«Лучшие практики интеграции бизнес-процессов и технологий»

CNews: Мария, что послужило предпосылкой к внедрению новой HRM-системы? Что не устраивало компанию в прежнем продукте?

Мария Ермак: Наверное, стоит начать с того, что автоматизированное кадровое решение у компании было, но за несколько лет эксплуатации оно обросло большим количеством доработок, доделок и кусками самописного кода. Компания развивалась и росла, появлялись новые направления деятельности, новые бизнес-процессы, количество персонала увеличилось в разы — возможностей используемого ПО стало не хватать. Да и технологии за это время шагнули далеко вперед. Мы хотели использовать лучшие практики интеграции бизнес-процессов и современных информационно-технологических решений, которые осуществляют комплексную интегрированную поддержку деятельности наших структурных подразделений и обеспечивают прозрачность функционирования компании для руководства и акционеров.

CNews: В какой мере специфика авиаотрасли повлияла на выбор решения?

Мария Ермак: В авиаотрасли очень много своей специфики, в том числе и в кадровой сфере. У нас жесткие правила по безопасности, очень сложные требования в части режимов труда и отдыха, допусков и медосмотров, закрепленные законодательно. Необходимо вести учет по всем должностям в разрезе различных критериев и категорий, проводить постоянный контроль и готовить внешнюю и внутреннюю отчетности. Все начисления и расчеты с персоналом должны быть максимально прозрачными и понятными.

Аэропорт — это живой механизм, изменения происходят постоянно. Мы не должны застывать в статике и оформлять какие-то процессы только так, как изначально была настроена программа — мы искали решение со встроенными инструментами развития платформы, а также возможностью интеграции с другими нашими информационными системами. Нужно было единое решение, способное взять на себя роль цифрового ядра проекта и мастер-системы, объединяющей все HR бизнес-процессы аэропорта. По результатам тендера была выбрана российская система «БОСС-Кадровик» — оптимальная по сочетанию своей функциональности и стоимости.

CNews: Какие базовые кадровые функции были автоматизированы?

Мария Ермак: Мы выбирали не просто кадровую систему, нам нужно было решение, позволяющее не только вести делопроизводство, но и производить расчеты с персоналом. Ведь за каждой ячейкой штатного расписания, за каждой отметкой о выходе в смену или сверхурочно, за каждым заявлением на отпуск стоят деньги. Вариант, когда часть функций выполняется в одной системе, а остальные — в другой, у нас уже был.

В этом проекте мы модернизировали сквозной кадровый учет, расчет заработной платы, налогов и пособий, учет резервов по отпускам и бонусам, и автоматизировали регламентированную отчетность по страховым взносам, НДФЛ и отчетности в органы статистики. Это очень специфические, можно сказать, бухгалтерские термины, наверно, даже немного скучные. Но за ними стоит расчетный листок каждого сотрудника компании, и нам было важно, чтобы расчеты с персоналом на наших объемах проходили быстро и наименьшими затратами на передачу данных между системами.

CNews: Что оказалось самым трудоемким при реализации этого проекта?

Мария Ермак: В этом проекте очень трудоемким, и как раз с учетом наших специфических особенностей, стал блок учета рабочего времени. Все бизнес-процессы по наземному обслуживанию выстроены таким образом, чтобы обеспечить суточный план полетов. Были разработаны разные типы графиков и режимов работы с разным началом и окончанием рабочего дня, а также продолжительностью смены/дня. Данная система гибкая и позволяет использовать индивидуальные режимы работы. Ведется суммированный учет рабочего времени. И все эти процессы завязаны на систему расчетов с персоналом. С помощью модуля «Учет рабочего времени» системы «БОСС-Кадровик» и на основании производственного календаря теперь мы можем отслеживать режимы и вести учет рабочего времени, а также составлять графики работы сотрудников и контролировать соблюдение всех норм и правил.

«Единая система управления охраной труда и контроля доступов»

CNews: Для большинства авиапассажиров безопасность связана с прохождением паспортного контроля и досмотров в аэропорту. Для сотрудников авиапредприятий — летных экипажей, работников наземных служб — это понятие значительно шире. Какие задачи предстояло решить в рамках автоматизации функций охраны труда авиаперсонала?

Мария Ермак: Да, специфика в нашей отрасли есть, и о ней мы знаем не только из нашего личного опыта, но и по фильмам и иногда, к сожалению, узнаем из новостей. Регулирование в области охраны труда у нас достаточно жесткое: помимо ТК, федерального закона, государственных и отраслевых стандартов есть многочисленные стандарты предприятий, межотраслевые правила и должностные инструкции, которыми устанавливаются порядок, процедуры и критерии, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе выполнения их обязанностей.

Мы должны обеспечивать персонал не только средствами индивидуальной и коллективной защиты, выдавать спецодежду и обувь, но и регулировать режим труда и отдыха в соответствии с нормами трудового права, обучать сотрудников безопасным методам и приемам выполнения работ, проводить инструктажи, стажировки и проверки знаний требований по охране труда. А также оформлять обязательные медицинские осмотры, психиатрические освидетельствования, и в случае медицинских противопоказаний не допускать работников к исполнению ими трудовых обязанностей. Все это складывается в единую систему управления охраной труда и контроля доступов. А поскольку речь идет о людях, то это — полноценная функция именно кадровой программы.

В нашем проекте отдельным решением «Охрана труда» была выполнена цифровизация функций специальной оценки условий труда (СОУТ), производственного контроля, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинские осмотры, включающие организацию и проведение обязательных психиатрических освидетельствований, и прохождение флюорографического обследования, а также ведение электронных журналов учета СИЗ и вакцинаций сотрудников, в том числе и от COVID-19.

«Проектное внедрение с учетом специфических задач»

CNews: Каким образом в рамках проекта решена задача автоматизация бизнес-процессов авиационного учебного центра?

Мария Ермак: Наш авиационный учебный центр (АУЦ) является одним из ведущих в стране. Мы проводим обучение наземного персонала, специалистов по обслуживанию воздушных судов, сотрудников авиационной безопасности, и преподавателей авиационных учебных центров. Конечно, основные учебные и бизнес-процессы уже были автоматизированы ранее, но это была в большей степени лоскутная автоматизация с частично самописными блоками, которую становилось все сложнее поддерживать.

Выбирая платформу, мы не нашли единого коробочного решения, которое полностью покрывало бы наши функциональные требования. Стало понятно, что это будет проектное внедрение под наши специфические задачи. Мы модернизировали всё: начиная с актуализации квалификационных матриц, карточек преподавателей, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов и договоров с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа работы центра в разрезе «план-факт» и подготовки всей отчетности. Так же мы создали подсистему «Наставничество», автоматизировали ведение кадрового резерва и процедур оценки персонала, выполнили интеграцию с системой дистанционного обучения и модулем планирования обучения. Это был большой и очень интересный подпроект!

Теперь учебный центр компании может вести автоматизированный учет обучения не только для своих сотрудников, но и для работников организаций-партнеров с меньшими трудозатратами. А объемы наши таковы, что мы проводим обучение более чем 15 тыс. человек в год.

CNews: На фоне пандемии трудовые отношения с работниками все чаще оформляются в удаленном формате, с использованием HR-порталов и личных кабинетов. Доступны ли такие сервисы вашим сотрудникам?

Мария Ермак: Да, работников у нас много, и, как вы понимаете, они территориально находятся не в одном офисе, и даже не в одном городе. Поэтому мобильные HR-сервисы, позволяющие поддерживать активное взаимодействие с персоналом, нам были жизненно необходимы! Сейчас наши сотрудники могут самостоятельно оформлять заявления и документы через личный кабинет. Подобный веб-сервис позволяет всегда быть «на связи» и активно работать из любого места. Кроме того, мы заканчиваем настройку функционала, связанного с применением электронных подписей для визирования любых кадровых документов. Он позволит не только создавать заявки, но и подписывать кадровые документы с работниками удаленно.

CNews: Пришлось ли что-то менять в ходе реализации столь большого проекта?

Мария Ермак: Вы знаете, всего предусмотреть невозможно. Мы готовились и планировали проект в одних условиях, но жизнь — штука непредсказуемая. На этапе подготовки никто и предположить не мог, что будет объявлен локдаун, введен карантин, и мы не сможем общаться с поставщиком в обычном режиме совещаний, командировок и совместной работы. Именно в таких форс-мажорных условиях важную роль играет команда проекта. Очень важно, чтобы люди были компетентны и профессиональны в своей области. Конечно, мы этот проект делали вместе с нашими техническими специалистами, и проектной командой компании «БОСС. Кадровые системы», которые взяли на себя обязанности по обеспечению удаленного взаимодействия.

Нам эта ситуация позволила посмотреть новым взглядом на собственные ресурсы и профессионализм сотрудников обеих компаний. Нам удалось создать не просто проектную команду, а коллектив единомышленников, который способен решать любые задачи в такой сложной ситуации. Ведь установка и настройка новых технических решений требует слаженной и согласованной работы, коммуникации и плотного общения большого количества людей. И это очень непростая задача.

CNews: Что же компания получила в результате полнофункционального внедрения новой HRM-системы?

Мария Ермак: Для подведения серьезных итогов еще рановато — система переведена в промышленную эксплуатацию, и мы привыкаем работать в новой цифровой среде. Пока идет накопление опыта и статистики для формирования каких-то выводов и обоснованной аналитики. Могу сказать, что в «БОСС-Кадровике» в части кадрового учета у нас сейчас работают около 150 специалистов из различных подразделений, а расчет зарплат и отчислений производится для более чем 4 тыс. сотрудников компании. Мы накапливаем предложения по оптимизации и расширению возможностей нашей новой системы. Но, я надеюсь, что улучшения от ее использования станут заметны каждому нашему работнику в самое ближайшее время.