

CNews: Как вы оцениваете потенциал рынка КЭДО? Сколько компаний уже перешли на кадровый электронный документооборот и сколько перейдут в ближайшие годы?

Михаил Ефимов: Как один из операторов кадрового ЭДО, мы считаем, что переход на КЭДО целесообразен для компаний от 50 человек. Таких в стране около 65 тысяч. Сколько из них уже перешли на КЭДО, мы можем только предполагать, опираясь на наши данные и информацию от коллег по цеху. Мы перевели на КЭДО 1100 компаний. Из наших конкурентов кто-то говорит о 100, кто-то о 700, кто-то о 300. Исходя из этих данных, по нашей оценке, на сегодняшний день около 3–4 тысяч компаний уже перешли на КЭДО или начали процесс внедрения.

CNews: Можно ли выделить тенденции по регионам и по сегментам рынка, кто и где активнее переходит на КЭДО?

Михаил Ефимов: Если говорить о географии, то в первую очередь это, конечно, крупные компании в столице и городах-миллионниках. 40–50% — московские организации, либо те, что с головным офисом в Москве. Если говорить о сегментах, то первыми на КЭДО стали переходить компании, связанные с автоматизацией и ИТ. Они понимают, для чего это нужно, и у них много сотрудников на удаленке. Помимо ИТ-отрасли, КЭДО активно интересуются компании с распределенной структурой и большим отделом кадров, например, ритейл. Актуален КЭДО для крупной сетевой и франчайзинговой HoReCa: сотрудники часто меняются, нужно оформлять много документов, так что для них кадровый электронный документооборот очень удобен.

CNews: Как, на ваш взгляд, будет расти рынок в ближайшие годы?

Михаил Ефимов: У нас динамика по отношению к прошлому году составила 400%. Такой высокий показатель связан с позитивным опытом и рекомендациями: компании видят, как это происходит у других, и перенимают опыт. Тенденция по приросту, если и не останется прежней, все равно будет высокой. На наш взгляд, 200–300% в год. К 2025 году, по нашим оценкам, так или иначе КЭДО будут использовать порядка 80% компаний со штатом свыше 50 человек. Стоит отметить, что если раньше на КЭДО переходили в основном крупные компании со штатом от 500 человек, то сейчас все больше компаний из сферы мелкого и среднего бизнеса начинают понимать преимущества этой системы.

Самая большая экономия — время специалистов кадрового делопроизводства

CNews: Перейти на КЭДО — это дорого? Можем ли мы оценить выгоду на конкретных примерах?

Михаил Ефимов: Разброс цен на рынке довольно большой. Компании тарифицируют КЭДО по-разному, но есть общий принцип. В среднем стоимость сервиса на одного сотрудника варьируется от 450 до 1000 руб. Диапазон цены зависит от количества сотрудников в компании и настройки сервиса под бизнес-процессы клиента.

Говоря об экономической эффективности, мы должны понимать, что она складывается не только из экономии на бумаге и канцтоварах. В качестве примера возьмем кейс одного из наших клиентов. Это компания с штатом 500 человек. Они посчитали шесть статей экономии: поиск документов —146250 руб., эффективность управления — 70200 руб., ускорение бизнес-процессов — 702000 руб., создание документов по шаблонам — 70200 руб., канцтовары — 383593 руб., типовые операции — 10446429 руб. Итого — около 11,8 млн руб.

Для всех компаний самая большая экономия — время специалистов кадрового делопроизводства: от 40 до 70%. Далее — экономия времени сотрудников, которые тратят на оформление кадровых документов на бумаге 2–4 часа в год. Третье — канцтовары и логистика. По нашему опыту, в среднем внедрение КЭДО окупается в течение одного года работы в сервисе.

CNews: Зачем еще компаниям нужен кадровый ЭДО, помимо экономии времени и денег?

Михаил Ефимов: Это еще и создание HR-бренда. Мы живем в цифровую эпоху, когда смартфонами пользуются все или почти все. Если весь процесс оформления, от офера до увольнения, можно пройти без посещения офиса, это очень поднимает репутацию компании в глазах сотрудников и кандидатов.

Еще один важный момент — снижение рисков нарушения законодательства. Документы уже предзаполнены. Невозможно ошибиться в имени, фамилии, должности. Подписание происходит вовремя, в отличие от бумажных документов, которые часто подписывают задним числом. Документы невозможно подделать или потерять. 2–5% бумажных документов теряются. С КЭДО такого не происходит.

CNews: С какими сложностями сталкиваются компании при переходе на КЭДО?

Михаил Ефимов: Первая и основная — непонимание, что означает переход на КЭДО. Не для всех очевидно, что это не две подписи на документе, а целый бизнес-процесс. И, прежде чем к нему приступать, необходимо провести аудит текущих процессов, проверить, как работает цепочка кадровых документов. И если этот аудит не проведен, возникают сложности. Поэтому переход на КЭДО — хороший повод провести аудит своих бизнес-процессов. В особенности это актуально для компаний, которые работают давно.

Следующая сложность — некорректно собранная команда со стороны компании. Некоторые формируют команду, но в ней не каждый понимает свои задачи и зоны ответственности. Скажем, помимо кадровой службы, нужен специалист по 1С. Нужен юрист, чтобы подготовить комплект локально-нормативных документов и так далее. Компаниям, которые собираются внедрять КЭДО, необходимо собрать со своей стороны команду, определить KPI и зоны ответственности. Чтобы каждый понимал, что ему делать и какой должен быть результат.

Добавим, что подрядчик не сможет без помощи внутренних специалистов проанализировать все бизнес процессы в вашей компании.

Третья сложность — о переходе на КЭДО не рассказали сотрудникам. Бывает, что компания провела огромную подготовительную работу, настроила систему, интеграцию, настроила бизнес-процессы, а людям сообщить забыли. Но по закону работодатель должен сообщить сотрудникам о переходе на КЭДО, а также сотрудники имеют право отказаться от перехода. Поэтому с того момента, как компания приняла решение, необходимо начинать работу по информированию сотрудников. Нужно их готовить, объяснять, почему и зачем мы переходим на КЭДО, почему электронной подписью невозможно подписать банковские документы, что от перехода получат сотрудники. Помимо информирования о системе, сотрудников необходимо обучать пользоваться ею: показывать, как выглядит рабочий кабинет, как оформлять документы, писать заявки и так далее.

Еще одна сложность — когда решают перевести на КЭДО всех сотрудников сразу. Так не бывает. Как правило, переход на КЭДО делят на этапы. Берут пилотную группу — например, руководителей, — обкатывают на ней процесс и дальше уже масштабируют на всю компанию. Если попытаться перевести сразу всех, ошибки практически неизбежны.

CNews: Сколько времени занимает переход на КЭДО?

Михаил Ефимов: Многие думают, что на КЭДО можно перейти за неделю. Это реально, если компания маленькая и у нее небольшой набор типовых документов. Но на практике переход длится от нескольких недель до двух лет, но в среднем процесс занимает 2-4 месяца. Например, один из наших клиентов — сеть «Магнит», у них 360 000 сотрудников и очень много процессов. Мы с ними начали переход около года назад и завершим его в 2024. Но это крупная компания с очень сложной структурой.

CNews: Переход делят на этапы по количеству человек или по видам документов?

Михаил Ефимов: Зависит от компании и количества документов. Вообще-то этапы перехода довольно стандартные. Первый — сбор рабочей группы внутри компании, второй — аудит текущих бизнес-процессов, третий — выбор системы КЭДО. Далее уведомляем сотрудников и выпускаем электронные подписи, настраиваем интеграцию, бизнес-процессы, печатные формы. Запускаем пилотную группу, обучаем людей, затем — масштабирование и запуск на всю компанию.

Есть ситуации, когда запускают не все документы, а один, но на всех сотрудников. Начинают с автоматизации отпусков, командировок, потом подключают прием, переводы, увольнения и так далее.

CNews: А вы считаете, как лучше?

Михаил Ефимов: Все зависит от компании и ее бизнес-процессов. Если мы говорим о рекомендациях, то я бы предложил начинать с пилотной группы и переводить в цифру максимум процессов, чтобы не оставлять ничего на бумаге. Лучше начать с маленькой группы и затем масштабировать на всю компанию, потому что: так мы более четко понимаем, что такое КЭДО, потому что, когда одни документы на бумаге, а другие нет, может возникнуть путаница, также, когда переводим все документы, экономический эффект получаем быстрее. Но, повторю, это всего лишь рекомендация. Каждая компания сама определяет оптимальный сценарий для себя.

КЭДО — это двигатель автоматизации HR-процессов

CNews: Помогает ли КЭДО в автоматизации бизнес-процессов?

Михаил Ефимов: Безусловно. В последние годы система КЭДО стала центром притяжения, поскольку, помимо электронного оформления документов, в сервис начали встраивать дополнительные функции, расширяющие его возможности, начиная от информирования сотрудников и заканчивая обучением, мотивацией, геймификацией процессов. КЭДО — это двигатель автоматизации HR-процессов.

Автоматизация предполагает, что какие-то из задач будут производиться с минимальным участием человека либо без него. В качестве примера можно привести оформление отпусков в нашей системе КЭДО. Как это происходит на бумаге? В конце года кадровики рассылают, а сотрудники заполняют таблицу Excel. Заводят и согласуют график отпусков, после чего сотрудника нужно уведомить о том, что начинается отпуск, сформировать пакет документов, подписать его. В среднем кадровый специалист тратит от 100 до 300 рабочих часов в год. В нашем случае все это происходит автоматически, а время сокращается до пяти часов.

Второй пример автоматизации — обязательное ознакомление с локальными нормативными актами. В нашей системе КЭДО кадровики могут настроить комплект документов, с которыми необходимо ознакомиться сотруднику. Тот автоматически получит их при приеме, останется только подписать.

Кроме того, у нас, помимо КЭДО, реализованы дополнительные возможности: корпоративный портал, мессенджеры, видеоконференция, чат, почта и так далее. Сотрудникам не нужно переключаться между несколькими системами, чтобы в одной написать коллеге, в другой — залезть в базу данных, в третьей — оформить документы. Все это можно сделать в рамках одной системы.

CNews: С точки зрения закона, сейчас можно перейти на КЭДО полностью или остались какие-то документы, которые обязательно оформлять на бумаге?

Михаил Ефимов: Есть три категории сотрудников, с которыми можно работать в КЭДО. Это самозанятые, удаленные и офисные сотрудники. Работа с самозанятыми не считается трудовыми отношениями, там всегда можно было подписывать все электронно без ограничений. Во втором случае есть одно исключение: в течение трех рабочих дней работодатель обязан направить сотруднику бумажную копию приказа об увольнении, если тот об этом попросил.

Для сотрудников офиса есть три исключения. Это приказ об увольнении, акт о несчастном случае и журнал инструктажей. Эти документы оставили на бумаге по понятным причинам: они связаны с самыми частыми причинами судебных разбирательств. Но, на мой взгляд, это вопрос времени. Рано или поздно все документы перейдут в цифру.

CNews: В чем уникальность вашего сервиса КЭДО?

Михаил Ефимов: Главное преимущество в том, что это не просто система КЭДО, а полноценная HR-система, в которой есть все инструменты для работы с сотрудниками. Начинается все с сервиса подбора персонала и проверки кандидатов на благонадежность. Также в системе есть кадровый и воинский учет, расчет зарплаты, система адаптации и обучения сотрудников, инструменты для совместной работы. Мы можем настроить корпоративный портал, модуль работы с графиками отпусков, видеосвязь, KPI и геймификацию, учет рабочего времени, и все это — в системе одного окна. КЭДО может быть точкой входа, многие компании начинают с него, а затем подключают другие модули.

Второе — мы внедрили КЭДО в первую очередь себе. И большая часть сервиса у нас уже была реализована на момент, когда Минтруд запустил эксперимент по кадровому ЭДО, и многие клиенты уже подписывали часть документов в электронном виде.

Третье — возможности сервиса. СБИС позволяет выстраивать и автоматизировать процессы. В частности, полностью автоматизирован процесс отпусков, от составления графика до ухода сотрудника в отпуск. Подобного продукта по работе с отпусками нет ни у кого на рынке.

Четвертый плюс — компании могут кастомизировать нашу систему, менять ее под себя. Адаптировать внешний вид кабинета под бренд-бук компании: заменить логотип, цветовую схему, меню. Настроить бизнес-процессы, пользовательские роли, редактировать печатные формы — а это важно, так как во многих компаниях есть уникальные документы.

У нас не арендованный, а собственный ЦОД, аттестованный по всем нормам законодательства, со всеми лицензиями, поэтому данные наших клиентов в полной безопасности. Также для выпуска электронных подписей мы не привлекаем третьих лиц, как поступают некоторые участники рынка. В этом случае, если контракт будет разорван, пользователи останутся без возможности выпуска подписей. При работе с нами такого не может произойти.

CNews: Расскажите об интересных кейсах из вашей практики.

Михаил Ефимов: Выбрать сложно. Каждый кейс интересен и уникален. Не бывает двух похожих компаний, даже если они близки по количеству персонала и виду деятельности. Но из необычных примеров можно вспомнить самую маленькую компанию среди наших клиентов. Мы говорили о том, что КЭДО целесообразен для компаний с штатом свыше 50 человек. Но из любого правила есть исключения. У нас есть клиент со штатом всего семь человек. Это компания, занимающаяся мобильной разработкой. Из этих семи человек четверо или пятеро — удаленные сотрудники, которые работают из разных точек мира. Для компании важно удобство оформления документов, им важен их HR-бренд, они осознанно приняли решение внедрить КЭДО и активно и с удовольствием им пользуются.

Самый крупный из наших кейсов, которым мы очень гордимся, — это работа с «Магнитом». У них 360 тысяч человек сотрудников и несколько форматов магазинов, в которых очень сильно отличаются бизнес-процессы. О своих впечатлениях от перехода на КЭДО сотрудники «Магнита» делятся в кейсе.

Еще один интересный пример — наше сотрудничество с МФЦ в Белгородской области. Это государственная компания, не самый большой город, но люди там понимают, насколько важна цифровизация. Сначала они внедрили только КЭДО, так как стояла задача оцифровать подписание документов, но затем подключили и другие инструменты — организацию видеосовещаний, переписку, корпоративный портал, — и с удовольствием пользуются полноценной HR-системой.

С точки зрения организации безопасности примечателен кейс МСП Банка. Так как это банк, у них есть дополнительное лицензирование, все данные должны быть надежно защищены. Поэтому, помимо классического внедрения КЭДО, силами специалистов нашего ЦОДа мы настраивали для них соединение с дополнительным шифрованием по VPN-туннелю, чтобы данные оставались в безопасности.

CNews: Подведем итог. На что важно обратить внимание при выборе системы КЭДО?

Михаил Ефимов: Первое — компания должна понимать, зачем ей это нужно, какие цели и задачи она ставит перед собой, и исходя из этого составить критерии выбора системы.

Второе — оценить стоимость владения системой на промежутке от года до пяти лет. Компания покупает лицензию и платит за внедрение. Если стоимость внедрения заложена в стоимость лицензии, получается, что компания каждый год будет тратить большую сумму на содержание КЭДО. Если внедрение считают отдельно, компания платит за него один раз и дальше оплачивает только лицензию. Имеет смысл узнать, есть ли у системы возможность масштабирования, чтобы в дальнейшем не приходилось выделять деньги на подключение дополнительных сервисов.

Третье — функциональные возможности системы. Какие еще задачи, помимо КЭДО, она может закрывать. Какие функции можно подключить, не настраивая дополнительную интеграцию.

Четвертое — опыт работы вендора. Погруженность в тему, знание законодательства, уровень экспертизы, наличие успешных кейсов, репутация на рынке.

Подробнее о СБИС КЭДО.

■ erid:Kra23mohjРекламодатель: ООО «Компания «Тензор»ИНН/ОГРН: 7605016030/1027600787994Сайт: https://sbis.ru/