CNews: Рынок СЭД принято считать зрелым. Почему он всё ещё так активно меняется?

Михаил Егоров: Зрелым стал базовый функционал. Любая современная СЭД умеет регистрировать документы, автоматизировать рассмотрение, согласование, подписание, обеспечивать хранение и поиск. Удивить заказчика автоматизацией ещё одного процесса уже не получится.

Но сама задача управления документами и корпоративной информацией проще не стала. Данных больше, процессы сложнее, смежных систем всё больше. Сотрудник постоянно переключается между СЭД, почтой, мессенджерами, учётными системами и внутренними сервисами.

Поэтому заказчик сегодня смотрит не на количество функций, а на результат. Сколько ручных операций убрали? Сколько времени занимает согласование? Как быстро находится нужная информация? Можно ли поменять процесс без нового дорогостоящего проекта?

Меняется и роль самой СЭД. Раньше она во многом фиксировала уже принятые решения. Сегодня должна участвовать в их подготовке: анализировать содержание, собирать материалы, устанавливать связи, помогать определить ответственных, контролировать сроки, хранить историю.

То есть рынок растёт не за счёт очередного вида документа. СЭД берёт на себя всё больше работы вокруг документа и постепенно становится инструментом управления корпоративной информацией и процессами.

CNews: Где для вас проходит граница между СЭД и ECM?

Михаил Егоров: Под СЭД обычно понимают систему управления процессами обработки документов: кто, в какой последовательности и в какой срок должен рассмотреть, согласовать, подписать или исполнить документ.

ECM — понятие шире. Это не только процессы, но и учёт, хранение, весь жизненный цикл корпоративного контента: документы, файлы, версии, сканы, переписка, связанные материалы, архив, права доступа.

Но лично для меня эта граница уже стёрлась. Современная система не может управлять маршрутом документа, не управляя одновременно его содержанием, версиями, связями и доступом. Пользователю нужен единый контекст — сам документ, история работы с ним, связанные поручения, принятые решения.

Так что практически все современные СЭД превратились в ECM-платформы. Documino — не исключение. Мы развиваем её как единую среду для документов, контента и связанных бизнес-процессов.

CNews: Какие требования к СЭД выходят на первый план?

Михаил Егоров: Ещё несколько лет назад главным было импортозамещение: перейти на российскую платформу, обеспечить совместимость с отечественными ОС, офисными приложениями, СУБД.

Сейчас этого мало. Российское происхождение стало обязательным условием, но уже не преимуществом. Ждут удобства, производительности, понятной стоимости владения и возможности быстро развивать систему.

Для заказчика важно запустить новый процесс не через полгода, а за недели. Чтобы изменение карточки или маршрута не требовало отдельной команды программистов. Чтобы обновление одной части не останавливало всё решение.

Большое значение имеет открытость платформы. СЭД почти никогда не работает изолированно. У нас практически нет проектов без интеграций со сторонними системами — ERP, кадровыми, справочниками, средствами электронной подписи, операторами внешнего ЭДО, хранилищами, аналитикой. Поэтому интеграции должны быть частью архитектуры, а не отдельной доработкой в конце.

И ещё — устойчивость к изменениям. Меняется структура, появляются новые юрлица, перераспределяются полномочия, приходят новые требования законодательства. Платформа должна адаптироваться без очередной полной замены.

CNews: Почему удобство стало настолько важным для корпоративных систем?

Михаил Егоров: Потому что удобство напрямую влияет на производительность — и на то, будет система реально использоваться или нет.

СЭД пользуются люди с очень разными ролями и уровнем подготовки. Руководитель заходит несколько раз в день согласовать документы. Секретарь или делопроизводитель проводит в системе большую часть рабочего времени. Для каждого должен быть свой понятный сценарий.

Меняются и ожидания. В компании приходит всё больше молодых сотрудников, в том числе поколения Z, которые привыкли к простым цифровым сервисам. Они, естественно, ждут такого же уровня удобства от рабочих инструментов.

Рассчитывать, что пользователь будет долго изучать инструкции или проходить многоэтапное обучение, уже сложно. Чем понятнее система с первых минут, тем быстрее её принимают и тем меньше времени уходит на адаптацию и поддержку.

Лишнее поле, ненужное окно, дополнительный переход кажутся мелочью. Но если умножить на десятки тысяч операций и пользователей — это большие затраты времени.

Хороший интерфейс не значит примитивный. Корпоративные процессы объективно бывают сложными. Задача платформы — скрыть эту сложность от обычного пользователя. Человек должен видеть документ, задачу, срок и доступные действия. Ему не нужно понимать, в каком модуле хранится информация и какой внутренний маршрут сейчас выполняется.

Мы стараемся выстраивать сценарии так, чтобы основные операции делались за два-три понятных действия. В одном окне — документ, реквизиты, связанные материалы, история согласования, текущие задания. Отдельно занимаемся мобильной работой, поиском, стабильной скоростью отклика. В мобильном приложении Documino можно согласовывать и подписывать документы, работать с резолюциями, искать, смотреть аналитику.

Удобство можно и нужно измерять — временем операции, количеством ошибок, длительностью обучения, числом обращений в поддержку. Это такая же характеристика продукта, как производительность или информационная безопасность.

CNews: ИИ сейчас добавляют почти во все корпоративные продукты. Где он действительно полезен в СЭД?

Михаил Егоров: Наибольший эффект — там, где много повторяющихся операций и понятный, измеримый результат.

Хороший пример — обработка входящих. Регистратору нужно определить вид документа, заполнить карточку, найти отправителя, извлечь даты и номера, установить связи с предыдущей перепиской, выбрать маршрут. Значительную часть этой работы уже может делать ИИ.

В «Documino.Цифровая канцелярия» система распознаёт документ, классифицирует его, извлекает реквизиты, формирует краткое содержание, находит связанные документы и предлагает маршрут. Человек подключается прежде всего там, где система не уверена или нужна содержательная оценка.

Следующий уровень — помощь в работе с содержанием: краткое резюме большого документа, сравнение версий, поиск спорных положений, подбор похожей переписки, проект ответа.

Ещё одно направление — контроль процессов. ИИ может выявлять вероятность нарушения срока, находить нетипичные маршруты, замечать отсутствие обязательных документов и заранее обращать на это внимание.

Тренд последних двух лет — внедрять ИИ просто потому, что он должен быть в стратегии или презентации — постепенно проходит. Многие пилоты не дают экономического эффекта. Где-то стоимость ручной операции и так невелика, а где-то после внедрения человек продолжает полностью перепроверять работу ИИ. В итоге появляется новый технологический слой, а процесс быстрее или дешевле не становится.

При этом потенциал здесь большой — много текстовой, повторяющейся, формализуемой работы. Главный показатель пользы для меня — не эффектная демонстрация, а сколько действий сняли с человека, насколько сократили время процесса и какой экономический результат получили.

CNews: Можно ли доверять ИИ работу с корпоративными и юридически значимыми документами?

Михаил Егоров: Доверие нельзя строить на обещаниях разработчика. Оно должно обеспечиваться архитектурой и правилами применения.

Первое — ИИ не должен получать больше прав, чем конкретный пользователь. Если сотруднику документ недоступен, он не должен появляться и в ответе ИИ. Это базовый принцип.

Второе — проверяемость результата. Пользователь должен понимать, на основании каких документов система подготовила ответ, откуда взяла сумму, дату или формулировку. Поэтому важно показывать источники и сохранять связь с исходными документами.

Все действия ИИ, как и ручные операции, нужно журналировать: какой результат сформирован, кто проверил, какие исправления внесены, какое решение принято. Это позволяет оценивать качество модели по реальной работе, а не только по тестам.

При этом нельзя одинаково подходить ко всем сценариям. Для каждого нужно оценивать стоимость ошибки. Ошибка в кратком содержании внутреннего документа и ошибка при подготовке юридически значимого решения — разные последствия.

Здесь часто возникают два перекоса. В одном случае ИИ внедряют почти без контроля, хотя цена ошибки высока. В другом сохраняют такой объём ручной проверки, что по трудозатратам он сопоставим с полностью ручным процессом. Риски снижаются, но экономический смысл автоматизации исчезает.

Поэтому правильный вопрос не «нужен контроль или нет», а какой уровень контроля оправдан с учётом цены ошибки.

CNews: Почему именно СЭД может стать основой для корпоративных ИИ-ассистентов?

Михаил Егоров: Потому что ИИ недостаточно доступа к текстам документов. Ему нужен контекст.

СЭД хранит не только файл. Она знает, кто создал документ, кто согласовал, какая версия актуальна, какие поручения выданы, какие сроки установлены, какие права доступа действуют. Понимает связи между письмом, договором, протоколом и решением.

Языковая модель, подключённая к обычной папке с файлами, может найти информацию или подготовить текст. Но надёжно участвовать в корпоративном процессе ей сложно. Она не понимает полномочия сотрудников, регламент согласования и последствия конкретного действия.

СЭД задаёт ИИ правила работы: какую информацию он может использовать, что имеет право сделать сам, а где обязан передать результат человеку.

Поэтому следующий этап — не просто чат внутри СЭД. Речь об ИИ-агентах, которые смогут получить задачу, собрать материалы, подготовить проект документа, запустить его по маршруту и контролировать исполнение. И всё это — внутри управляемой среды с правами доступа, версионностью, регламентами и аудитом.

На базе Documino мы уже разработали и развиваем интерфейс ИИ-ассистента. Он помогает искать документы с учётом прав доступа и консолидировать информацию по теме из разных документов. Можно задать вопрос обычным языком и получить не список файлов, а связанный ответ с опорой на корпоративные данные. Дальше такой ассистент будет постепенно переходить от поиска и анализа к выполнению отдельных действий внутри процесса.

CNews: В какой момент разговор о СЭД превращается в разговор о крупном корпоративном проекте?

Михаил Егоров: Масштаб определяется не только числом пользователей. Важнее количество процессов, интеграций, объём накопленных данных, требования к производительности и неоднородность самой организации.

Даже внутри одной компании подразделения могут работать по разным регламентам, использовать разные справочники, маршруты и системы. Где-то нужен единый процесс, а где-то важно сохранить обоснованные особенности.

Поэтому единая СЭД не должна означать один жёстко заданный процесс для всех. Общими могут быть модель данных, требования безопасности, основные правила документооборота, интеграционные стандарты и принципы администрирования. А необходимые различия должны настраиваться средствами платформы, а не приводить к отдельным версиям продукта.

Показательный пример — проект в группе «Россети». Система на базе Documino автоматизирует работу более 80 тысяч пользователей в 82 регионах. В новую СЭД перенесли более 100 миллионов документов вместе с историей обработки и активными заданиями. Это позволило отказаться от параллельной эксплуатации исторической системы.

В таких проектах нельзя отдельно рассматривать разработку, миграцию, интеграции, производительность и поддержку. Всё это нужно проектировать как единое целое. Иначе система может хорошо работать на отдельных сценариях, но столкнуться с проблемами после выхода в промышленную эксплуатацию.

CNews: Что самое сложное в проектах такого масштаба?

Михаил Егоров: В любом проекте, а в крупном особенно, одна из главных сложностей — желание ключевых пользователей полностью повторить систему, которую они заменяют. Это понятно: люди годами работали в привычном интерфейсе, выстроили вокруг него свои правила и обходные решения. Любое отличие сначала воспринимается как потеря привычной функции. Плюс хочется перенести все исторически сложившиеся исключения — так называемые «фишечки».

Если буквально воспроизвести старую систему, она унаследует прежнюю сложность и ограничения. Тогда сама замена во многом теряет смысл. Поэтому важно отделить действительно необходимые требования от привычек и временных решений, понять, какие процессы нужно стандартизировать и унифицировать.

Отдельная особенность крупных проектов — миграция данных. Это не простое копирование файлов. Нужно перенести реквизиты, версии, связи, права доступа, историю обработки, незавершённые задания. До промышленного перехода миграцию нужно несколько раз отрепетировать, проверить полноту данных и точно рассчитать время переключения.

Чем крупнее проект, тем важнее заранее определить приоритеты и двигаться поэтапно, снижая риски каждого следующего шага.

CNews: Как в реальности обеспечивается производительность СЭД с десятками тысяч пользователей?

Михаил Егоров: Производительность нельзя обеспечить просто закупкой более мощного оборудования. Она зависит от архитектуры, качества кода, базы данных, поиска, интеграций и того, насколько решение изначально рассчитано на рост нагрузки.

Нагрузочное тестирование должно имитировать реальную работу пользователей, особенно пиковые сценарии. Для нас важно не просто показать формальную производительность на тестах, а обеспечить стабильную скорость в промышленной эксплуатации.

В Documino изначально заложена кластерная архитектура и возможность горизонтального масштабирования. По мере роста нагрузки можно добавлять вычислительные узлы и отдельно масштабировать наиболее нагруженные компоненты. Система растёт вместе с числом пользователей, документов и интеграций.

И здесь производительность напрямую связана с удобством. Если сотрудник регулярно ждёт открытия документа или выполнения операции, каким бы хорошим ни был интерфейс, удобной такую систему он не назовёт.

CNews: Нужно ли считать проект завершённым после ввода СЭД в промышленную эксплуатацию?

Михаил Егоров: Для большинства компаний промышленный запуск — не завершение, а переход к следующему этапу.

После запуска впервые по-настоящему видно, как система ведёт себя не на тестовых сценариях, а в реальной работе. Именно эксплуатация даёт большой объём информации для развития продукта.

При этом сама компания продолжает меняться. Появляются новые подразделения, продукты, требования. Меняются законодательство, оргструктура, ИТ-ландшафт. Если после запуска систему только поддерживать в неизменном виде, через несколько лет она снова начнёт отставать.

Поэтому современную СЭД правильнее развивать как продукт. Нужна понятная дорожная карта, регулярное развитие функциональности, анализ обратной связи и показателей качества.

Важно смотреть не только на количество закрытых обращений в поддержку, но и понимать, почему они возникают. Иногда не хватает подсказки, иногда процесс перегружен лишними действиями, а иногда регулярные ошибки показывают, что менять нужно не инструкцию, а сам интерфейс или логику процесса.

Отдельное направление — обучение. Даже удобная система содержит много возможностей, о которых пользователь может не знать. Мы проводим практические мероприятия, разбираем реальные сценарии и собираем обратную связь от сотрудников заказчика.

Так что сопровождение для нас — не просто устранение ошибок после запуска, а один из источников дальнейшего развития системы.

CNews: Какой станет СЭД в ближайшие несколько лет?

Михаил Егоров: Думаю, она станет менее заметной для пользователя и одновременно более важной для компании.

Постепенно будет стираться граница между формальными и неформальными коммуникациями. Сегодня обсуждение часто идёт в почте, мессенджерах и на совещаниях, а в СЭД попадает только итоговый документ. Часть контекста теряется. В будущем система сможет связывать обсуждения, рабочие материалы, проекты документов, принятые решения и их исполнение.

Речь не о том, чтобы превратить каждое сообщение в чате в официальный документ. Скорее СЭД будет выходить за пределы формального документооборота и автоматизировать ту часть работы, которая сегодня остаётся между системами.

Изменится и способ взаимодействия. Вместо заполнения карточек и выбора маршрутов сотрудник всё чаще сможет просто сформулировать задачу обычным языком: подготовить ответ на письмо, найти связанную переписку, собрать материалы по теме, направить документ на согласование.

Система сама соберёт контекст, заполнит реквизиты, подготовит проект и предложит дальнейшие действия. Формальные карточки, маршруты и правила никуда не исчезнут — они останутся внутри платформы как механизм управления, контроля и аудита, но пользователю не придётся вручную работать с каждым элементом.

В результате хорошая СЭД должна стать практически незаметной для сотрудника. Он не работает в системе как таковой, а просто решает свою задачу. При этом компания сохраняет управляемость процессов, контроль доступа и полную историю принятия решений.

■ Рекламаerid:2W5zFGC58UyРекламодатель: ООО «АйДи-Технологии управления»ИНН/ОГРН: ИНН 7727722178 / ОГРН 1107746522388Сайт: www.id-mt.ru