В эпоху экономической турбулентности крупные предприятия стремятся изыскивать внутренние резервы — в том числе за счет автоматизации рутинных процессов и цифровизации функциональных направлений, которые все еще живут в «аналоговом» мире. Системы электронного документооборота за последние годы шагнули далеко за пределы задач, связанных с делопроизводством, и выросли в полноценные платформы цифровой трансформации. В результате на российском рынке рождаются проекты по автоматизации сквозных процессов и решению нестандартных бизнес-задач, которые обеспечивают заказчикам серьезный экономический эффект.

О нескольких подобных проектах, реализованных в 2022-2024 гг. на CSP-платформе Docsvision, рассказывает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев.

Автоматизация претензионно-исковой работы на стыке ТЭК и транспорта

Заказчик и бизнес-задача

Компания «ЛУКОЙЛ-АЭРО» занимается поставками авиационного топлива и обеспечивает воздушные суда горючим в более чем 30 аэропортах России и зарубежных стран. Авиатопливо перевозится по железной дороге, а подвижной состав (вагоны-цистерны) компания сдает своим заказчикам в аренду.

Компании требовался инструмент для анализа сроков аренды — фактических и оплаченных (указанных в договоре), автоматизации процесса выставления претензий в случае расхождений и оперативного формирования отчетов. Задача усложнялось тем, что данные об оплатах приходилось извлекать из учетной системы, а фактические показатели по прибытию и разгрузке вагонов — из специализированной ИТ-системы АСУ «ЭТРАН». В итоге на выставление претензии иногда уходило до нескольких недель.

Как решалась задача?

В 2023 г. для «ЛУКОЙЛ-АЭРО» разработали ИТ-решение по управлению претензионно-исковой работой на базе платформы Docsvision, интегрированное с учетной системой и с АСУ «ЭТРАН». Решение позволило компании автоматизировать и оптимизировать работу с претензиями, связанными со сверхнормативным простоем цистерн на станциях выгрузки, а также подготовку отчетности.

Система на базе Docsvision обеспечивает:

• Автоматическое формирование и выставление претензий на основе данных о транспортировке и фактическом времени использования цистерн.
• Ввод и проверку входящих претензий с учетом договорных условий.
• Взаимодействие с учетной системой для синхронизации данных о перевозках и договорах.
• Учет и ведение корректировок претензий, отказов от оплаты и судебных взысканий.
• Формирование детальных отчетов с возможностью выгрузки данных и настройки форм отчетности.

Что изменилось в компании?

Претензионная деятельностью стала полностью прозрачной для менеджмента благодаря отчетам с детализацией до конкретного вагона и возможности отслеживания статусов претензий. Доступность данных помогает оперативно анализировать ситуацию со сверхнормативным простоем подвижного состава и принимать обоснованные управленческие решения.

Эффективность претензионно-исковой работы изменилась радикально: срок обработки и перевыставления претензии сократился с месяца до минуты, объем и стоимость юридического сопровождения упала на 80%, заметно уменьшились сроки оборота вагонов-цистерн и объемы неоплаченных претензий.

Учет расчетов с поставщиками на предприятии с непрерывным производством

Заказчик и бизнес-задача

AIG Russia — ведущий производитель стекла для архитектуры и строительства в нашей стране. В компании работают более 1750 специалистов, а ее производственные мощности позволяют выпускать до 2 800 тонн стекла в сутки.

До 2022 г. AIG Russia входила в состав зарубежного концерна, ее ИТ-ландшафт включал учетные системы SAP ERP и 1С, а также системы внешнего и внутреннего ЭДО. Бизнес-процесс «Учет расчетов с поставщиками» обеспечивало ИТ-решение, включавшее 6 модулей от зарубежных вендоров. Решение позволяло обрабатывать электронные и бумажные первичные бухгалтерские документы, объем которых составлял около 4,5 тысячи в месяц.

В марте 2022 г. компанию уведомили, что через три месяца решение будет отключено. Помимо крайне сжатых сроков проект миграции осложнялся тем, что производство стекла — непрерывный процесс, стекловаренную печь нельзя остановить. Замена решения не должна была сказаться на поставках сырья и пройти по-настоящему «бесшовно».

Как решалась задача?

Всего за 81 рабочий день было разработано и внедрено новое решение на платформе Docsvision, заменившее «лоскутную» зарубежную систему. Выбор Docsvision был продиктован в том числе тем, что платформа уже несколько лет использовалась в AIG Russia для цифровизации внутреннего документооборота.

После внедрения нового решения, интегрированного с операторами ЭДО и учетными системами, процесс учета расчетов с контрагентами выглядит так:

1. Данные и образы первичной учетной документации загружаются в карточки документов. Электронные документы автоматически передаются из системы внешнего ЭДО, бумажные — добавляются в систему после сканирования.
2. Документы проходят в системе утвержденный маршрут согласования, проверяются на читабельность, комплектность и дубли.
3. После одобрения документы передаются в бухгалтерскую службу для проведения оплаты. В учетной системе создаются бухгалтерские проводки.
4. Информация о платеже (номер платежного поручения) фиксируется в карточке документа. Инициатор согласования получает уведомление о этом и о других событиях с его документами.
5. Документ передается в электронный архив юридически значимой документации, который также формируется автоматически.

Что изменилось в компании?

AIG Russia не просто провела вынужденное импортозамещение, но и выполнила реинжиниринг бизнес-процесса. Ранее сотрудники компании работали с несколькими модулями, у каждого из которых был свой интерфейс. Миграция на платформу Docsvision позволила перейти к работе по принципу «одного окна». Кроме того, с Docsvision стало возможно задавать и контролировать сроки исполнения заданий, а значит, формировать KPI для вовлеченных сотрудников.

Финансовый эффект от внедрения в AIG Russia оценивают как значительный — он складывается, в частности, из уменьшения лицензионной нагрузки, сокращения расходов на техническую поддержку от нескольких вендоров, а также оптимизации взаимодействия пользователей с системой.

Платформа как конструктор

Что характерно для приведенных примеров — помимо традиционных задач СЭД (обработки неструктурированных документов) в описанных решениях решаются задачи обработки структурированных данных (типичных скорее для учетных систем), интеграции различных приложений, формирования сложной аналитики на базе обрабатываемых данных. И с учетом использования low-code инструментов платформы такое решение оказывается более экономным, чем реализация отдельного приложения или использования учетной системы. Это показывает богатый потенциал использования СЭД платформ, для автоматизации самых разнообразных решений.

На сегодня на базе платформы Docsvision разработаны более 20 прикладных решений, в том числе для цифровизации делопроизводства, договорного документооборота, корпоративных архивов, кадрового документооборота, закупочной деятельности, претензионно-исковой работы и пр. Вместе с low-code инструментами, интеграционными модулями и другими компонентами они превращают Docsvision в конструктор, из которого можно «собрать» ИТ-решение почти под любую бизнес-задачу.