Разделы

Интеграция Инфраструктура

Xerox: документооборот - это не только ПО

Легендарный поставщик копиров возвращается из глубин кризиса с обновленной стратегией. На развитых рынках ставка делается на услуги и инновационные технологии, на развивающихся – на доступные МФУ. Российский офис занимает одну из ведущих позиций в корпорации.

Резюмируя свой опыт в обследовании инфраструктуры печати, копирования и сканирования в офисах заказчиков, специалисты Xerox приводят пугающую статистику. Согласно представленным данным, в средней компании одно устройство приходится на 2,2 сотрудника, и им пользуются уже 5,6 лет. Пользуются не слишком интенсивно – всего 2% времени рабочего дня. При этом затраты на печать на одного сотрудника могут достигать 1 тыс. долл. в год. Более чем вероятно, что в России подобные оценки будут иными, но отменяет ли это проблему?

Собственно добавленной стоимостью консалтинга в данном случае является не только оптимизация затрат на использование технических средств, но и совершенствование бизнес-процессов работы с документами. Говорят, что заметную экономию можно получить даже от правильного расположения устройств в офисе. Карты с изображением МФУ и рабочих мест сотрудников, которые их используют, являются обязательным элементом отдельной процедуры, которая в английском эквиваленте даже имеет солидное название – Floor Mapping (картирование помещения). Важно, что в данном случае, гораздо легче, чем в случае с ПО, определить в деньгах эффект оптимизации: затраты на закупку расходных материалов, обслуживание разношерстных принтеров, время затрачиваемое сотрудниками на создание или обработку документов – все это можно легко скалькулировать. Соответственно, экономия или ее отсутствие должны быть очевидны.

Умный контроль

Гораздо сложнее посчитать в деньгах потери от несанкционированного использования устройств печати. Проблема в том, что чаще всего ИТ-директора не могут знать наверняка, кто и какие документы копировал или печатал на многочисленных офисных МФУ. Установление организационных ограничений для сотрудников, например, на цветную, двустороннюю печать или иные действия далеко не всегда эффективно. Ситуация в корне меняется, когда перед использованием устройства вам нужно ввести собственный пароль или авторизоваться отпечатком пальца: система отслеживает каждый шаг пользователя и вероятность совершения им несанкционированных действий резко снижается. По итогам месяца вы видите четкую статистику использования устройств всеми сотрудниками. Естественно, что в зависимости от статуса пользователя в системе он может получать права доступа к узкому или широкому спектру функционала.

Среди инноваций, исследуемых в лабораториях Xerox и напрямую связанных с безопасностью, особый интерес представляет технология нанесения на бумажные документы специальных меток, которые при печати или копировании скрывают конфиденциальную информацию, содержащуюся на данной странице. Выглядит это следующим образом: внизу листа принтер печатает специальное видимое поле, содержащее невидимый глазу код. Секретарь или иной авторизованный сотрудник, не имеющий права доступа к некоторым полям данных, при печати или копировании на их месте увидит только «крестики». Сотруднику, авторизация которого позволяет расшифровать документ, достаточно ввести в МФУ свой пароль и после этого откопировать зашифрованную страницу на любом устройстве, подключенном к корпоративной сети – все поля будут рассекречены. Так как пока данная разработка не используется в коммерческих продуктах компании, трудно сказать, насколько массовый спрос она может найти у потребителей. Между тем технологически решение уже проработано.

Убийственным аргументом в пользу необходимости внимательного отношения к периферийным устройствам в Xerox называют риск использования их злоумышленниками для внешних атак на ИТ-инфраструктуру предприятия. МФУ и монофункционалы имеют собственные операционные системы, диски хранения информации, программные подсистемы поддержки. Будучи подключенными к сети, они могут стать открытыми воротами для мошенников.

К «умному контролю» в Xerox относят и возможности удаленного мониторинга за работоспособностью устройств. Сокращение времени их простоя приводит к сокращению издержек. В компании уверены, что время, а следовательно, и деньги можно сэкономить и на оптимизации распространения бумажных документов, переведенных в цифровой вид. Так, копируя или сканируя бумажный документ на современном МФУ и намереваясь разослать его по списку адресатов, пользователь может сделать это без помощи компьютера – рассылка осуществляется прямо с того же МФУ. Современные системы управления документооборотом могут включать и другие возможности, избавляющие пользователей от рутинных операций.

Следуя общей управленческой моде, Xerox выступает и в роли аутсорсера. Компания берет на себя все заботы по обработке документов: сканирование, индексирование, архивирование электронных и бумажных документов. Работы проводятся как в помещениях заказчика (для этого инсталлируется оборудование и ПО вендора), так и в т.н. сервисных центрах изображений (Service Imaging Centers). Помимо США и Европы такие центры уже созданы в Японии, Бразилии, Австралии, Мексике и Сингапуре. Крупнейшая площадка в американском Арканзасе уже сегодня обрабатывает 1,2 млн. документов в сутки. В сентябре текущего года было объявлено об объединении всех центров в сеть на базе единой программной платформы. Инфраструктура Xerox, таким образом, может с большей эффективностью использоваться глобальными корпорациями.

Импортозамещение SIEM: что важно учесть
Импортозамещение

Ближе к земле

Похоже, что компания находит спрос на свои новые сервисы: из 15,7 млрд. долл., заработанных в прошлом году, услуги принесли 3,3 млрд. И все же, говоря о бизнесе Xerox на развивающихся рынках, к которым относится и Россия, становится очевидным, что высокая материя услуг это вопрос может быть и ближайшего, но будущего. Скелет продаж этой американской компании у нас, в Азии или Латинской Америке составляет офисное оборудование. Более того, - недорогое оборудование. На дешевые МФУ, принтеры и копиры стоимостью менее 1000 долл. в регионе DMO (Developing Markets Operations, развивающиеся рынки) приходится более 58% продаж. Несколько лет назад этот показатель был еще выше. Для сравнения, в Европе доля подобных устройств не превышает 34%, а в Северной Америке - 24%.

Развивающиеся рынки уже в следующем 2007 году станут крупнейшим регионом по потреблению монопринтеров. Почетного в этом мало – Европа, США, Япония быстрыми темпами переходят на использование МФУ, и продажи отдельных устройств печати здесь быстро падают.

Среди развивающихся рынков Россия, с примыкающими к ней странами СНГ, является безусловным лидером по потреблению принтеров и МФУ стоимостью менее 1000 долл. Здесь продается около 3 млн. подобных устройств в год. Следом идут Бразилия, Мексика, Индия и Польша. Рост данного сегмента (по указанной цене и географии) составляет 17% в год.

Русский смарт-сити среди Кавказских гор
ИТ в госсекторе

Технологически Xerox сосредоточен, прежде всего, на цветной лазерной печати. Этот сегмент является самым дорогим и, следовательно, самым доходным как для производителя, так и для его партнеров. Рост цветной печати – это тренд, на котором во многом держится стратегия Энн Малкахи сегодня. Если в 2004 году из 3 трлн. страниц, отпечатанных в мире, цветными были только 5%, то в текущем ожидается рост до 9%. В Xerox уверены, что доля цветной печати в 2009 году достигнет 17%.