«Переход на КЭДО для такой крупной компании был неизбежен»

CNews: Расскажите, что предшествовало переходу на кадровый электронный документооборот? Когда вы поняли, что без него не обойтись?

Ольга Исакова: Два года назад мы провели трансформацию кадровой функции в компании, укрупнили кадровые подразделения – создали Центры кадровых сервисов (такие мини-ОЦО) на базе округов. Полной централизации кадровой функции как раз мешала бумага (первичные кадровые документы), которые обрабатывались во фронт-офисах на базе филиалов компании. Кадровые администраторы в огромных количествах обрабатывали документы (в компании работает 360 тыс. человек), которые в бумажном виде приносили сотрудники, подписывали пакеты документов по кадровым процедурам.

Мы максимально автоматизировали кадровые транзакции, передав часть проводок на регламентные задания и роботов, исключили где это было возможно ручные проводки. После автоматизации рутинных операций стало очевидно, что бумага утяжеляет кадровые процессы, по-прежнему отнимает много времени как у самих сотрудников, так и у кадровиков.

Приходилось решать проблемы с передачей пакетов кадровых документов от сотрудников удаленных магазинов в офисы — а у «Магнита», напомню, более 27 000 магазинов по всей стране с достаточно широкой географией расположения.

CNews: А когда начался переход, и как выглядела подготовка к нему?

Ольга Исакова: До 2021 г. возможности перейти на полный безбумажный кадровый документооборот еще не было. С 2020 г. мы участвовали в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО и знали, что идет активное движение со стороны регулятора в направлении принятия ФЗ, проходили постоянные заседания рабочих групп, велось активное обсуждение так необходимого всем закона о Кадровом ЭДО.

Мы решили, не дожидаясь принятия закона, начать запуск проекта и провести пилот пока на дистанционных сотрудниках (Трудовой кодекс это позволял) и уже в марте 2021-го начали подготовку, составление бизнес– и технических требований к новой системе.

Мы тщательно проработали методологическую базу с нашими юристами, получили экспертное заключение, составили внутренние нормативные акты. Актуализировали и оптимизировали кадровые бизнес-процессы, убрав все лишние этапы, например, дополнительные согласования, которые затягивали процесс подписания документов. Параллельно с этим начали скоринг контрагентов на рынке, и в итоге выбрали подрядчика, который максимально соответствовал нашим требованиям. По итогам тендера победила ИТ-компания «Тензор», и мы вместе начали запускать СБИС — это система, позволяющая пользователям обмениваться электронными документами и подписывать их электронной цифровой подписью. В нашем случае было необходимо организовать подписание УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) со стороны Работодателя и УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) со стороны сотрудника.

CNews: А как вы выбирали систему?

Ольга Исакова: Когда мы готовились к пилоту, то понимали, что система как минимум должна поддерживать функцию загрузки документов и подписание электронной подписью. После того, как коллеги предложили свое решение, мы обучили работе с ним кадровиков, провели коммуникации, подготовили и разослали инструкции для сотрудников.

С января 2022 г. был запущен пилот с дистанционными работниками — их в нашей компании около 3 тыс. человек. На этом этапе мы хотели посмотреть на возможности системы, чтобы принять решение о дальнейшем масштабировании.

CNews: Можно ли уже сейчас оценить преимущества системы?

Ольга Исакова: 61% экономического эффекта от внедрения приходится на высвобождение полезного времени сотрудников. Наш сегмент — ритейл, и основной персонал — продавцы. До перехода на КЭДО они тратили много времени на поездки в офис для подписания документов, или если речь шла об удаленных магазинах в регионах – отвлекали рабочее время директора магазина на распечатку, подписание с сотрудником и отправку бумажных документов офис. Теперь же они подписывают кадровые документы онлайн в личном кабинете СБИС в течение нескольких минут.

Еще 30% экономии удалось получить за счет того, что освободились руки у кадровых сотрудников — а у нас больше сотни фронт-офисов в стране, которые работают с первичной бумажной документацией. Остальные 9% — экономия на бумаге, почтовых расходах, хранении документов.

CNews: А если у сотрудника нет рабочего компьютера, как он может зайти в систему?

Ольга Исакова: В мобильное приложение или веб-версию сотрудник может попасть после прохождения авторизации с использованием двухфакторной аутентификации. Воспользовавшись домашним компьютером, или рабочим в магазине, даже если это не его личное рабочее место.

CNews: Какие были сложности при переходе на новую систему?

Ольга Исакова: В целом система получила положительный отклик у сотрудников. Результаты первых исследований показали, что более 85% опрошенных удовлетворены работой СБИС, оценили экономию своего времени и скорость обработки заявлений. Ведь теперь подать то или иное кадровое заявление можно откуда угодно – находясь в дороге, отпуске или вечером дома.

Были и такие сотрудники, которые относились с опаской к новой системе. Особенно те, которые работают не в офисах. У наших граждан до сих пор есть недоверие к электронным версиям документов, но у них есть возможность в любое время распечатать свой кадровый документ, т.к. он всегда под рукой – в личном кабинете.

Кроме того, некоторые опасаются за свои персональные данные. Но мы разъясняем работникам, что с сохранностью данных все в порядке, все в рамках законодательства, что информация не передается третьим лицам, а все копии электронных документов хранятся в соответствии с требованиями по кибербезопасности . ЦОДы «Тензора», добавлю, находятся на территории РФ — в этом плане мы нивелировали для себя риски, что какие-то процессы пойдут не так, и данные будут утеряны или заблокированы.

Чтобы снять все сомнения, мы сначала переводили на КЭДО руководителей, затем — их подчиненных сотрудников. Руководители пробуют сами, далее делятся своим положительным опытом работы в КЭДО со своими сотрудниками. В итоге получаем обратную связь о том, что теперь стало работать удобнее, и процессы ускорились.

«Систему планируем масштабировать на персонал розницы»

CNews: Когда вы начали переводить на КЭДО офисных сотрудников?

Ольга Исакова: С марта по декабрь 2022 г. мы масштабировали систему на 25 тыс. офисных работников. Многие этого очень ждали, так как пандемия коронавируса заставила некоторых людей переехать, и они очень ждали возможности подписывать документы удаленно.

На этом этапе документы из «1С» уже начали выгружаться в СБИС автоматически и запускаться на маршрут подписания. Сейчас у нас 99% всех офисных сотрудников работают в кадровом ЭДО на платформе СБИС.

Затем решение мы решили распространить и на персонал розницы и логистики— всего по стране у нас работают около 360 тыс. сотрудников, и всех их мы планируем перевести в течение ближайших двух лет. В этом году на КЭДО начали переводить продавцов «Магнит Косметик», уже перевели сотрудников «Магнит Аптека» и завершаем перевод сотрудников гипермаркетов. В целом перевод идет быстрее, чем мы предполагали.

На полную окупаемость проекта и трансформацию HR-отделов планируем выйти через пять лет.

CNews: Расскажите, что еще умеет система?

Ольга Исакова: Летом 2022 г. мы настроили ее так, чтобы заявления отправлялись по маршруту согласования автоматически, и система сама контролировала сроки подписаний. Теперь на каждом этапе регламента процесса можно настроить свой срок для того или иного шага, и система сама переведет документ на следующий этап или вернет обратно. Время кадровиков опять же высвобождается колоссально — никаких больше Excel-таблиц, для ручного контроля – все контролирует СБИС, а кадровик в любой момент может выгрузить Отчет со статусами регламентов.

В конце 2022 г. мы запустили в СБИС блок планирования отпусков на 2023 г. Это очень удобно — система, по сути, превращается в единое окно по всем кадровым процедурам. Сотрудникам и руководителям доступен собственный личный кабинет, в котором видны все документы, которые нужно подписать или согласовать, можно посмотреть свой график отпусков в режиме календаря.

СБИС стала комплексной системой для компании в части цифровизации кадрового документооборота между компанией и сотрудником.

CNews: Какие у вас планы по развитию системы?

Ольга Исакова: В этом году будем заниматься доработкой текущих функций. Затем начнем делать интеграцию с мобильным приложением для сотрудников, чтобы коллеги могли бесшовно переходить из системы в систему, без прохождения дополнительных авторизаций.

Перевод компании на КЭДО планируем завершить в 2025 году.

■ erid:Kra23inNMРекламодатель: ООО «Компания «Тензор»ИНН/ОГРН: 7605016030/1027600787994Сайт: https://sbis.ru/