Совсем недавно мобильное рабочее место воспринималось как модный тренд. Теперь же для многих компаний, особенно зарубежных, мобилизацию можно без преувеличения назвать необходимым условием развития бизнеса. По данным MarketsandMarkets почти 80% компаний из списка Fortune 500 уже мобилизировали свой бизнес, что позволило достичь 30% экономии. Согласно результатам опроса CIO.com и SAP, более 70% ИТ-директоров считают мобилизацию стратегически важным проектом для своего бизнеса. В России бум мобилизации еще не начался. Частично это связано с недостаточной обеспеченностью населения смартфонами.

Очевидно, что рентабельность проекта по мобилизации бизнеса будет зависеть от количества создаваемых мобильных рабочих мест. Поэтому важно определить, каким сотрудникам следует предоставить доступ к информационным системам с мобильных устройств. Обобщенно можно говорить о трех вариантах мобилизации. Первый вариант – возможность полноценной работы на мобильном устройстве есть только у топ-менеджмента. Второй – доступ к информационным системам с мобильных устройств есть у топ-менеджмента и менеджмента среднего звена. Это самая распространенная ситуация на развитых рынках. Третий – работать с мобильных устройств могут абсолютно все сотрудники компании, включая полевых.

Александр Рубанов, директор департамента разработки компании Softline, отмечает, что для России сейчас скорее характерны первые два варианта. В целом выбор стратегии мобилизации зависит от структуры бизнеса компании и готовности персонала работать, используя возможности мобильного офиса. С ним согласен и Константин Астахов, руководитель направления портальных и мобильных решений компании «Крок»: «Чем выше стоит человек по карьерной лестнице, тем выше его уровень ответственности и необходимость быть в курсе ситуации, иметь возможность оперативно реагировать». Он также отмечает, что постепенно мобилизация распространяется и на других сотрудников, которые работают в удаленных офисах, на территории заказчиков, из дома или просто хотят быть на связи не только в рабочее время. «Кроме того, не стоит забывать о специалистах, которые часто находятся в командировках. Однако мобильность не нужна абсолютно всем сотрудникам. Например, на работу кассиров в супермаркете она никак не повлияет», – уточняет Константин Астахов.

Проще говоря, мобильное рабочее место следует предоставлять только тем сотрудникам, которые могут извлечь из него дополнительные выгоды для компании. «Наша стратегия заключается в выявлении бизнес-процессов, которые можно оптимизировать, их реинжиниринге и предоставлении возможности сотрудникам выполнять свои должностные обязанности при помощи мобильных устройств», – отмечает Сергей Адрианов, начальник отдела управления КИС буровой компании «Евразия».

Виктор Ковалев, руководитель направления по стратегическому планированию департамента управления сервисов ИТ банка «Хоум Кредит», отмечает, что под мобилизацией следует понимать внедрение мобильных технологий в бизнес-процессы, а не замену стационарного компьютера на планшет или смартфон. «Мобильность ради мобильности не является достаточным основанием для вложений ИТ в данное направление», - уверен Виктор Ковалев.

По словам Александра Рубанова, сейчас любое крупное предприятие сталкивается с необходимостью мобилизации топ-менеджмента: «Чем крупнее компания, тем ценнее время руководителя и потребность в мобилизации». Такого же мнения придерживается Сергей Адрианов: «Начать мобилизацию можно с топ-менеджмента (мониторинг ключевых показателей), затем подключать менеджмент среднего звена (переход на системы электронного документооборота), и так далее».

С другой стороны Виктор Ковалев обращает внимание на то, что мобильные технологии связаны с жесткими ограничениями, которые психологически тяжелы для топ-менеджмента. Поэтому советует на первых шагах минимизировать внедрение мобильных решений на уровне доступа высшего руководства к почтовым ящикам и общим корпоративным ресурсам.

Виктор Ковалев отмечает, что проекты корпоративной мобилизации корректнее разделить на мобилизацию непосредственно бизнес-процессов, мобилизацию процесса подготовки решений на уровне руководителей среднего и высшего звена и только затем внедрение мобильных технологий в принятие управленческих решений верхнего уровня. С ним согласен Владимир Коровкин, руководитель дирекции бизнес-систем компании «Астерос Консалтинг»: «Есть мобилизация стратегического управления, есть мобилизация линейного управления и мобилизация операций. Между ними нет последовательности или иерархии».

В вопросе приоритетов предоставления мобильного доступа Владимир Коровкин поддерживает точку зрения Виктора Ковалева: «Вовсе не обязательно начинать мобилизацию «сверху». Иногда менеджмент вполне может сидеть в кабинетах, а рядовые сотрудники должны быть мобильными. Зачастую подход «все лучшее – руководству» тормозит распространение мобильных технологий больше, чем экономические трудности. Сравните сотни сотрудников, освобожденных от необходимости делать лишние переходы и переезды по производственной территории, и трех руководителей, которые увидели, пусть даже на хорошей информационной панели, один финансовый отчет. Где экономический эффект будет больше?» Для наглядности приоритетность мобилизации для различных сотрудников приведена в таблице.

Параметры/типы пользователя	Нерегулярные мобильные пользователи	Полевые сотрудники	Технические специалисты и эксперты	Управленческий персонал	«Поклонники мобилизации»
Типичные представители	Менеджеры	Сотрудники отдела продаж, отдела по работе с покупателями	Консультанты и старшие инженеры	Руководители высшего звена	Типичный немобильный сотрудник
Мобильное устройство	Смартфон	Смартфон, планшет	Смартфон, планшет	Смартфон, планшет	Смартфон
Используемые приложения	e-mail, управление технологическим потоком	CRM-решения, Salesforce, BA, системы регистрации данных	Портал управления знаниями, интернет-мессенджер, e-mail, календарь, BIRT	BIRT, e-mail, календарь, BA, системы оценки эффективности	e-mail, календарь, микро-блоги, IM, корпоративные социальные сети
Приоритетность мобилизации для компании	низкая	высокая	средняя	высокая	низкая

При этом все эксперты сходятся во мнении, что полная мобилизация для России сейчас явление скорее экзотическое. Компаний, которым это может быть выгодно, немного. «Полная мобилизация может быть выгодна компаниям, представительства которых находятся в разных городах и часовых поясах», – отмечает Александр Рубанов. По мнению Сергея Адрианова, начальника отдела управления КИС Буровой компания «Евразия», применять этот вариант можно в условиях, когда компания стремится полностью организовать свою деятельность через виртуальный офис.

Основной проблемой при определении эффективности проектов по мобилизации бизнеса является оценка выгод. Напрямую подсчитать преимущества от мобильных технологий не всегда возможно: они воздействуют на конечный финансовый результат опосредовано. Выгоды от проекта по мобилизации бизнеса в целом можно разделить на две большие категории: количественные и качественные.

Количественные выгоды выражаются в экономии затрат или увеличении выручки. Они могут достигаться за счет оперативности в принятии решений, быстрой обработки информации, а также возможности работать удаленно, снижения количества ошибок при работе с данными и улучшения взаимодействия с клиентами. «Внедрение мобильных технологий способствует получению выраженного экономического эффекта – возможен рост прибыли из-за оптимального использования ресурсов, прироста объема продаж или производства», – отмечает Александр Рубанов.

Качественные выгоды – это неосязаемые преимущества, которые играют ведущую роль в увеличении общей производительности труда работников, повышении степени удовлетворенности клиентов, увеличении лояльности к бренду и т.д.

По словам Владимира Коровкина, при мобилизации операционных процессов выгода - это более четкий мониторинг процессов и возможность получения более качественных первичных данных для аналитики. Он добавляет, что если речь идет о мобилизации операций, в большинстве случаев можно наблюдать значимый, количественно оцениваемый экономический эффект. Например, в случае мобилизации процесса согласования командировок в организации, в которой много «разъездных» сотрудников, экономия может составлять до половины стоимости командировки. Так, из-за задержки в утверждении командировок организация вынуждена приобретать неоптимальные рейсы и бронировать дорогие гостиницы. Мобильный электронный документооборот по согласованию командировок позволит исключить эту «наценку» на командировку. Эффект от мобилизации решений для совместной работы (collaboration) очевиден. Менее заметна выгода от мобилизации отчетности для руководства.

«Мобилизация позволяет сгладить пики в рабочем процессе: если раньше сотрудник с утра отвечал на накопившиеся с вечера электронные письма или согласовывал заявки, то теперь это можно сделать в течение дня: в дороге или во время ожидания», – отмечает Константин Астахов, руководитель направления портальных и мобильных решений компании «Крок».

В России ¾ организаций называют рост продуктивности работы сотрудников основной причиной использования мобильных решений.

Если с оценкой выгод могут возникнуть трудности, затраты на мобилизацию бизнеса можно подсчитать более-менее точно. Обычно это единовременные расходы и последующие ежегодные. Типичные единовременные затраты включают расходы на замену стационарных компьютеров на ноутбуки, оплату доступа к беспроводной локальной сети, установку беспроводных точек доступа и другого сетевого оборудования для создания беспроводной локальной сети, обеспечение зоны покрытия сети в офисе, установку и настройку ноутбуков, точек доступа, обучение и поддержку пользователей. Единовременные расходы будут зависеть от ряда факторов: устройство офиса, количество необходимых точек доступа, количество офисов компании и т.д. К ежегодным относятся расходы на поддержку и обслуживание оборудования и программного обеспечения, обеспечение безопасности и прочие административные расходы.

Согласно исследованию iPass (2013 г.), в среднем компании тратят $120 в месяц на каждого мобильного сотрудника. Мобильность руководителей обходится дороже – $149 в месяц, далее следуют торговые представители – $148 в месяц. Интересно, что более трети опрошенных (35%) редко или никогда не проверяли затраты на мобилизацию.

«Основные статьи расходов – это аналитика, подготовка инфраструктуры («железо» и ПО), закупка мобильных устройств, создание специфичных приложений, автоматизирующих бизнес-процессы компании, обучение, поддержка деятельности виртуального офиса после внедрения», – отмечает Александр Рубанов.

При этом говорить о каких-то обобщенных, средних оценках стоимости проектов в России на данный момент нельзя: «В разных компаниях совершенно разные исходные ситуации. Поэтому и затраты на мобилизацию будут различаться», – отмечает Константин Астахов. «Я не стал бы оценивать примерную стоимость, так как «перекос» по каждой из статей затрат может быть очень существенным», – говорит Александр Рубанов. По словам Виктора Ковалева, стоимость проекта по мобилизации очень сильно зависит от уже имеющегося потенциала компании – первые проекты всегда будут в разы менее эффективны, чем последующие. Он добавляет, что затраты на мобилизацию зависят от доли объективных бизнес-операций, выполняемых вне стационарных рабочих мест, а также от уже имеющегося опыта внедрения мобильных технологий. Виктор Ковалев советует предварительно провести хронометраж операций, которые нужно мобилизировать, и, с учетом экономической значимости этих операций, пропорционально оценивать вложения в мобилизацию.

Поскольку даже для однотипных компаний выгоды и затраты по проекту мобилизации бизнеса будут различными, невозможно вывести универсальную формулу оценки экономической эффективности такого проекта. Можно выделить несколько обобщенных подходов к оценке рентабельности «мобильных» проектов в зависимости от их типа.

«Самый простой способ оценить эффективность мобилизации – определить соотношение затрат и результата как отдельного подразделения или исследуемой контрольной группы, так и всего предприятия», – говорит Александр Рубанов. Для иллюстрации подхода к определению эффективности «мобильного» проекта рассмотрим условный пример.

Предположим, что до внедрения проекта по мобилизации сотрудник отдела продаж обрабатывал 1000 счетов-фактур в год. Обработка вручную каждого документа занимает 0,5 часа. Всего в компании около 500 специалистов по продажам, и зарплата каждого из них составляет $25 в час. После мобилизации процесса сэкономленное время на один счет-фактуру составит 0,5 часа (обработка будет проходить на мобильном устройстве в режиме реального времени). Общее сэкономленное время за год составит 500 часов на каждого специалиста (1000 х 0,5). В результате экономия затрат составит $12 500 на каждого специалиста (500 х 25). А общая экономия затрат за год составит $6,25 млн (500 х 12 500). Также допустим, что компания потратила около $1,5 млн на приобретение программного обеспечения и $250 тыс. на приобретение смартфонов. Затраты на внедрение, обучение и поддержку пользователей составили $800 тыс.. Тогда ROI в первый год проекта по мобилизации составит 145% ((6 250 000 – 2 550 000) х 100 / 2 550 000).

Стоит отметить, что экономическую эффективность ИТ-проектов оценить непросто. Трудно оценить, что именно позволило получить дополнительные выгоды/сократить расходы – изменение бизнес-процесса или непосредственно реализация ИТ-проекта по мобилизации бизнеса, в результате которого этот процесс изменился? Поэтому корректнее рассматривать ИТ-проекты в комплексе с другими процессами.

Константин Астахов рекомендует оценивать эффективность будущего проекта по мобилизации на фокус-группе. С ним согласен Виктор Ковалев: «В «Хоум Кредит» все ИТ-проекты обязательно проходят пилотную стадию. Измерение и сравнение экономической эффективности (с мобильными решениями и без них) является важнейшим критерием успешности пилота». Он также отмечает, что экономическая эффективность мобилизации процесса принятия управленческих решений для руководителей среднего и высшего звена рассчитывается как время, сэкономленное за счет сокращения числа и длительности стационарных совещаний, умноженное на фонд оплаты труда их участников. Для оценки эффективности включения мобильных компонент непосредственно в бизнес-процессы выгода определяется посредством сравнения экономических показателей реализации процесса «с» и «без» мобильных решений.