Многие компании имеют разветвленную структуру, офисных и мобильных сотрудников в разных городах, руководство, которое на связи 24/7. Но далеко не все они довольны уровнем автоматизации бизнес-процессов и эффективностью работы персонала с корпоративной документацией. Компания «Объединенные Системы Сбора Платы» (ОССП), крупнейший оператор платных автодорог в России, — одна из таких территориально распределенных организаций. При этом проблема выстраивания эффективного электронного документооборота для нее уже решена. Александр Дмитриев, начальник отдела ИТ, и Дина Шебордаева, начальник отдела систем качества и отчетности, рассказывают, каким образом это было достигнуто.
Александр Дмитриев, Дина ШебордаеваОССП
CNews: Как ваша компания пришла к необходимости цифровизации документооборота?
Александр Дмитриев: Мы являемся достаточно большой организацией с головным офисом в Москве и 49 подразделениями (пунктами взимания платы) в 9 регионах России. Всего в ОССП трудится более 2 000 сотрудников, они занимаются содержанием автодорог, взимают плату за проезд по платным участкам дорог М-11 «Нева», М-4 «Дон», М-3 «Украина», обслуживают информационные системы, обеспечивают безопасность дорожного движения.
К 2017 году мы приняли решение о переходе от бумажного документооборота к электронному. Причин этому было несколько. Во-первых, поиск информации в папках, шкафах и архивах занимал много времени. Во-вторых, документы поступали в головной офис от удаленных подразделений разрозненно, что могло привести к потерям информации. В-третьих, объем бумаг был достаточно большим, они продолжали накапливаться, а пространство офиса продолжало сужаться. В-четвертых, мы хотели сократить сроки согласований документов, чтобы быстрее решать задачи бизнеса, например, подписывать договоры.
CNews: Что вы предприняли? Как приступили к автоматизации работы с документами?
Александр Дмитриев: Изначально мы задумались о цифровизации в Sharepoint. Но, оценив имеющиеся на рынке решения, остановились на отечественной low-code платформе Docsvision, потому что она лучше отвечала поставленным задачам и нашей инфраструктуре. При выборе Docsvision нам понравилось то, что в платформе есть настоящий low-code, который, как мы сейчас уже убедились, действительно позволяет нашим специалистам настраивать практически любой элемент системы без разработки.
Также платформа Docsvision обладает гибким веб-интерфейсом для пользователей. Нам требовалось, чтобы он был мультиязычным (в компании пользуются двумя языками: русским и английским), мобильным и подстраивался под роль сотрудника. Это в перспективе позволило быстро и просто подключить к работе в системе всех пользователей, в том числе топ-менеджеров, не проводя какого-либо обучения. Они получили удобный доступ к СЭД с различных устройств.
В итоге мы автоматизировали электронный документооборот в два этапа. В обоих случаях желаемого результата нам помогла достичь компания «Диджитал Дизайн» как исполнитель проекта.
CNews: Как вы расставили приоритеты? Что было переведено в электронный вид на первом этапе?
Александр Дмитриев: С самого начала мы подошли к проблеме комплексно и решили охватить большое количество документов и процессов.
Автоматизировали работу с корреспонденцией: входящими и исходящими письмами. Перевели в цифру отчёты, которые формируются на еженедельной, ежемесячной и годовой основе, различные формы, реестры платежей, приказы, доверенности, локальные нормативные документы.
Также мы автоматизировали часть работ с договорами. Перевели в СЭД их подготовку и согласование внутри компании вместе с сопутствующими формами корпоративных одобрений с топ-менеджментом.
CNews: А что подтолкнуло к дальнейшему развитию?
Дина Шебордаева: Мы пришли к необходимости второго этапа автоматизации документооборота благодаря совокупности трех факторов.
Первый из них — наши собственные потребности в части унификации, ускорения и оптимизации процессов согласования документов. Например, многие сотрудники и руководители ОССП часто перемещаются между пунктами взимания платы, соответственно, к системе был необходим доступ в том числе с мобильных устройств.
Второй фактор — изменение требований законодательства РФ, например Федерального закона «Об электронной подписи», требования к применению машиночитаемых доверенностей (МЧД).
И, наконец, третья предпосылка — успешный опыт других компаний, который мы также учитывали. Например, многие контрагенты активно соглашаются на обмен электронными договорами, нам хотелось воспользоваться этими возможностями, объединив внутренний и внешний документооборот в едином интерфейсе.
CNews: В чем именно заключался второй этап развития документооборота?
Дина Шебордаева: Компания «Диджитал Дизайн» осуществила переход СЭД ОССП на версию платформы Docsvision 5.5.5, внедрив дополнительные модули.
Мы начали использовать новый веб-клиент с полнофункциональным рабочим местом, адаптивным интерфейсом и повышенной скоростью работы. Например, время открытия карточек сейчас не превышает 2 секунд. Это облегчило работу как офисных работников и руководителей, которые могут зайти в СЭД со своего телефона в любое время, так и операционного персонала, который также имеет в ОССП доступ к системе электронного документооборота. В целом повысилась производительность процессов. Сроки согласования договоров сейчас составляют от 2 часов до 1 рабочего дня.
Важным шагом для нас стал переход к электронному внутреннему и внешнему документообороту и подписанию документов в СЭД с использованием ЭЦП и машиночитаемых доверенностей. Для этого наша СЭД была интегрирована с сервисом оператора ЭДО «Контур.Диадок». Теперь мы обмениваемся с контрагентами документами, в том числе договорными, в привычном интерфейсе Docsvision.
В СЭД работает модуль машиночитаемых доверенностей. Мы создаем, импортируем и при необходимости отзываем МЧД, подписываем документы внутри СЭД с использованием МЧД, а также направляем их контрагентам (например, исходящие письма, договоры).
CNews: Вы упомянули внедрение электронного архива. Как вы решили вопрос с накапливающимся объемом цифрового контента?
Дина Шебордаева: У нас появился модуль управления архивом на базе Docsvison. Он создан с учетом положений приказа Росархива №77. С одной стороны, это регулирование носит для нас рекомендательный характер как для коммерческой организации. С другой — и бизнес, и госсектор должны обеспечить хранение определенных документов на протяжении установленных законом сроков. Например, в нашем случае это касается бухгалтерии, HR, отделов охраны труда и отделов взимания платы. Соответственно, мы посчитали, что использование специализированного архивного модуля, основанного на требованиях приказа Росархива, нам подходит, удобно и помогает соблюдать требования законодательства РФ в части сроков хранения документов, что, например, важно при аудиторских, налоговых проверках или проверках государственной инспекции по труду.
Мы унифицировали имеющуюся номенклатуру дел всех подразделений, формируем справочник номенклатуры в архивном модуле СЭД. Учет электронных, бумажных и дел смешанного вида ведется в архивном модуле, что облегчает поиск информации и доступ к ней.
Архивный модуль также упрощает отбор документов на постоянное хранение или уничтожение. Например, когда хранение оригиналов приказов осуществлялось только в бумажном виде, сотрудникам требовалось вручную полистно отбирать и сортировать документы. Это занимало много рабочего времени и человеческих ресурсов. Теперь в ОССП определено три вида приказов в соответствии с установленными приказом Росархива сроками хранения, а система автоматически имеет возможность списывать карточки документов в то или иное дело, созданное в справочнике номенклатуры дел СЭД.
CNews: Есть ли у вас планы на дальнейшую цифровизацию?
Александр Дмитриев: Да, мы планируем интегрировать СЭД с корпоративным порталом на «Битрикс24». Работы будет выполнять компания «Диджитал Дизайн», наш постоянный партнер.
Портал мы позиционируем как единую точку доступа сотрудников к корпоративным ресурсам. Новые работники, заходя на него, найдут обучающие материалы, документы, связанные с адаптацией. А остальные сотрудники — внутренние регламенты и другую корпоративную информацию, хранящуюся в СЭД.
CNews: Что на основе полученного опыта вы можете рекомендовать организациям, приступающим к автоматизации документооборота или масштабной модернизации СЭД?
Александр Дмитриев: В ходе наших проектов мы пришли к нескольким выводам. Надеюсь, они будут полезны и другим компаниям:
- Заручитесь поддержкой высшего руководства компании в отношении необходимости автоматизации или модернизации документооборота.
Инициативы и изменения, исходящие от руководства компании и поддерживаемые им, позволят вам эффективно и с наименьшим сопротивлением привнести преимущества любой системы (не только СЭД) в деятельность вашей организации.
- Будьте готовы к тщательному описанию, унификации и оптимизации процессов до внедрения системы.
Составление ТЗ может занять больше времени, чем развертывание СЭД или переход на ее новую версию, если процедуры компании не полностью идеальны или не стандартизированы. Более того, хорошо проработанное ТЗ или ЧТЗ позволит вам глубже понять текущую ситуацию с процессами внутри организации, и, возможно, на лету оптимизировать их. Для первой версии СЭД в компании не всегда стоит проводить революцию в процессах, но переход на новую версию платформы — это повод провести анализ существующих процессов и интерфейса системы и, помимо введения обновления, улучшить деятельность компании новыми, более оптимальными для всех бизнес-процессами. Опытный интегратор поможет справиться с этой задачей и оптимизировать процессы при необходимости.
- Ищите решения, которые сможете дорабатывать самостоятельно.
Возможность настраивать новые процессы и редактировать имеющиеся силами администратора СЭД существенно снизит нагрузку на ваше ИТ-подразделение, а также затраты на подрядчика. При выборе платформы СЭД обращайте внимание, насколько в ней развиты визуальные средства разработки (инструменты low-code и no-code).
- Проведите инвентаризацию поддерживающих технологий для ускорения СЭД.
У нас получилось в 2-3 раза повысить отзывчивость системы, перейдя с VPN на MPLS-канал для передачи данных между подразделениями. А наилучший результат с точки зрения производительности СЭД дадут ее регулярные обновления вместе с оптимизацией всего технологического стека.
■ erid:LjN8KSrc6Рекламодатель: ООО "ДоксВижн"ИНН/ОГРН: 7801515318/1107847070638Сайт: https://docsvision.com/