Поделиться
ЕСМ обретает человечность
Социальные сервисы все чаще становятся средой для корпоративного общения. Однако даже те компании, которые еще «не созрели» до готовности полноценного использования таких инструментов в корпоративных целях, стремятся не отставать от тренда. И на самом деле: удобный интерфейс, возможность общения в одном программном окне, возможность выполнения самых различных задач – все это делает современную корпоративную систему необходимой для бизнеса. И дело тут, возможно, не только в реализации взаимодействия сотрудников.В качестве примера можно взять продукт компании Directum. Работа по усовершенствованию интерфейса была проведена специалистами в последней версии решения. В первую очередь, доработки касались расширения возможностей рабочего места сотрудника в проводнике Windows, обеспечивающего работу с документами, задачами и справочниками системы. Для работы мобильных сотрудников с системой был усовершенствован классический веб-доступ к Directum и мобильный доступ, позволяющие обращаться к документам и задачам системы из любого браузера, а также с различных мобильных устройств. Для руководителей, привыкших к работе на планшетных компьютерах, был создан специализированный интерфейс, ориентированный на работу с документами и позволяющий осуществлять взаимодействие в рамках системы как в online-режиме, так и автономно, между сеансами связи.
Работа с системой DIRECTUM на iPad
Источник: DIRECTUM, 2011
Особое внимание со стороны бизнес-пользователей уделяется возможности доступа к данным ECM-системы через интерфейсы наиболее популярных средств корпоративного взаимодействия. С учетом этих требований специалистами были доработаны портальные компоненты DIRECTUM, дающие возможность обращаться к задачам, документам рабочих групп и данным справочников через интерфейс корпоративного портала. Возможность работы с задачами и вложенными документами системы также была организована через привычный для большинства сотрудников интерфейс Outlook за счет специализированного интегрированного решения. При работе с данными через Outlook также был предусмотрен как автономный, так и online-режим работы.
В ходе анализа реальной практики взаимодействия сотрудников в ECM-среде была выявлена необходимость и в дальнейшем развитии пользовательского функционала системы.
Опыт внедрения системы на различных предприятиях позволил выделить группу бизнес-процессов, требующих выполнения ряда рутинных или нерегулярно осуществляемых процедур (например, оформление заявлений, договоров, организация совещаний). Со стороны заказчиков ECM-решений ощущалась потребность в сокращении временных затрат на выполнение таких процедур сотрудниками. В качестве решения был предложен механизм мастера действий, значительно облегчающий задачу для пользователя. Использование мастера действий позволяет осуществить ряд последовательных процедур для исполнения бизнес-процесса, избавляя сотрудника от необходимости думать объектами системы. После запуска мастера пользователь заносит в электронную форму необходимые для выполнения действия параметры, а нужные документы и задания исполнителям по типовым маршрутам формируются автоматически. В результате использования мастера действий исключается повторный ввод данных для создания различных объектов системы, а ошибки со стороны рядовых пользователей – минимизируются.
Создание договорного документа DIRECTUM
Источник: DIRECTUM, 2011
Автоматизация договорной работы с помощью мастеров действий привела к созданию еще одного инструмента для упрощения часто повторяющихся операций – конструктора документов. Сформированные с использованием конструктора макеты документов содержат автоподстановки, с помощью которых в документе, созданном на основе макета, вставляются необходимые данные: номер, дата документа, сумма, а также выбираются условные параметры – например, вариант поставки или расчета с поставщиком. Благодаря использованию конструктора данные уже не вводятся вручную, что позволяет избежать ошибок при работе с типовыми документами, а также ускорить процесс согласования со стороны рецензентов.
Макет договорного документа
Источник: DIRECTUM, 2011
Для упрощения работы исполнителей по задачам, в карточке входящего задания также была добавлена возможность предпросмотра вложенных документов. При необходимости быстрого ознакомления с документом сотрудник может просмотреть его непосредственно в карточке задания. При этом средства предпросмотра могут быть установлены для различных типов контента, включая графические материалы или видеофайлы. Облегчить задачу пользователя призвана инструкция, расположенная в выделенной области карточки задания. Область инструкции может содержать пошаговый алгоритм выполнения требуемых от исполнителя действий, а также ссылки на регламентирующие документы.
С накоплением корпоративной информации в базе данных ECM-системы все более актуальной становится задача поиска нужных данных. В ходе развития механизмов поиска была выявлена необходимость дополнения стандартных поисков по конкретным объектам так называемым универсальным поиском. Универсальный поиск позволяет находить в системе все объекты по заданной поисковой строке или набору реквизитов. За счет этого пользователь может просмотреть не только документы, но и историю взаимодействия по запрашиваемому критерию в задачах и заданиях, что также не требует от сотрудника необходимости мыслить объектами системы.
Поиск в системе DIRECTUM
Источник: DIRECTUM, 2011
Дополнительным преимуществом универсального поиска является рейтинг найденных объектов, позволяющий сформировать список наиболее релевантных поисковому запросу результатов. В рейтинге учитывается также популярность контента и дата последнего обращения к объекту.
Расширение рамок ECM
Решение многих прикладных задач бизнеса часто выходит за рамки конкретной системы или ИТ-концепции. Определенные бизнес-процессы существуют на стыке смежных направлений бизнеса, каждое из которых работает с информацией по своим правилам. И здесь избежать узких мест в совместной работе сотрудников возможно с помощью различных интегрированных решений.
Например, совместное решение компаний Directum и "Современные технологии управления" – "Business Studio + DIRECTUM" – за счет интеграции позволяет реализовать в компании полный цикл Business Process Management. Система Business Studio выступает в качестве среды моделирования, а Directum – среды исполнения и документационного обеспечения бизнес-процессов.
Не менее востребованной является интеграция ECM-разработок с системами класса CPM (Corporate Performance Management) в рамках автоматизации смежных задач. Примером такого интегрированного решения может являться взаимодействие Directum с системой бюджетирования, управления финансами и расчетам по договорам – Prestima. В процессе интеграции процессы бюджетирования, управления финансовыми потоками и учета расчетов по договорам в Prestima замыкаются в единый цикл с процессами согласования и утверждения договорных документов в Directum.
Интеграция системы DIRECTUM с системой Prestima
Источник: DIRECTUM, 2011
В холдинговых структурах особое внимание уделяется реализации сквозных бизнес-процессов, пронизывающих несколько предприятий единой группы компаний. Особенность автоматизации таких процессов заключается в том, что часто требуется объединить в единую сеть взаимодействия несколько не связанных между собой систем, функционирующих по собственным правилам. В системе Directum решить данную задачу призваны сервисы взаимодействия или DICS. В новой версии системы функционал DICS был расширен за счет накопленного опыта работы в крупных холдингах (Уралхим).
В целом, эксперты ECM-рынка констатируют, что развитие решений в области управления взаимодействием создает все условия для создания нового бизнеса – нацеленного на инновации, открытое взаимодействие с внешним миром и развитие каждого из сотрудников для формирования "умного" предприятия.
Короткая ссылка
