Спецпроекты

Как выбрать МФУ в цифровую эпоху

Ricoh

С развитием цифровых технологий появляются новые требования к офисной технике. Производительность перестала быть главным критерием выбора многофункциональных устройств. На первый план выходят качественный сервис поставщика МФУ и функции устройств, создающие дополнительные возможности для бизнеса.

Зачем МФУ интеллект?

До недавнего времени многофункциональные устройства конкурировали между собой по скорости печати и сканирования, объемам памяти и частоте процессора. Однако при современном развитии технологий, достичь требуемых параметров производительности уже не так сложно. Теперь качественные отличия МФУ связаны с наличием встроенных интеллектуальных платформ.

Интеллектуальные технологии обеспечивают быстрый запуск устройств в эксплуатацию, их безотказную работу и удаленную поддержку производителя. Более того, интеллектуальные МФУ фактически не могут устареть: пользователю достаточно регулярно обновлять программное обеспечение, и в его арсенале всегда будет устройство со всеми самыми свежими функциями. Такое обновление ПО может происходить в автоматическом режиме.

Еще один тренд нового времени — подключение МФУ к облачным сервисам. Благодаря этой функции пользователи могут сохранять сканированные документы сразу в облако или отправлять файлы на печать, находясь в любой точке планеты. Так офисная инфраструктура обеспечивает удобный документооборот между территориально распределенными площадками, удаленными сотрудниками и руководителями во время поездок.

Концепция DWI

Учитывая ожидания пользователей МФУ, компания Ricoh разработала интеллектуальную платформу — Dynamic Workplace Intelligence (DWI), которая позволяет перевести офисные бизнес-процессы в цифровой формат. DWI — это встроенный, масштабируемый продукт, доступный сразу при покупке устройства.

Платформа DWI включает три основных интеллектуальных компонента:

· RICOH Always Current Technology Как известно, с точки зрения «железа» современные МФУ Ricoh готовы к долгосрочной эксплуатации. С появлением DWI устройство способно еще и непрерывно совершенствоваться в соответствии с потребностями бизнеса. Покупая такую офисную технику, компания защищает свои инвестиции: спустя несколько лет МФУ не придется менять, ведь оно по-прежнему будет соответствовать последним стандартам.

· RICOH Smart Integration Умная интеграция включает удобные приложения для подключения МФУ Ricoh к популярным сторонним облачным службам, обеспечивая тем самым мгновенный доступ к данным и возможность их совместного использования. Такая интеграция повышает производительность офиса, обеспечивает ему гибкость и стирает географические границы.

· RICOH Intelligent Support Интеллектуальная поддержка от компании Ricoh меняет традиционные представления о техподдержке и обеспечивает безотказную работу офисной техники.

Идеология платформы DWI предполагает, что МФУ можно быстро запустить в работу и с легкостью интегрировать в действующую офисную инфраструктуру. Ни одна из операций, будь то замена расходных материалов и запчастей, обновление прошивки или непосредственное управление устройством, не должна представлять для пользователя каких-либо проблем.

Также платформа обеспечивает офис современными дополнительными сервисами, которые оптимизируют документооборот — управление печатью, аутентификацию, маршрутизацию и хранение данных, интеграцию с файловыми системами, быстрые настройки и оптимизацию печати, сканирования и копирования.

Где искать встроенный интеллект DWI

На базе интеллектуальной платформы создана новая линейка цветных МФУ А3 серии IMC2000(A) - IMC6000. Эти аппараты полностью отвечают последним трендам в классе и выгодны с точки зрения стоимости печати. В модельном ряду представлены устройства со скоростью печати от 20 до 60 страниц в минуту с реверсивными или однопроходными автоподатчиками.

Ключевые технические характеристики цветных МФУ А3 серии IM C2000(A) - IM C6000:
• разрешение 1200х1200 dpi;
• максимальная плотность в симплексе 300 г/м²;
• максимальная плотность в дуплексе 256 г/м²;
• поддержка форматов SRA3;
• печать на баннерах с размерами 320х1260 мм;
• поддержка печати на конвертах, самоклейке и пленке.

Принципиально новое качество этой линейки МФУ связано с цифровыми возможностями интеллектуальной платформы. Рассмотрим подробнее, в чем именно они состоят.

RICOH Always Current Technology

Технология RICOH Always Current Technology обеспечивает постоянную актуальность техники Ricoh. Она позволяет проводить регулярное обновление встроенного ПО, загрузку новейших функций, улучшать интерфейс и инвестировать только в необходимые программные продукты, настраивая устройство под свои потребности.

В цифровую эпоху регулярное обновление ПО существенно не только с точки зрения функционала, но и с точки зрения безопасности данных. Устройства Ricoh проходят сертификацию по стандарту безопасности IEEE 2600, который устанавливает требования к функциям защиты данных, используемым в устройствах. Постоянное обновление ПО позволит устройствам Ricoh всегда соответствовать передовым требованиям в этой сфере.

Ricoh постоянно работает над выпуском новых модульных функций, которые повышают эффективность документооборота и рабочего процесса в целом. При этом учитываются отзывы и данные об устройствах клиентов со всего мира. При разработке приложений компания Ricoh принимает во внимание широкий круг типичных организаций и старается выделить и автоматизировать ключевые шаги в процессах документооборота. В первую очередь приложения ориентированы на потребности малого и среднего бизнеса.

Приложение EZ включает ряд специализированных приложений для интеллектуальных МФУ. В России компания представляет четыре наиболее востребованных приложения, которые помогут оптимизировать работу юридических отделов, отделов управления персоналом, логистики. Также эти приложения будут востребованы в турагентствах, риэлтерских конторах и других организациях, работающих с физическими лицами.

EZ Маркер скрывает конфиденциальные данные на документах перед тем, как отдать копию документа другим лицам.

EZ СканМастер позволяет сканировать несколько документов малых форматов одновременно, разбивать документы на отдельные скан-образы, именовать календарной датой и передать в папку.

EZ КопиМастер позволяет сканировать несколько документов одновременно, разбивать документы на отдельные скан-образы и последовательно печатать на разных листах бумаги.

EZ ЛогоМастер добавляет картинку (с возможностью масштабирования) на документы, которые необходимо откопировать.

Прежде решение перечисленных задач требовало либо специализированных программ, либо дополнительного времени на лишние операции с устройством. С пакетом приложений EZ пользователь сможет решать их прямо с панели МФУ. Пакет приложений EZ входит в стандартную комплектацию всех устройств новой линейки МФУ А3 формата IM C2000(A) - IM C6000 и активируется инженером при инсталляции. Кроме того, Ricoh постоянно проводит исследования и разрабатывает новые приложения EZ с целью упростить рабочие процессы и сократить время непосредственного взаимодействия с устройством или другими вспомогательными программами.

RICOH Smart Integration

Технологии умной интеграции обеспечивают подключение МФУ Ricoh к внешним облачным службам, таким как Dropbox, Google Drive и Office 365.

Использование МФУ в комбинации с облачными технологиями позволяет:
• Преобразовать бумажные документы в редактируемые цифровые форматы;
• Сократить расходы на печать, бумагу и содержание офиса;
• Печатать документы напрямую из облачного хранилища, без использования ИТ-серверов;
• Автоматизировать стандартные рабочие процессы.

Решения RICOH Smart Integration представлены пакетами приложений с различным сроком подписки. Любой пакет можно протестировать бесплатно в течение 30 дней. Приложения активируются непосредственно из МФУ, при этом не требуется ни дорогостоящая установка, ни визит технического специалиста.

Базовый пакет для всех устройств Ricoh линейки IM предоставляется бесплатно и включает в себя сканирование в облачные сервисы Box, Google drive, Dropbox, OneDrive. Помимо этого, возможна умная интеграция с такими пакетами, как Office 365 Package (сервис OCR ABBYY, сканирование в/печать из One Drive for Business, SharePoint Online, My Outlook Online), G Suite package (сканирование в/печать из Google Drive, My Google Drive, via My Gmail) и ряд других.

RICOH Intelligent Support

Сервисы интеллектуальной поддержки оперативно предоставляют необходимую помощь при работе с устройством, а доступ к веб-справке и видео-инструкциям прямо в смарт-панели управления значительно упрощает выполнение задач. Более того, RICOH Intelligent Support обеспечивает проактивный сервис: платформа непрерывно проверяет работу устройств на наличие возможных ошибок и предупреждает их появление.

При инсталляции новых устройств при согласии заказчика инженер авторизованного партнера Ricoh по сервису устанавливает на аппарате разрешение на автоматические обновления ПО. В этом случае устройство будет самостоятельно загружать новые прошивки, тем самым обеспечивая владельцу доступ к последним разработкам производителя.

Интеллект DWI персонифицирует план сервисной поддержки на основе данных о специфике работы конкретного устройства и накопленного опыта Ricoh. Это позволяет эффективно оптимизировать затраты на сервис новых устройств и корректировать теоретические планы обслуживания под нужды конкретного МФУ в конкретных условиях. Интеллектуальная платформа обеспечивает быструю настройку МФУ и удобный перенос настроек, адресных книг, административных данных через облако.

Как правило, пользователи интуитивно понимают, как управлять аппаратами Ricoh. Тем не менее, с учетом большого разнообразия функций, в некоторых случаях может потребоваться веб-справка. Доступ к справке открыт прямо на панели устройства. При этом можно зайти в нужный раздел справки и со своего смартфона, просто отсканировав штрихкод на панели управления. В помощь пользователям также создан веб-сайт с видео-инструкциями.

Чтобы минимизировать время простоя техники и затраты на ремонт, в новой линейке МФУ предусмотрена удаленная поддержка RemoteConnect. Этот сервис позволяет техническим специалистам подключаться к смарт-панели МФУ через интернет и помогать пользователю разобраться с проблемами.

RemoteConnect позволяет сервисным компаниям значительно оптимизировать расходы на выезд инженеров к заказчикам. Также этот сервис будет актуален для ИТ-служб компаний с большим количеством устройств, расположенных в разных частях города, страны или мира. При наличии интернета сервис будет работать, даже если устройства находятся в разных локальных сетях. На закрытых предприятиях возможна реализация части функций без автоматического обмена данными через интернет, но с участием инженера авторизованного сервиса.

Таким образом, приобретая многофункциональные устройства, выполненные на интеллектуальной платформе DWI, компания решает множество проблем, связанных с эксплуатацией офисной техники. Она повышает производительность труда сотрудников и скорость обслуживания клиентов, сокращает издержки на сервис и покупку новых МФУ в будущем. Иными словами, создает хорошее конкурентное преимущество для своего бизнеса.

Взгляд месяца

Государство должно получать данные напрямую из информсистем компаний

Савва Шипов

Замминистра Минэкономразвития

Профиль месяца

Нужно ли локализовывать иностранное ПО

Александр Шохин

президент Российского союза промышленников и предпринимателей