О заказчике

Международная промышленная группа занимается добычей и переработкой минеральных ресурсов. В составе группы – более 60 распределенных компаний, часть из которых находится в географически труднодоступных местах.

Несмотря на внушительные объемы внутреннего и внешнего документооборота – свыше 10 000 документов в день – в компаниях использовались 6 разных слабосвязанных между собой СЭД, на некоторых предприятиях СЭД отсутствовали вовсе. Системы не соответствовали современным требованиям к эргономике и технической эстетике, не справлялись с обработкой больших объемов информации.

Использование разных систем не позволяло стандартизировать бизнес-процессы: в каждой компании были свои требования к документам, нормативные сроки, порядок принятия решений. Это замедляло работу служб как внутри компаний, так и взаимодействие между ними. Особенно сильно от этого страдала работа юридических департаментов, так как зачастую договорная документация требовала согласования в нескольких подразделениях холдинга.

Помимо этого, используемые СЭД не позволяли свести воедино управление всеми операциями в рамках закупочной деятельности. Сбор потребностей, отбор контрагентов, платежи, контроль исполнения обязательств и другие процессы осуществлялись в разных системах. Это усложняло работу как самих закупщиков, так и связанных подразделений.

Отдельного внимания требовал вопрос хранения данных. Огромные объемы документов находились в разных системах, из-за чего их было сложно быстро найти и эффективно управлять их жизненным циклом.

Как проходил отбор поставщиков

При выборе системы заказчик опирался на следующие критерии: быстродействие, широкие возможности в части функционального и технического масштабирования. Так как автоматизации подлежало большое количество бизнес-процессов из разных областей, решение должно было позволять гибко настраивать логику работы с документами: этапы, маршруты согласования, роли, доступы.

В результате анализа представленных на рынке систем заказчик выбрал WSS Docs.

WSS Docs – российская Low-code ЕСМ-платформа для управления документооборотом, бизнес-процессами и электронными архивами. Движок WSS Docs позволяет решать 95% задач без программирования путем настройки модулей в визуальном конструкторе. Входящее в состав системы файловое хранилище WSS Docs Storage позволяет хранить и обрабатывать без снижения производительности более 5000 ТБ документов.

Особенности внедрения ЕСМ-платформы

На начальном этапе проекта команде WSS-Consulting пришлось выполнить большой объем аналитической работы. Это было обусловлено тем, что опыт работы с электронными документами на предприятиях холдинга отличался, в связи с чем каждая компания имела свои ожидания от будущей системы. В результате анализа требований удалось выстроить удобную всем логику работы с документами. Было автоматизировано свыше 50 бизнес-процессов и реализовано около 1 000 вариантов настройки правил согласования документов.

Чтобы обеспечить возможность работы с документами в режиме единого окна, настроили интеграции с «Диадок», SAP, порталом закупок, банк-клиентами, системой управления персоналом на базе 1С и другими решениями. Всего было реализовано более 20 интеграционных потоков.

Подписание внутренней и кадровой документации, а также юридически значимых документов реализовали, в зависимости от процесса, различными видами электронных подписей — УКЭП, УНЭП, ПЭП, облачной УНЭП.

Результат налицо: в 7 раз быстрее согласование документов между подразделениями

WSS Docs стала единой интегрированной корпоративной системой на всех предприятиях холдинга. Платформа охватывает работу кадровых, бухгалтерских, юридических служб, казначейства, делопроизводства, отдела закупок. В общей сложности, в ней работает 35 000 пользователей.

Инсталляции WSS Docs всех предприятий были объединены в единое информационное пространство с общей базой документов. Все они — более 3 миллионов файлов общим объемом в 40 ТБ — хранятся в WSS Docs Storage — распределённом, защищённом хранилище. Создание единого информационного контура упростило обмен документами между компаниями: если ранее для этого требовалось вручную сохранять файл и отправлять его по электронной почте, то теперь направить информацию коллеге можно не выходя из СЭД. Также у сотрудников разных компаний появилась возможность согласовывать документы, ставить друг другу поручения и отслеживать их выполнение. В результате оптимизации работы над документами сроки согласования между подразделениями сократились в 7 раз. Скорость прохождения документом всех маршрутов в рамках одного предприятия увеличилась, в среднем, в четыре раза.

В результате интеграции с внутренними и внешними сервисами были выстроены сквозные процессы. Договоры, кадровая документация, бухгалтерские формализованные и неформализованные документы поступают в WSS Docs, где осуществляется их согласование и подписание с помощью электронной подписи. Отправка документов контрагенту, передача заявки на платеж в банк и другие операции осуществляются также из системы. Статусы операций из внешних сервисов автоматически передаются в платформу.

Предприятия холдинга перешли на кадровый электронный документооборот. В результате интеграции WSS Docs с системой управления персоналом на базе 1С и корпоративным порталом запустили кадровый сервис для сотрудников. Теперь они могут подать заявку на получение кадровой услуги дистанционно из личного кабинета на портале. Система управления персоналом формирует кадровые документы и передает их в WSS Docs для подписания. В зависимости от услуги, у сотрудник может подписывать заявления и распорядительные документы при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи, что полностью исключает необходимость личного присутствия в отделе кадров.

Непрофильные функции были вынесены в объединённые центры обслуживания. В их задачи входит работа с договорами, расчеты с поставщиками и подрядчиками, бухгалтерский, налоговый и кадровый учет. Централизация функций помогла привести бизнес-процессы к единой логике, исключить риски потери документов за счет их хранения в общем электронном архиве WSS Docs Storage, снизить нагрузку на бизнес-единицы.

С помощью инструментов для интеллектуальной обработки информации удалось оптимизировать рутинные операции. WSS Docs создает комплекты документов на основе распознанных данных бумажного носителя. Функционал для сравнения документов упрощает работу с договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями.

Для формирования бухгалтерских документов строго установленного формата создали легко обновляемую базу шаблонов. Для повышения скорости подготовки и обработки документов была реализована функциональность для автозаполнения файлов данными из полей карточек, а также штрихкодом, формируемым системой. По штрихкоду можно быстро найти необходимый документ в системе для дальнейшей обработки.

Внедрение ECM-системы помогло оптимизировать управление закупочной деятельностью. Все операции — от выявления потребности до проведения тендера с последующим согласованием договоров и платежей — осуществляются в WSS Docs. Система позволяет учитывать постепенную отгрузку товаров в рамках договора и совершать оплату только по факту наступления события. За счет интеграции с банк-клиентами заявки на платежи передаются в банк непосредственно из WSS Docs. Система отслеживает исполнение бюджетов по подразделениям и статьям расходов и предупреждает пользователей о превышении лимитов.

Мобильные приложения – для эффективной работы в дистанционном формате

Мобильные приложения WSS Docs для устройств на базе iOS и Android стали незаменимыми инструментами в повседневной работе руководителей. Приложение позволяет просматривать документы, принимать по ним решения и создавать поручения.

Модуль «Коллегиальные органы» помог оптимизировать взаимодействие топ-менеджмента, расположенного в разных странах и городах. Входящее в состав модуля мобильное приложение оптимизирует подготовку и проведение совещаний в удаленном режиме. В мобильном клиенте можно просматривать календарь заседаний, согласовывать повестку, прикреплять материалы, фиксировать результаты встреч. Использование модуля повысило эффективность заседаний: сократилось время на оформление совещаний, за счет возможности постановки и отслеживания выполнения поручений повысилась исполнительская дисциплина.

В чем польза Low-code

Low-code технологии, которые лежат в основе WSS Docs, позволяют с минимальными трудозатратами автоматизировать новые бизнес-процессы или настраивать имеющиеся модули. Сделать это можно в визуальном конструкторе без привлечения разработчика. В сравнении с предыдущими системами, длительность настройки нового процесса сократилась в 5 раз.

Быстрая реализация необходимого функционала позволяет адаптировать систему к внешним обстоятельствам. Так, в 2023 году для выполнения требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» в систему заказчика добавили модуль для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Модуль позволяет выпускать доверенности в WSS Docs или внешних сервисах, работать с готовыми МЧД путем загрузки XML-файлов. Система отслеживает статусы и периоды действия доверенностей, что исключает подписание документов недействительной подписью.

Аналогично в сжатые сроки была добавлена возможность хранения файлов кадровых документов в формате PDF/A-1A. С 1 марта 2023 года в соответствии с Приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении Единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» это требование стало обязательным для всех компаний, ведущих кадровый документооборот в электронном виде.