Системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) и бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) — инструменты, используемые для управления организационными изменениями, — существуют уже давно. Первый инструмент ориентирован на управление жизненным циклом контента — такого, как файлы, электронные документы и др. Второй направлен на совершенствование бизнес-процессов организации — то есть, на моделирование существующих процессов, автоматизацию и улучшение бизнес-показателей.

BPM/ECM и автоматизация бизнес-процессов

Рынок платформ, связанных с автоматизацией бизнес-процессов, достаточно насыщен. И сегодня без этих систем практически невозможно автоматизировать процессы: сотрудники будут тратить слишком много времени на поиск информации, нужных документов и на рутинные операции.

Для кого сейчас актуальна такая автоматизация? Сегодня, в новой реальности, широко используются возможности удаленной и гибридной работы. Это уже устоявшийся тренд. В условиях удаленной работы автоматизация становится гораздо более актуальной и востребованной. В частности, это помогает работать с документами в удаленном режиме, переводя их в электронный вид, помогает контролировать и структурировать работу сотрудников.

По мнению аналитиков Gartner, один из трендов 2021 г. — гиперавтоматизация. В постковидном мире, ориентированном на цифровые технологии, организациям придется автоматизировать больше ИТ- и бизнес-процессов, ускорять цифровую трансформацию. Поэтому гиперавтоматизация становится условием выживания.

Многие компании задумались о том, что нужно автоматизировать даже те процессы, которые ранее не рассматривались как предмет автоматизации. Кроме того, компании стали заниматься автоматизацией более масштабно. Это актуально как для крупных компаний со сложными бизнес-процессами и большими объемами данных, так и для средних и малых организаций, которым также нужно быть конкурентоспособными и гибкими в меняющихся условиях. Единая и взаимосвязанная стратегия автоматизации должна обеспечивать гибкость и скорость реагирования на изменения.

Статистика показывает, что многие сотрудники тратят значительную часть своего рабочего времени на поиск информации, нужных документов, на рутинные операции. Автоматизация позволяет минимизировать эти трудозатраты, повысив эффективность бизнеса. Платформы класса BPM и ECM уже не первый год используются для автоматизации бизнес-процессов. Их предлагает целый ряд вендоров. Один из примеров — Microsoft SharePoint.

Сейчас, в эпоху гиперавтоматизации, это стало мэйнстримом. Однако к данным платформам сегодня предъявляются новые требования. Связано это с тем, что автоматизация должна быть очень быстрой и оперативной. Отсюда популярность подходов low code и no code. Это тоже становится трендом. У многих вендоров появляются соответствующие решения.

При этом предъявляются особые требования к безопасности, потому что в условиях удаленной или гибридной работы корпоративные системы так или иначе доступны извне. Нужен безопасный удаленный повсеместный доступ к корпоративным ресурсам с любого устройства. Адаптивность и оперативные изменения — это то, что делает бизнес стабильным, позволяет ему быстро меняться в соответствии с внешними изменениями.

В эпоху искусственного интеллекта дополнительным плюсом является наличие в платформах таких сервисов, как чат-боты. Подобные сервисы позволяют повысить эффективность работы сотрудников, и, в частности, обеспечить функции удаленного и повсеместного доступа.

ZPlatform Cloud как DPA-решение

Эти требования разработчики компании «Зет Софт» взяли за основу при создании своей платформы ZPlatform Cloud. Это low-code платформа: большинство настроек и реализаций бизнес-процессов не требует программирования. Кроме того, данная платформа доступна как в виде облачного сервиса, так и в виде решения, развертываемого в инфраструктуре заказчика. Облачная версия позволяет экономить на капитальных затратах.

По существу, ZPlatform Cloud представляет собой платформу класса DPA (Digital Process Automation). Если BPM отвечает за логику бизнес-процессов и позволяет автоматизировать существующие процессы, то решения DPA нацелены на цифровую трансформацию в масштабе всей компании. Это подход более высокого уровня.

Набор инструментов ZPlatform Cloud позволяет автоматизировать задачи документооборота, HR-процессы, Help Desk. А для компаний, которые занимаются разработкой корпоративных приложений, платформа предоставляет набор сервисов, позволяющих быстро создавать собственные приложения. Ведь для многих компаний важно не ограничиваться возможностями готовой платформы и что-то делать самостоятельно, привлекая своих разработчиков. Данное решение также интегрировано с сервисами Microsoft. Хотя ZPlatform Cloud построена на технологиях Open Source, возможна тесная интеграция платформы с Microsoft Teams в виде приложения или чат-бота.

Без помощи ИТ

Многие заказчики, которые много лет работали с решениями Microsoft, сегодня задумываются о том, что им нужно внедрять ПО из Реестра российского программного обеспечения. Это одна из причин, почему разработчики «Зет Софт» задумались о создание новой системы. Кроме того, растет количество квалифицированных пользователей, которые сейчас приходят работать в компании. Они хотят иметь возможность самостоятельно подстраивать «под себя» бизнес-процессы, быть независимыми от ИТ-отдела, и им нужны инструменты, позволяющие решать задачу автоматизации бизнес-процессов силами самого бизнеса.

«Имея 13-летний опыт автоматизации бизнес-процессов, мы понимаем и знаем из большого количества проектов, какие именно инструменты нужны, и как их использовать наиболее удобно», — отмечают в «Зет Софт».

Еще один тренд — бум информатизации и цифровизации. Существует острая нехватка разработчиков, особенно с опытом в Java-технологиях, frontend-технологиях. При этом количество задач, которые необходимо решать бизнесу, растет почти экспоненциально.

Благодаря платформе ZPlatform Cloud можно сократить трудозатраты и время на разработку, решать эти задачи с меньшим количеством ресурсов и с менее квалифицированными в области ИТ сотрудниками. Многие платформы были изначально сделаны таким образом, что их архитектура не подразумевала масштабную автоматизацию, или не предполагалось, что компании будут генерировать такие объемы данных, одновременно запускать огромное количество процессов и задач.

Большинство платформ испытывают сложности с производительностью, и разработчики вынуждены менять их архитектуру. Учитывая это, в архитектуру ZPlatform Cloud были изначально заложены высокие показатели масштабирования, возможность унифицировать пользовательский интерфейс и подходы к администрированию системы при реализации широкого спектра бизнес-процессов и бизнес-приложений.

Архитектура данной платформы также позволяет развертывать и использовать ее в облаке и предоставлять заказчикам как сервис. При этом реализованы механизмы мультитенантности и изолированного доступа к данным, обеспечения отказоустойчивости. Это позволяет компаниям сэкономить деньги и перевести капитальные затраты в операционные.

Платформа предоставляет из себя набор большого количества сервисов. Они позволяют компаниям, используя собственный штат разработчиков, создавать решения быстрее, не тратя время на рутинные функции, а фокусируясь на основной логике бизнес-процессов. При этом используется готовый набор системных сервисов, который нужен практически для любой системы.

Другая группа – корпоративные пользователи, которые занимаются автоматизацией собственными силами, не являясь программистами, умеют пользоваться различными конфигураторами и самостоятельно настраивать системы.

Наконец, в числе потенциальных заказчиков — компании, которые хотят быстро внедрить уже готовое решение, адаптировать свои бизнес-процессы под лучшие отраслевые практики. Для них важно получить систему «из коробки» или использовать ее как сервис и быстро запустить свои бизнес-процессы в уже реализованной логике.

Набор сервисов

Для каждой из этих групп пользователей платформа предоставляет нужные сервисы и инструменты. Например, для разработчиков это большой набор системных сервисов: работа с организационной структурой, с мультитенантностью в облачном решении или в решении для холдинговых компаний, которые должны обеспечить работу каждого подразделения изолированно друг от друга. Это все, что связано с авторизацией, интерфейс и администрирование, унифицированные для всех сервисов.

Так как платформа микросервисная, важен единый унифицированный интерфейс управления всеми сервисами. Среди большого количество системных модулей — сервис уведомлений, файловый сервис, сервис поиска, логирования. То есть все то, что требуется реализовывать при создании приложения или разработке решения корпоративного уровня. Для тех, кто самостоятельно настраивает бизнес-процессы, есть специальный редактор бизнес-процессов, конфигуратор контента и форм, система логирования и мониторинга, доступная системным администратором. В качестве СУБД платформа использует PostgreSQL.

Платформа позволяет разрабатывать различные бизнес-процессы, в частности, связанные с документооборотом, а также кадровые бизнес-процессы, сервис-деск, управление задачами, управления проектами и пр. Можно реализовать широкий спектр бизнес-процессов, и часть из них уже реализованы на базе платформы. Работать с системой можно через браузер, Microsoft Teams, чат-бот — то есть через те каналы, которые удобны и привычны бизнес-пользователям.

ZPlatform Cloud можно интегрировать с электронной почтой, Exchange, 1C и с любыми ERP-системами. Технология и архитектура микросервисов позволяет реализовать собственные сервисы для интеграции с другими системами. Поддерживается также интеграция с Microsoft Office.

В заключение еще раз отметим ключевые особенности ZPlatform Cloud. Это использование микросервисной архитектуры для лучшего масштабирования и отказоустойчивости сервисов, высокая производительность системы при работе с большим объемом данных и числом пользователей, а также возможность реализации на ее основе собственных решений силами собственных или внешних разработчиков.