С чего начать цифровизацию HR

Управление персоналом — одна из самых актуальных задач крупных и быстрорастущих компаний. Начинать процесс надо с построения организационной структуры, которая позволит эффективно развиваться, вовремя привлекать на работу сотрудников с нужными компетенциями, выстраивать взаимодействие между подразделениями, создавать проектные и продуктовые команды. Делать это вручную, когда в компании работает больше 1000 человек, практически невозможно.

«К сожалению, на сегодняшний день процесс управления организационной структурой в большинстве компаний одинаков, как и его недостатки. Руководителям сложно принимать решения, поскольку они не видят общей картины и не имеют актуальных данных. Функции подразделений дублируются, более того, часто они вынуждены брать на себя решение совершенно несвойственных им задач. Возникают сложности, когда необходимо быстро собрать продуктовую команду. Да и вообще, ручная работа несет с собой существенные временные затраты и ошибки в расчетах», — говорит Евгения Украинцева, директор по продукту GP OrgManager компании ForPeople.

Как оцифровать процесс организационных изменений

Компания ForPeople (резидент «Сколково») предлагает интеллектуальную систему автоматизации организационного управления и основных HR-процессов GP OrgManager. Она была создана в 2019 г. Разработка и поддержка ПО находятся на территории РФ. GP OrgManager включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Министерства цифрового развития РФ.

GP OrgManager включает в себя несколько модулей, которые можно комбинировать по-разному в зависимости от потребностей компании. Благодаря открытому API, GP OrgManager легко интегрируется с корпоративными системами и источниками данных, что позволяет избежать дублирования информации и значительно ускоряет ввод решения в эксплуатацию.

«Если клиенты привыкли работать в SAP в части управления персоналом, в ней уже описаны и настроены процессы, мы можем перенести их GP OrgManager. Если HR решение от SAP еще не внедрено, но уже проведена большая методологическая работа, мы также готовы перенести логику бизнес-процессов в настройку нашей системы. Тем компаниям, которые только выбирают единое решение вместо разрозненной оцифровки отдельных процессов, мы предлагаем постепенно внедрять модули GP OrgManager. Мы изначально строили свою систему так, чтобы она была легкой, и ее могли использовать даже те компании, которые не полностью оцифровывают бизнес-процессы, а хотят пока продолжать пользоваться привычными 1С, Excel», — уточняет Евгения Украинцева.

Функциональные возможности GP OrgManager

Решение GP OrgManager

Один из основных модулей GP OrgManager обеспечивает визуализацию организационной структуры предприятия. На едином экране отображается оргструктура всех юридических лиц и подразделений и взаимосвязи между ними. Модуль также обеспечивает возможность загрузки, выбора и сортировки метрик, отображения различных видов структур (административная, функциональная, управленческая и другие), а также отображение оргструктуры предприятия в режиме реального времени и состояние структуры на указанную дату (историчность).

На каждого сотрудника в системе формируется карточка, в которой собрана максимально подробная информация о нем и его месте в компании.

Второй модуль отвечает за моделирование: возможность создавать одновременно несколько вариантов проектов изменений оргструктуры с пересчетом метрик в режиме онлайн и выбор оптимального сценария. Количество и алгоритм расчета внутренних метрик предприятия можно загрузить из иных учетных систем в рамках интеграции или загрузить в файле Excel. Также предусмотрены возможности перемещения сотрудников, создания вакансий, распределения текущего бюджета, учета ролей и прав доступа для соблюдения конфиденциальности персональных данных.

Внесенные изменения могут быть отправлены на согласование в соответствии с заданными правилами внутри GP OrgManager. Система обладает возможностями последовательного и параллельного согласования участников. Все этапы согласования отображаются в системе, в случае необходимости предлагаемые изменения отправляются на доработку. Обновления в организационную структуру вносятся только после окончательного утверждения предлагаемых изменений.

Модуль бюджетирования дает возможность планировать найм персонала, изменение должностей и фонд оплаты труда на месяц, квартал, год. Все предложения автоматически отправляются на согласование по заранее прописанной схеме. Также предусмотрено планирование и утверждение расходов по статьям бюджета согласно требованиям управленческой отчетности, формирование отчетности и отслеживание плана и факта, и другие функции.

Модуль стратегического планирования обеспечивает планирование численности персонала в перспективе 3-5 лет с планом подбора персонала, администрирование обновления показателей (ввод/вывод/план/факт/расчет), автоматическое формирование предложения по локально-нормативным актами и должностным инструкциям, позволяет создавать новые компетенции и отправлять заявки на найм соответствующих специалистов.

Еще один модуль предназначен для управления показателями эффективности сотрудников. В нем можно установить плановый KPI, сравнить его с фактическим значением и сформировать отчет для расчета заработной платы. Система также позволяет согласовывать кросс-функциональные показатели эффективности, а также интегрировать с системами оценки и получать полноценный performance management.

Отдельный модуль GP OrgManager помогает формировать проектные или продуктовые команды в зависимости от заданных компетенций участников и их доступности. Там же можно управлять проектной командой, контролировать её метрики и рассчитывать стоимость.

Модуль «Сервисы самообслуживания» позволяет настроить правила взаимодействия внутри компании с учетом регламентов и особенностей организации, планировать и согласовывать отсутствия/присутствия. В личный кабинет сотрудника передаётся возможная функциональность, согласно внутренним политикам компании относительно применения отпусков, командировок и других видов отсутствий.

Еще один модуль предназначен для администрирования процесса контроля создания и подписания должностных инструкций в режиме онлайн. Автоматизация правил создания должностных инструкций, формирование шаблонов для дальнейшего использования, настройка процесса согласования – все это входит в функциональность данного блока.

И, конечно, с помощью GP OrgManager можно создавать различные аналитические отчеты — для этого в системе существуют как готовые, так и настраиваемые дашборды. Также, GP OrgManager имеет возможность интеграции с различными провайдерами КЭДО.

Особенности GP OrgManager

Сегодня у GP OrgManager на российском рынке нет аналогов, говорят в компании ForPeople. «В GP OrgManager можно настроить любые бизнес-процессы без потери функциональности. И в этом ее главное отличие от продуктов SAP, Oracle, где заказчику приходилось встраиваться в готовый процесс, — продолжает Евгения Украинцева. —Более того, чтобы внести изменения в продукты Oracle, SAP, надо было заказывать доработку, затем ее накатывать, тестировать — на это уходил почти год. С GP OrgManager такой проблемы не существует — мы отдаем заказчику конфигуратор, а также административный доступ для настройки правил работы системы, с помощью которых он может самостоятельно менять процессы, участников, логику, нормы, метрики. Администратор компании может самостоятельно это делать при наступлении любых изменений на предприятии».

Сейчас разработчики дорабатывают сервисы самообслуживания и управления отсутствиями и присутствиями, совершенствуют дашборды. В начале 2023 г. в GP OrgManager появится новый модуль «Total Reward»: полноценное решение на российском рынке для управления совокупным вознаграждением сотрудников с самым гибким процессом increase заработной платы и распределения бонусных частей.

■ erid:Pb3XmBtzsxK4H3xEgq1ow2YRt5SHjyj6Hor1WJzРекламодатель: ООО «Фопипл»ИНН/ОГРН: 9731056693/1197746688402Сайт: https://forpeople.company/