Системы электронного документооборота в органах власти сегодня приобрели стратегическое значение для чиновников всех уровней, от федерального до муниципального. Ведомственные СЭД являются, по сути, бэк-офисом в процессе оказания госуслуг, как в электронной форме через портал, так и через систему МФЦ, где первичные документы от заявителей принимаются в бумажной форме. Однако, вне зависимости от формы первичных документов, дальше вступает в игру 210-ФЗ, возлагающий на госслужащих обязанности по сбору информации, необходимой для оказания госуслуг, а эффективное выполнение его требований без электронного документооборота практически невозможно.

Указ президента № 601 от 7 мая 2012 года "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления" устанавливает целевые показатели развития госуслуг в электронном виде: к 2018 г. возможность получать госуслуги в электронном виде должна быть доступна для 70% населения и при этом 90% получателей услуг должны быть довольны их качеством. Хотя текущая динамика является положительной, но ее недостаточно для достижения заданных показателей — отмечается в докладе Минкомсвязи, который на конференции CNews «ИКТ в госсекторе» процитировал Алексей Козырев, директор департамента развития электронного правительства.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017 г.

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений – масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.

«На сегодня не существует ни одной юридически значимой госуслуги, которая предполагает совершение каких-то юридически значимых действий — выдачу документа, изменение статуса гражданина и т. д., — переведенных в электронную форму. Все предоставляемые на ЕПГУ услуги носят информационный характер». – отмечает Олег Фомичев, статс-секретарь — заместитель министра экономического развития РФ.

«В целом ситуация с электронным правительством не очень утешительная: лишь около 5% услуг на ЕПГУ имеет работающую кнопку «получить услугу»; на 5-м этапе, когда услуга и ее результат предоставляются полностью в электронном виде, доступны лишь несколько десятков информационных услуг, а между тем заявлено, что к 1 января 2014 г. все услуги должны быть переведены на 5-й этап» – говорит Руслан Гаттаров, председатель комиссии Совета Федерации ФС РФ по развитию информационного общества.

Разумеется, не стоит ставить знак равенства между всей проблематикой создания электронного правительства и СЭД. Но следует учитывать, что СЭД является важным функциональным блоком электронного правительства, поэтому все высказанные критические замечания и озабоченность ходом реализации этого проекта к СЭД относятся в полной мере.

Двадцать лет рынку СЭД в России

В 2014 году рынок СЭД отмечает свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов — первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам. В середине 90-х годов это были «электронные канцелярии», ориентированные на регистрацию и учет движения документов, постепенно они выросли до решений класса ECM (Enterprise Content Management), и сегодня типовой набор функциональности десяти основных российских поставщиков СЭД уже устоялся и представляет собой следующее: классические решения автоматизации делопроизводства и документооборота; системы управление документацией (отраслевой, нормативно-распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ на базе WF).

«Наше представление о том, как должна выглядеть современная СЭД менялось со временем по мере осознания нами и заказчиками ее ценностей и круга задач, который она должна решать,» – отметил на конференции CNews Андрей Линев, генеральный директор «Интертраст».

Государственные СЭД в облаках

Дисбаланс между информатизацией на региональном и федеральном уровнях служит одним из главных сдерживающих факторов развития электронных госуслуг. Так, в 2013 году на информатизацию в федеральных ОГВ было выделено более 80 млрд. руб, а в регионах пока расходы заметно меньше.

Тому есть и объективные технические и организационные причины: сложность современных ИКТ настолько выросла, что для их развертывания и сопровождения нужны не только значительные инвестиции, но также высококвалифицированный персонал, который редко доступен на региональном уровне и почти полностью отсутствует на муниципальном. Между тем именно на муниципалитеты ложится самая большая нагрузка по взаимодействию с населением.

Преодолеть этот разрыв между потребностями в информатизации и наличием инфраструктуры (включая кадровое обеспечение) помогают сегодня облачные технологии.

С проблемой автоматизации «последней мили» документооборота сталкиваются не только удаленные регионы, она также актуальна для Москвы, где во взаимодействие с Мэрией включены не только департаменты Правительства Москвы и префектуры, но также все подведомственные структуры — управы, территориальные органы, государственные учреждения, ГУПы, а также коммерческие организации взаимодействующие с городом.

Решение было найдено в развертывании облачной платформы ЭДО на основе СЭД «Практика», которую эксплуатирует и поддерживает «Электронная Москва». На сегодняшний день к системе подключено более 1800 организаций, в ней работает более 42 тыс. пользователей, которые ежедневно создают около 5 000 документов и принимают более 7 500 резолюций. Всего за 2012 год в единой системе электронного документооборота было выдано около 3 млн. поручений – такие цифры представил на конференции CNews Юрий Хухашвили, советник генерального директора «Электронная Москва».

В рамках презентации Национальной облачной платформы О7 компания ЭОС представила в мае 2012 года облачный сервис электронного документооборота О7.ДОК, созданный на платформе ЕСМ-класса eDocLib, котрый является решением, интегрированным с региональной инфраструктурой электронного правительства (РИЭП), предоставляемой ОАО «Ростелеком».

Влияние электронного документооборота на деловой климат

Положение страны в международных рейтингах, характеризующих деловой климат и ее инвестиционную привлекательность во многом зависит от сложности и длительности различных бюрократических процедур. Например, получение разрешения на строительство сейчас занимает 42 процедуры и 344 дня, а к 2018 году Росстрой должен уложиться в 11 процедур и 56 дней. Само собой разумеется, что для этого придется совершенствовать бизнес-процессы, избавляться от лишних документов и обеспечивать автоматизированное выполнение большинства функций, что подразумевает и развитие СЭД.

Распоряжение Правительства от 11 июня 2013 г. № 953-р утвердило план мероприятий ("дорожную карту") "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса".

Первый раздел плана звучит так: «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики» и включает в себя следующие мероприятия: отмена ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти (февраль 2014); унификация форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов (июнь 2014); внесение изменений в законодательство Российской Федерации, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью (май 2015); возможность использования электронных документов в суде (март 2016).

Реализация этого плана состоит из двух частей: юридической и технологической. Наблюдаемая динамика изменения законодательства в интересах электронного документооборота позволяет предполагать, что большинство законов и нормативных актов будет принято вовремя или с небольшими задержками.

С другой стороны, готовность государственных заказчиков и разработчиков СЭД к существенной трансформации своих систем, которые должны, если следовать классификации Gartner Pace-Layered Application Strategy, превратиться из учетных (systems of records) в системы для инноваций (systems of innovations), чтобы реализовать те фундаментальные изменения в бизнес-процессах, которые на сегодня требуются – потому что никакая, сколь угодно изощренная автоматизация устаревших бюрократических процедур не будет способствовать повышению эффективности работы госаппарата.