Заполярный рецепт: ERP для "Нарьянмарнефтегаза" за 8 месяцев

Для предприятий нефтегазовой отрасли использование корпоративных информационных систем давно уже стало нормой. В то же время процесс модернизации и улучшения существующих решений продолжается достаточно активно. В 2008 году компания "Нарьянмарнефтегаз" внедрила полнофункциональную систему управления корпоративными финансами. Партнером по проекту выступает GMCS. Главными особенностями можно считать коренную переработку практически всех бизнес-процессов нефтегазовой компании и кратчайшие сроки внедрения: от старта работ до запуска системы в эксплуатацию прошло всего восемь месяцев.

Уложиться в сроки

Среди основных особенностей проекта - сжатые сроки реализации. Новая информационная система финансового управления "Нарьянмарнефтегаз" была внедрена всего за восемь месяцев. По словам Алексея Зайцева, пять месяцев занял этап проектирования методологии и информационной структуры системы, а также настройка и интеграционное тестирование. В течение трех месяцев осуществлялась поддержка системы в режиме опытно-промышленной эксплуатации, после чего был дан старт промышленной эксплуатации основных участков. На второй этап внедрения было вынесено формирование налоговых регистров и необходимой регламентной отчетности, включая учет по GAAP. В это же время началась автоматизация удаленных складов. Для поддержки жестких временных рамок "Нарьянмарнефтегазом" совместно с компанией-интегратором был разработан комплекс организационных мер, который включал в себя схему утверждения всех методик и проектной документации. Также был разработан детальный план по подготовке работ и выделены приоритетные участки, к которым были отнесены банковские и кассовые операции, казначейство, расчеты с клиентами и поставщиками, модули реализации и закупки, а также строительство.

GMCS – консалтинговая компания в сфере ИТ, выполняющая комплексные проекты, направленные на повышение эффективности бизнеса. GMCS была основана в 1997 году. С 2005 года входит в группу компаний "Компьюлинк". GMCS является партнером ведущих поставщиков программных продуктов: IBM Cognos Planning, IBM Cognos 8 BI, Infor ERP LN, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Office Solution Accelerator for Sarbanes-Oxley, Microsoft Sharepoint, Oracle E-Business Suite, PlanDesigner, SAP Business Suite, "БОСС-Кадровик". Компания имеет значительный опыт работы с крупнейшими предприятиями различных секторов экономики. Головной офис GMCS расположен в Москве, региональные филиалы – в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Киеве.

Одновременно с работой по внедрению информационной системы финансового управления шел процесс формирования новой методологи. По мнению Алексея Зайцева, ведение проекта совместно с методологами – это наилучший вариант, поскольку методологию, разработанную отдельно, зачастую бывает сложно впоследствии адаптировать под систему. Специалисты команды проекта совместно разрабатывали новые методики бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Все предложения обязательно проходили этап согласования – это позволяло убедиться в том, что они соответствуют системе. Для выстраивания взаимодействия двух команд был принят "Устав проекта", предложенный GMCS. Он определял организационную структуру проектной группы, команды интегратора и методологов, обязанности сторон и правила взаимодействия при решении вопросов. Однако, по словам Алины Зенниковой, догмой он не был. "Из-за сжатых сроков проекта мы приняли совместное решение игнорировать некоторые уставные положения, - поясняет она. - В первую очередь, руководители проектов договорились отказаться от излишней формализации рабочих решений и подтверждали протоколами только финансовые операции, обучение пользователей, разногласия между сторонами, а статус проекта обновляли по запросу руководителей". Алина Зенникова также отметила, что оценку динамики риска в данном конкретном случае было решено вывести на второй план. "Взявшись разработать систему за пять-шесть месяцев, мы уже заложили в проект высокую степень риска, поэтому решили сосредоточиться на главном: вывести систему в опытно-промышленную эксплуатацию с первых дней 2008 года", - пояснила г-жа Зенникова.

Запустить в эксплуатацию

В процессе реализации проекта пришлось переработать и заново сформировать практически все бизнес-процессы. Несмотря на жесткие условия, "Нарьянмарнефтегаз" сразу отказался от идеи ведения параллельного учета в двух системах. Поэтому на первый этап было вынесено проектирование и ведение данных для целей налогового учета. Сотрудники подразделений компании знали, что с наступлением нового года старая система перестанет работать. Поэтому все понимали, что если случится какой-то сбой в сроках, то может произойти срыв формирования квартальной отчетности или появятся проблемы с оперативной работой с контрагентами.

Как правило, самые серьезные трудности на любом проекте возникают при запуске системы в опытно-промышленную эксплуатацию. Этот момент был приурочен к началу нового года, поэтому "Нарьянмарнефтегазу" пришлось оперативно закрывать отчетность, предоставить начальное сальдо, причем в абсолютно новых разрезах, поскольку менялась методология. И без того высокая нагрузка на бухгалтеров в конце года выросла в несколько раз. В течение двух месяцев после запуска системы одновременно приходилось формировать годовой баланс и сдачу финансовой отчетности, реализовывать технически сложную выгрузку сальдо из предыдущей системы, реорганизовывать и перекодировать выгруженные данные, переносить обработанные данные в шаблоны интегратора, а также обучать пользователей работе в новой финансовой системе. Трудоемкий процесс переноса сальдо выполнялся силами специалистов финансового подразделения компании "Нарьянмарнефтегаз", а готовые шаблоны передавались консультантам GMCS для загрузки в новую систему. Учет по GAAP формировался также уже после окончания опытно-промышленной эксплуатации.

Компании было важно построить единую информационную среду, фактически - виртуальное предприятие

На данном этапе построена информационная система управления финансами, заканчивается проект по автоматизации удаленных складов, продолжается внедрение расширенной логистики и бюджетирования. Для системы был разработан полноценный управленческий учет, значительно усовершенствована схема распределения операционных и капитальных затрат. Сегодня компания получает достоверные данные по себестоимости готовой продукции в разрезе месторождений. По словам Алины Зенниковой, уже сейчас предприятие имеет возможность оперативно обрабатывать хозяйственные операции, работать с электронным архивом документов, проводить электронное согласование заявок на оплату, размещать в информационном модуле вопросы и предложения пользователей. В скором будущем компания планирует настроить систему оповещений пользователей по электронной почте. Однако некоторым идеям все же придется ждать своей реализации до выхода новой версии Microsoft Dynamics AX 2009.

Сегодня компания получает достоверные данные по себестоимости готовой продукции в разрезе месторождений

По мнению г-жи Зенниковой, автоматизация оперативной работы поднимает на новый деловой уровень общение специалистов с российской и западной стороны. Обсуждение проблемных вопросов, подкрепленных данными информационной системы, становится более конструктивным. "В перспективе, - отмечает она, - мы можем получить эффект виртуального предприятия, если продолжим стандартизацию бизнес-процессов в соответствии с мировым опытом. Я вижу эффективность системы в стимулировании взаиморазвития компании и соответствующего программного обеспечения. На основе стандартной функциональности системы мы будем продумывать и внедрять доработки для оптимизации оперативной работы пользователей".

Марина Мякишева / CNews