Государственные архивы выполняют две основных задачи. Во-первых, сохраняют документы, имеющие историческое и культурное значение. Во-вторых, хранят документы о трудовой, хозяйственной, общественно-политической и другой деятельности и выдают архивные справки по запросам граждан и организаций.

Также не стоит забывать, что архив — не просто место, где лежат старые документы. Архив это организация, бизнес-процессы которой также требуют автоматизации. Цифровые технологии проникают во все сферы архивной жизни и способствуют трансформации традиционных архивов в современные учреждения, предоставляющие доступ к информации.

Особенности автоматизации архивов

Прежде всего, перед всеми архивами стоит задача оцифровки, т.е. перевода накопленных бумажных фондов в электронный вид. Обычно в этом случае говорят о создании электронного фонда пользования (ЭФП), что позволяет свести к минимуму или вовсе исключить обращение к подлинникам, обеспечивая таким образом их лучшую сохранность. Скорость доступа к информации также значительно возрастает, что особенно важно, когда речь идет об участии архива в бизнес-процессе оказания госуслуг.

Росархив настаивает, что позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо. Это означает, что по мнению регулятора электронная копия недостаточно надежно и достоверно воспроизводит оригинал, поэтому в случае утраты подлинника не может его заменить.

В отношении страхового фонда действует ГОСТ Р 33.505-2003, который предписывает что, страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа. Эта норма является устаревшей, поскольку заставляет архивы ориентироваться на уходящую технологию – число производителей аналоговой фототехники и фотоматериалов неуклонно сокращается, в то время как надежность цифровых технологий возрастает.

Тем не менее, даже при таком «поражении в правах», цифровые технологии сегодня незаменимы в архивном деле, они делают архивные фонды реально доступными широкому кругу исследователей и облегчают поисково-справочную работу. При этом сканирование архивных фондов имеет свои особенности, в отличие от сканирования ежедневного потока документов в организации – архивные фонды чаще всего представлены в виде книг, сшитых из отдельных документов. Это требует применения специальной техники и обученных операторов. К старым и ветхим документам тоже нужно особое отношение, обычный сканер может их повредить.

Поэтому, как правило, проекты по оцифровке архивных фондов выполняются на условиях аутсорсинга, что позволяет организациям значительно экономить на закупках техники и обучении персонала.

Новые виды контента и позиция архивов

Новейшая история отражается в документах, изначально существующих в электронном виде — это публикации в интернет, записи в микроблогах и в социальных сетях, видео контент. На этом фоне даже электронная почта выглядит уже несколько архаично. Сегодня архивы должны научиться хранить и учитывать эти документы наряду с бумажными, потому что сегодня это и есть история.

В деловой практике электронные документы также получили широкое распространение. Причем если еще недавно мы говорили в основном о разработке и согласовании документов в электронном виде, а итоговые версии все равно распечатывались и подписывались на бумаге, то сейчас с развитием межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота, бумажные документы становятся необязательными. Пока эти документы накапливаются непосредственно в СЭД и других информационных системах, но рано или поздно придется их передавать в архивы.

Поэтому очень скоро архивы всех уровней столкнутся с проблемой хранения электронных документов, существующих на правах подлинника. Подход, который часто применялся ранее – распечатать и потом хранить на бумаге – перестает работать, потому что при этом теряется значимая информация о документе, прежде всего, ЭЦП. В таком случае бумажная копия электронного документа не будет обладать свойством аутентичности.

Пожалуй, наиболее распространенным видом электронного контента, требующим архивного хранения, сегодня является электронная почта, которая до сих пор остается в ведении ИТ и часто не воспринимается службой ДОУ и архива, как фонд документов. Надо сказать, что ИТ-индустрия давно идентифицировала эту проблему и адекватно на нее отреагировала: в составе всех ECM-платформ есть модуль для интеграции электронной почты с системой управления официальными документами (Records Management), который позволяет автоматически захватывать электронные письма вместе с прикрепленными файлами и помещать их в архив.

Теперь мяч на стороне архивных служб: им надо научиться пользоваться такими решениями. В этом им должны помочь методические рекомендации, разрабатываемые специалистами по архивному делу. Например, Бюллетень Национальных Архивов США , №3 за 2011 г. содержит «Руководство по использованию приложений для архивации электронной почты для ее хранения» (NARA Bulletin 2011-03, “Guidance Concerning the use of E-mail Archiving Applications to Store E-mail”).

Росархив выпустил в 2011 году «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности». Данный перечень включает проекты документов, плановые, отчетные, информационные, справочные документы, внутреннюю переписку и документы по регистрации, учету и контролю. Как видно из этого перечня, речь идет в основном о документах временного хранения, многие из которых даже не передаются в архив. Однако, в этом есть позитивный момент – организации могут сократить объемы бумажного документооборота, не нарушая никаких инструкций.

Что касается документов постоянного хранения, то Росархив пока не рекомендует включать их в перечни электронных документов. Соответственно, передать их на хранение в госархив также не получится, и поэтому наши ведомства пока продолжают распечатывать электронные письма, так как переписка по электронной почте носит официальный характер. (Например, обращения граждан, поступившие через сайт или по электронной почте.)

Росархив в мае 2012 года опубликовал проекты документов, подготовленные по его заказу ВНИИДАД: «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

Речь идет об электронных архивных документах, которые не имеют аналога на бумажном носителе, теперь их тоже можно будет сдавать на государственное хранение. По мере расширения перечня электронных документов и развития нормативной и методической базы, будет происходить сокращение доли бумажных документов в деловом обороте.

Архивы и электронные госуслуги

По Распоряжению Правительства от 28 декабря 2011 г. № 2415-р г., органы власти должны до 1 января 2014 г. обеспечить возможность получения результатов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в электронном виде в отношении тех государственных услуг (функций), электронный вид представления результатов которых не запрещен федеральными законами (V этап).

Хотя об архивных справках и выписках в распоряжении правительства прямо не говорится, надо понимать, что если бизнес-процесс оказания госуслуги подразумевает подачу обращения в электронном виде и получение результата, то и все промежуточные этапы должны быть электронными.

Обычно обращение в архив это не самоцель – гражданам надо, например, подтвердить свой трудовой стаж, образование, звания или награды, чтобы рассчитать пенсию или получить льготы. Согласно закону 210-ФЗ, чиновники не могут требовать от граждан информацию, которая находится в ведении государственных органов, так что им самим придется обращаться в архив через СМЭВ.

Электронные архивы в регионах

Уже реализованы и развиваются проекты по созданию единых информационных систем архивов в Самарской, Тюменской, Воронежской, Псковской областях, республике Мордовия, Москве, Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах. (Возможно, этот перечень не является исчерпывающим, потому что архив может рассматриваться как часть комплексного проекта.)

Рассмотрим один пример — архивы Ямало-Ненецкого автономного округа:

Работы по созданию Единой информационно-поисковой системы Службы по делам архивов ЯНАО были начаты в 2011 году в рамках реализации мероприятий Ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011–2013 годы)». Основной целью стало повышение эффективности процессов основных направлений деятельности государственного и муниципальных архивов, а также переход на предоставление архивных услуг в электронном виде.

В рамках первого этапа система была внедрена в Службе по делам архивов и Государственном архиве ЯНАО. При этом в подсистему госархива были включены модуль хранения, ввода информации и доступа к информационному ресурсу; модуль автоматизации учёта приема и исполнения запросов; модуль автоматизации деятельности читального зала, а также модули интеграции с ПК «Архивный фонд» и взаимодействия с внешними системами. Было осуществлено первичное наполнение системы путем импорта данных из ведущейся общеотраслевой БД «Архивный фонд» и создан электронный фонд пользования путем оцифровки 20 архивных описей и более 1000 архивных дел за период с 1887 по 2000 годы. Следующим этапом стала автоматизация деятельности муниципальных архивов.

Благодаря этому муниципальные архивы, наряду с госархивом ЯНАО, могут обеспечить доступ к своим услугам через Портал госуслуг, а также через сеть МФЦ.