Работодатель теперь может предоставить удобный сервис всем сотрудникам предприятия и косвенно повысить лояльность. Отказ от бумаги в кадровом делопроизводстве, когда-то консервативной сфере, базируется на изменениях в Трудовом кодексе и законе «Об электронной подписи». А значит, должен соответствовать нормативным требованиям, чтобы снизить правовые риски для компании.

Отказ от бумаги и переход на КЭДО можно реализовать за шесть шагов.

1 шаг. Аудит кадровых документов

Перед началом проекта рекомендуется определить, по каким формам и документам взаимодействует работодатель и его сотрудники. Составьте список кадровых документов и опишите для каждого процессы согласования и подписантов со всех сторон.

Если результат аудита показывает дублирование в процессах и данных, найдите возможность упростить эти операции. В результате отказа от лишней информации в документах, процесс будет легче автоматизировать. Также сотрудники могут создать типовые формы документов, чтобы ускорить подготовку в будущем.

2 шаг. Предоставление доступа к системе всем сотрудникам

Переход на КЭДО подразумевает отказ от бумаги, а значит, критически важно предоставить всем сотрудникам доступ к ИТ-системе. Всем — даже голубым воротничкам, которые часто не имеют рабочего компьютера.

Офисные сотрудники смогут ознакомиться и подписать кадровые документы с рабочих мест. Работники за пределами офиса должны получить доступ к системе через домашние ПК, смартфоны или инфо-киоски. Включение таких нестандартных устройств требует проработки вопросов безопасности. Чтобы защитить персональные и корпоративные данные, можно применять автоматический log-out (завершение сессии пользователя, если в течение заданного времени нет взаимодействия с системой), двухфакторную аутентификацию, аутентификацию через ЕСИА. Чтобы абсолютно всем было удобно, выбранная система для реализации КЭДО должна быть достаточно гибкой в настройке и в организации доступа.

Дополнительная задача со звездочкой — обеспечить удобную работу в рамках КЭДО сотрудникам, которые занимают несколько должностей (порой не в одном юридическом лице в составе холдинга). Такой сотрудник должен подписывать кадровые документы в каждом юридическом лице. Если перенести всю логику такого взаимодействия в ИТ-систему, кадровикам будет легче отслеживать документы, не дублируя их.

3 шаг. Выбор ИТ-решения

Российский рынок предлагает значительное число решений в части КЭДО. Если, как в шахматах, думать на один шаг вперед, то после автоматизации работы с кадровыми документами нужно будет обеспечить их хранение. Платформенные решения для работы с документами (СЭД, ECM-системы) управляют всем циклом работы с документом: от создания до хранения, в соответствии с нормативными требованиями.

Выделим вопросы, важные при выборе решения для КЭДО:

1. Как обеспечивается безопасность хранения данных в системе?
2. Какие виды ЭП поддерживает решение? Есть ли механизм проверки валидности ЭП?
3. Какие типы документов можно создать в системе? Есть ли возможность создавать документы по шаблонам?
4. Как строятся маршруты согласования документов? Есть ли ограничения по числу согласующих, сложности, сохранения изменений?
5. Планируется ли организовать хранение электронных кадровых документов внутри системы или за ее контуром?
6. Существует в организации необходимость в адаптации интерфейса и бизнес-логики ИТ-решения КЭДО в соответствии с требованиями предприятия?
7. Какие процессы будут реализованы в КЭДО? Только ли подписание документов или еще и автоматизация кадровых процессов (отпуска, командировки, заявки в отдел кадров, адаптация, аттестация, и пр.);
8. Требуется ли интеграция с другими ИТ-системами предприятия? Какие задачи мы решим в результате?
9. Как осуществляется поддержка КЭДО?
10. Как можно реализовать уведомление сотрудников для подписания документа?

4 шаг. Дорожная карта внедрения и работа с электронными документами.

Чтобы автоматизировать работу с кадровыми документами в системе, вначале требуется настроить выбранное решение «под себя»: завести данные о сотрудниках, маршрутизировать поток документов. Важно обеспечить всех сотрудников электронными подписями.

Юристы не советуют использовать простую электронную подпись. В случае спора суд не примет такой документ. Также скользкий момент: если сотрудник подписывает кадровые документы простой подписью, они должны передаваться на портал Госуслуг, но реализовать такую передачу технически невозможно, так как портал закрыт для кадрового взаимодействия.

Оптимально по соотношению цены и правовых рисков предложить сотрудникам использовать неквалифицированную подпись (УНЭП). Использование мобильной или облачной подписи сразу решает задачу подписания документов сотрудников в офисе и за его пределами. Также сотрудник можно использовать УКЭП физического лица, но ее требуется самостоятельно получить в удостоверяющем центре, что может быть неудобным.

Подписывать документы от имени работодателя требуется УКЭП юридического лица (этот вид подписи получает в ФНС руководитель предприятие, имеющее право подписания по Уставу) или УКЭП физического лица с использованием машиночитаемой доверенности. Новые требования вступят в силу 1 сентября 2023 г.

5 шаг. Подготовка внутренних локальных документов для перехода на КЭДО

Трудовой кодекс обязует работодателя уведомить сотрудников и переходе на КЭДО и получить от него согласие с нововведениями, подписанное собственноручной подписью. Сотрудник имеет право быть консерватором и оставить бумажные процессы. Перед переходом на КЭДО компания должна подготовить следующие нормативные документы:

• положение об электронном документообороте;
• приказ о переходе на КЭДО.

Пропустить этот шаг — это кратно увеличить риски проиграть спор в суде, тогда электронные документы не примут как доказательства от работодателя. Не требуется получать согласие от молодых сотрудников, которые до 31 декабря 2021 г. нигде официально не работали.

Приказ о переходе на КЭДО должен содержать следующие сведения, согласно Трудовому кодексу.

• Сведения о том, какая ИТ-система используется для электронного документооборота в компании.
• Как предоставляется доступ к указанной ИТ-системе.
• Какие документы переведены в электронный вид.
• Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией.
• В какой срок планируется перейти на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа — вводим КЭДО 1 сентября.
• Дата перехода на КЭДО.

В качестве рекомендации можно указать, в какие локальные нормативные акты требуется внести изменения в связи с новыми правилами и информацию о мерах безопасности и защиты используемой ИТ-системы.

Положение о КЭДО по форме может быть любым, но должно описывать ряд требования:

• сроки ознакомления и подписания работником электронных документов;
• периодичность подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа;
• случаи, когда документы могут быть оформлены на бумаге.

6 шаг. Запуск КЭДО

Когда сотрудники согласились перейти на КЭДО, соответствующая ИТ-система для автоматизации бизнес-процессов настроена под требования — можно запускать. Но есть ряд организационных привычек, которые потребуется побороть.

Электронные кадровые документы нельзя подписать задним числом, как это часто происходило на бумаге. Если сотрудник не успел подписать документ в срок, то требуется выставить его с новой датой или подписать на бумаге. В отличие от бумаги, которую можно уничтожить, электронный документ можно только отозвать, если сотрудник и работодатель меняют какие-то решения.

Некоторые сотрудники могут сохранить за собой право на традиционный бумажный документооборот, но по опыту наших внедрений, таких менее 1%.

В плане кадрового делопроизводства нельзя реализовать замещение сотрудника в части кадрового делопроизводства. В электронном виде и на бумаге сотрудник подписывает документы самостоятельно. Чуть больше о переходе на КЭДО можно прочитать тут.

■ erid:Kra23vp3xРекламодатель: ООО «ДоксВижн»ИНН/ОГРН: 7801515318/1107847070638Сайт: https://docsvision.com/