Поделиться
Электронные счета-фактуры в России: учимся у Европы
В России уже давно идут разговоры о внедрении электронных счетов-фактур. Планы Минфина на 2009-2011 год предусматривают создание системы электронного документооборота счетов-фактур. Однако для эффективного функционирования и широкого использования предлагаемой схемы необходима серьезная переработка нормативной базы, которая должна быть построена с учетом уже существующих международных правил и практик.Французский закон об использовании электронных подписей для инвойсов говорит о том, что получатель обязан проверить действительность сертификата в момент получения и обеспечить возможность контроля в течение срока хранения, - поэтому сам инвойс, подпись и сертификат должны сохраняться в оригинальном виде.
В Италии все документы, относящиеся к вопросам налогообложения, должны храниться в электронном виде. Каждые 15 дней для электронных инвойсов и каждый год для документов других типов должен создаваться файл с дайджестами всех хранимых документов. Этот файл должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и снабжен "отметкой времени". Ведение файла дайджестов, выдача квалифицированной электронной подписи и простановка "отметок времени" (TST) доверена налоговой службе. Других мер по обеспечению "срока жизни" подписи не требуется, поскольку налоговая служба выступает в роли доверенного лица, подтверждающего подлинность подписи и отметки времени.
В Испании декрет 1496/2003 от 28 ноября, опубликованный 29 ноября 2003 года требует, чтобы хранение электронных счетов-фактур было организовано способом, обеспечивающим их читаемость в оригинальном формате, а также наличие данных и структур, связанных с электронной подписью.
Правила организации хранения
Не менее важным с точки зрения налогового администрирования является организация хранения электронных документов. Государство должно иметь возможность провести проверку финансовой и налоговой отчетности организации в рамках установленных законодательства сроков, поэтому во всех странах этот вопрос обязательно регламентируется.
При организации хранения электронных налоговых и бухгалтерских документов необходимо выполнить несколько важных условий, основными из которых являются обеспечение авторизованного доступа к документам, целостности и аутентичности, читаемости, а также соответствующий выбор носителей информации и форматов документов. Однако даже в объединенной Европе нет единых правил на этот счет.
Авторизованный доступ: Следует обеспечить защищенный доступ к документам для авторизованных лиц (сотрудников компании, аудиторов, представителей налоговой службы) в соответствии с требованиями законодательства и соответствующей практикой.
Так, в Великобритании информация по счетам должна быть доступна налоговым инспекторам и сотрудникам правоохранительных органов по запросу (прямой доступ в реальном времени не требуется). При хранении должны соблюдаться требования директивы о защите персональных данных.
В свою очередь, в Германии бухгалтерская отчетность должна по запросу предоставляться налоговым инспекторам и сотрудникам правоохранительных органов (прямой доступ в реальном времени не требуется). Очень часто в законодательстве говорится об "удаленном доступе", который представляет собой доступ к бухгалтерским данным на носителях типа CD, DVD, WORM, а не непосредственно в работающую систему. Система хранения должна также поддерживать выполнение требований директивы о защите персональных данных. Существует общее требование: данные должны быть доступны, безо всяких ограничений, для фильтрации, вычислений и т.д. - это основной принцип компьютеризованного налогового аудита.
Во Франции в отношении электронных инвойсов и подписей под ними существует требование о предоставлении доступа к документам французскому правительству: по административному запросу данные должны быть представлены в понятном виде компанией, ответственной за обеспечение выписки инвойса, даже если это не то те же, кто выписывает инвойс. "В понятном виде" означает "представить информацию в формате, общеупотребительном в коммерческом секторе". Информация может быть запрошена как у отправителя, так и у получателя; информация должна быть представлена на экране, на электронном носителе или на бумаге, если налоговая служба этого требует.
В Европе нет единых правил насчет выбора носителей для электронных счетов-фактур
Итальянские инспектора налоговой службы имеют право доступа к любым документам, относящимся к вопросам налогообложения, которые, если хранятся в электронном виде, могут (вместе с соответствующими сертификатами) не только передаваться на электронных и бумажных носителях, но и должны быть доступны по каналам "удаленного доступа". Должна обеспечиваться возможность индексированного поиска.
Целостность и аутентичность: следует обеспечить сохранение аутентичности происхождения и целостности набора бухгалтерских данных, а также выявление утраты или неавторизованного добавления документов, сохраняемых в течение установленного законодательством срока хранения.
В Великобритании счета-фактуры могут защищаться при помощи любых механизмов, которые "обеспечивают удовлетворительный уровень контроля над аутентичностью и целостностью данных в Ваших инвойсах". Дополнительные данные, подтверждающие сведения в счете-фактуре, должны быть "точными и полными". Такие же требования существуют в отношении обработке бухгалтерских данных. Сюда включается требование о том, что утрата или добавление документов должны детектироваться. Инвойсы (счета-фактуры) должны храниться в том виде, в котором были посланы/получены (т.е. в своем оригинальном формате), и должны быть доступны и читаемы на протяжении всего периода хранения.
В Германии требуется сохранять как сами документы, так и сведения, подтверждающие их аутентичность и целостность (например, квалифицированные электронные подписи). Из общий принципов следует, что должна сохраняться документация процедур и лог-файлы процесса передачи и т.д., чтобы гарантировать отсутствие искажений в процессе передачи.
Во Франции для счетов-фактур должна использоваться усиленная электронная подпись. Целостность электронных счетов-фактур обеспечивается соответствующими подписями. Все данные (счета, подпись, сертификат) должны сохраняться в оригинальном формате. Законодательство допускает использование других механизмов, - таких, как EDI, - обеспечивающих целостность счетов-фактур.
В Италии целостность относящихся к вопросам налогообложения документов обеспечивается при помощи квалифицированной электронной подписи и мер, по обеспечению проверяемости подписи в течение срока хранения, которые обеспечивают, чтобы никакой относящийся к налогообложению документ не был изменен или удален, будь то умышленно или неумышленно.
В Испании целостность электронных счетов-фактур обеспечивается примененными к ним электронными подписями. Законодательство допускает использование других механизмов - таких как EDI - если в них реализованы меры обеспечения целостности.
Читаемость: Следует обеспечить читаемость документов человеком или машиной в течение всего срока хранения. В Великобритании инвойсы должны быть читаемы и доступны на протяжении всего срока хранения. В Германии данные не должны подвергаться порче и становиться нечитаемыми, например, вследствие происходящих изменений или повреждений. С этой точки зрения, обеспечение "читаемости" означает защиту данных от повреждений. Кроме того, данные должны быть либо в незашифрованном виде, либо должно быть доступно средство для их дешифрования. Необходимо обеспечить и машинную читаемость данных, т.е. всех соответствующих данных, без ограничений на возможность фильтрации, управления, перекрестной проверки и т.п.
Инвойсы и счета-фактуры должны оставаться читаемыми на протяжении всего срока хранения. Никакие изменения в них не допускаются; любые преобразование или конверсия данных должны документироваться. Для прочих документов, имеющих отношение к вопросам налогообложения, должна быть обеспечена возможность аудита налоговой службой, без каких-либо ограничений. Любое изменение формата, любая конверсия должны документироваться.
Во Франции электронный инвойс определяется как структурированное сообщение, которое может быть прочитано компьютером и автоматически однозначно обработано. Все электронные инвойсы должны сохраняться в их оригинальном формате. Если французская налоговая служба потребует, документ должен быть преобразован в бумажный формат.
В Италии, согласно действующему законодательству, должна быть обеспечена читаемость всех хранимых документов. Документы должны храниться в "немодифицируемом" формате т.е. не содержащим макросов и скрытого кода, которые могли бы изменить представление документа. В случае угрозы того, что по какой-либо причине документы могут стать нечитаемыми, - документы должны быть конвертированы в другой формат, при условии, что заслуживающее доверия лицо подтвердить неизменность их содержания.
Согласно законодательству Испании, должна быть обеспечена "читаемость" электронных инвойсов в их оригинальном формате.
Короткая ссылка
