Обзор: Кадровый электронный документооборот 2023

19 Июня 2023 18:29 19 Июн 2023 18:29

Как перевести 6,5 тысяч сотрудников на КЭДО за полгода

Удаленная работа набирает обороты, и поэтому кадровый электронный документооборот стал пользоваться популярностью. В 2020 году Минтруд запустил эксперимент по кадровому ЭДО и издал два закона, которые позволили перевести все кадровые документы в электронный вид. Многие крупные компании, поняв экономичность и эффективность такого решения, начали переходить на КЭДО. Как именно электронные кадровые документы упрощают бизнес-процессы, рассмотрим на примере внедрения КЭДО в «Страховом Доме ВСК».

Мотивация компании в переходе на КЭДО

«Страховой Дом ВСК» — крупная страховая компания, которая имеет более 500 офисов по всей стране и постоянный штат из 6 500 сотрудников. Такой большой компании вести бумажный кадровый документооборот довольно трудозатратно. На организацию кадровых процессов на бумаге уходило много времени и ручного труда: создание и подготовка документов происходила в учетной системе «ВСК» Axapta, после сотрудники подписывали их вручную. В среднем на оформление одного процесса на бумаге уходило 20 минут.

Кроме временных затрат на бумажный документооборот, были и финансовые. По словам HR-директора «Страхового Дома» Степана Лысенко, до внедрения КЭДО только на логистику, транзакции и хранение бумажных документов компания тратила порядка 10 млн рублей в год.

В конце 2021 года «ВСК» принял решение перейти на кадровый электронный документооборот. В компании определили главные задачи, которые требовалось решить цифровизацией кадровых процессов:

Сократить трудозатраты и время документооборота.
Внедрить КЭДО в такие процессы, как прием, перевод, отпуск и командировка, обучение сотрудников. Получить систему для дальнейшего развития в связке «работодатель — сотрудник».

Аналитики и юристы «ВСК» начали изучать рынок цифровизации HR
и выяснять нюансы: какие типы подписей потребуются сотрудникам, насколько легитимно вести электронно некоторые кадровые процессы. На эти этапы компания потратила около 2 месяцев.

Выбор оператора кадрового документооборота

У «ВСК» было несколько критериев для оператора КЭДО:

У компании-поставщика есть свой удостоверяющий центр для оперативного выпуска подписей.
Поставщик настроит интеграцию с нестандартной учетной системой Axapta.
Сервис КЭДО должен соответствовать 152-ФЗ и пройти проверку отделом информационной безопасности.
Срок внедрения электронный кадровых бизнес-процессов не должен превышать 3 месяцев.
С системой можно будет совершенствовать и развивать функционал в связке «работодатель — сотрудник»: обучение сотрудников, корпоративная сеть и т.д.

Сервис СБИС КЭДО соответствовал этим требованиям: у его разработчика, компании «Тензор», есть свой удостоверяющий центр, который позволяет моментально выпускать подписи. Также сервис СБИС имеет все необходимые лицензии для безопасной работы и защиты данных:

ФСТЭК на защиту (дает право на деятельность по технической защите конфиденциальной информации);
ФСБ РФ (дает право на разработку, производство, распространение и техническое обслуживание шифровальных средств).

Также в «Тензоре» только для проектных решений по КЭДО выделен штат из 200 сотрудников, который позволяет реализовать даже крупные проекты за короткий срок. Кроме того, специалисты «Тензора» нашли решение и для интеграции сервиса КЭДО с Axapta по API.

Так, уже в марте 2022 года «ВСК» и «Тензор» заключили договор и запустили проект по внедрению КЭДО.

Этапы по внедрению КЭДО со стороны СБИС

Внедрение кадровых бизнес-процессов было решено разбить на 4 этапа:

Предпроектное обследование — с 14 апреля по 26 мая.
Внедрение — с 26 мая по 23 июля (доработка учетной записи «ВСК» — Axapta; настройка серверов для архива, подключение SSO, настройка процессов в СБИС).
Перевод сотрудников «ВСК» в СБИС — с 19 июля: выпуск УКЭП, обучение сотрудников и подписантов, уведомление внутренних сотрудников.
Модернизация — с 5 ноября по 12 декабря: внедрение цифрового оффера, планирование отпусков и подачи заявлений на отпуск.

Результаты проекта

1 июля 2022 года произошло первое подписание кадрового документа в СБИС.

За первый месяц после внедрения на КЭДО было переведено порядка 2 450 сотрудников. К 1 декабря 2022 года кадровый ЭДО использовало 90% штата. На сегодняшний день «Страховой Дом ВСК» подписал более 50 тысяч кадровых документов электронно. 98% новых сотрудников соглашаются работать с КЭДО при трудоустройстве.

Ускорило процесс перехода на КЭДО и то, что весь кадровый учет остался в Axapta — сотрудникам не пришлось переучиваться.

С электронными подписями задачу решили следующим образом: разработчики СБИС организовали выдачу электронных подписей при создании карточки сотрудника в Axapta. Выдача НЭП проходила автоматически, с получением доступа сотрудника к личному кабинету СБИС методом API СБИС.

Дополнительно разработчики настроили возможность проводить массовую выдачу ЭП и автоматически продлять НЭП.

Чтобы сотрудники быстрее интегрировались в новую систему, разработчики организовали быстрый доступ в СБИС за 10 минут. Столько времени нужно кадровику «ВСК» для перевода сотрудника на кадровый ЭДО. Для этого сотрудник подписывал соглашение о НЭП, а кадровик отправляет ему по e-mail приглашение в СБИС со ссылкой на мобильный.

С помощью сквозной авторизации сотрудники «ВСК» могут быстро заходить в свои учетные записи, не придумывая логины и пароли. С этого момента сотрудники «Страхового Дома» могут уже с телефона подписывать отпуска, оформлять командировки.

Например, бизнес-процесс по формированию отпуска выглядит так:

1. Кадровый менеджер формирует в Axapta документ «Отпуск».

2. Методом API в СБИС создается документ «Отпуск», сразу формируется печатная форма приказа. Процесс переходит на этап «Подписание работодателем», после этого — «Подписание сотрудником», где сотрудник подписывает приказ НЭП.

3. Методом API в Axapta поступает статус по документу.

Схема:

Кроме основных кадровых документов, СБИС перевел и специфические документы «ВСК» в цифру. Раньше кадровые специалисты «ВСК» тратили время, создавая в Word отпуска на 1 сентября, свадьбу, рождение ребенка или по социальной политике. Теперь достаточно зайти в СБИС и создать специфические формы, указав работника и даты. Для заявления на обучение были разработаны этапы согласования.

К концу 2022 года HR-специалисты смогли уже отправлять офферы новым сотрудникам из СБИС.

В системе можно формировать приглашения на работу

Был настроен бизнес-процесс на получение 2-НФДЛ, которым активно начали пользоваться сотрудники «ВСК».

Мария Овсянникова

руководитель направления департамента трудовых отношений «Страхового Дома ВСК»

В совместных планах — цифровизация всех кадровых документов. Мы уже перевели в электронный формат все виды заявлений, справки 2-НДФЛ, прочих приказов, а также настроили функционал планирования отпуска. Сейчас идет 3-й этап внедрения, в задачах проекта — создание сервиса СБИС по заказу справок и копий трудовых, сервиса для передачи листков нетрудоспособности без API, на стороне СБИС.

Думаю, для нас СБИС скоро перестанет быть обычным приложением для подписания документов, а станет полноценным личным кабинетом.

Михаил Ефимов

руководитель направления кадрового электронного документооборота компании «Тензор»

Переход такой большой компании, как «ВСК», еще раз доказывает, что КЭДО — это процесс, который коснется в ближайшем будущем всех компаний. Хочу отдельно отметить, что в таких крупных компаниях серьезно относятся к безопасности персональных данных, и кадровый электронный документооборот позволяет это обеспечить. При переходе на КЭДО в компании ускоряются бизнес-процессы, а данные сотрудников надежно защищены.