Цифровизация охватила многие сферы бизнеса за последнее время и добралась до кадрового документоборота. Популярность электронных решений для кадрового документооборота, КЭДО, увеличилась в четыре раза за последние годы. Они значительно упростили работу HR-персонала, позволил компаниям перевести в цифровой формат большую часть документов и сократить объем работы с бумажными документами. Правительство стимулирует переход на КЭДО и законотворчеством и созданием профильного сервиса.
Использование КЭДО резко выросло за последние годы
Российский офис компания Deloitte (сейчас - «Деловые решения и технологии») в 2019–2021 гг. проводил «замеры» уровня внедрения решений КЭДО на отечественных предприятиях. И если в 2019 г. лишь 17% опрошенных компаний внедрили КЭДО и 5% — планировали это сделать в течение ближайшей пары лет, то в 2021-м такие решения работали уже у 75% опрошенных, а 19% планировали начать внедрение в течении следующих двух лет.
Динамика внедрения КЭДО в России
Например, в сегменте «телеком, медиа и технологии» в 2019 г. КЭДО использовали только 5% компаний, в торговле - 3%, в нефтегазовой и энергетической отраслях и металлургия — 2%. В 2021-м соответствующие цифры — 26%, 15% и 19%.
Все три года исследований наиболее популярными остаются одни и те же процессы кадрового ЭДО. Это предоставление отпуска (в 2021 г. работал у 81% опрошенных Deloitte), направление в командировку (73%) и ознакомление с нормативными актами (69%).
В этих результатах нет ничего удивительного — государство всеми силами «подталкивало» бизнес к переходу на электронное ведение кадровых дел.
Государственное стимулирование внедрения КЭДО и сервис «Работа России»
Законотворческие инициативы по внедрению КЭДО на российских предприятиях начались в конце 2019 г., когда были приняты федеральные законы № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». Они сделали возможным переход от бумажных трудовых книжек к электронным записям данных о работниках и использование «облачной» электронной подписи.
В мае 2020 г. Министерством труда был запущен эксперимент по электронному документообороту на основании принятого в конце апреля федерального закона №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», в котором участникам позволялось полностью отказаться от бумажных документов. Результатом эксперимента стали изменения в законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот. С 2021 г. разрешено создание, подписание, использование и хранение работодателями и работниками трудовых документов, созданных в электронном виде без дублирования на бумаге (федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).
Положения закона касаются большинства кадровых документов, к примеру, трудовые книжки впервые устраивающимся на работу гражданам с 1 января 2021 г. оформляются только в электронном виде. Однако, остались исключения: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда государство обязует продублировать на бумажном носителе.
Тогда же, в 2021 г. был запущен эксперимент по предоставлению услуг КЭДО на портале «Работа России». Изначально возможности портала были ограничены, допускалась регистрация не более 50 работников от одного работодателя. Однако впоследствии ограничения были сняты, появились новые возможности платформы. Бесплатный доступ к функционалу, гарантия безопасности данных, бесплатно выдаваемая простая электронная подпись привели к тому, что в 2021 г. «Работа России» вышла с 12%, по данным Deloitte, на четвертое место по частоте использования после 1С:ЗУП (33%), «Других продуктов» (24%) и SAP (20%).
Станет ли государственная система значимым конкурентом на рынке КЭДО разработкам коммерческих компаний? Михаил Ефимов, руководитель направления КЭДО компании «Тензор», считает, что нет, так как «Работа России» лишь частично автоматизирует процесс. Компаниям необходимо настраивать интеграцию с сервисом самостоятельно или выгружать документы вручную. Такой вариант, по его мнению, подойдет только маленьким организациям с несколькими сотрудниками, крупному же бизнесу нужна полная автоматизация процессов и кастомизация продуктов под свои задачи.
Перемены на рынке КЭДО
Согласно статистике Deloitte, в 2021 г. SAP и Oracle занимали соответственно 20% и 6% рынка КЭДО. Казалось бы, с их уходом освободилась четверть рынка, однако, по мнению Михаила Ефимова, руководителя направления КЭДО компании «Тензор», на российском рынке импортного софта в сегменте КЭДО по сути не было, иностранные решения автоматизировали лишь часть процессов. «Если мы говорим про системы учета типа SAP, они отвечали только за учет кадров, но не за кадровый документооборот», — уверяет он.
Но есть и другие претенденты на долю рынка. Так, на него вышли некоторые крупные компании с собственными решениями КЭДО, которые изначально создавали для своих нужд.
Другое изменение — рост интереса к КЭДО со стороны малого и среднего бизнеса. Изначально двигателями рынка кадрового электронного документооборота был, в основном, территориально распределенный крупный бизнес с большим количеством удаленных работников. Малый бизнес же предпочитает цифровизировать клиентский сервис, а не внутренние бизнес-процессы. Но, как отмечает Михаил Ефимов, последнее время предприниматели малого и среднего бизнеса также поняли экономическую целесообразность внедрения КЭДО при гибридном графике работы своих сотрудников.
Государство требует единообразия
Долгое время компании сами решали как оформлять электронную документацию. Вести кадровый документооборот теперь «как удобно» не получится. С 1 марта 2023 г. вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой при создании электронных документов применяются единые требования к составу и формату электронных документов. Если работодатель переходит на КЭДО, то с этой даты он должен соблюдать требования, разработанные Минтрудом РФ в приказе №578 от 20 сентября 2022 г. Согласно единым требованиям служебные электронные документы должны содержать основную часть в виде файла PDF/A-1A-файл, приложения в виде тестовых, графических и табличных данных, электронные подписи к первым двум частям, машиночитаемую доверенность для подписи доверенного лица и описание документа в XML.
С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 г. идет еще один эксперимент правительства РФ по использованию кадрового электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В нем принимают участие Федеральное казначейство, Минцифры и ФНС. Возможно, по результатам данного эксперимента КЭДО станет обязательным в нашей стране в ближайшем будущем.
Поделиться
