Поделиться
Строителям нужны решения для управления договорами
Система договорных отношений в строительстве устроена гораздо сложнее, чем в большинстве других отраслей. Это обусловлено большим числом участников строительного проекта и разнообразием их ролей, активным взаимодействием с органами власти, ресурсоснабжающими организациями и плюс ко всему – регулирующими требованиями различного уровня, от федеральных законов до международных стандартов. При этом разнообразия соответствующих ИТ-решений не наблюдается.По уровню расходов на ИТ строительство значительно отстает от «передовиков» – банков и госсектора. По данным исследования Gartner, строительные компании с оборотом менее $250 млн инвестируют в ИТ около 1,6% от своей выручки, а крупные компании с объемом бизнеса около $10 млрд тратят на ИТ еще меньше – не более 1,1%, тогда как в среднем по 15 секторам экономики доля расходов на ИТ в небольших и в крупных организациях составляет 5,04% и 3,16% соответственно.
Разумеется, во всех отраслях разная структура затрат, поэтому «гонка за лидером» в данном случае лишена смысла: строителям не нужно столько ИТ, как банкирам. Но стоит обратить особое внимание на ключевые бизнес-процессы, влияющие на эффективность бизнеса, к числу которых относится и управление договорами.
Потребность в комплексных решениях по управлению договорами, учитывающих специфику строительной отрасли, очевидна, но сдерживает рост этого направления довольно высокий порог входа – организации необходимы глубокие компетенции в строительстве, чтобы на равных разговаривать с представителями заказчика, а это довольно большая редкость. Подобное положение дел, в принципе, характерно для многих вертикальных рынков, где от консультантов требуются кросс-дисциплинарные знания, так что преодолеть входной барьер при помощи одних лишь инвестиций в разработку и маркетинг решений не получится: опыт нарабатывается годами практической работы.
Управление договорами на стройке
Коли со стороны бизнеса потребность в некоем решении есть, рынок обязательно на это отреагирует – бизнес не может ждать, пока консультанты наберутся опыта и создадут идеальную систему, отвечающую всем запросам заказчика. Да и заказчики по своему уровню зрелости различаются – одних устроит кустарное решение, сделанное «на коленке», другим нужна надежная платформа.
Анализируя текущее предложение на рынке, можно выделить несколько групп решений по управлению договорами в строительных организациях. Прежде всего, собственные разработки и малотиражные решения, которые вырастают из попыток как-то связать разрозненные программы: сметы, план-графики работ, взаиморасчеты и т.д. Как правило, они не отличаются проработанной архитектурой, масштабируемостью и надежностью, однако вполне подходят для небольших компаний.
Вторая группа – решения на платформе 1С. Во главе угла стоит учетная система, отдельные модули могут взаимодействовать между собой, есть единая база НСИ — уже можно говорить об интегрированном решении. Но по-прежнему есть ограничения по масштабу, и приходится выполнять большой объем работ по сопровождению, поскольку требования заказчиков разнятся, и даже у одного заказчика пожелания имеют свойство меняться по ходу проекта.
Третью группу составляют решения «от документооборота», которые широко используются для управления договорами в разных отраслях. Многие поставщики СЭД сообщают об успешном внедрении своих систем в строительстве – и это следствие гибкости их платформ, которые можно адаптировать к любой сфере деятельности и любым бизнес-процессам, с большими или меньшими усилиями.
Для крупных строительных холдингов решающее значение имеют такие качества, как надежность, производительность и при этом гибкость – чтобы соответствовать масштабам и динамике бизнеса, поэтому в данном сегменте распространены решения «от ERP», которые и образуют четвертую группу решений.
Возможны решения, которые сочетают в себе несколько из приведенных классифицирующих признаков. Например, весьма успешными могут быть интегрированные решения, где присутствуют СЭД и ERP – функции документооборота обеспечивают процедуры согласования и работу с документами, а ERP «привязывает» договорную работу к бизнесу, так что приведенную классификацию не стоит рассматривать как строгую и взаимоисключающую.
О сложности управления договорами в строительстве говорит Виктор Золотов, исполнительный директор компании «Акелон». «Договоров много, и они очень сложные. Много договоров генподряда, многосторонних, более трех сторон в одном договоре, внрутригрупповых между юрлицами в холдинге, – рассказывает он. – Необходимо учитывать проектную деятельность в разрезе строительства. С одной стороны, есть классификация «объектов строительства» – город, район, проект, площадка, объект, корпус, и все договора нужно «привязать» к объектам, последних в одном договоре может быть сколько угодно. Так же нужна привязка к бюджету, так как в строительстве он очень детальный – расписан буквально до гвоздей».
Управлять договорами в контексте проектов
Проектный подход лежит в основе управления строительством, будь то перепланировка квартиры или обустройство нефтегазового месторождения на Крайнем Севере. И в том, и в другом случае нужно планировать, какие ресурсы, когда, и на какое время понадобятся в ходе проекта – и вовремя заключить соответствующие договоры с поставщиками материалов, субподрядчиками, транспортниками, энергетиками, обеспечить охрану объектов, проведение испытаний, контроль качества и в итоге сдать объект заказчику.
Еще следует учесть, что редко когда проект идет точно по намеченному плану. В реальной жизни случается всякое, так что нужно уметь оперативно реагировать на изменение обстановки, а для этого, может быть, придется срочно заключить дополнительное соглашение или найти нового исполнителя и подписать договор с ним. Таким образом, получается, что в строительстве «ведущей» системой будет Project Management, тогда как системе управления договорами достанется роль ведомой – ибо договор имеет смысл только в контексте текущих задач проекта.
Возьмем для сравнения другие сферы бизнеса, например, предоставление облачных сервисов: договор с клиентом определяет все дальнейшие активности. Главное для провайдера – соблюсти SLA и не попасть на штрафы, а проект по модернизации ЦОДа должен выполняться так, чтобы никому не мешать. То же самое можно сказать о договорах аренды, купли-продажи, кредитах, страховках, логистике, обучении, медицинском обслуживании и многих других.
Больше всего общего со строительством можно найти в деятельности по проектированию и созданию сложной техники или даже больших информационных систем, где проектный подход также является определяющим. Из этого следует один важный вывод: на рынке представлено очень много решений по управлению договорами, но большинство из них не подходит для строительных компаний, – потому что они разработаны в другой парадигме, не учитывающей специфику проектного управления.
Гибкость и динамичность
Стоит сказать еще об одном качестве договоров в строительстве — это весьма вариативный состав реквизитов, зависящий от характеристик строящихся объектов. Поэтому система должна обладать значительной гибкостью, чтобы добавлять реквизиты по мере надобности и давать возможность использовать их в управленческом учете и в аналитике, а не только в качестве описательных параметров при поиске. Бизнес-процессы в строительной компании тоже не могут считаться статичными (как бывает в производстве) – изменения происходят постоянно, пока идет стройка. Меняется структура управления, состав юрлиц холдинга и процедуры согласования договоров.
Поэтому Сергей Коровин, ИТ-директор группы компаний «Стройгазконсалтинг» (СГК), ключевым фактором при выборе платформы считает ее способность динамично изменяться вместе с бизнесом: «Для строительства трубопроводов вносятся одни данные, для строительства кольцевой автодороги — другие. Важно, чтобы это был настраиваемый механизм. Компания AFM Consulting, внедрявшая в нашем холдинге Microsoft Dynamics AX, выполнила эти условия, поэтому в случае, если завтра придется строить ядерный реактор, для такого типа договоров можно будет настроить набор реквизитов, которые необходимо контролировать».
На сегодня внедрение модуля «Реестр договоров» дало ощутимый эффект как в части сокращения времени на внесение и поиск информации, формирования различных отчетов по договорам, так в плане сокращения ошибок, связанных с человеческим фактором – информационная система, если она правильно продумана и настроена, направляет работу сотрудника в нужное русло: подсказывает ему дальнейшие шаги, уведомляет о наступлении тех или иных событий, связанных с договором.
Учитывая объем базы данных договоров, а это более 30 тыс. записей, и общее число пользователей более тысячи человек, СГК экономит немало человеко-часов только за счет оптимизации рутинных операций, связанных с обработкой такого массива информации. Стало возможным отказаться от многократного дублирования ввода и обработки информации в файлах Excel – теперь информация вносится однократно и единообразно, с использованием единых мастер-справочников.
Когда заказчиков много...
Для строительных и девелоперских компаний, работающих на рынке жилой и коммерческой недвижимости вопросы эффективного управления договорами не менее важны, чем для компаний промышленного строительства. Здесь возникает ситуация, когда конечных заказчиков много, и с каждым нужно оформить договорные отношения по всем правилам – это в дополнение к обычным проблемам строителей.
В России действует закон о долевом строительстве – № 214-ФЗ от 30 декабря 2004 г., регулирующий привлечение средств граждан и юридических лиц для строительства многоквартирных домов и иных объектов недвижимости. Только в 2013 г. было зарегистрировано 388,9 тыс. договоров долевого участия. В данный момент в Москве реализуется более 500 жилых проектов, около 60% из них реализуется с привлечением средств дольщиков. Следует признать, что, несмотря на всю критику 214-ФЗ, такая форма взаимодействия строителей и заказчиков стала де-факто основной.
Любой, кто покупал квартиру, помнит, что в процессе сделки был подписан не один договор, но это только вершина айсберга – еще до начала строительства были оформлены договорные отношения заказчика и генподрядчика, привлекались инвесторы, оформлялись залоги и т.д. В процессе реализации проекта с каждым объектом связываются цепочки договоров, и без наличия эффективного инструмента проследить такую цепочку бывает непросто.
Именно поэтому проект построения единой информационной системы в одном из ведущих операторов рынка жилой недвижимости Москвы и Подмосковья начался с автоматизации управления договорами. «Условия сделок при продаже жилой недвижимости конечному покупателю зависят от множества факторов, и ошибаться в процессе оформления договора нельзя, поэтому важно, чтобы система автоматически формировала готовый договор согласно установленному шаблону и заданным параметрам сделки», – отметил Максим Семенов, директор ИТ-департамента группы компаний «Жилищный капитал». При использовании решения по управлению договорами время на подготовку комплекта документов для сделки сокращается в 3 раза, и это далеко не единственный эффект от внедрения MS Dynamics AX в группе.
Стартовал аналогичный проект и у другого крупного застройщика — в группе компаний ПИК, где основными предпосылками для модернизации документооборота стали необходимость в сокращении времени на создание и поиск документов, развитие горизонтальных связей в компании, сокращение бумажного документооборота. С целью оптимизации бизнес-процессов было принято решение о внедрении единой системы управления договорами на бизнес-решении Directum. Комментирует Виктор Золотов: «Пока проект не завершен, о результатах говорить рано, но есть ожидания. Ключевых показателя два – сокращения совокупных трудозатрат на процесс и сокращение длительности согласования. По трудозатратам мы ориентируемся на 25% оптимизации. По длительности примерно в 2 раза. Еще есть сокращение рисков, но это сложно посчитать».
Станислав Макаров
Короткая ссылка
