Фокус на технологии: как сделать офис местом силы

Бизнес-центр Poklonka Place

Согласно данным Высшей школы экономики, в России из дома работает всего 1% занятых, то есть не больше 1 млн человек. Авторы исследования выяснили, что среди основных причин низкого распространения дистанционной занятости есть и нехватка навыков управления распределенными командами у руководителей. Как следствие, продуктивность удаленных сотрудников страдает, от чего весь бизнес в целом чувствует себя хуже.

Это подтверждают и данные опроса ABD architects & OfficeNext. Большинство респондентов (83%) признались, что эффективнее всего они трудятся в офисе. Людей, которым удается продуктивно выполнять рабочие задачи из дома, меньше — всего 56%.

Если смотреть на проблему со стороны сотрудников, зачастую им не хватает компетенций для качественной удаленной работы, их дисциплина и мотивация хромают, а отсутствие опыта дистанционного взаимодействия с членами команды из других отделов только усугубляет ситуацию.

Большую роль в организации эффективного трудового процесса играет и рабочее место. Вне офиса далеко не всегда можно обеспечить оптимальные условия для эффективного труда и не отвлекаться от работы на домашние дела.

Все это приводит к тому, что производительность труда специалистов на удаленке падает, и это становится косвенной причиной, по которой финансовые показатели всего бизнеса снижаются. Работодатели решают эту проблему, переводя команду на гибридный график. Треть российских компаний (34%) считают такой формат более эффективным, следует из данных ABD architects & OfficeNext. Но такой подход не будет работать, если сам офис организован по принципам, которые считались относительно современными еще до пандемии коронавируса.

Офис компании Manufaqtury

Широкое распространение гибридной занятости действительно предъявляет новые требования к организации офисных пространств. Во-первых, растет количество не закрепленных за сотрудниками мест, а значит, нужны технологические решения для управления бронированием рабочих столов, а также для отслеживания загруженности офиса и эффективности его использования. По данным ABD architects & OfficeNext, больше половины российских компаний (57%) планируют расширение системы незакрепленных рабочих мест. Это помогает им экономить финансовые ресурсы, сокращая площадь арендуемых пространств.

Во-вторых, в условиях дефицита кадров работодатели стали внимательнее относиться к физическому и ментальному здоровью своей команды. Выгоревший специалист очень дорого обходится компании. Бизнес предпочитает создавать максимально комфортные условия работы для сотрудников, проектирует в офисах зоны, где можно восстановить силы и перезагрузиться: комнаты для отдыха, сна и медитации, спортивные залы. Компании также заботятся о здоровье и продуктивности своих команд, устанавливая в зданиях системы мониторинга качества воздуха, в том числе датчики CO2 и влажности.

В-третьих, работодатели стали лучше понимать, как важна для продуктивной работы неформальная коммуникация между членами команды. Сотрудники должны видеть друг в друге живых людей, а не функцию, поэтому в новых офисах появляются лаундж-зоны для общения, пространства для проведения тренингов и мероприятий. Например, в офисе Manufaqtury (получил награду лучший fit-out проект по версии Arendator Awards 2024.), есть кофе-пойнт с большим столом, а также открытые переговорные для брейнштормингов, где могут собираться все члены команды. В-четвертых, бизнес учитывает запрос сотрудников на быструю и удобную коммуникацию и внедряет технологические решения, позволяющие решать любые вопросы, касающиеся офисной инфраструктуры, в формате одного окна.

Офис компании Manufaqtury

В 2024 году тренд на адаптацию офисов под работу гибридных команд только набирал популярность, и это доказывает, что бизнес готов инвестировать в такие пространства. Для их создания часто используют формат fit-out, который, по сути, позволяет заказчику получить офис под ключ: исполнитель берет на себя все этапы реновации — от подготовки технического задания до сдачи готового объекта.

В fit-out важен индивидуальный подход к каждому клиенту: офисы проектируются с учетом специфики деятельности и корпоративной культуры компании, количества ее сотрудников. Fit-out также уделяет большое внимание технологическому оснащению рабочего пространства. На этапе проектирования закладываются решения, которые позволят сделать работу команды эффективнее, — от IoT-устройств и приборов для мониторинга и управления микроклиматом, освещением, уровнем шума и энергопотреблением до умных систем бронирования переговорных комнат, рабочих мест и парковок.

Реализация fit-out-проектов в Manufaqtury начинается с аналитики — изучения текущего состояния офиса и потребностей сотрудников компании, сбора данных о функциональных требованиях к новому рабочему пространству, бюджете и сроках. Например, если бизнес планирует перевести команду на гибридный график, в первую очередь следует выяснить, сколько специалистов трудятся удаленно и как часто они планируют посещать офис.

Следующий этап — концептуальное проектирование: разработка общей концепции планировки пространства с учетом зон для работы и отдыха, переговорных комнат, дизайна, наличия технологических решений.

Архитектурное и инженерное проектирование включает подготовку детализированного проекта — от инженерных систем до визуального оформления — и согласование с клиентом всех технических и дизайн-решений.

На этапе реализации выполняются строительные и отделочные работы, установка инженерных систем, оборудования, интеграция IoT-устройств, систем освещения и климат-контроля.

По итогам ремонтных работ компания получает полностью готовый к заселению офис, в котором проведен клининг, настроены все сервисы для работы, реализовано озеленение.  

Реновация офиса — это всегда выход из зоны комфорта как для бизнеса, так и для его сотрудников. Задача команды, реализующей fit-out-проекты, — сделать этот процесс безболезненным для заказчика, создать не только «офис для людей», в который хочется приходить, но и рабочее пространство с заделом на будущее, учитывающее все возможные изменения в работе компании и численности ее команды. Manufaqtury руководствуется именно этими принципами.

Десктоп версия платформы Q:OS

При создании офиса для гибридной команды одна из задач бизнеса — сократить площадь рабочего пространства, причем сделать это не в ущерб бизнес-процессам и комфорту сотрудников. 

Оптимизировать использование рабочих мест позволяют технологические сервисы для управления офисным трафиком, которые уже доказали свою эффективность. Например, с помощью платформы Q:OS, которая помогает специалистам бронировать рабочие места, переговорные комнаты и другие офисные ресурсы.

Благодаря комплексному подходу Manufaqtury была создана современная штаб-квартира для группы «Самолет». В ходе работ площадь офиса была сокращена с 8000 до 3000 квадратного метра, а пространство оптимизировано с учетом гибридного графика сотрудников. При этом количество сотрудников, использующих офис, осталось неизменным — 900 человек, а коэффициент использования рабочего места вырос с 1 до 3,9.

Возможность быстро найти и занять рабочее место или переговорную для команды в мобильном приложении, удобная система уведомлений и напоминаний позволяют избегать накладок в бронировании и повышать лояльность команды. 

Кроме бронирования рабочих мест и переговорных комнат, Q:OS интегрируется и с другими офисными ресурсами. Например, сотрудники могут бронировать парковочные места на территории бизнес-центра. Так, согласно данным платформы, общая длительность бронирований офисных ресурсов, созданных командой группа «Самолет», составила 47 лет. 

За пределами офиса

За пределами офиса цифровой комфорт сотрудника не должен заканчиваться, и сегодня технологии проникают даже в такие консервативные сферы как коммерческая недвижимость. 

Сотрудники хотят быстро и комфортно закрывать потребности, проводя большую часть дня в бизнес-центрах. В условиях рекордно низкой вакансии арендных площадей на рынке и заполненности бизнес-центров близкой к 100% по-прежнему лояльность арендаторов остается в фокусе управляющих компаний и владельцев объектов. Помимо развития инфраструктуры: дополнительных сервисов и клиентоориентированности УК, точек питания и бытовых сервисов в виде химчистки, нотариуса, автомойки на паркинге и других, управляющие бизнес-центрами активно инвестируют в цифровые сервисы.

Например, в декабре 2024 года в БЦ Poklonka Place были запущены мобильное приложение и CRM-система для резидентов на основе технологии Prysm. PropTech-решение Prysm позволяет объединить на одной платформе взаимодействие арендаторов бизнес-центров, их сотрудников и управляющей компании. Так резиденты могут в формате одного окна оперативно решать любые вопросы, например, сообщить УК бизнес-центра о забытых вещах и неисправностях, которые нужно устранить, а также в несколько кликов оформить автомобильный или пешеходный пропуск на территорию офисного центра и заказать сервисные услуги, не выходя из кабинета. 

Тренд на адаптацию офисных пространств под новые реалии работы продолжает набирать обороты. Гибридный формат требует не только оптимизации площадей, но и внедрения технологических решений, повышающих удобство и эффективность рабочих процессов. Сегодня офисы — это не просто место работы, а пространство, где сотрудники могут взаимодействовать, развиваться и чувствовать себя комфортно. Компании, которые инвестируют в реновацию офисов, не просто следуют тренду — они формируют новые стандарты организации работы, где технологии становятся инструментом вовлеченности, продуктивности и корпоративной культуры.