BPM и BPMS — концепция и реализация

BPM (англ. Business Process Management — управление бизнес-процессами) рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы организации, таким образом компания воспринимается как сеть связанных процессов.

Реализация этой концепции происходит в особом классе корпоративного ПО — BPMS (англ. Business Process Management Systems — система управления бизнес-процессами). BPMS позволяет вести мониторинг бизнес-процессов, выявляя несоответствия и точки роста, а также моделировать новые схемы взаимодействия. Хотя BPMS это отдельный класс информационных систем, он не заменяет, а дополняет такое прикладное ПО как ECM, ERP и CRM. Таким образом, сегодня функциональность систем разных классов тесно переплетается.

Тенденции развития BPMS-решений

Российский рынок BPMS в 2023-2024 гг. продолжал интенсивное развитие. Главным драйвером оставалось импортозамещение. Среди других факторов роста специалисты называют продолжающуюся цифровизацию компаний и интеграцию BPMS с другими корпоративными приложениями (ERP, CRM, СЭД) для повышения эффективности рабочих процессов. Также среди причин выделяют рост числа проектов по роботизации процессов (RPA — англ. Robotic process automation — практика использования различных компонентов ПО для автоматизации рутинных офисных задач, таких как анализ или заполнение форм, передача файлов, и т. п.) вместе с BPM для автоматизации сложных и повторяющихся операций с целью повышения производительности. Кроме того, отечественные разработчики активно модернизировали свои платформы чтобы лучше соответствовать запросам клиентов — это еще один драйвер рынка.

Наконец, среди причин роста можно назвать ряд законодательных изменений в 2024 г., например, появление необходимости использования машиночитаемых доверенностей при подписании электронных документов от имени организации. Кроме того, в 2024 г. серьезные законодательные новации коснулись деятельности акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. В частности, с 1 марта 2025 г. вступили в силу правила проведения дистанционных и гибридных заседаний общих собраний участников и акционеров, а также советов директоров. Поэтому становится востребованным ПО с возможностью проведения удаленных совещаний, с функциями электронного голосования и подписания документов. Эксперты полагают, что законотворчество и принятие нормативно-правовых актов в сочетании с продолжающимся курсом на цифровизацию бизнес-процессов будут оставаться актуальными как минимум в среднесрочной перспективе.

Кроме того, специалисты отмечают серьезное увеличение числа BPMS-проектов в госструктурах. Это стало еще одним дополнительным импульсом развития рынка, заставившим разработчиков уделять особое внимание созданию специализированных решений, созданных с учетом специфики госуправления.

Как госкомпании, так и частный бизнес сегодня все больше концентрируются на обеспечении информационной безопасности. В результате растет число проектов, связанных с защитой внешнего контура BPMS, отладкой их в соответствии с требованиями регуляторов, с анализом защищенности сетевой инфраструктуры и т.п.

Также отмечается, что в 2024 г. рынок BPMS перестал быть ареной для конкуренции лишь нескольких ведущих игроков, сегодня немало вендоров заинтересованы в развитии BPM-функциональности своих продуктов, что обостряет борьбу за долю рынка.

Как отмечают эксперты, если раньше BPM-платформы применялись по большей части для небольших проектов и отдельных классов систем, то сейчас возросло число запросов, связанных с автоматизацией сложных нестандартных процессов. Это ведет к росту объемов и сложности проектов.

Все эти факторы будут и дальше способствовать уверенному росту рынка BPMS.

Однако значимость импортозамещения будет постепенно ослабевать. Проекты срочного импортозамещения были реализованы в 2022-2023 гг. и сегодня, по мнению экспертов, фокус сместился на планомерные и долгосрочные проекты, а на первое место среди драйверов роста рынка выходит фактор оптимизации затрат.

ИИ и управление процессами

Роль искусственного интеллекта в BPMS сегодня трудно переоценить. Назначение ИИ в BPMS логично разделить на три направления: анализ данных (обработка ИИ данных в поисках оптимальных тактических и стратегических решений), построение процессов (создание ИИ новых процессов на основе задаваемых пользователем параметров и требований) и автоматизация (автоматизация ИИ задач, ранее выполнявшихся вручную).

В частности, в финансах ИИ используется для управления закупками, входящими и исходящими платежами, возмещения затрат, предотвращения просрочек и штрафов, обнаружения подозрительных контрагентов на основе анализа финансовой информации, обработки больших объемов данных, создания отчетов, автоматизации и выстраивания регламента процессов согласования, а также построения прогнозов.

В сфере управления персоналом ИИ помогает добиваться большей объективности, создавать более удобные условия для сотрудников и находить решения сложных вопросов, например, выбирать претендентов на повышение зарплаты. В остальном же ИИ способен решать практически все вопросы, входящие в компетенции HR-службы, от подбора кандидатов и приема их на работу, до планирования карьеры конкретного работника и прогнозирования текучести персонала по компании в целом.

В сфере продаж ИИ может сделать проще процессы продаж и стандартизировать их за счет автоматизации рутинных задач, и тем самым предоставить продавцам больше времени на сами продажи.Среди задач для ИИ в этой области можно упомянуть и подготовку черновиков для переписки с клиентом, и автоматизацию административных задач, и поддержку потенциальных клиентов с помощью чат-ботов, и персонализацию пути клиента.

Цифровые технологии для бизнес-процессов

BPMS позволяют не только визуализировать и анализировать процессы, но и автоматизировать их выполнение. Системы нацелены на оптимизацию комплексных взаимодействий между подразделениями, сотрудниками и внешними системами.

BPMS-системы способны автоматически перевести схему бизнес-процесса в исполняемый код и создать веб-приложение, которое сможет обработать данные, введенные пользователями и сторонними сервисами.

Вместе с тем BPMS, как часть цифровой трансформации, требует использования специализированных инструментов, которые, помимо моделирования бизнес-процессов, дают возможность управления их исполнением, автоматизации рутинных задач и отслеживания эффективности. Поэтому для автоматизации отдельных операций могут использоваться не только BPMS, но и RPA-решения.

Если посмотреть на этот вопрос шире, то цифровую трансформацию следует рассматривать не просто как внедрение новых технологий, а как фундаментальное изменение подходов к ведению бизнеса. С этой точки зрения, она включает в себя не только автоматизацию процессов и анализ данных (от использования больших данных до аналитики), а также интеграцию различных систем, платформ и инструментов для повышения эффективности, но и развитие цифровой корпоративной культуры, и обучение сотрудников, и создание новых бизнес-моделей.

Low-code, no-code и выбор между кастомизацией и коробочным решением

Работа с бизнес-процессами компании не может ограничиваться внедрением BPM-системы. Вместе с развитием организации изменяется ее структура и скоро возникает необходимость оптимизировать работающие процессы под новые условия. Система любого класса в идеале должна иметь возможность работы с инструментами low-code и no-code, применение которых помогает решить вопрос самостоятельной адаптации ИТ-решений.

На практике ускорить кастомизацию можно, разделив настройку и разработку.

С одной стороны, аналитик занимается работой с инструментами no-code. Благодаря им, не имея навыков программирования, он сможет скорректировать интерфейс, например, изменить содержание полей на форме. Таким образом, аналитик настраивает систему и задает регламенты без погружения в код.

В свою очередь, разработчик отвечает за программирование и сложную логику. В low-code-среде он способен оперативно приспособить систему для выполнения сложных специализированных процессов (интеграционные сценарии, специальные блоки и функции), которые нельзя доработать только инструментами настройки.

Выбирая между коробочным решением или кастомизацией, следует помнить, что в крупных компаниях при серьезных требованиях клиента система всегда обрастает доработками, и настройка в low-code-платформе может превратиться в запутанное нагромождение неочевидных комбинаций и фрагментов кода. Из-за ресурсоемкости no-code- и low-code-разработки, обусловленной динамическими вычислениями, на которых базируется технология, при масштабировании системы на новых пользователей и при росте объемов данных могут стать заметны снижение производительности и быстродействия системы. Вместе с тем коробочные решения, несмотря на ограниченный спектр возможностей, по сравнению с кастомизированной разработкой, более надежны. Поэтому выбор в каждом случае придется делать, исходя из потребностей конкретного бизнеса.