Поделиться
Новая система управления учебным процессом на базе «1С» в НИУ ВШЭ в два раза ускорила зачисление студентов
НИУ «Высшая школа экономики» совместно с компанией «Портал-Юг» завершила масштабный проект автоматизации учебного процесса университета. Новая корпоративная система HSE.Reg, разработанная для ВШЭ на базе «1С:Предприятия», охватила более 1000 рабочих мест в четырех территориально-удаленных кампусах. Решение интегрировано с более 15 вспомогательными системами университета. Организовано оперативное управление учебным процессом на всех этапах – от зачисления студентов до проведения ГИА и формирования дипломов выпускникам. В системе ежедневно обрабатывается свыше 200 документов, ведется учет более 55 тыс. студентов и аспирантов, анализируется множество отчетов. В два раза ускорилась подготовка документов для согласования и подписания за счет интеграции с СЭД. Об этом CNews сообщили представители 1С».
В НИУ ВШЭ работают более 12 тыс. преподавателей и исследователей, общее число студентов и аспирантов – более 55 тыс. Ежедневно обрабатывается свыше 200 приказов по учебному процессу, формируется отчетность в «Московский социальный регистр» (МСР), выгружаются данные в «Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО) и внутренние вспомогательные системы университета.
Образовательный процесс в ВШЭ ранее был автоматизирован на базе информационный системы основанной на иностранном программном обеспечении, первая версия которой внедрялась в 2006 г. и затем дорабатывалась. С годами потребности университета расширились, стали применяться новые современные сервисы и системы («1С:Документооборот», MDM, «Вышка-BPM» и др.), развивались образовательные стандарты, у студентов появились «Индивидуальный учебный план» (ИУП), «Единый личный кабинет», расширялись программы внутренней и международной мобильности. Появились запросы на интеграцию с государственными информационными системами. Со временем сопровождение системы становилось все более затратными.
Руководство вуза приняло решение о внедрении новой современной системы управления учебным процессом, которая позволила бы учесть все потребности и нюансы образовательного процесса, такие как работа в условиях фактически 100% индивидуализации и поддержки собственных образовательных стандартов. Одной из основных целей внедрения руководством ставилось снижение рисков в развитии системы в долгосрочной перспективе. Решающую роль при выборе продукта сыграла поддержка политики импортозамещения, отечественная платформа и ее широкое распространение на отечественном рынке, наличие готовых специалистов, надежный вендор в лице фирмы «1С».
В новой системе требовалось организовать оперативное управление всеми этапами учебного процесса от зачисления студента до проведения ГИА и выдачи дипломов.
Для реализации поставленных задач было решено разработать собственный программный продукт на платформе «1С:Предприятие».
На старте проекта руководством НИУ ВШЭ ставились следующие задачи: создать единую, надежную и адаптивную к новым бизнес-задачам систему; использовать при разработке отечественную платформу; обеспечить возможность развития и масштабируемости системы, в том числе, расширение ее функций в будущем; реализовать и модернизировать в новой системе текущие процессы с учетом анализа изменений от образовательного блока; разработать интеграции с учетными системами университета; поэтапное замещение исторической системы для обеспечения непрерывности учебного процесса; нормализация и очистка данных.
По итогам открытого конкурса партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг». Программный продукт получил название HSE.Reg (международное название университета Higher School of Economics).
В новой системе работают 1000 сотрудников ВШЭ: специалисты Дирекции основных образовательных программ, Дирекции по интернационализации, Центра международной студенческой мобильности, Дирекции по развитию студенческого потенциала, Центра стипендиальных и благотворительных программ. В HSE.Reg реализованы прямые интеграции с другими системами университета: «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «1С: Зарплата и Кадры», «1С:Документооборот», MDM, «1С:Миграционный учет», «Вышка-ВРМ», сервис верификации документов об образовании и пр. – всего более 15 ключевых систем и сервисов НИУ ВШЭ.
Основные итоги проекта
Автоматизированы ключевые задачи управления образовательным процессом: от зачисления студента до проведения ГИА и формирования дипломов.
Прямые интеграции HSE.Reg с сервисами НИУ ВШЭ помогают избегать дублирования данных и увеличивают скорость формирования отчетности (форма ВПО-1, данные в Московский социальный регистр и др.). Из HSE.Reg в Сервис электронных ведомостей выгружаются ведомости, а обратно загружаются оценки учащихся. Реализован двусторонний обмен с мастер-системой хранения справочной информации о работниках ВУЗа, учащихся, контрагентах. Данные о дипломах выгружаются в Федеральный реестр сведений о документах об образовании. Таким образом, ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. объектов из более чем 15 вспомогательных систем университета.
На 20% ускорен ввод документов и поиск данных в системе. Этому способствовало стандартное usability систем «1С»: фото учащихся, распределение обучающихся по менеджерам, общий журнал приказов с поиском и отборами, хранение истории приказов по студенту, возможность вывести приказы на печать или сохранить в файл. Менеджеры теперь вносят данные в систему по определенным шаблонам, которые минимизируют ошибки и несоответствия. Например, ИНН, СНИЛС, данные паспорта, автосклонение по падежам. Вся справочная информация хранится в карточке студента, при выборе студента в приказе все данные в документе заполняются автоматически.
Подключена поддержка законодательства России, которая отсутствовала в прежней системе, в том числе, поддержка гражданства, адресная система ФИАС.
Прямая интеграция с системой «1С:Документооборот» в два раза ускорила работу с приказами по контингенту учащихся. Из HSE.Reg в «1С:Документооборот» транслируются все приказы по зачислению/отчислению, переводам, отпускам и пр., обратно в HSE.Reg поступает информация о статусе приказа и его утверждении. Таким образом, менеджер работает в режиме одного окна, данные о статусе приказа обновляются автоматически, не требуя ручного ввода и корректировки, как было в прежней системе.
В новой системе реализован контроль корректности действий пользователей системы, строго регламентированы бизнес-процессы, автоматизирован учет расчетов со студентами (договоры и оплаты). Все это ускорило работу пользователей, существенно сократило количество ошибок и повысило достоверность информации.
Открытый код новой системы дает неограниченный потенциал развития, а инструменты для командной разработки позволяют адаптировать систему по многим задачам одновременно, сочетая как внутренние, так и внешние ресурсы, в том числе разные команды разработки.
В результате проекта автоматизации НИУ ВШЭ получил современную систему управления на отечественной платформе «1С:Предприятие», с долгосрочной поддержкой разработчика, максимально совместимую с ИТ-ландшафтом университета. HSE.Reg не только покрывает, но и превышает функциональность прежней системы. Ее сопровождение и развитие на данный момент обеспечивают штатные программисты НИУ ВШЭ.
«Ключевое преимущество нашего проекта – новая корпоративная система, интегрированная в общую экосистему на базе единого технологического стека платформы «1С:Предприятие». В ВШЭ на этой платформе работают системы «Документооборот», «Приемная кампания», «Бухгалтерский учет», «Договоры» и «Кадровая система». Такой подход обеспечил унификацию административных процессов, в то время как раньше задачи подразделений решались в разных системах, работающих на разных технологиях. В итоге мы повысили эффективность своих инвестиций в развитие функционала и процессов», – отметил старший директор по цифровой трансформации Дмитрий Бондарь.
Короткая ссылка
