Разделы

Цифровизация ИТ в банках Документооборот

ВТБ Лизинг планирует полностью отказаться от бумажных документов

В ВТБ Лизинг стартовал проект глобальной оптимизации. Важной его частью стал переход на электронный документооборот. Сегодня практически все внутренние документы перенесены в электронный архив. В планах компании на ближайшие годы — полный отказ от бумаги.

СЭД в компании

ВТБ Лизинг взял курс на цифровую трансформацию. Компания внедряет сразу несколько проектов, цель которых — оптимизация работы с помощью информационных технологий. Один из них — переход на электронный документооборот.

Сегодня в ВТБ Лизинг постепенно развивается электронное взаимодействие с клиентами, 50% из них уже получают электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Около 15 000 клиентов обмениваются с ВТБ Лизинг юридически значимыми документами. «В период пандемии лизинговые компании были закрыты для приема клиентов, и наличие системы электронного документооборота позволило сохранить бизнес и отношения с ними», — говорит Сабина Королева, директор по поддержке бизнеса ВТБ Лизинг.

В ближайшее время ВТБ Лизинг планирует использовать квалифицированную электронную подпись более чем в 50% документов и перейти к полностью бесконтактной электронной сделке: от запроса предложения и выбора автомобиля до завершения договора финансовой аренды.

Важной частью этого проекта стало создание электронного архива и его интеграция с основными системами бизнеса. В архиве реализован расширенный поиск информации, автоматическое формирование акта приема-передачи, выстроен процесс контроля документов на всех этапах, применяется штрих-кодирование и поточное сканирование.

Важной частью проекта стало создание электронного архива и его интеграция с основными системами бизнеса

В результате значительно сократилось время поступления документа в электронный архив. Теперь все территориальные подразделения могут сами размещать в нем информацию, а раньше документы сначала пересылались в единый центр сканирования, который отвечал за их обработку. Все эти функции удалось реализовать при помощи встроенных инструментов «».

Сложности и решения

По словам руководителя проекта Александра Коршунова, основные сложности при создании электронного архива были связаны с миграцией данных. Все документы — а их около 4 млн — хранились на специально выделенном диске в папках. Документы в них подписывались сотрудниками по принятым в компании правилам. Однако, как это часто бывает, созданные вручную названия документов содержали опечатки, а значит автоматизировать их перенос и создание карточек было непростой задачей. Кроме того, надо было связать карточки в архиве с карточками в CRM-системе, бухгалтерскими документами и т.д. Это было сделано с помощью специального связующего идентификатора, разработка которого, по сути, стала отдельным проектом.

Как российские компании снижают риски зависимости от одного облачного провайдера?

Цифровизация

Кроме того, был создан специальный сервис для интеграции архива с любыми внешними системами: на первом этапе это были CRM и 1С Хомнет. Сейчас в ВТБ Лизинг развивается CRM 365, Автоматизированная система службы сопровождения клиентов и другие решения. Созданный сервис позволяет быстро подключить к электронному архиву любую внешнюю систему и не требует его доработки.

Электронный архив — это лишь первый шаг на пути внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). А значит, все используемые системы будут развиваться. «У нас внедрен практически весь стек продуктов «1С» — «Управление холдингом», «Консолидация», «Электронный документооборот», «Архив электронных документов» и многое другое на последних версиях платформ. Мы хотели бы полностью отказаться от услуг подрядчиков и развивать их своими силами», — говорит Константин Морозов, руководитель управления развития информационных систем ВТБ Лизинг.

В частности, продолжится кастомизация используемых в компании коробочных решений «», будет развиваться тестирование и DevOps в «1С» — ВТБ Лизинг уже создает стенды автотестов. Кстати, компания имеет подобный опыт автоматизации для Microsoft Dynamics CRM и других систем. Будет внедряться мониторинг доступности бизнес-процессов на Open Source, таких как Java, Grafana, Vanessa. В планах на этот год также переход к непрерывной интеграции Continuous Integration (CI). Значительные средства выделены и на программу развития разработчиков «1С». «У нас работает много специалистов по 1С, перед ними стоят очень интересные задачи, и мы готовы существенно вкладываться в их обучение и рост компетенций», — говорит Константин Морозов.

Наталья Рудычева