CNews: Расскажите, какими были основные тенденции на рынке СЭД/ECM-систем в последний год?

Геннадий Попов: Сейчас СЭД стремятся к решению задач не только классического делопроизводства, но и комплексных, которые нацелены на повышение безопасности данных, на удобный обмен с контрагентами, на хранение большого объема документов. Бизнес хочет управлять документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания, согласования и подписания до передачи контрагенту и архивного хранения. В число основных тенденцией входят использование операторов ЭДО с электронной подписью, централизация единого электронного архива и создание общих центров обслуживания. Все больше компаний начинают понимать, что могут сократить временные и финансовые затраты с помощью исключения рисков, связанных с человеческим фактором. Например, с электронным архивом невозможно потерять документ, а ЭДО не даст допустить ошибку при отправке документа контрагенту. Но это — далеко не единственные преимущества таких подходов.

CNews: Как меняется мировой и российский рынки СЭД? Есть ли рост и сохранится ли он по итогам этого года?

Геннадий Попов: Западные системы очень отличаются от российских из-за разного документопроизводства. И на западе, и в России технологии с каждым годом становятся доступнее, а решения — функциональнее. Европа и Америка больше смотрят в сторону развития облачных хранилищ, а Россия скорее ориентируется не на запад, а на потребности отечественных компаний и на страны СНГ. Я думаю, мы скоро придем к использованию искусственного интеллекта, сейчас все к этому присматриваются. Эксперименты по использованию таких технологий начались пару лет назад, но в ближайшее время они будут более заметными и востребованными. Сейчас мы видим, что крупный бизнес старается либо увеличить функционал системы, либо оптимизировать работу подразделений, которые раньше в СЭД не были задействованы. А спрос среднего бизнеса растет на автоматизацию базовых процессов, связанных с внутренним делопроизводством. В целом, по итогам 2019 года спрос на СЭД вырос, а конкретно наша компания выросла на 40%, как по финансовым показателям, так и по штату. Я уверен, что мы сохраним позиции на рынке и в 2020 году.

CNews: Каковы наиболее популярные решения, относящиеся к классу СЭД/ECM-систем? Что пользуется наибольшим спросом у заказчиков в России и на Западе?

Геннадий Попов: Безусловно, растет спрос на интеграцию с операторами ЭДО, потому что многие компании работают с контрагентами и замечают, что процесс обмена документами может быть намного проще за счет отказа от курьерской службы и печати документов. Также продолжается спрос на внедрение электронной подписи, потому что она позволяет подписывать документы в любое время, не дожидаясь руководителя из командировки. Это тенденция сохраняется уже несколько лет.

В связи с развитием корпоративных систем и увеличением объема данных сейчас остро стоит вопрос хранения документов. В физическом смысле слова хранение превратилось в сложную и больную задачу, особенно для территориально-распределенных организаций. Мы видим, что все больше компаний готовы к внедрению единого электронного архива, потому что с его помощью можно не только решить проблему нехватки места, но и упростить поиск документов, исключить возможность их потери. Актуален мобильный клиент СЭД. Приложение WSS Docs практически полностью повторяет функциональность СЭД, но в большинстве случаев заказчики его используют с целью оперативного реагирования на важные рабочие вопросы, например, для согласования или подписания документа вне рабочего времени.

Активно стало развиваться решение по созданию общих центров обслуживания, которое пришло к нам с Запада. ОЦО особенно популярны в компаниях с несколькими бизнес-единицами, потому что это снижает операционные расходы и повышает скорость обработки документов за счет вывода всех операций в единый центр обслуживания.

CNews: Как на популярности подобных систем сказалась пандемия и тотальный уход организаций в онлайн? Какие вы предприняли меры?

Геннадий Попов: Онлайн-режим — это, в целом, мировой тренд, и он уже давно решает задачи удаленной работы. Документооборот в компании никуда не денется, несмотря на пандемию или другие обстоятельства. И сейчас СЭД востребована еще больше, потому что предоставляет возможность пользователям работать через удаленный доступ или мобильный клиент, что очень выручает бизнес. Наши клиенты стали чаще обращаться с просьбами о расширении функционала WSS Docs для удаленной работы. Например, поступало много заявок на электронную подпись, мобильное приложение, также мы проводили консультации по удаленному и безопасному подключению к системе.

CNews: Как с течением времени изменяются требования компаний к подобным решениям? Почему это происходит?

Геннадий Попов: Крупным компаниям в любое время важно минимизировать свои расходы. Принцип всегда один — бизнесу важно время, а время — это деньги. Переход на электронный архив и создание ОЦО позволяют сократить накладные расходы, которые могут составлять миллионы рублей. Тенденции по внедрению данных решений относятся к цифровизации современного бизнеса. В части электронной подписи требования меняются в первую очередь в зависимости от регламентов по ее использованию. Компаниям важно также исключить риск подмены документов и ускорить обмен между предприятиями. Использование ЭДО и электронной подписи может сокращать срок подписания документов в десятки раз. Если раньше сотрудники тратили время на печать документа, чтобы в бумажном виде подписать его у руководителя, а потом отправить курьером контрагенту, то с ЭП и ЭДО можно согласовать и подписать документ сразу в системе в любое время, а потом в электронном виде отправить контрагенту.

CNews: Готовы ли поставщики и интеграторы отвечать этим требованиям или существует какое-то отставание?

Геннадий Попов: Я думаю, готовы. Мы в WSS-Consulting зачастую сами являемся инициаторами новых решений, потому что за 14 лет работы уже научились предугадывать потребности бизнеса. Общего функционального отставания нет. Возможно, становится актуальным вопрос, так скажем, не совсем разнообразного дизайна интерфейсов СЭД. На рынке сейчас эксплуатируются околоединые решения, что продиктовано необходимостью использования стандартных элементов управления. Как правило, все существующие на рынке системы разрабатывались давно, когда были иные требования к визуальной части. Но простой дизайн — это вовсе не плохо для сферы ИТ, так как его главная миссия — быть функциональным, быстро прогружаться и работать на разноформатных устройствах. Развитие в этом плане тоже должно быть, и ИТ-компании нашли выход в разработке отдельных модулей, позволяющих менять визуальную часть.

CNews: Можно ли перечислить набор функциональностей, которым сейчас по умолчанию должна обладать любая современная система электронного документооборота?

Геннадий Попов: Эти функциональности не изменились. Со временем они корректируются с учетом ключевых моментов. Три главных столпа СЭД — это быстродействие, удобство пользователя и гибкость настройки. Клиенту важно, чтобы система выполняла задачи его бизнеса, при этом легко обслуживалась, расширялась и не перерастала в непомерную ношу. Полноценная ECM-система должна обладать функциями подготовки и согласования документов, включая сканирование и распознавание. Также обязательно должны быть функции контроля, учета и хранения. Мы в WSS-Consulting всегда говорим, что одно из главных преимуществ WSS Docs — масштабируемость и надежность системы, потому что наши клиенты могут самостоятельно вносить доработки и не беспокоиться о защите своих данных.

CNews: Можно ли говорить о том, что в каких-то отдельных отраслях спрос на СЭД и их отдельные компоненты формируется как-то иначе, чем в других? Почему это происходит?

Геннадий Попов: Сама СЭД остается актуальной для всех отраслей в равной степени. Но определенная специфика есть в части внедрения отдельных компонентов. В их основе лежит внутренний регламент организации. Например, для производственных компаний мы часто автоматизируем заявки на транспорт, для страховых компаний — заявки на андеррайтинг, для строительных — проектно-сметную документацию. В целом СЭД покрывает основные процессы делопроизводства и соответствует российским стандартам, но может быть изменена в зависимости от требований конкретной компании.

CNews: Какие отрасли в таком случае можно назвать передовыми? Какие специфические требования есть у них?

Геннадий Попов: Правильней будет говорить об этом в разрезе масштабов и объемов компании, а не в отраслевой специфике. Потому что в WSS-Consulting как раз специфические требования есть именно у крупных компаний, в основном — у производственного сектора — это ТМК, ОМК, «Полюс» и т.д. Их требования касаются части обработки документов на разных территориально-распределенных точках. Для этого мы уделяем внимание скорости передачи данных между филиалами, а также предоставляем возможность гибкой настройки маршрутов согласования и самих согласующих. Также для подобных проектов мы часто внедряем модуль «Федерации», чтобы объединять несколько приложений WSS Docs в разных подразделениях компании в единое информационное пространство с единой базой документов.

CNews: Есть ли у вашей компании такие специфические кейсы за последний год? Можете ли вы рассказать о них?

Геннадий Попов: Да, например, внедрение WSS Docs для крупной золотодобывающей компании «Полюс», которая имеет порядка 27 территориально-распределенных предприятий. Этот проект стал одним из масштабных для нашей компании, к слову, он получил премию «Внедрение года в сфере ЭДО» по версии портала CFO-Russia. Мы внедряли систему и параллельно формировали общий центр обслуживания. С помощью модуля «Единый электронный архив WSS Docs» было обеспечено надежное хранение данных с удобным поиском по атрибутам документа. Таким образом, мы реализовали в одном проекте два современных и нетипичных решения. Всего было выполнено более 800 функциональных требований заказчика.

Проект в ОМК стал тоже крупным — реализовано порядка 40 процессов. Отдельное внимание мы уделили блоку заявок, потому что у компании их было 25 разных видов (справки с работы, выписки, копии трудовых книжек и др.) Интересная интеграция была выполнена с информационно-аналитической системой «Казначейство». С ее помощью руководители компании могут работать в единой системе — согласовывать в WSS Docs документы, созданные в ИС «Казначейство». Система WSS Docs в ОМК обрабатывает более 10 000 документов в сутки, внутри одного предприятия документ проходит все маршруты в среднем в 4 раза быстрее, чем до внедрения системы, а сроки согласования документов между подразделениями компании сократились в 7 раз.

CNews: Насколько актуальна для рынка тема мобильности СЭД? Что подстегивает спрос на это направление?

Геннадий Попов: В текущей ситуации, безусловно, актуальность мобильности СЭД выросла в разы. Руководителям компаний важно, чтобы сотрудники могли использовать систему из дома, чтобы не потерять в эффективности. Если говорить о нашем мобильном приложении, то мы стараемся, чтобы его функционал максимально соответствовал веб-версии. Для топ-менеджмента важно, чтобы сотрудники могли выполнять весь спектр своих задач, связанных с документооборотом как на рабочем месте, так и в любой другой точке. Требование оперативного реагирования на рабочие вопросы подстегивает спрос на использование мобильного клиента.

Среди преимуществ мобильной версии WSS Docs — возможность работы в офлайн-режиме без доступа к интернету. Можно принять любое решение по документу, и оно будет отравлено на сервер сразу, как появится сеть. Реализована функция push-уведомлений и шифрование базы данных, то есть, вся информация хранится в зашифрованном виде. Кроме того, улучшена защита при входе в приложение с помощью Face ID и Touch ID.

В WSS-Consulting есть еще один мобильный клиент, который относится к модулю «Коллегиальные органы» и помогает упростить процесс совещаний, начиная от согласования вопросов повести и заканчивая созданием поручений по итогу заседания.

CNews: Можете ли вы привести примеры кейсов по этой тематике, реализованных вашей компанией?

Геннадий Попов: Мобильное приложение WSS Docs — это универсальный продукт для всех клиентов. Приведу пример готового кейса по внедрению «Коллегиальных органов» для компании Eurasian Resources Group (ERG). Мы придерживались главной цели заказчика — сымитировать обычное заседание в офисе, чтобы руководители компании могли принять в нем участие из любой точки мира. В мобильном клиенте предусмотрен календарь ближайших заседаний, можно посмотреть вопросы повестки и поручения. Также мы реализовали функцию согласования повестки и непосредственно сам процесс голосования с тремя вариантами ответов — «Да», «Нет» и «Воздержался». Это основной функционал, который необходим для оперативного решения рабочих вопросов коллегиальных органов. В приложении собраны самые актуальные и утилитарные функции.

CNews: Каковы перспективы развития ИТ-рынка России с учетом пандемии? Какие компании и из каких отраслей пострадали больше всего в ходе этого кризиса?

Геннадий Попов: Перспективы у ИТ-рынка достаточно хорошие. ИТ-продукты для среднего и крупного бизнеса востребованы всегда. Конечно, мы как поставщики продуктов, напрямую зависим от отраслей, которым предоставляем наши услуги. В этом случае, снижение покупательской способности у ряда организаций может послужить причиной для снижения этого роста. Сейчас я не наблюдаю серьезных изменений. В прошлом году у нас был хороший результат по всем показателям, и мы смогли подготовить ряд решений, которые актуальны в 2020 году, особенно в период пандемии. Поэтому я вижу только положительные перспективы.