Разделы

Документооборот

ЕСМ обретает человечность

Социальные сервисы все чаще становятся средой для корпоративного общения. Однако даже те компании, которые еще «не созрели» до готовности полноценного использования таких инструментов в корпоративных целях, стремятся не отставать от тренда. И на самом деле: удобный интерфейс, возможность общения в одном программном окне, возможность выполнения самых различных задач – все это делает современную корпоративную систему необходимой для бизнеса. И дело тут, возможно, не только в реализации взаимодействия сотрудников. Социальные сервисы все чаще становятся средой для корпоративного общения. Однако даже те компании, которые еще "не созрели" до готовности полноценного использования таких инструментов в корпоративных целях, стремятся не отставать от тренда. И на самом деле: удобный интерфейс, возможность общения в одном программном окне, возможность выполнения самых различных задач – все это делает современную корпоративную систему необходимой для бизнеса. И дело тут, возможно, не только в реализации взаимодействия сотрудников.

Сегодня представители бизнеса внимательно следят за развитием ИТ. В свою очередь, большинство ИТ-решений ориентируется на постоянно растущие и изменяющиеся требования бизнес-пользователей. Соответственно, заказчики все лучше осознают, какие бизнес-задачи могут быть реализованы с помощью информационных технологий.

Согласно последним аналитическим исследованиям ECM-рынка (AIIM, Forrester, Gartner, CMSWire), от ECM-разработок сегодня ожидают решения все более специфических задач. Вместе с тем, вектор развития ECM-индустрии смещается в сторону интеграции инструментов и средств, обеспечивающих эффективное взаимодействие сотрудников. Это значит, что традиционно сфокусированная на управлении контентом ECM-система теперь должна учитывать "человеческий" фактор и обеспечивать удобство работы с корпоративными данными пользователя, решающего специфические задачи.

Поэтому многие производители, развивая свои продукты, ориентируется именно на социально ориентированные решения. Тут и TerraDocs (TerraLink), и SharePoint от Microsoft, а также отечественные решения от 1C, "Доксвижн", Directum, ЭОС и пр. Такой подход позволяет отойти от традиционного понимания системы электронного документооборота, решающей исключительно задачи автоматизации работы службы делопроизводства: работу с входящими/исходящими и организационно-распорядительными документами.

Фокус – на прикладной задаче

В настоящий момент бизнес сталкивается со специфическими управленческими задачами, решать которые также необходимо в рамках ECM-системы. Среди них, например, можно назвать управление договорами: ведение шаблонов, регистрация, отправка контрагентам и контроль возврата договорных документов, утверждение документов с использованием ЭЦП, поиск по реквизитам и тексту, подготовка отчетности, формирование единого архива договорных документов. Не менее важной задачей является согласование счетов на оплату: ввод, регистрация и распознавание счетов, распределение по ответственным, формирование реестра счетов, уведомление ответственных об оплате, передача данных в учетную систему, надежное архивное хранение. Также принципиальную роль играет ведение архива финансовой документации: подготовка документов и описей к налоговым и аудиторским проверкам, ведение претензионной деятельности, контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов, проведение инвентаризаций и сверок с контрагентами, поддержка внеофисного хранения документов. Кроме того, часто от ECM требуется поддержка кадровых процессов: организация подбора и оценки персонала, формирование списка вакансий, его публикация на сайте компании, организация приема и увольнения сотрудников, выдача пропусков, создание учетных записей, формирование обходного листа, контроль завершения испытательного срока, переводов и назначений, а также согласование кадровых документов.

Следует упомянуть и менеджмент качества: управление внутренними аудитами, управление несоответствиями – ведение записей и анализ причин несоответствий, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, повышение уровня удовлетворенности клиентов. И наконец, это работа служб сервиса: управление работой Service Desk в соответствии со стандартом ITSM, управление уровнем услуг, управление инцидентами, управление проблемами, управление изменениями, управление конфигурациями, службы статистики и аналитики.

Решение любой из этих задач в современных условиях требует от сотрудника взаимодействия с несколькими уровнями бизнес-окружения: непосредственными коллегами, членами рабочих и проектных групп, сотрудниками смежных отделов и удаленных офисов, партнерами, клиентами, поставщиками, а также внешними кругами общения – госорганами, потенциальными партнерами и клиентами. Как правило, наиболее удобный способ и средство взаимодействия с представителями различных групп выбираются ситуативно, исходя из текущих обстоятельств коммуникации: от документов, поручений и задач, используемых в основном внутри организации, или корпоративного портала, до телефона, e-mail, Skype, ICQ или Lync. Внешнее окружение также получает информацию о компании через сайт.

Как увеличить инвестиции в ИТ-инсорсинг в полтора раза
ИТ в банках

Решение бизнес-задач с помощью DIRECTUM 4.7

Источник: Directum, 2011

Разумеется, успешность коммуникации (и часто, как следствие, – успешность бизнеса) будет зависеть от эффективности выбранного способа взаимодействия, что в свою очередь определяется наличием или отсутствием барьеров в совместной работе. И здесь основной задачей ECM-системы становится сведение подобных барьеров к минимуму за счет предоставления удобного доступа к средствам выполнения бизнес-задач и взаимодействия.

Новый подход к интерфейсам

Зачем и как «Росгосстрах» внедряет ИИ?
Внедрения

Характер взаимодействия человека с ECM-средой во многом определяется пользовательским интерфейсом системы. Изучив потребности заказчиков, специалисты фокусируются на создании улучшенных интерфейсов, подстроенных под различные бизнес-функции сотрудников.

Подписаться на новости Короткая ссылка