08 Июля 2008 15:07 08 Июл 2008 15:07 |

Поделиться

Электронные счета-фактуры в России: учимся у Европы

страницы:   предыдущая   |   1    |   2    |   3    |   4  

Тип носителя информации: Следует обеспечить необходимый срок службы носителей, на которых сохранены документы, учитывая также возможность ухудшения со временем поддержки носителей определенного типа.

В Германии могут использоваться оптические носители и иные электронные носители информации (например, жесткие диски с файловой системой FAT или MS-DOS, CD, DVD и т.д.). Какая-либо конкретная технология не упоминается, однако для хранения должны использоваться носители информации, не позволяющие вносить изменения. При временном хранении на перезаписываемых носителях, ИТ-системы должны быть способны гарантировать целостность информации.

Во Франции все электронные сообщения должны сохраняться в своем оригинальном формате: на цифровых носителях – в течение как минимум первых 6 лет, а после этого еще3 года на носителе, выбранном компанией. В случае модификации аппаратной и/или программной среды, компания должна выполнить конверсию, сохраняя соответствие файлам оригинального формата.

В Италии единственное четко сформулированное требование заключается в том, что "сохраненные документы должны быть в любой момент читаемы в хранящей организации…". Должна быть возможность представить сохраненные документы, используя средства удаленного доступа". Помимо этого, ответственное за хранение лицо должно периодически проверять (не реже чем раз в пять лет) то, что сохраненные документы действительно читаемы. Во избежание нечитаемости носителей вследствие технического устаревания или физической деградации, их содержание должно своевременно копироваться на другие подходящие носители.

Формат документов: Следует обеспечить хранение документов в форматах, позволяющих предотвращать изменения в представлении документов или в результатах их автоматической обработки. В Великобритании в общем случае предпочтительным форматом для налоговой отчетности является XML. Отсутствуют ограничения в отношении счетов-фактур. Законодательство Германии не предписывает какого-либо определенного формата. Что касается документов, относящихся к вопросам налогообложения, они должны быть защищены от утраты целостности с помощью технических или организационных мер. Предпочтение отдается машинно-читаемым типам данных, поскольку они могут быть проверены при помощи программных средств для налогового аудита.

Согласно законодательству Франции, электронный инвойс – это структурированное сообщение, которое может быть прочитано компьютером и автоматически однозначно обработано. Так, например, допустимо использование для электронных инвойсов форматов XML и PDF, но не таких форматов, как Word и Excel.

В Италии подписанные электронным образом документы не должны содержать ни макросов, ни какого-либо скрытого кода. Это требование является более жестким по сравнению с общими требованиями к использованию электронных подписей, в которых требуется, чтобы скрытый код не изменял представления документа.

Правила подачи отчетности

Хотя в России уже идет процесс по переводу организаций на сдачу отчетности в электронном виде, до совершенства еще далеко. В европейских странах также используются разнообразные варианты сдачи отчетности в государственные органы, однако четко прослеживается одна и та же закономерность: все государства стремятся сейчас получать большую часть документов от налогоплательщиков в электронном виде.

В Великобритании подаваемая бухгалтерская отчетность обычно защищается с использованием SSL, с аутентификацией клиента по паролю или по аутентификационному сертификату.

При преобразовании бумажных документов в электронные контент должен оставаться без изменений

В Германии в отношении электронных инвойсов и прочих документов, относящихся к налогообложению, как правило, доступ предоставляется только налоговым органам; вид доступа определяется как "удаленный". Данные должны сохраняться на носителе, не допускающее внесение изменений.

Во Франции компании обязаны электронным образом декларировать НДС. При подаче этой декларации через интернет, она должна быть подписана цифровой подписью. Соединение осуществляется по защищенному каналу (по протоколу https), и используется аутентификация клиента (по сертификату).

В Италии компании должны ежегодно подавать финансовые отчеты в соответствующую торговую палату исключительно в электронном виде, подписывая их квалифицированной электронной подписью. Прочие документы, относящиеся к вопросам налогообложения, доверяются уполномоченному органу (налоговой службе). Таможенные декларации должны подписываться подписью, соответствующей п. 5(2) директивы 1999/93/EC.

В Испании компании могут электронным образом, защищено подавать свои бухгалтерские данные и ежегодные отчеты (балансы) в деловой регистр (BPR). Подача документов проводится ежегодно. При обмене данными используется защищенный канал (SSL). Электронные документы подписываются отправителем с целью защитить их целостность и идентифицировать личность отправителя, используя сертификат, выданный службой сертификации регистраторов SCR.

Государственные агентства подают (в защищенном режиме) подписанные отчеты о расходах и получают подписанные отчеты, авторизующие такие расходы или указывающие на потенциальные проблемы в поданных документах.

Правила преобразования бумажных документов в цифровые

Бумажный вал документов захлестывает не только нашу страну - это явление повсеместное. Во всех странах мира над этой проблемой ломают голову не один десяток лет, и уже давно предложено решение, предусматривающее перевод всех неэлектронных документов в электронный вид с последующим уничтожением подлинника. Однако при этом требуется обеспечить, чтобы при преобразовании в электронные форматы относящихся к вопросам налогообложения документов, первоначально созданных на бумаге или записанных на иных аналоговых носителях, их контент сохранялся без изменений.

Поскольку в различных странах по-разному оценивают возможность обеспечения неизменности электронных документов, то отличается и регламентация этой процедуры законодательством.

Отметим также, что в нашей стране пока что отсутствуют законы, позволяющие, при переводе бумажных документов в электронный вид, уничтожать бумажные документы. В результате существенно тормозится переход на использование электронных документов и создание электронных архивов, поскольку организации, хотя и выигрывают от внедрения информационных технологий для оперативной работы с документами, вынуждены одновременно расходовать силы и средства на организацию хранения как бумажных подлинников, так и их электронных копий.

В ведущих странах Евросоюза положение следующее. В Великобритании какие-либо специальные требования отсутствуют. В Германии в случае, если оригинальные бумажные документы сканируются, необходимо обеспечить совпадение данных на бумаге и электронных данных.

В отношении образов оригинальных документов законодательство Франции требует, чтобы копия была точной и устойчивой репродукцией оригинального документа. Соответствующая проверка должна проводиться в момент создания копии. Такая копия может быть использована в качестве доказательства, если оригинал более не существует. Статья 1348 французского гражданского кодекса поясняет, что устойчивыми считаются неперезаписываемые (нестираемые) копии оригинала, в процессе изготовления которых на носителе происходят необратимые изменения.

В Италии изначально аналоговые документы (например, на бумаге) могут быть преобразованы в электронный формат (например, путем сканирования), или, для уже созданных документов, путем сохранения их распечатанных образов либо преобразования их в подходящие форматы, обеспечивающие читаемость и неизменность. Соответствие электронного и аналогового форматов обеспечивается с использованием квалифицированной электронной подписи. Если эти документы не являются уникальными т.е. если их содержание может быть восстановлено на основе других документов, которые должны быть сохранены, пусть даже другими субъектами, то квалифицированная электронная подпись может быть поставлена лицом, ответственным за хранение документов. В случае уникальных документов, необходима квалифицированная электронная подпись, поставленная нотариусом или иным государственным служащим.

В настоящее время в Испании отсутствуют законодательно-нормативные требования, применимые в общем случае к отсканированным образам бумажных документов. Что касается инвойсов, то предполагается разработать законодательную базу, позволяющую их оцифровывать.

Какой вариант использования электронных счетов-фактур выберет Россия, мы узнаем в самое ближайшее время. Большинство возможных вариантов уже используются в европейских странах, а это значит, что есть возможность при принятии решения основываться не только на собственной интуиции, но и на реальных достижениях и промахах наших европейских соседей.

Перестраивать свою деятельность потребуется не только государственным органам, но и коммерческим структурам. И если переход на использование электронных счетов-фактур в деловой деятельности у большинства организаций особых проблем, скорее всего, не создаст, то вот с обеспечением их сохранности сложностей будет немало. Это связано, прежде всего, с тем, что законодательно-нормативная база, регламентирующая обеспечение сохранности юридически значимых электронных документов, в нашей стране пока не создана. В результате возникают значительные риски утраты электронных документов (в том числе и счетов-фактур), и появления больших проблем во взаимоотношениях с контролирующими органами. Судебная практика по спорам в отношении возмещения НДС наглядно показывает, что малейший "изъян" счета-фактуры достаточно часто трактуется не в пользу налогоплательщика (подобных случаев очень много - и это при использовании привычных бумажных документов). С электронными документами проблем будет только больше.

Использование электронных счетов-фактур - это лишь один из необходимых элементов реорганизации существующей системы налогового администрирования. Однако, как показывает практика, его введение невозможно осуществить "революционным наскоком", требуется планомерное, постепенное движение вперед. Электронные счета-фактуры рассматриваются как важный "строительный блок" как программ "электронного правительства" европейских стран, так и отечественной программы "Электронная Россия", - и очень хочется, чтобы российский вариант был создан продуманно, без внутренних дефектов.

Наталья Храмцовская

страницы:   предыдущая   |   1    |   2    |   3    |   4  

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка