Спецпроекты

На страницу обзора
Как сделать работу в офисе безбумажной и помочь планете

Актуальность перехода на безбумажный документооборот не вызывает сомнений. С одной стороны, пандемия и связанные с ней ограничения стали мощным драйвером развития цифровых решений. С другой стороны, весомую роль сегодня играет концепция «зеленой» экономики. Платформа цифрового банкинга Faktura.ru (входит в ГК ЦФТ) разработала продукт, который не только поддерживает тренды на цифровую трансформацию и «зеленую» экономику, но и является при этом максимально простым, понятным и легким в использовании.

Банковские операции сегодня все чаще совершаются в полностью удаленном формате: заказ карты, открытие вклада, оформление кредита, получение выписок — все эти и многие другие продукты и сервисы доступны пользователям онлайн. Реалии таковы, что если организация не готова значительную часть потребностей клиентов закрывать дистанционно, она становится неконкурентоспособной.

Кроме того, сейчас во всем мире люди стремятся уменьшить свое негативное воздействие на окружающую среду. Пластиковые карты и пачки бумажных договоров уже не воспринимаются нейтрально, поэтому клиенты банков охотно оформляют цифровые карты и с энтузиазмом поддерживают идеи «безбумажного» общения с кредитной организацией. Объединяя два востребованных направления, решение от ЦФТ изящно встраивается в любую ИТ-инфраструктуру.

Раз кликнуть

Безбумажный офис F.Doc — это сервис для юридически значимого подписания любых документов между компанией и клиентом в электронном виде. Сервис дает возможность визировать онлайн любые договоры, поручения, справки, заявления, чеки, приходные и расходные ордера и многое другое.

Сервис F.Doc от Faktura.ru помогает компаниям организовать безбумажный офис. Решение легко встраивается в любую ИТ-инфраструктуру

В отличие от большинства предложений на рынке при использовании F.Doc клиенту не надо устанавливать дополнительное приложение на свое устройство, при этом сервис закрывает большинство кейсов документооборота, которые возникают между организацией и клиентом. Сценарий работы F.Doc максимально прост и удобен: сотрудник организации инициирует подписание договора из своей системы — клиент на свой смартфон получает ссылку.

При переходе по ссылке у пользователя отображается экран с информацией о документе и возможностью его подписания буквально в пару кликов. Сервис обеспечивает клиенту постоянный доступ к его документам — по ссылке он всегда сможет вернуться и просмотреть необходимую информацию.

В случае с подписанием документов по такому сценарию человеку не нужно устанавливать дополнительное приложение, что, как показали UX-исследования, является важным фактором. Во-первых, не у всех клиентов установлено мобильное приложение организации, и такое требование может вызвать негатив и снижение конверсии. Во-вторых, установка дополнительного приложения не всегда проста для пользователя, а во время подписания договоров лишние сложности ни к чему.

Организации и клиенту важно, чтобы документ был универсальным и мог читаться на всех типах устройств. PDF — межплатформенный формат электронных документов, его можно скачать, открыть и хранить на всех современных устройствах, поэтому в F.Doc используется именно этот тип файлов.

Подписанному верить

Само подписание происходит простой электронной подписью (ПЭП), которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Мы используем ПЭП, поскольку она закрывает все возможные сценарии подписания документов для физических лиц и большинство кейсов для юридических лиц и дает возможность выстроить простой клиентский путь.

Разработанная нами юридическая конструкция подразумевает подписание согласия на электронную подпись между организацией и клиентом без бумажного носителя. При таком сценарии мы уже на первом шаге полностью уходим от бумажного документооборота.

Правила сервиса подразумевают присоединение к ним и организации, и его клиента. Внутри правил мы формализовали процедуры подписания, журналирования, претензионной работы и многое другое. По сути, мы «зашили» в сервис F.Doc готовую, апробированную на практике юридическую конструкцию, и партнеры могут быть абсолютно уверены в юридической силе подписанных документов.

Универсальный солдат

Как происходит интеграция F.Doc с системами организаций? Как организован процесс информационного обмена? Сложно ли это?

Нет, сервис легко интегрируется с любыми банковскими и другими бэк-системами организаций (например, CRM) и подходит для любых компаний: достаточно инициировать обращение в сервис, поместив документ в очередь на обработку. Сервис автоматически конвертирует документы в формат PDF, после чего вернет в бэк-систему расположение файла в хранилище F.Doc (так организация/банк сможет в любой момент получить доступ документу) и url-адрес, по которому сотрудник сможет еще раз проверить документ, сверить номер телефона клиента и отправить файл на подписание. После этого сервис автоматически отправляет клиенту sms или push-уведомление со ссылкой на документы и OTP-кодом. Клиент проходит по ссылке из sms и попадает на веб-страницу сервиса, где может ознакомиться с документами и подписать их.

Платформа не только поддерживает тренды на цифровую трансформацию и «зеленую» экономику, но и является максимально простой и понятной в использовании

Хранение всех документов, которые проходят через F.Doc, организовано в ЦОД ГК ЦФТ. Использование облака ЦФТ позволяет компаниям экономить на создании и поддержке дорогостоящей инфраструктуры для хранения электронных документов. Само хранение документов в сервисе абсолютно безопасно: ЦОД соответствует требованиям TIER 3, для защиты от проникновений мы используем WAF, сервис защищен от DDOS-атак, инфраструктура регулярно проходит penetration тесты. Всё это в комплексе обеспечивает надежное хранение документов и гарантированный онлайновый доступ к ним.

Для сложных сценариев, когда простой электронной подписи недостаточно, F.Doc позволяет также работать c КЭП и УНЭП, что актуально при взаимодействии с юридическими лицами. Как видим, решение позволяет организации закрыть весь спектр задач подписания документов в электронном виде.

Профит

Резюмируем преимущества, которые дает использование сервиса для подписания документов в электронном виде F.Doc:

  • Снижение операционных затрат и нагрузки на сотрудников организации;
  • Легкое встраивание в ИТ-инфраструктуру организаций;
  • Быстрое подключение к сервису без привязки к конкретному ПО на устройстве клиента;
  • Защищенный и надежный облачный сервис хранения документов;
  • Готовая юридическая схема для подписания документов электронной подписью;
  • Максимально простой, понятный и удобный клиентский сценарий;
  • Реальная забота об экологии.

Безбумажный офис F.Doc позволит сэкономить ресурсы и время организации и ее клиентов, а каждая новая электронная подпись сохранит часть лесного фонда планеты.

Подписаться на новости

Интервью обзора

Рейтинги

Рейтинг «ИТ-тренды 2022»: самые востребованные технологии
№ 2022 Технология Суммарный рейтинг
1 Аналитика больших данных 75
2 Искусственный интеллект 66
3 Облачные решения 58
Подробнее