Разделы

Документооборот

Офисная печать без финансовых потерь

В современную эпоху электронных документов с электронными подписями практически во всех офисах по-прежнему востребованы бумажные копии, и по данным аналитиков, объем офисной печати не снижается, а даже растет. В то же время растет стоимость расходных материалов, электричества, зарплата сотрудников, обостряется конкурентная борьба. Как избежать неоправданных потерь при печати и обеспечить защиту конфиденциальных данных? Свой вариант ответа предлагает компания Lexmark.

Многие офисные работники при использовании принтера или МФУ часто обнаруживают в приемном лотке чужие распечатки. Это создает не только неудобства и приводит к потере времени, но может вызвать утечку конфиденциальной информации, если та содержится в оставленных без присмотра документах. К тому же часто распечатки отправляются в мусорную корзину, поскольку быстро теряют актуальность, или о них попросту забывают.

Ситуация с прямой дистанционной отправкой документов на печать неприглядна с любой стороны, поскольку возникают потери на стоимости бумаги, электричества и рабочего времени, которые оценить довольно просто, а также потери от утечки информации, которые оценить труднее. Для устранения всего перечисленного у компании Lexmark есть фирменные решения, которые мы далее подробно рассмотрим.

Разблокировка печати (Print Release)

Одно из них называется «разблокировка печати» . Отправленные документы не выводятся принтером сразу, а ожидают очереди, и только после выполнения пользователем ряда действий инициализируется процесс непосредственной печати. Lexmark предлагает, как возможность печатать документы с различных устройств, так и поиск ближайшего печатающего устройства или наиболее подходящего по функциям.

Печать с помощью универсального драйвера

Для печати с десктопов и ноутбуков предлагается Lexmark Universal Print Driver — универсальный драйвер с вариантами для 22 языков. После его установки на ПК пользователю становится доступна печать на любом принтере или МФУ (поддерживаются все модели Lexmark). Это и позволяет выбирать наиболее удобно расположенное в офисе локально подключенное, сетевое и даже территориально удаленное устройство. Последний вариант удобен, когда необходимо распечатать документы после приезда в другой офис. Для всех версий Windows поддерживается эмуляция языков печати PCL 5, PCL XL и PostScript 3, а так же языка PPDS; все устройства Lexmark поддерживают печать из iOS, Linus и DOS на русском языке.

Двунаправленная связь с компьютером позволяет универсальному драйверу обнаруживать новые устройства и подстраиваться под их возможности, сетевой трафик в данном случае минимален. Существенно экономятся и временные затраты ИТ-персонала на обслуживание парка печатающей техники, а пользователи избавлены от необходимости привыкать к особенностям драйверов различных устройств, и могут экономить время за счет применения заранее настроенных профилей печати. Также обеспечивается экономия благодаря опциям двусторонней печати, снижения плотности тонера и расположения нескольких страниц документа на одном печатном листе.

Для доступа к продвинутым функциям печати в драйвере используется «Отложенная печать». Она предлагает четыре типа заданий: «Конфиденциальное», «С резервированием», «С повтором» и «С проверкой». Пользователь заранее назначает себе имя для идентификации, а для типа «Конфиденциальное» он также назначает четырехзначный PIN-код, который вводится для разблокировки печати в устройство. Есть возможность назначить определенное количество попыток ввода PIN-кода – после их исчерпания автоматически удаляются все задания на печать данного пользователя. Обязательно происходит удаление задания и после успешного вывода конфиденциального документа. Задания всех остальных типов будут храниться в очереди печати, пока пользователь не удалит их сам. Более того для идентификации с помощью персональных карт сотрудников могут использоваться специальные кардридеры.

Печать с мобильного устройства

Для получения возможности отправки документы на печать с мобильных устройств, работающих под управлением ОС Android или iOS, пользователю необходимо загрузить с сайта бесплатное совместимое приложение Lexmark Mobile Printing. Кроме того, оно доступно для бесплатного скачивания в магазинах приложений Google и Apple.

Это приложение позволяет отправлять документы на печать, выполнив необходимый выбор настроек: цветной/монохромный тип документа, количество копий, количество страниц документа на одном листе, односторонняя/двусторонняя печать. Поддерживается вывод PDF-документов и растровых изображений (JPG), но не поддерживаются документы Microsoft Office., а также протокол Apple AirPrint.

Если на предприятии используется корпоративное решение Lexmark Print Release, то отправленное сотрудником с мобильного устройства задание на печать можно запустить на любом доступном в корпоративной сети печатающем устройстве, разблокировав его, как и в описанных выше вариантах, при помощи PIN-кода или персональной смарт-карты.

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Это решение может быть настроено и таким образом, чтобы задание посылалось на печать с любого мобильного устройства на специальный e-mail письмом с присоединенным к нему документом. В этом случае пользователю вообще не потребуется установка каких-либо драйверов и приложений.

Учет и экономия

Для эффективного контроля печати и сокращения непроизводительных расходов помимо решения для пользователей, имеются и мощные инструменты для администраторов, такие как решение «Управление печатью Lexmark».

Во-первых, оно обеспечивает сисадминов информацией, помогающей эффективно мониторить всю инфраструктуру печати. В реальном времени возможно отслеживать все пользовательские задания по типам (печать, копирование, сканирование, отправка e-mail и факсов); типы устройств (стационарные, мобильные), с которых отправлены задания, и используемые приложения (драйвер, мобильное приложение, печать через портал); выбранные пользователями печатающие устройства и их настройки (цветность, дуплексный режим, формат бумаги); время выполнения заданий, а также сообщения об ошибках и неисправностях.

6 простых шагов: как импортозаместить решения в сфере информационной безопасности
Импортозамещение

Во-вторых, помимо оперативного отслеживания работы с сетевыми устройствами печати, данное решение позволяет формировать отчеты с разнообразными параметрами, которые эффективно помогают находить слабые места в сетевой среде вывода данных, сокращать расходы и повышать безопасность.

Полученные аналитические данные помогут обеспечить экономию на уровне предприятия благодаря администраторским функциям, самая существенная из которых — назначения квот на печать для отдельных пользователей и групп пользователей (объемы печати, формат бумаги, цветность документов и др.). Этим достигаются экономия расходных материалов, электроэнергии, времени обслуживания устройств, а также выравнивание нагрузки на печатающие устройства и повышение их доступности для оперативного вывода документов.

И, в-третьих, помимо экономии, создание политик для пользователей позволяет ограничивать их доступ к таким функциям, как копирование, сканирование или отправка факсов, и тем самым — решать задачи повышения информационной безопасности предприятия.

Как мы убедились, у компании Lexmark имеется комплекс решений, реально способный повысить эффективность офисного документооборота. Рядовым пользователям он предлагает широкие возможности печати и сохранения конфиденциальности документов, а администраторам, обслуживающему персоналу и руководителям дает в руки удобные инструменты для повышения эффективности работы парка печатающей техники, экономии ресурсов, а также для управления безопасностью документооборота и повышения дисциплины офисных работников.

Денис Сивичев