Поделиться
Бизнес продолжает работать на бумаге
Сбор данных для СЭД в мобильных и "полевых" сценариях работы по-прежнему осуществляется преимущественно на бумаге. Бизнес-пользователи используют распечатанные формы и анкеты, но понимают ценность электронных документов и соответствующего оборудования. К таким выводам пришли исследователи из компании Anoto и, в основном, с ними солидарны и специалисты, работающие на отечественном рынке.По данным опроса, проведенного аналитической компанией Anoto, 86% компаний сегодня продолжают пользоваться бумажными формами для ввода информации, относящейся к своей деятельности или деятельности клиентов. В свою очередь, доля тех, кто полностью отказался от подобной практики составляет всего 13.9%. Исследователи выяснили, что 45% опрошенных используют распечатанные анкеты 5 и более лет и их количество не сокращается или в ряде случаев увеличивается. Тем не менее, респонденты проявляют интерес к средствам автоматизации ввода данных в СЭД, в частности, к планшетным ПК (в частности, iPad). Об этом говорят 75% респондентов, а 38% организаций уже запланировали внедрение подобных решений. Отечественные игроки рынка СЭД уверены, что приведенные показатели отображают общемировой уровень информатизации общества и в нашей стране доля приверженцев традиционных бумажных технологий была бы еще выше.
По оценкам Дмитрия Романова, директора по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи", в России количество организаций, которые собирают данные, заполняя бумажные формы, составило бы порядка 95%, из них такой механизм сбора данных использует более 5 лет не менее 90%. Интерес к различным решениям, позволяющим собирать данные в формы в электронном виде, эксперт оценивает на уровне 30%, а собирающихся внедрить подобные системы - не более 10%. Он считает, что приведенная в опросе картина характерна для всего западного рынка и, скорее всего, США не являются особым исключением в лучшую или в худшую сторону. Говоря о российском рынке, специалист отмечает, что с недавнего времени в стране наблюдаются некоторые позитивные движения и они связаны с развитием сервисов по предоставлению госуслуг в электронном виде. Для объяснения своей точки зрения Дмитрий Романов предлагает разделить потребителей подобных решений на две группы, в одну из которых входят сотрудники организаций, которым по роду деятельности приходится постоянно заполнять такие формы (страховые агенты, менеджеры по продажам), а в другую – обычные граждане, которые сталкиваются с заполнением форм нерегулярно. "В первом случае вероятность и целесообразность применения подобных технологий гораздо выше, и тем выше, чем больше количество подобных сотрудников присутствует в организации. Надо признать, что подобные решения для сбора данных в электронном виде применяются уже местами, в том числе и в нашей стране, - констатирует господин Романов. - Что касается заполнение форм простыми пользователями, то, скорее всего, они будут продолжать заполнять их в бумажном виде до тех пор, пока не появится возможность простой и надежной аутентификации человека при работе через интернет, а результаты этой аутентификации будут иметь юридическую значимость. Это не означает обязательного введения каких-либо интернет-паспортов, но требует детальной проработки всех организационных и правовых аспектов подобных транзакций".
Более категоричной точки зрения придерживается Павел Плотников, директор департамента продвижения решений и продуктов корпорации "Элар", когда говорит, что в России почти 100 % компаний используют бумажные формы сбора данных. Он связывает это, во-первых, с привычкой пользователей и, во-вторых, с необходимостью проведения консультаций или обучения этих пользователей для работы по новой схеме. В качестве примера эксперт приводит реализацию продаж электронных билетов на вокзале через терминалы. Говоря о результатах опроса, он соглашается с тем, что статистика, полученная Anoto, относится к западному рынку в целом за исключением Японии, где уровень информатизации значительно выше.
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, оценивает количество компаний, использующих для ввода информации бумажные формы в России, на уровне 100%, а готовых переходить на электронные средства ввода - на уровне 10% или ниже. При этом ситуация на западном рынке, по его словам, неоднозначная. В качестве иллюстрации он приводит два случая: один в Германии, где при получении кредита все заполненные документы заемщика были отсканированы и после этого уничтожены, и в США, где детей специально учат писать не курсивом, а полупечатными буквами именно для того, чтобы они могли заполнять многочисленные анкеты, естественно, с целью их последующей автоматизированной обработки. "Если мы собираем данные клиентов телекоммуникационной компании после заключения ими контракта на обслуживание или, например, сети кофеен в целях выявления профиля нашего клиента и пополнения нашей CRM-системы, скорее всего, такие данные должен предоставлять сам клиент, и использование анкет с логотипом, на хорошей бумаге будет всецело оправданным, - рассуждает господин Бейдер. - Если же гражданин обращается с жалобой на работу чиновника в государственный орган, используя интернет-доступ, то совершенно очевидно, что в таком случае он может заполнить электронную форму на сайте непосредственно в момент обращения. В этом случае нет речи ни об iPad, ни о заполнении бумажных анкет". Он не считает, что в обозримом будущем все коммуникации между компаниями будет осуществляться полностью в безбумажном виде. По этой причине, согласно господину Бейдеру, использование средств массового сканирования и продвинутых систем распознавания еще долго будет оставаться высоко востребованным и экономически оправданным.
Павел Плотников уверен, что стимулировать переход на электронный ввод данных помогут, отработанные стандарты электронных форм и мобильных устройств, что повлечет за собой перераспределение приведенной в опросе доли в 86% - специалист полагает, что ежегодно она будет сокращаться на 5-7 пунктов. "Вместе с совершенствованием технологической базы изменится культура взаимодействия личности с различными институциями. Сначала человечество долго и трудно изобретало письменность, потом переходило от рукописных текстов к печатным, затем от печатных станков и машинок к компьютеру и лазерному принтеру. Скоро и очень быстро мы перейдем на безбумажные технологии. Познав легкость, удобство и выгоду электронных форм, человек уже никогда не вернется к бумаге", - прогнозирует господин Плотников. "Люди по-прежнему предпочитают бумагу всему остальному: она привычная с детства, понятная, ей "верят", - рассуждает Дмитрий Шушкин, руководитель направления корпоративных проектов Abbyy Россия. Разрешить эту проблему может только время – только тогда, когда вырастут дети, чьи навыки письма будут настолько низки из-за постоянного использования компьютерных средств коммуникаций и сбора и хранения информации, что бумага им будет попросту неудобна, только тогда мы перейдём на полностью безбумажные технологии. Эта тенденция, на мой взгляд, едина для всего мира".
Тем не менее, другие игроки рынка считают, что существующие сейчас устройства не в полной мере подходят для внедрения в качестве замены ручного ввода информации. Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, полагает, что "полевое" заполнение различных форм в электронном виде является высоко востребованной функциональностью, однако имеющиеся на сегодняшний день технические средства не позволяют пока делать это просто и удобно. "Максимум, что сейчас используется, - это ручное заполнение форм с последующим сканированием и распознаванием полей форм. Если не брать во внимание наиболее характерную задачу массового заполнения форм при проведении опросов и анкетировании, то большие надежды связываются с использованием в целях работы с электронными формами устройств класса iPad как в автономном режиме, так и в режиме реального времени". Стимулами перехода к этим устройствам, по его мнению, будут высокое удобство и предельная простота работы, доступность по цене. "В консалтинге есть такое понятие, как "стоимость проблемы". Если говорить конкретно о бумажном документообороте, то его стоимость складывается из зарплаты сотрудников, которые занимаются заполнением и архивацией бумаг, цен на расходные материалы, помещения для архива и так далее. Пока эта совокупная стоимость ниже стоимости электронного решения, руководитель вряд ли примет решение об автоматизации этого процесса", - объясняет Михаил Крутиков, руководитель направления по работе с корпоративными клиентами департамента Documentum компании "Корус Консалтинг". Он считает, что стимулировать отказ от бумажного документооборота можно только в том случае, если переход на электронные системы приведет к очевидному и быстрому возврату инвестиций и если экономический смысл перехода превысит очевидные организационные трудности. Сравнивая Россию и США, господин Крутиков отмечает, что в нашей стране пока совокупная стоимость использования бумаги гораздо ниже, чем в США, но автоматизация документооборота в Америке находится на совершенно другом уровне и решает уже другие задачи: в России пока проекты по электронному документообороту связаны с задачами организационно-распорядительного документооборота, договорного документооборота и электронных архивов, а все, что находится за рамками этих процессов и относится к автоматизации дополнительных функций, пока не представляет интереса для заказчика.
Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, полагает, что доля компаний, которые намерены внедрить технологии по типу iPad в США, выше, но эта цифра больше значит по отношению к конкретному устройству, а не к безбумажному вводу вообще, поскольку похожие PDA-решения довольно широко распространены повсеместно уже в течение 10 лет. В числе основных стимулов перехода на безбумажный ввод данных эксперт называет повышение уровня компьютерной грамотности пользователей, наличие законодательства и инфраструктуры цифровой подписи, развитость workflow-инфраструктуры у операторов таких документов. Тем не менее, реальное положение дел таково, что не все организации готовы к такой смене практики. Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum, констатирует, что компании, являющиеся заинтересованными в электронном вводе данных, работают с розницей и запрашивают у своих клиентов различные сведения. Госсектор, по его мнению, тоже испытывает потребность в заполнении форм, но эти организации в большинстве своем пока не стремятся к электронной обработке бумажных форм. Интертность заказчиков в ряде случаев эксперт считает объективной - рядовым посетителям банков или торговых салонов проще заполнить документ от руки, чем в электронном виде, или подписать заполненный продавцом лист.
Короткая ссылка
