Разделы

Kyocera Soft

Kyocera Net Manager

Организация работы с документами в офисе иногда выпадает из списка приоритетов, а недостатки управления документооборотом кажутся не слишком значимой вещью. Тем временем, согласно статистике, плохо продуманная работа сотрудников с документами, отсутствие контроля за операциями печати и копирования, недостаточный анализ и планирование документооборота «съедают» до 5 процентов прибыли у средней компании. В крупной корпорации, где небрежная работа с документами может стоить утечками важной информации к конкурентам, потери вообще могут превысить все разумные пределы.

Меж тем, управление документооборотом и администрирование работы с документами внутри компании не является сколько-нибудь сложной задачей. На рынке в большом количестве представлены инструменты для её решения – системы MPS (Managed Print Services, «Система управления печатью») и сервисные планы MDS (Managed Document Services).

kyocera_3.jpg

Компания Kyocera Document Solutions разработала собственную концепцию MDS (Managed Document Services) ещё в 2007 году и с тех пор успешно продвигает её на рынке, взяв на себя разработку конкретной схемы, наладку оборудования в офисе, обучения пользователей, поддержку и администрирование – по запросам и возможностям клиента.

Основой успешного функционирования MDS, предлагаемых KYOCERA Document Solutions являются её собственные разработки: печатающая техника с интеллектуальным управлением серий ECOSYS и TASKalfa, а также многочисленные программные инструменты среди которых особую роль играет пакет Kyocera Net Manager.

Пакет Kyocera Net Manager состоит из двух программных частей – серверной и клиентской – и предназначен для создания иерархической сети устройств из принтеров и МФУ Kyocera. Максимальный уровень масштабируемости Kyocera Net Manager составляет сто единиц печатающих устройств – то есть, это решение ориентировано на офисы и предприятия малого и среднего бизнеса с количеством сотрудников до тысячи человек. Впрочем, технически Kyocera Net Manager может формировать сети с несколькими серверами, сосуществующими в рамках сети по единым правилам администрирования и управления – что позволяет охватить этим пакетом задачи по документообороту крупных производственных компаний и центральных офисов корпораций.

knm_790.jpg

Для установки серверной части Kyocera Net Manager требуется компьютер с операционной системой Microsoft Windows. Хотя программа совместима с версиями Windows 7, Windows 8 и Windows 10, компания Kyocera Document Solutions рекомендует использовать семейство операционных систем Microsoft Windows Server – версий Server 2008 и 2008R2, 2012, 2012R2 и 2016. Поддерживаются как 32-битные так и 64-битные версии. Также Kyocera Document Solutions рекомендует разворачивать серверную часть на компьютеров с не менее, чем четырёхъядерным процессором и объёмом памяти от 4 гигабайт. В случае значительного количества обрабатываемых клиентских запросов в компьютере рекомендуется установить твердотельный массив SSD.

Клиентская часть Kyocer Net Manager может быть установлена на компьютеры и ноутбуки, работающие под управлениями операционных систем Microsoft Windows Vista, 7, 8, 10, а также под macOS X и под Unix. Кроме того, серверная часть может интегрироваться с мобильным приложением Kyocera Mobile Print, которое доступно для операционных систем iOS и Android.

mds_6.jpg

Базовой опцией Kyocera Net Manager, обеспечивающей пакету всю его функциональность, является обязательная регистрация пользователей. Регистрация гарантирует полную прозрачность всех операций для администратора, позволяет распределять уровни доступа, права пользователей, формировать статистические отчёты и анализировать документооборот. Также она формирует механизмы безопасности при работе с коммерчески важной информацией.

Kyocera Net Manager поддерживает целый ряд способов идентификации пользователя: через набор специфической комбинации логина и пароля, по PIN-коду и через идентификационную карту с RFID-меткой. Для считывания последней KYOCERA выпускает специальные считыватели, которые подключаются ко многим моделям МФУ и принтеров производителя через встроенный порт USB. Особо отметим, что в целях обеспечения повышенного режима секретности Kyocera Net Manager поддерживает комбинированные виды идентификации с использованием карты и PIN-кода (или пароля).

mds_2.jpg

Ещё одной важной функцией Kyocer Net Manager можно считать концепцию «виртуального принтера». Выделение системой «виртуального принтера» и включение его в состав сети позволяет хранить, обрабатывать и вести статистику всех попадающих на печать документов. Печать через виртуальный принтер, а не напрямую на печатающее устройство позволяет настроить допуск сотрудников к технике. Такая система обеспечивает защиту от ошибок, потери нужных документов «по дороге», а также обеспечивает защиту конфиденциальной и секретной информации. Наконец, сбор полной статистики о документообороте и операциях с бумагами позволяет быстро и надёжно проанализировать расходы компании на печать и увидеть точки возможной экономии.

Цифровая трансформация вносит большой вклад в эффективность бизнеса, но не терпит спешки
ИТ в банках

В той же логике работает в Kyocer Net Manager концепция Print&Follow. Она предусматривает, что любой зарегистрированный и идентифицированный системой пользователь получает доступ ко всему архиву документов на сервере (или его части – в зависимости от прав доступа), может выбрать нужный файл и распечатать его на любом свободном устройстве сети. При этом сам режим печати регламентирован администратором в соответствии с обязанностями сотрудника его уровнем доступа.

mds_4.jpg

Благодаря такому механизму Net Manager (в связке с возможностями по настройке интерфейсов принтеров и МФУ KYOCERA) обеспечивает массу эффективных режимов печати. В частности, благодаря обязательной идентификации пользователь получает на экране управления устройством оптимально настроенный под его задачи интерфейс, доступ к необходимым для работе контактам, шаблонам и опциям «по умолчанию». При этом администратор системы может разрешить или ограничить для пользователя (или группы пользователей) определённые виды манипуляций с документами в базе, а также (при необходимости) ограничить печать материалов для него монохромным или чёрно-белым режимами.

Функции копирования и сканирования в пакете KYOCERA Net Manager так же подчиняются общим правилам, установленным администратором сети. Это, в частности, позволяет запоминать и использовать личные настройки сканирования, обработки и отправки материалов для зарегистрированных и идентифицированных системой участников.

mds_4.jpg

mds_5.jpg

Полная прозрачность процессов документооборота для администратора KYOCERA Net Manager и учёт системой всех материалов и операций с ними превращают этот программный пакет в отличный инструмент анализа работы офиса. На базе полученных данных легко выстроить режим оптимальной занятости сотрудников, решить задачу экономии средств и времени, синхронизировать работу различных групп, отделов и филиалов компании.

Зачем и как «Росгосстрах» внедряет ИИ?
Внедрения

Kyocera Net Manager – это мощный инструмент, значительно упрощающий работу в офисе, делая её структурно грамотной, безопасной с точки зрения утечки информации вовне, полностью управляемой и экономически эффективной.

Потенциал Kyocera Net Manager наиболее полно раскрывается при использовании компанией всех элементов, входящих в концепцию Managed Document Services. А именно: современных моделей офисной техники Kyocera, фирменных сервисов настройки и обслуживания, а также полного арсенала программных средств Kyocera – приложений PinPoint Scan, KYOCERA Cloud Direct, KYOanalyser, а также универсального драйвера KX Driver.

Подписаться на новости Короткая ссылка