Разделы

Бизнес Документооборот Кадры

Западные топ-менеджеры "цепляются" за бумажные документы

Старшие ИТ-специалисты, работающие с документами, предпочитают бумажный документооборот безбумажным технологиям. К такому выводу пришли эксперты компании Version One, одного из игроков рынка СЭД, в ходе собственного опроса среди британских и ирландских частных компаний. Российские эксперты не видят в этом ничего сенсационного, но и не торопятся сильно критиковать ситуацию в стране.

Исследование разработчика СЭД компании Version One показало, что 86% из 86 сотрудников ИТ-отделов, занимающих руководящие посты, до сих пор полагаются на работу с бумажными копиями документов. 51% из них не просто предпочитают их электронным, а целиком работают только "на бумаге". Только 13% время от времени обращаются к бумажной документации, а 1% едва ли сделает это в ходе своей работы. В качестве аргумента в пользу перехода на электронный документооборот 32% респондентов отметили, что такие продукты помогут им улучшить обслуживание клиентов, а еще 20% считают, что установят СЭД, когда получат уверенность в том, что электронные документы имеют юридическую силу. 48% оставшихся ИТ-специалистов перейдут на СЭД в силу одновременно нескольких причин, среди которых есть и те, что связаны с безопасностью, и с обеспечением экологических требований. Руководители Version One находят данные опроса шокирующими (в силу того, что такое большое количество ИТ-специалистов не перешло на использование СЭД), в то время как отечественные специалисты рынка СЭД не торопятся делать радикальные выводы.

Сергей Курьянов, директор по развитию Docsvision, замечает, что исследование Version One было посвящено теме управления юридически значимыми документами, а не корпоративным контентом вообще. "86% ИТ-менеджеров, утверждающих, что им приходится использовать бумажные документы, - это неплохой показатель. У нас это было бы более 90%, а скорее и более 99%", говорит он. Михаил Потапенко, руководитель отдела продаж ПО Cognitive Technologies, считает, что специалисты в области ИТ являются наиболее активными потребителями информационных технологий как в России, так и во всем мире, а низкий уровень "доверия" к СЭД, выявленный в ходе опроса, в первую очередь связан, по его мнению, со сложностью организации защищенной среды работы с электронными документами. Вопрос же юридической "идентичности" электронных и бумажных документов даже на Западе решен пока не для всех видов деятельности. Схожего мнения придерживается и Евгений Стаханов, директор по развитию направления портальных решений компании TerraLink, который предлагает более корректно интерпретировать результаты опроса. По его словам, речь идет о том, что если документ нужен как подтверждение обязательств, имеющих правовые последствия (например, между контрагентами), то для ИТ-менеджеров бумажный документ выглядит надежней. "Очевидно, что при этом нет речи о неприятии британскими ИТ-менеджерами СЭД как одного из видов ИТ-решений, повышающих эффективность работы организации. Абсолютно уверен, что если дело касается подготовки документов, западные ИТ-специалисты предпочтут, чтобы весь процесс проходил в электронном виде в удобной системе, будь то классическая СЭД или портал", - отмечает он. Специалист подчеркивает, что в России есть четкое понимание разницы между DM-системой и RM-системой как архива юридически значимых (как правило, отсканированных бумажных) документов, поэтому благодаря результатам этого исследования становится ясно, что катастрофического отставания от Западной Европы в этом вопросе нет.

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum, объясняет некорректность опроса Version One еще более детально. По его словам, авторы говорят об юридически значимых документах (records), в то время как для информационных систем, управляющих ими, используется термин EDM (Electronic Document Management). На взгляд эксперта, более адекватным термином для упоминаемых информационных систем был бы ERMS (Electronic Records Management Systems). "Если принять эту поправку, то все становится на свои места. Электронные документы широко используются на этапе их создания, редактирования, согласования, ознакомления, передачи и т.п., в то время как для целей долговременного хранения, предоставления информации третьим лицам (например, надзорным органам) пока чаще полагаются на материальные (бумажные) документы, - объясняет он. - Участники опроса занимают серьезные посты, поэтому для них юридическая значимость, надежность и безопасность материальных документов превалируют над спорными, с их точки зрения, экономическими выгодами, которые приносят электронные документы, и уж тем более над экологическими аспектами". В то же время, считает господин Бушмелев, если бы участникам опроса дали шанс убедиться, что электронные документы также непререкаемо юридически значимы, безопасны и, тем более, способны улучшить качество обслуживания клиентов и заказчиков, то многие из них смогли бы отказаться от материальных документов в пользу электронных.

Ирина Кубликова, директор по маркетингу "Босс-Референт", считает, что если для делопроизводителей внедрение ECM/СЭД систем обозначает автоматизацию их основного рабочего процесса, то ИТ-специалисты рассматривают проект внедрения СЭД с более широкой точки зрения: как средство повышение эффективности работы сотрудников, сокращения издержек компании, обеспечения постоянной доступности документов и создания единого информационного пространства, разграничения прав доступа и т.п. "Безусловно, почти все производители ECM систем и сами пользователи признают, что полностью электронный документооборот – это перспектива скорее ближайших 7-10 лет. На сегодня оптимальным остается вариант совмещенного документооборота, когда, например, внутри организации документ живет в электронном виде, а для обмена с контрагентами организация использует уже бумажные копии".

Наталья Львова, руководитель проекта DocFlow, рассказала корреспонденту CNews о том, что на российском рынке чувствуется сильный интерес со стороны заказчиков к автоматизации сферы управления документооборотом - 97% опрошенных обозначили высокую значимость эффективного управления электронными данными для долгосрочного успеха их организаций (данные опроса в мае 2010 года). "Данные исследования показывают, что в 33% случаев вопросами автоматизации документооборота занимаются именно ИТ-подразделения компаний. 32% респондентов ответили, что за принятие решений по выбору и внедрению СЭД отвечает президент или генеральный директор, 12% - что в организации нет отдела, отвечающего за управление электронным документооборотом, остальные 16% организаций делегируют данные полномочия в равной степени директору по производству, HR-руководителю, ДОУ-специалистам, юридическому отделу или другим департаментам (по 3-4%). Если сопоставить, как относятся компании к внедрению СЭД по сравнению с внедрением других ИТ-решений, то оказывается, что больше чем в половине организаций (56%) вложения в технологии электронного документооборота сопоставимы с вложениями в другие важные ИТ-проекты", - говорит госпожа Львова.

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Алексей Леонтьев, куратор проектов департамента Documentum "Корус Консалтинг", напротив, полагает, что если бы подобный опрос проводился в России, то количество пользователей среди ИТ-профессионалов, предпочитающих цифровые носители бумажным, было бы гораздо больше: в этом отношении российский рынок ЭДО более развит если не по количеству внедрений, то по психологической готовности ИТ-менеджеров к использованию безбумажных технологий. "Скептицизм опрошенных вызывает удивление - ИТ-отделы давно перешли на электронные версии документов: электронная документация, электронные заявки и др. Возможно, ИТ-менеджеры - участники опроса - просто забыли о шкафах, уставленных документацией и архивах бумажных заявок на ремонт техники", - замечает эксперт.

Опрошенные CNews игроки рынка СЭД замечают, что действительно, ИТ-отделы частных компаний обычно существуют на средства, получаемые от основных подразделений, поэтому ИТ-руководители не реагируют на рекламные призывы к внедрению новых технологий, а подобные решения принимаются с учетом мнения бизнеса.

Михаил Демидов