12 Мая 2026 10:00 12 Мая 2026 10:00 |

Поделиться

Олег Пашинин, «Росатом», — О запуске электронного архива и новых возможностях хранения контента

CNews: Каковы были предпосылки реализации проекта?

Олег Пашинин: Госкорпорация «Росатом» — один из лидеров в области электронного документооборота в нашей стране. Единая отраслевая система электронного документооборота (ЕОСДО) корпорации была введена в эксплуатацию в 2010 году и с того времени постоянно развивалась. В 2023-м компания перевела ее с иностранного вендорского продукта на собственное импортонезависимое решение «Атом.Контент». На текущий момент ЕОСДО охватывает более 200 организаций атомной отрасли, в системе работают свыше 125 тыс. пользователей.

Сейчас в системе электронного документооборота корпорации находится более 350 млн объектов и каждый год их объем увеличивается примерно на 30 %. В настоящее время в ЕОСДО создаются электронные документы длительных сроков хранения, вплоть до постоянного. Можно предположить, что в ближайшей перспективе значительная часть новых документов будет создаваться в электронном виде. В связи с этим руководство управления документационного обеспечения «Росатома» совместно с ИТ-блоком корпорации и Центральным архивом атомной отрасли пришли к заключению о необходимости безотложной организации архивного хранения электронных документов. Так в 2022 году Корпорация запустила проект создания Единой отраслевой системы «Централизованный электронный архив» (ЕОС ЦЭА).

CNews: В информационном поле мало новостей о внедрениях СХЭД в крупных компаниях. Российское законодательство в области архивного хранения электронных документов еще не доработано. Каким образом удавалось решать открытые вопросы?

Олег Пашинин: Уже после старта проекта ЕОС ЦЭА в 2023 году вышел приказ Росархива № 77, утвердивший действующие на сегодня «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В них однозначно установлена обязательность хранения документов в СХЭД отдельно от СЭД, а также определены основные принципы учета и работы с архивными электронными документами. Этот документ отвечает далеко не на все вопросы, возникающие в экспертном сообществе. Однако у «Росатома» есть огромная собственная экспертиза в данной области — Центральный архив атомной отрасли, который был учрежден в 2009 году и является приемником Центрального архива легендарного Минсредмаша с историей, насчитывающей 80 лет. В структуре корпорации выстроена отраслевая система управления архивной функцией, включая нормативную базу, соответствующую актуальным требованиям законодательства в области архивного дела. На базе отраслевого центра дополнительного образования проводится повышение квалификации архивистов с обязательной оценкой уровня производственно-технических знаний и навыков. Ежегодно проводится отраслевая конференция по актуальным вопросам архивного дела. Весь накопленный опыт в этой сфере в сочетании с нашей многолетней экспертизой по автоматизации делопроизводства стали основой принимаемых решений по созданию системы. По тем аспектам, которые требовали разъяснений, отправлялись запросы в Росархив.

CNews: Какие возможности появляются у корпорации в связи с запуском ЕОС ЦЭА?

Олег Пашинин: Работа с электронными документами (ЭД) в атомной отрасли началась задолго до старта проекта ЕОС ЦЭА. Госкорпорация «Росатом» имеет собственный Удостоверяющий центр АО «Гринатом», впервые аккредитованный в октябре 2011 года. В настоящий момент им пользуются более 350 организаций и предприятий отрасли. Корпорация готовилась к массовому переходу на электронные подлинники. Запуск проекта по долгосрочному хранению электронных документов позволил начать этот процесс уже в 2024 году. Тогда стартовал перевод в электронный вид приказов и распоряжений, на следующий год — протоколов и перечней поручений генерального директора. На текущий момент 82 % таких документов — электронные.

ЕОС ЦЭА позволяет хранить электронные документы любых отраслевых информационных систем корпорации. Системы-источники могут передавать документы на оперативное и архивное хранение. В состав ЕОС ЦЭА входит также подсистема технологического хранилища, позволяющая системам хранить только контент, оставляя всю метаинформацию объектов у себя.

Решение помогает разгрузить основную систему электронного документооборота компании — ЕОСДО. За 15 лет функционирования в ней накопилось большое количество документов, объем базы данных уже приближается к 30 ТБ. После перевода ЕОСДО на отечественную платформу нам удалось повысить производительность системы документооборота, но постоянно возрастающий объем документов несет риски достижения предела ее возможностей. Внедрение СХЭД запускает процессы передачи документов на оперативное и архивное хранение, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения, что облегчает ЕОСДО.

CNews: Насколько тесно ЕОС ЦЭА интегрирован с ЕОСДО?

Олег Пашинин: На уровне бизнес-процессов между этими системами реализована сквозная интеграция. В декабре 2025-го в ЕОС ЦЭА были подготовлены проекты номенклатуры дел организаций отрасли на 2026 год. Экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят сотрудники организаций по основным направлениям деятельности, непосредственно в ЕОС ЦЭА имели возможность осуществить проверку корректности сформированных проектов и выдать при необходимости замечания. После проверки и доработки в ЕОС ЦЭА проекты номенклатур дел по бизнес-процессу были переданы в ЕОСДО и включены в состав автоматически созданных протоколов заседаний экспертных комиссий с итогами согласования членами ЭК, после чего утверждены руководством в ЕОСДО. Утвержденная номенклатура дел как документ автоматически направляется в ЕОС ЦЭА и формируется в соответствующее дело. А из ЕОС ЦЭА в виде справочника передается в ЕОСДО, где используется для выбора дел с целью размещения в них документов.

Весь процесс работы с документами выполняется в ЕОСДО. Но когда документ доходит до определенной стадии жизненного цикла (например, приказ зарегистрирован), он размещается в оперативном хранилище ЕОС ЦЭА. При этом в ЕОСДО у пользователя остается доступ к документам, в жизненном цикле которых он принимал участие, на протяжении всего срока хранения документа непосредственно из интерфейса системы.

В ЕОС ЦЭА реализована функциональность экспертизы ценности документов (ЭЦД). По отраслевым нормам процедура ЭЦД выполняется через три года после завершения делопроизводства. Функциональность ЭЦД позволяет формировать проекты описей и актов о выделении документов к уничтожению, которые, как и номенклатуры дел, после проверки членами ЭК передаются в ЕОСДО для включения в протокол заседания ЭК и утверждения руководством организаций. Последующие действия по передаче на архивное хранение или уничтожение документов осуществляется уже в ЕОС ЦЭА.

CNews: Оперативное хранение — традиционная функция СЭД. Зачем понадобилось делать оперативное хранилище в ЕОС ЦЭА?

Олег Пашинин: Действительно, до внедрения централизованного архива оперативное хранилище было частью ЕОСДО. Но электронные документы создаются не только в ЕОСДО, а также в других отраслевых ИС, например, в системах по управлению персоналом, закупочной деятельностью и др. В соответствии с установленными требованиями, все управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности, независимо от вида и ограничения доступа, должны быть сформированы в дела по видам и срокам хранения согласно единой системе учета — номенклатуре дел организации. Экспертизе ценности своевременно должны подвергаться все документы, входящие в документальный фонд организации. За исключением ЕОСДО, в других ИС не реализована функциональность создания и ведения номенклатуры дел, формирования в дела и хранения документов в соответствии с ней, и тем более ЭЦД. Поэтому было принято решение перенести все эти задачи в ЕОС ЦЭА.

ЕОС ЦЭА разрабатывалась как единая СХЭД для всех ИС «Росатома». Создание единого оперативного хранилища в СХЭД позволяет собрать документы из разных информационных систем в единое структурированное хранилище в рамках номенклатур дел организаций. Для ряда ИС также есть потребность как можно раньше передать контент в СХЭД, чтобы освободить собственные ресурсы.

CNews: Приводит ли перенос оперативного хранилища из ЕОСДО в ЦЭА к дублированию документов? Ведь сотрудники продолжают активно работать с документами в ЕОСДО. Как решается данная проблема?

Олег Пашинин: Дублирования не происходит. Сотрудники компании продолжают работать с документами в ЕОСДО — ищут, открывают, связывают их с новыми документами. Делопроизводители и архивисты работают с этими же документами в ЕОС ЦЭА. При этом и пользователи ЕОСДО, и пользователи ЕОС ЦЭА работают с одним и тем же контентом.

Такую архитектуру удалось организовать за счет использования в системах единой платформы. ЕОСДО и ЕОС ЦЭА построены на базе одной и той же платформы разработки корпоративных приложений — «Атом.Платформы». Ее функциональность имеет широкие возможности по организации хранения контента. Мы спроектировали архитектуру так, что объекты ЕОСДО и объекты ЕОС ЦЭА ссылаются на одни и те же файлы контента. Каждая из систем считает их своими «родными» объектами, распределяя права доступа по собственным правилам. Для такой крупной госкорпорации, как «Росатом», такой подход дает большую гибкость в работе с документами, позволяя при этом экономить ресурсы мощностей хранения.

CNews: Существует ли специфика при приеме документов в ЕОС ЦЭА из других систем-источников компании?

Олег Пашинин: Для приема документов из других ИС «Росатома» в ЕОС ЦЭА используется тот же сервис, что и для приема документов из ЕОСДО. При интеграции с сервисом идет обмен сообщениями, подтверждение приема документов в ЕОС ЦЭА и предоставление ссылки на объект. Получив ссылку, системы-источники могут при необходимости удалить контент у себя, оставив только ссылку на объект в ЕОС ЦЭА.

Формат приема документов универсальный и включает метаинформацию, файлы контента, файлы электронных подписей. Метаинформация состоит из блока обязательных атрибутов (в соответствии с требованиями правил Росархива) и блока дополнительных атрибутов, специфичных для системы-источника. Это позволяет искать в ЕОС ЦЭА документы не только по основным, но и по специфичным атрибутам ИС.

При приеме документов из систем-источников ЕОС ЦЭА контролирует соответствие протоколу обмена и корректное заполнение обязательных атрибутов. Если возникает ошибка, система-источник получает соответствующее сообщение. Контроль процесса интеграции осуществляется с помощью стандартизированных средств мониторинга.

В блоке метаданных присутствует атрибут «индекс дела». ЕОС ЦЭА допускает отсутствие индекса дела у документов, передаваемых из систем-источников. Для таких документов ЕОС ЦЭА позволяет настроить правила разбора с автоматическим распределением в дела. Эти правила можно настроить индивидуально для каждой системы. Если индекс дела не заполнен, а правило разбора не было подобрано, документ в ЕОС ЦЭА передается ответственному сотруднику организации для ручного разбора.

CNews: Какая функциональность реализована в ЕОС ЦЭА?

Олег Пашинин: Решение разрабатывалось с учетом Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77, зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023, № 751119) и Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69, зарегистрированы в Минюсте России 20.10.2020 № 60484). В ЕОС ЦЭА реализованы следующие процессы:

1. Создание и ведение номенклатуры дел организаций.
2. Прием документов на оперативное хранение.
3. Проведение экспертизы ценности документов на оперативном и архивном хранении.
4. Прием документов на архивное хранение.
5. Учет документов на архивном хранении в соответствии со схемами систематизации и архивными учетными формами.
6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения на оперативном и архивном хранении.
7. Контроль юридической значимости документов.
8. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов.
9. Формирование обязательных и вспомогательных учетных документов архива.
10. Передача документов на хранение в ведомственные архивы.
11. Поиск информации в оперативном и архивном хранилищах.
12. Выдача документов по запросам.
13. Подготовка ответов на запросы.
14. Формирование отчетности.

CNews: Какие особенности проекта стоит выделить?

Олег Пашинин: Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» — многопрофильный холдинг, объединяющий активы в энергетике, машиностроении, строительстве и других отраслях. В контур управления госкорпорации входит большое количество организаций, в каждой из которых есть своя специфика. В организационный периметр проекта было включено 247 предприятий. Они также активно работают в единой отраслевой системе документооборота, функциональность которой в результате проекта должна была измениться. Часть функций, входящих в «Архивный сценарий» ЕОСДО, включая разработку и ведение номенклатуры дел, оперативное хранение, пофондовый учет архивных документов и другие, должны были быть переведены в ЕОС ЦЭА. Все это сказалось на ходе проекта.

Крупные проекты обычно реализуются поэтапно — сначала пилотное внедрение в одной структуре, затем масштабирование на все. Наше внедрение происходило сразу во всех организациях, так как менялись сквозные процессы работы с документами в атомной отрасли в целом.

Проектирование ЕОС ЦЭА происходило параллельно с перепроектированием процессов ЕОСДО. Вместе с запуском в эксплуатацию ЕОС ЦЭА был выпущен новый релиз ЕОСДО, включающий существенные изменения в ее функциональности.

Чтобы обеспечить требования к нагрузке и масштабам СХЭД корпорации, система строилась на ядре «Атом.Платформы». В платформу потребовалось добавить модуль построения пользовательских интерфейсов и модуль автоматизации бизнес-процессов, после чего уже начать разработку функциональности самой системы. Эти работы нужно было сделать в рамках имеющихся ресурсов проекта.

Большой объем работ пришелся на реализацию бизнес-процессов, охватывающих разные сценарии создания/рассмотрения/согласования номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов. Процессы ЕОС ЦЭА учитывают специфику различных предприятий отрасли:

• предусматривается как наличие в подразделениях роли ответственного за оперативное хранение этого подразделения, так и ее отсутствие;
• могут быть созданы как собственные архивы для каждой организации, так и выделенные архивы для группы организаций (ведомственные архивы);
• в системе реализована возможность работы экспертных комиссий подразделений, организаций, ведомственных архивов;
• формирование архивных описей возможно с учетом схемы систематизации архивных документов, утвержденной в организации.

Благодаря интегрированному в систему отраслевому Перечню документов, образующихся в процессе деятельности госкорпорации и входящих в контур ее управления организаций, ЕОС ЦЭА осуществляет автоматический контроль за применением сроков хранения при составлении номенклатур дел и проведении ЭЦД.

Для учета объемов хранения контента по каждому предприятию отрасли в рамках ЕОС ЦЭА была разработана отдельная подсистема биллинга, позволяющая вести учет в различных разрезах — по количеству документов, объему контента, а также по системам-источникам, из которых документы передаются на хранение.

CNews: Кто является пользователями ЕОС ЦЭА?

Олег Пашинин: Основные пользователи ЕОС ЦЭА — это работники, ответственные за оперативное хранение в подразделениях и организации в целом, и архивисты. Поскольку в госкорпорации «Росатом» часть функций по делопроизводству передана в общий центр обслуживания (ОЦО), в ЕОС ЦЭА также реализована поддержка специфики работы ОЦО. Ролевая модель позволяет пользователю системы ЕОС ЦЭА выполнять несколько различных функций внутри одной организации или, наоборот, типовой набор функций для нескольких организаций отрасли.

Большинство сотрудников отрасли не используют ЕОС ЦЭА для работы со своими документами. Они работают с ними, получив доступ через интерфейс ЕОСДО или других систем-источников.

Для процесса выдачи документов по официальному запросу дополнительно реализована отдельная подсистема «Читальный зал». К подсистеме имеют доступ все зарегистрированные в ней пользователи «Росатома», но в ограниченной функциональности в рамках выданных документов. Если работник организации не имел отношения к документу в процессе его создания или исполнения, но в связи с производственной необходимостью ему необходим к нему доступ, то он может по запросу получить на просмотр документы либо в специализированной папке ЕОСДО, либо в «Читальном зале» ЕОС ЦЭА.

CNews: Расскажите подробнее о функциях архивного хранения, реализованных в системе.

Олег Пашинин: ЕОС ЦЭА поддерживает полный спектр процессов архивного хранения (АХ). В структуре организации создается архивный раздел, включающий:

• учетные архивные документы по архиву в целом (журналы учета; книга учета поступлений и выбытия дел документов; реестр описей дел, документов; паспорт архива), папки для размещения запросов информации и ответов на запросы, архивных отчетов;
• фонд организации, в котором размещаются учетные документы по фонду (дело фонда, лист фонда, архивные описи документов на бумажных носителях и архивные описи электронных документов).

Передача документов на архивное хранение осуществляется по результатам проведения экспертизы ценности документов (ЭЦД), находящихся на оперативном хранении в ЕОС ЦЭА. По итогам ЭЦД формируются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, отдельно для документов на бумажном носителе, отдельно для электронных. В ЕОС ЦЭА реализовано рассмотрение проектов сформированных описей и актов членами ЭК организации. Они могут давать замечания и получать доработанные документы непосредственно в системе. Также реализована бесшовная передача проектов описей и актов в ЕОСДО для их включения в протокол ЭК и последующего утверждения. Утвержденные годовые разделы описей сразу ложатся в архивные описи в архивном фонде организации, а на основании актов о выделении к уничтожению производится процесс уничтожения документов.

Все процессы сопровождаются изменением статуса в карточках объектов (например, дел и документов) согласно соответствующему этапу жизненного цикла: «оперативное хранение», «включен в опись», «передан на архивное хранение», «уничтожен» и т. д.

Прием электронных документов осуществляется по электронным описям с автоматическим формированием контейнеров и подписанием их электронной подписью. Поступающие на АХ в составе годовых разделов описей документы автоматически включаются в состав архивных описей соответствующего типа хранения (постоянного, временного (свыше 10 лет), по личному составу, до ликвидации организации) и вида носителя.

При поступлении документов на АХ осуществляется автоматическое ведение учетных архивных документов: книги учета поступления и выбытия дел, документов; реестра описей дел, документов; листа фонда.

В фондах организаций в ЕОС ЦЭА выполняется ряд автоматизированных процедур.

Ежегодно проводится процедура ЭЦД по документам, включенным в описи временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Сформированные акты на уничтожение, после их утверждения, располагаются в деле фонда.

Системой в автоматическом режиме осуществляется отслеживание сроков истечения сертификатов электронных подписей и поддержание юридической значимости электронных документов.

В ЕОС ЦЭА реализована возможность формирования различных актов по результатам проведения проверок наличия и состояния архивных документов.

CNews: Какие возможности предоставляет ЕОС ЦЭА для сотрудников, отвечающих за архивное хранение?

Олег Пашинин: Ценность системы не только в том, чтобы обеспечивать надежное долгосрочное и постоянное хранение документов, но и в том, чтобы получать необходимую информацию.

К сотрудникам архива поступают запросы на поиск и предоставление информации, содержащейся в архивных документах. В ЕОС ЦЭА реализованы процедуры поиска, подбора необходимых документов и подготовки ответов на запросы, в том числе позволяющие формировать архивные справки. Работники с ролью «архивист» могут осуществлять выдачу единиц хранения и документов на основании запросов, зарегистрированных в ЕОСДО и автоматически поступающих на исполнение работникам архива в ЕОС ЦЭА. Эти операции фиксируются в журналах учета выданных копий и выписок, выдачи дел и документов из хранилища.

Не менее важными являются функции архивной отчетности и паспортизации архива, реализованные в ЕОС ЦЭА. При формировании отчета о работе с архивными документами в него включается вся информация по архиву, фондам, данные о количестве и составе дел, находящихся на архивном хранении, и о кадрах.

Внедрение ЕОС ЦЭА привнесло цифровизацию в каждодневную, во многом рутинную жизнь архивистов, позволяя вывести архивное дело «Росатома» на новый технологический уровень.

CNews: ЕОС ЦЭА предназначена для хранения и использования только электронных документов или в системе реализованы функции гибридного архива?

Олег Пашинин: Конечно, основная цель создания ЕОС ЦЭА — обеспечение процедур долговременного и постоянного хранения электронных документов. Но создавать систему, ограничиваясь функциональностью только для электронных документов, было бы нецелесообразно. ЕОС ЦЭА предоставляет пользователям как функции работы с ЭД, так и со скан-копиями бумажных документов. По размещению в архиве организации документов на бумажных носителях осуществляется ведение топографических указателей. При этом система позволяет вести централизованно единый учет по всему документальному фонду организаций, независимо от способа создания документов и места хранения.

CNews: Поддерживает ли ЦЭА гибридные дела?

Олег Пашинин: Гибридные дела предполагают совместное хранение электронных и бумажных документов в одном деле. Электронные документы размещаются в 1-м томе, бумажные — в остальных томах. При создании системы мы рассматривали возможность реализации такой функциональности, но отказались от этой идеи. Документы на бумажных носителях и ЭД имеют различное физическое представление. Совмещение требований, предъявляемых к бумажным и электронным делам в рамках общего гибридного дела, создает бессмысленные дополнительные сложности как в функциональности системы, так и в процедурах работы сотрудников.

Совместно с экспертами Центратомархива мы реализовали альтернативное решение. Наш подход предполагает, что электронный документ может появиться в любом из дел организации, поэтому нет смысла создавать отдельные гибридные дела. В оперативном хранилище организации дела для электронных и бумажных документов разделены, но имеют единую часть номера индекса. Процедуры экспертизы ценности документов и архивного хранения специализированы для каждого типа носителя.

CNews: Как в ЕОС ЦЭА реализовано обеспечение юридической значимости документов?

Олег Пашинин: В «Росатоме» существует свой Корпоративный удостоверяющий центр, сотрудниками которого разработано специализированное ПО — подсистема доверенных сервисов (ПДС). Ее задача — предоставлять набор функций работы с электронными подписями: подписание документов УКЭП и УНЭП, проверка электронной подписи документов, усовершенствование ЭП и т. д. ЕОС ЦЭА интегрирована с ПДС «Росатома».

Дополнительно реализована процедура подписания контейнеров архивных документов. При приеме на архивное хранение контейнеры подписываются ЭП архивного формата CAdES-A. В процессе хранения выполняются необходимые процедуры поддержания актуальности архивной подписи контейнеров.

CNews: Какие параметры масштабирования закладывались в систему?

Олег Пашинин: Количество основных пользователей ЦЭА относительно небольшое: в требованиях к системе был ориентир на 5 тыс. пользователей. Наша команда проводила нагрузочное тестирование исходя из 10 тыс. одновременно работающих пользователей.

При создании системы мы ориентировались на обработку 1 миллиона документов в день. Нагрузку на сервис приема документов из систем-источников тестировали исходя из потока в 1 тыс. документов в минуту.

Для управления объемами хранения в архитектуре системы заложено создание отдельного хранилища контента на каждый год. Количество хранилищ и их объемы не ограничены.

В итоге все нагрузочные тесты ЕОС ЦЭА прошла успешно.

До перевода системы в постоянную эксплуатацию была запущена процедура миграции объектов оперативного и архивного хранения из ЕОСДО, включающая порядка 150 млн документов. Перенос контента идет в соответствии с планом, деградации производительности системы не наблюдается.

С самого начала проекта мы понимали, что нам необходимо построить систему хранения электронных документов огромной отрасли, поэтому все процессы и функции проектировали с учетом оптимизации производительности. Это касалось и кода «Атом.Платформы», на которой построена система, и самого приложения ЕОС ЦЭА.

CNews: Что можно сказать в заключение?

Олег Пашинин: Переходя сейчас на электронные документы, мы наследуем принципы работы с бумажными документами, но при этом сразу сталкиваемся со спецификой ЭД. Она заключается, например, в истечении сроков действия сертификатов ЭП, невозможности обеспечить единственность экземпляра подлинника, лавинообразном росте электронного контента, требующего экспертизы, и т. д. Эти аспекты, вероятно, потребуют изменения подходов к процедурам экспертизы ценности документов и архивного хранения. Выработка новых процедур ляжет на плечи компаний-первопроходцев. При создании ЕОС ЦЭА «Росатома» мы старались думать на шаг вперед, чтобы построить систему, адаптивную к возможным будущим изменениям.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка