Наша платформа — как CRM для рекрутеров: они загружают данные, а потом начинается магия

Максим Корниенко

Холдинг Т1 представил HR-систему Т1 TalentForce еще несколько лет назад. Как платформа «Нота Юнион»  связана с вашим прошлым продуктом?

В июне 2023 года, когда мы официально запустили вендора «Нота», часть существующих продуктов прошла через ребрендинг. Так, Т1 TalentForce стал «Нота Юнион» . Но изменилось не только имя: платформа, которая существует почти четыре года, значительно эволюционировала, стала более функциональной и зрелой. Во многом это объясняется тем, что у продукта, который изначально создавался исключительно для внутренних потребностей нашего бизнеса, появились пользователи из разных индустрий: стало очевидно, что кадровые проблемы у всех одинаковые, однако  методы подбора персонала могут отличаться. В процессе работы с клиентами решение стало более универсальным, дополнилось новыми сервисами, в том числе инструментами коммуникации с кандидатами.

Кроме того, на протяжении четырех лет мы постоянно развивали аналитический инструментарий, делая его максимально гибким, ведь то, что нужно одной компании, не всегда подходит другой. Сегодня мы представляем решение, которое позволяет формировать отчеты под индивидуальные запросы. 

В целом гибкость и возможность простой кастомизации — одно из главных достоинств платформы. Еще на этапе проработки продукта мы проанализировали рынок существующих отечественных HR-систем и поняли, что фокус на адаптивности позволит «Нота Юнион»  отстроиться от конкурентов и дать рынку то, чего не могут дать другие.

Конечно, мы стремимся сделать сервис более «дружелюбным», чтобы пользователь мог быстро привыкнуть к работе с новым продуктом и самостоятельно установить нужные настройки. Для этого интерфейс претерпел две переработки, в результате которых формы стали визуально привлекательнее, число кнопок уменьшилось, при этом в одном окне удалось уместить возросшее число инструментов.

То есть вы адаптируете платформу под запросы каждого клиента?

Если малому и среднему бизнесу вполне хватит универсальных сервисов, крупным компаниям всегда требуется тонкая настройка под их специфические запросы и коробочный вариант продукта их не устроит. С такими заказчиками работаем по техническому заданию, дорабатываем продукт, интегрируем в корпоративный ИТ-ландшафт.  Например, мы внедряли платформу на предприятии с режимными объектами, что требовало усиленной проверки входящих кандидатов, в том числе прохождения детектора лжи, и подписании соглашения о гостайне. Все эти процессы также необходимо было автоматизировать в рамках «Нота Юнион» . В результате у нас получилось создать решение, которое полностью соответствовало требованиям клиента и помогло оптимизировать их рекрутинговые процессы.

Как HR общается с кандидатами через вашу платформу?

В «Нота Юнион»  реализована возможность интеграции с мессенджерами. Например, сообщения в Telegram-чат с кандидатом можно направлять напрямую, не переходя в сам мессенджер. При этом переписка сохраняется и в Telegram, и на платформе. С WhatsApp система интегрирована через внутреннего чат-бота.

Платформа позволяет формировать все стандартные для HR-процесса модули: заявки на вакансии, карточки кандидата, карточки вакансии. Есть личный кабинет кандидата, куда он может зайти и загрузить документы, необходимые для приема на работу. Для сотрудников службы безопасности создан специальный дашборд. Он представляет собой систематизированную информацию о прохождении кандидатом этапов в рамках проверки СБ, что позволяет синхронизировать работу кадровой службы и службы безопасности. Все заинтересованные лица видят актуальную информацию о каждом соискателе, что значительно упрощает процесс приема на работу и улучшает взаимодействие между отделами. «Нота Юнион»  — это своего рода удобная CRM-платформа, только для рекрутеров. Специалисты просто загружают данные — с сайта или из файла — и начинается магия.

С какими ресурсами еще интегрирована платформа?

 «Нота Юнион»  интегрирована со всеми популярными job-порталами: HeadHunter, Superjob, Работа.ру, Авито Работа и другими. Размещать вакансии на этих сервисах можно прямо из ИТ-системы, а отклики будут приходить в автоматическом режиме. Рекрутеры не тратят время на поиск кандидатов, а фокусируются на анализе откликов и принятии решений о найме.

Как в «Нота Юнион»  обеспечивается стабильность работы системы? Какой охват у платформы?

Мы проводили нагрузочное тестирование на 1100 рекрутерах, то есть 1100 специалистов одновременно обращались к системе, выполняя одно и то же действие. Таким образом на практике было доказано, что платформа справляется с большими нагрузками и может быть эффективна в компаниях любых масштабов. 

Вопрос достаточности мощностей решаемый, в том числе за счет облачного размещения или аренды серверов. Крупный бизнес предпочитает устанавливать системы в замкнутом периметре, на собственных серверах. И в этом случае за работоспособность платформы отвечает ИТ-команда компании.  

Кто еще, кроме HR-специалистов, может использовать платформу? Чем она может быть полезна руководству компаний?

Помимо HR-менеджеров платформой пользуются сотрудники отдела кадров и службы безопасности. У внутренних заказчиков — руководителей — в подразделениях, где набирают тех или иных сотрудников, есть с помощью «Нота Юнион»  возможность следить за процессом подбора и найма, хотя инструментов для общения с кандидатами у них нет. Топ-менеджеры чаще всего используют отчеты в рамках своих компетенций, либо HR-отдел погружает их в свою работу, показывает результаты и выполнение KPI.

Какие метрики руководители могут посмотреть в отчете?

В «Нота Юнион»  есть большой набор предустановленных табличных отчетов. С их помощью можно проанализировать эффективность воронки подбора, причины отказа соискателей, загрузку рекрутеров, продуктивность источников резюме. Причем результаты довольно детализированы: можно, например, получить информацию, откуда пришел конкретный кандидат и нужно ли инвестировать дальше в этот ресурс.

Кроме того, платформа может формировать отчет по конкретным параметрам, варьирующимися в зависимости от задач бизнеса. Среди таких индивидуальных отчетов наиболее популярна статистика появления определенных вакансий с привязкой к городу и датам.  

Можете поделиться результатами внедрения платформы на конкретном примере?

Среди наших клиентов есть крупная компания с несколькими промышленными площадками и распределенной филиальной сетью. Перед нами как доверенным партнером стояла задача автоматизировать процесс подбора кадров, организовать HR-взаимодействие между разными подразделениями и сделать прозрачную аналитику. Мы предложили набор решений, направленных на интеграцию решения со штатной структурой компании внутри платформы 1С. Добавили функцию записи на собеседование: рекрутер предлагал несколько опций по времени, кандидат выбирал подходящую, и автоматически каждому приходило приглашение. Кроме того, был оптимизирован процесс согласования решения по офферу через личный кабинет кандидата. Проект был масштабный: новая функциональность добавлялась на платформу в течение года. И до сих пор в уже работающее решение по запросам заказчика добавляются новые сервисы.  

Каких результатов ваш клиент добился в этом кейсе?

Во-первых, на 18% вырос идекс потребительской лояльности NPS и HR-бренд компании увеличился в цене. Во-вторых, в два раза сократилось время от возникновения потребности в новом работнике до передачи заявки рекрутеру в работу. В-третьих, появилась платформа, на которой абсолютно все участники найма работают в режиме единого окна. Вся нужная информация теперь хранится в одном месте. Наконец, один из самых значимых итогов — на 20% уменьшилось время закрытия вакансий.

Оказываете ли вы сервисную поддержку заказчику после внедрения?

Перед запуском платформы мы обязательно проводим обучение для рекрутеров, обычно это происходит в онлайн-формате. Для остальных пользователей пишем простую инструкцию с подробным описанием функций и возможностей платформы. 

На любые запросы клиентов оперативно реагирует наша служба поддержки. Не удивительно, что первый месяц работы «Нота Юнион»  в компании обычно самый сложный, так как в это время происходит перенос данных из другой системы и люди начинают работать с новыми инструментами. Потом число запросов на консультации заметно снижается.  

Платформа хранит огромный объем персональных данных. Как «Нота Юнион»  обеспечивает их защиту?

 «Нота Юнион»  учитывает все актуальные требования российского законодательства к безопасности. При общении с кандидатами система в обязательном порядке отправляет запрос на обработку персональных данных. Резюме сохраняется в системе только после согласования с соискателем. Если кандидат против, информация о нем удаляется из базы.

Безопасность платформы гарантируется тем, что наша компания работает по 152-ФЗ, а у нашего дата-центра есть лицензия ФСБ и сертификат ФСТЭК. Кроме того, платформу можно развернуть в сертифицированном облаке, которое работает на мощностях собственного ЦОДа, расположенного в России и имеющего категорию Tier-3. В случае размещения на внутренних серверах клиента, мы можем проконсультировать компанию, рассказав о способах повышения уровня защиты перед лицом киберугроз. 

Какие дальнейшие планы по развитию платформы «Нота Юнион» ?

Дорожная карта, сформированная на основе обратной связи от клиентов, подразумевает дальнейшее наращивание функциональности системы для массового подбора. Речь идет о ситуациях, когда рекрутер работает с огромным потоком кандидатов и не проводит как таковых собеседований. В этом случае компании стараются максимально автоматизировать процесс подбора, чтобы работа происходила с минимальным вмешательством человека.

Кроме того, планируется реализация профиля мультивакансии, интеграция с телефонией, внедрение элементов ИИ. В целом мы активно улучшаем все внутрисистемные процессы и стремимся поддерживать высокий уровень сервиса для клиентов. Наша цель — создать атмосферу, в которой клиенту будет максимально комфортно. 

Можно привести примеры функций на базе искусственного интеллекта?

Работа с нейросетями — набирающий силу тренд, который мы не можем игнорировать. ИИ уже помогает формировать описание вакансии и осуществляет поиск подходящих кандидатов во внутренней базе по заданным критериям. Еще одна задача для него — создавать тестовые задания. 

Кроме того, ИИ даже может общаться с кандидатами, оперативно анализируя их ответы. Благодаря этому беседа становится максимально эффективной, при этом такие звонки практически не отличить от разговора с реальным человеком. Это одна из самых современных технологий, которая сегодня активно внедряется в процесс подбора кадров.