О заказчике

ITMS (ранее БАТ Россия) один из крупнейших в России и Беларуси производителей сигарет и табачной продукции. Компания выпускает марки Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Pall Mall, Lucky Strike и Ява. В структуру компании входят производственное предприятие и отделы, отвечающие за маркетинг и продажи.

История проекта

Проект внедрения СЭД «Тезис» в АО «МУМТ» начался в 2020 году. Компании требовалось автоматизировать работу с различными документами, обеспечить работу всех отделов в одной системе и оптимизировать бизнес-процессы, уменьшив количество ручных операций.

• В СЭД «Тезис» объединились работа с договорами, учет и оформление доверенностей, контроль бюджетных и тендерных лимитов.
• Реализована возможность работы с пакетами документов, объединяющими, например, счета-фактуры и товарные накладные. Пакеты проходят проверку в СЭД «Тезис» , а потом передаются в систему бухгалтерского учета для проводки.
• Документы в СЭД «Тезис» можно заверить электронной подписью. Также настроена интеграция с системой ЮЗЭДО для отправки договоров и приема пакетов закрывающих документов.
• Создан электронный архив, из которого можно за несколько кликов выгрузить взаимосвязанные документы. Это заметно экономит время при подготовке налоговой отчетности. Кроме того, в системе можно отслеживать местонахождение бумажных документов при пересылке между офисами и хранении в архиве.
• В СЭД «Тезис» реализован процесс согласования капитальных затрат, к которым относится, например, приобретение оборудования.
• Модуль HR представлен в СЭД «Тезис» процессом администрирования отпусков сотрудников.
• Также в системе реализованы процессы по различным видам запросов: запросы на выдачу КЭП, запросы на доступ в Тезис и в другие системы, запросы на аванс, запросы на создание учетных записей внештатных сотрудников и т.п.

Развитие СЭД «Тезис»

У заказчика возникают потребности в новой функциональности, и поэтому развитие СЭД «Тезис» в компании продолжается. Проведен апгрейд системы до версии 5.1, чтобы получить преимущества улучшенного интерфейса и новой платформы в основе продукта. В процессе выхода из глобальной группы British American Tobacco в ITMS было решено провести миграцию на российское ПО. Заказчик выбрал серверную ОС Astra Linux, СУБД на базе Postgres и учетную систему на 1С.

Перевод СЭД «Тезис» на новую платформу 5.1 в ITMS стартовал в марте 2022 года. Разделение на этапе продемонстрировано на графике.

Обновление версии СЭД «Тезис»

Главная особенность версии СЭД «Тезис» 5.1, на которую перешли в ITMS — обновленный дизайн с возможностью индивидуальной кастомизации главного экрана при помощи виджетов. Каждый пользователь может воспользоваться преднастроенными шаблонами виджетов либо добавлять, убирать, перемещать и группировать виджеты в соответствии со своими предпочтениями. Например, на главный экран можно вынести актуальные документы, календарь, диаграммы или заметки. Также в формате виджетов реализован быстрый доступ к составным командам, которые автоматически запускают сложную последовательность действий. Активировать составные команды можно также при помощи голосового управления. Новый дизайн СЭД «Тезис» позволяет снизить порог вхождения для пользователей, сделать интерфейс более дружелюбным и интуитивно понятным. После отделения ITMS от British American Tobacco также потребовалось обновить брендирование интерфейса системы.

Новые функции СЭД «Тезис»

Наиболее существенные доработки, внесенные в проект параллельно с обновлением, касаются сканирования документов. Раньше благодаря интеграции со сканерами IXOS в СЭД «Тезис» автоматически создавались карточки для документов, размещенных в учетной системе на базе SAP. Теперь вместо IXOS используются встроенные возможности СЭД «Тезис» , а вместо SAP — 1C. Изменились интерфейс и логика работы интеграции, но для пользователей порядок действий остался привычным. Также у заказчика развивается мобильное приложение СЭД «Тезис» . В нем уже была реализована функциональность для согласования и подписания контрактов и для работы с первичными документами. Теперь в мобильное приложение добавлено согласование доверенностей, тендерных решений и CAPEX-форм, работа с задачами, управление отпусками, в том числе, их создание, перенос и отмена.

Процесс развития СЭД «Тезис» и UAT

Поскольку в компании параллельно занимались обновлением версии, переходом на новые ОС, СУБД и учетную систему, а также развитием функциональности СЭД «Тезис» , то в проекте задействовали команду из девяти разработчиков, пяти тестировщиков, аналитика и дизайнера. Со стороны заказчика также участвовала большая группа специалистов. Силами ITMS выполнены подготовительные работы перед поставкой системы в продуктовый контур. На стороне заказчика был организован полноценный User Acceptance Testing (UAT) — приемочное тестирование с участием конечных пользователей. Подробнее о том, что было сделано командой ITMS — на иллюстрации.

Для того, чтобы пользователи быстрее освоились, в компании обновили инструкции и провели обучающий вебинар.

Результат

СЭД «Тезис» используется в ITMS (ранее БАТ Россия) уже около трех лет, в системе работает более 2000 сотрудников. За это время в компании заметно повысился уровень цифровизации. Количество документов, проходящих через СЭД «Тезис» , увеличилось с 10 000 за месяц до более чем 30 000. Также выросла доля электронных документов. Два года назад соотношение электронных документов к бумажным составляло 50:50, сейчас — 60:40.

После обновления версии виджеты и составные команды помогли ускорить работу с документами для инициаторов и экспертов. СЭД «Тезис» адаптирована к работе с ОС на базе Linux. В настоящий момент идет переход на СУБД на базе Postgres, и интеграция с учетной системой на базе 1С. Благодаря этому ITMS сможет полностью контролировать используемые продукты, без рисков потери доступа хранить в них данные, а также при желании осуществлять масштабирование.

Заказчик планирует и дальше развивать проект, получать все преимущества новых функций, которые будут появляться в системе. В частности, ITMS собирается реализовать работу с машиночитаемыми доверенностями и аннулирование электронных документов — все это требуется в соответствии с законодательством по ЭДО.

Кроме того, компания участвовала в исследовании, которое команда СЭД «Тезис» проводила для изучения интереса к искусственному интеллекту и ждет появления этой функциональности в системе для проведения пилотных проектов по автоматизации процессов с помощью роботизации и искусственного интеллекта.