Разделы

Документооборот MobileB2B

EOS for SharePoint 3.5: усилены функционал, скорость, защита

Новая версия системы EOS for SharePoint разрабатывалась достаточно долго, зато значительно расширен ее функционал и повышено удобство пользования. У системы появились мобильные приложения практически для всех популярных устройств, расширены возможности контроля. Но самое главное – новая система защиты и шифрования данных основана на смарт-карте от компании «Алладин Р.Д.».

Разработка версии 3.5 системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2010 заняло более полугода из-за глубокой переработки архитектуры системы и значительного расширения ее функционала. В процессе разработки новой версии участвовали аналитики компании, постановщики задач, программисты, тестировщики и другие специалисты по направлению SharePoint.

В новой версии акцент сделан не только на функционал, который изменился и вырос, а также на увеличение производительности системы и повышение удобства в работе пользователей по сравнению с базовой версией платформы SharePoint. EOS for SharePoint 3.5 отличается высоким быстродействием и масштабированием, предоставляет почти неограниченные возможности «расширения охвата». В системе одновременно могут работать до нескольких тысяч пользователей. В новой версии улучшено юзабилити, добавлен новый функционал, появилась поддержка iPAD-приложения – iEOS.

Система EOS for SharePoint уже давно имеет приложение для работы с документами и задачами с iPAD: «Портфель руководителя». Оно разработано партнером ЭОС – компанией «Бизнес-ИТ» и зарекомендовало себя как удобное и стабильное, получившее признание у ряда пользователей СЭД «ДЕЛО» и ECM EOS for SharePoint. А в 2013 г. было разработано собственное приложение для iPAD, названное iEOS.

СЭД для руководителя

iEOS позволяет отображать всю информацию по документу, добавлять голосовые, текстовые и графические аннотации, рассматривать, согласовывать, подписывать документы с помощью электронной подписи, работать с проектами резолюций, выносить множественные резолюции с использованием стандартных текстов, искать документы, просматривать отчеты исполнителей и т.д. Продукт позволяет работать офлайн.

Приложение iEOS

Руководитель теперь сможет получить доступ к документам, подписать их или выдать и проконтролировать исполнение поручения с привычного устройства: iPAD, iPhone, ноутбук под Windows 7 и ноутбук/планшет под Windows 8. Для каждой платформы есть свои мобильные приложения.

Более того, у ЭОС есть отдельное приложение «Мобильный кабинет», которое может быть интегрировано с EOS for SharePoint. Оно позволяет работать с документами с помощью любого email-клиента. Таким образом, руководители могут подобрать оптимальный набор приложений и использовать только их, даже не заходя в саму систему EOS for SharePoint.

Возможность работы с корпоративными данными с мобильных устройств – это устойчивый тренд на протяжении последних лет. Практически любая корпоративная система, не имеющая приложений для мобильных устройств, обречена на провал. Со стороны заказчиков наблюдается активный интерес к мобильным приложениям, в частности, к возможности работы на iPAD.

Но все же использование мобильных решений чаще всего начинается на втором этапе внедрения системы документооборота. Сначала настраиваются все процессы, подключаются основные бизнес-заказчики и исполнители, происходит заполнение данных, а через какое то время в систему подключаются руководители. Хотя бывает и наоборот, сначала руководители и менеджеры налаживают взаимодействие, а затем к системе подключаются делопроизводители и другие подразделения.

Реализована, пожалуй, одна из самых востребованных функций в рамках процесса исполнения – делегирование полномочий, т.е. разделение доступа к документам, поручениям и задачам, созданным до наступления момента замещения. Теперь каждый сотрудник может сам в настройках системы указать постоянного или временного заместителя или помощника. Новая схема организации рабочего места позволяет быстро и удобно переключаться на замещаемого человека и видеть его задачи.

Расширены возможности контроля: теперь можно настроить выдачу предупреждений и прямых запретов превышать сроки исполнения. Появились полноценные «каскады» поручений: если сотрудник получил поручение, а оно было переназначено и исполнено другим, задача первоначального исполнителя автоматически становится исполненной.

Немаловажные изменения произошли в рамках организации межведомственного взаимодействия (сквозного документооборота). Пользователь системы может отслеживать как общий статус исполнения документа, так и статус исполнения на местах (в ведомствах и филиалах). А при списании в карточке документа сохраняются отметки прохождения и исполнения документа по самостоятельным подразделениям.

Гайд из 8 шагов: как запустить программу багбаунти
Безопасность

Еще с самых первых версий системы у каждого пользователя имелся личный сайт, где происходила работа по исполнению и отслеживанию задач СЭД. Изучив опыт развертывания и использования личных сайтов, было решено заменить личные сайты единым рабочим местом пользователя (РМ). РМ отличается от личных сайтов, не только названием, но и принципами использования и продуманным юзабилити. Теперь создавать, исполнять и отслеживать все свои документы и задачи стало удобнее, пользователь может работать с проектами, не выходя из рабочего места. Улучшение юзабилити – это тот важный аспект работы.

Защита

В EOS for SharePoint, начиная еще с версии для SharePoint 2007, имелась возможность использования электронной подписи (ЭП) и шифрования хранимых в системе данных. EOS for SharePoint позволяет использовать ЭП для подписания документов и поручений. Немаловажным фактом является возможность использования юридически значимой электронной подписи на мобильных устройствах в приложениях iEOS (iPAD) и «АРМ Руководителя» (Windows 7).

Рабочее место пользователя EOS for SharePoint 3.5

Для использования ЭП на iPAD было решено интегрировать iEOS и разработку от «Алладин Р.Д.» в виде смарт-карты с сертифицированной российской криптографией и соответствующим ридером. Ключевое преимущество такого подхода заключается в том, что средством криптографической защиты информации является сама смарт-карта, в нее вшита собственная операционная система, сертифицированная ФСБ. На данный момент ЭОС является единственной компанией на российском рынке СЭД, обладающей этим аппаратным решением.

На разработке общесистемного ПО в России сэкономят более 50 млрд руб.
Цифровизация

Существует ряд маркетинговых акций, предоставляющих выгодные условия приобретения системы. Например, это возможность перехода с других СЭД на EOS for SharePoint со скидкой; скидки корпоративным партнерам; накопительные скидки в зависимости от количества пользовательских лицензий; специальные условия для запуска пилотных проектов. Также предоставляется скидка в 50% на лицензии учебным заведениям России и СНГ, а для изучения СЭД учебным заведениям система предоставляется бесплатно.

Если говорить про дальнейшие планы развития EOS for SharePoint, то основной упор будет сделан как на развитие функционала и мобильных приложений, так и на проработку и улучшения юзабилити. Для этого проводится анкетирование клиентов, а для проектирования интерфейса привлекаются лучшие в России юзабилити-специалисты и дизайнеры. Результатом будет совершенно новая версия системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2013.

Интерфейс станет еще удобнее и современнее, повысится пользовательское юзабилити. Рабочие столы, как и прежде, будут настраиваемыми как индивидуально, так и для групп пользователей. Настроить можно будет и элементы, необходимые для использования, и цвета, и выводимые данные, и многое другое.

В версию SharePoint 2013 будет перенесен весь функционал с платформы 2010, это коснется и архитектуры системы. Производительность будет оптимизирована для работы с большим количеством документов и под большую нагрузку. Но и сегмент СЭД для платформы SharePoint 2010 останется актуален еще несколько лет, поэтому данная версия также продолжает развиваться. Более того, в ближайшее время будет выпущен очередной дополнительный модуль к EOS for SharePoint 2010 для автоматизации управления совещаниями (подготовка, проведение, оформление и исполнение принятых решений).

Также в планах расширение продуктовой линейки для платформы SharePoint, в частности, выпуск решения для корпоративного портала и универсальный модуль заявок (офисные, ИТ, кадровые и любые другие).

В рамках технической поддержки при переходе с любой версии системы новая предоставляется бесплатно, а вместе с ней – специальное программное обеспечение для обновления и переноса данных, а также консультационная помощь.