Разделы

Цифровизация Документооборот

Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

Отечественный рынок систем электронного документооборота можно назвать "островком стабильности" в сфере ИТ. По итогам 2009 года аналитики ожидают, что его объем хоть незначительно, но увеличится. Тем не менее, рецессия в стране продолжается, поэтому по-прежнему остаются актуальными вопросы экономии. Способы сокращения расходов обсудили участники круглого стола "СЭД: возможности оптимизации", организованного CNews Conferences и CNews Analytics.

Не согласился с тезисом, что "выбор платформы не влияет на ТСО" Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink. По его словам, на ТСО нужно смотреть, как на критерий, включающий в себя развитие платформы. Рассуждая об оценке эффективности внедряемой системы электронного документооборота, Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании Directum, предложил рассматривать не только экономический эффект, но и стратегический, который заключается в достижении поставленных перед компанией целей.

Оптимизировать ИТ

В непростых экономических условиях внедрение систем электронного документооборота многим компаниям представляется весьма сложной и дорогостоящей задачей. Но постепенно нарастающее давление государства заставляет бизнес, пока работающий по старинке, задумываться об автоматизации своего документооборота. Участники круглого стола абсолютно уверены, что "у страха глаза велики" - при необходимости можно уменьшить стоимость почти каждого этапа внедрения СЭД.

Стоимость любой системы электронного документооборота складывается из цены оборудования, платформы и лицензий, услуг по внедрению и сопровождению системы. Алексей Будин, директор компании "Элевайз", напомнил собравшимся закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Экстраполируя его на внедрение СЭД, он отмечает, что именно среди этих 20% нужно искать возможности для экономии.

В это число не входит цена платформы и лицензий, все остальные стадии проекта, по мнению г-на Будина, поддаются оптимизации. С ним согласна и Евгения Капустина, директор по развитию продукта компании "БОСС-Референт". По ее словам, на этапе выбора платформы можно найти некоторые формы сокращения расходов, такие, например, как использование web-клиента, применение схемы лицензирования OEM или переход к решениям Open Source, но риски в данном случае слишком высоки. Алексей Будин также отметил, что вклад Open Source в схеме оптимизации затрат не превысит 10%, поэтому не принесет ощутимой экономии.

На этапе внедрения, по мнению Евгении Капустиной, также существуют возможности для экономии. Она особенно подчеркнула то, чего делать не нужно: отказываться от проведения обследования организации, проводить обследование собственными силами и подготавливать описания процессов "to be". В этом случае велика вероятность реализации рисков, когда получившиеся процессы не будут соответствовать реальным. Алексей Будин также отметил, что на этапе внедрения лучше пользоваться услугами специалистов. Но, по его словам, этап сопровождения лучше передать в ведение собственных специалистов. Евгения Капустина рассматривает три возможных варианта – собственная поддержка, аутсорсинг и частичный аутсорсинг, отдавая предпочтение последнему.

Возможности сокращения расходов на СЭД

Источник: БОСС-Референт, 2009

Евгения Капустина, говоря об экономии, заметила, что главное при оптимизации – помнить, что, уменьшая стоимость проекта, мы увеличиваем риски.

Оптимизировать бизнес

Как автоматизировать управление рисками ИБ в банке
ИТ в банках

Поиски путей оптимизации при внедрении СЭД можно не ограничивать рамками самого проекта. Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision призвал "искать деньги не в ИТ, а в основном бизнесе предприятия". Он предложил несколько стратегий, позволяющих повысить доходы при помощи средств автоматизации, не повышая при этом расходную часть. Каждый бизнес-процесс имеет свою стоимость. Одна из предложенных им стратегий – выбрать ключевой бизнес-процесс, связанный с оборотным циклом, и автоматизировать его исполнение. Вторая стратегия – контроль за исполнением документов и поручений он-лайн. Говоря о том, что в нынешних условиях бизнесу очень важно получать деньги как можно быстрее, а не в среднесрочной перспективе, г-н Курьянов, предлагает следовать третьей стратегии – утилизировать уже сделанные инвестиции, в том числе и в собственный персонал, и радикально сократить сроки начала промышленной эксплуатации внедряемой системы.

Говоря об особенностях электронного документооборота между юридическими лицами, Владимир Лукоянов, заместитель начальника управления информационных технологий ОДК, отметил, что успешность внедрения СЭД определяется следующими факторами: волей руководства, наличием грамотного руководителя проекта и несопротивлением пользователя.

Решить вопросы на практике

Круглый стол CNews стал площадкой для анонсов новых продуктов. Так, Павел Завгородний, менеджер по продаже решений SAP, заявил, что SAP выходит на российский рынок с собственной ЕСМ-системой, созданной в сотрудничестве с компанией Open Text. Известно, что до недавнего времени SAP не была представлена на рынке СЭД. Сейчас же российским потребителям предлагается продукт "топового класса", тесно интегрирующийся с другими решениями SAP. Андрей Трещук рассказал о новом продукте Microsoft SharePoint 2010, который клиентам компании TerraLink доступен уже сейчас. Как известно, в открытую коммерческую эксплуатацию SharePoint предполагается запустить в середине следующего года.

В мероприятии участвовали компании-заказчики, которым было что рассказать о практической стороне вопроса. Сергей Иванов, начальник управления делами "Межрегионгаза", обратил внимание на особенности проекта по внедрению СЭД, реализованного на этом предприятии. "Межрегионгаз" - крупнейшее дочернее предприятие "Газпрома", состоящее из 60 компаний, - полностью перешло на электронный документооборот. Это позволило повысить оперативность взаимодействия подразделений компании, региональных структур и отдельных сотрудников, сделало прозрачным механизм согласования документов. В целом, внедрение СЭД существенно повысило эффективность производственной деятельности компании.

UBA: Технологии предиктивной аналитики могут снизить нагрузку на ИБ
Защита данных

У рынка СЭД есть еще несколько "козырей", способных поддержать его рост в ближайшее время. Например, мощным стимулом перехода на электронный документооборот может стать формирование правовой базы, придающей юридическую силу е-документам, оптимизация бизнес-процессов компаний с целью повышения скорости принятия бизнес-решений, наконец, реализация госинициатив. Готовность участников рынка СЭД к оптимизации расходов заказчиков на СЭД также продолжит стимулировать развитие отрасли.

Марина Мякишева


Презентации участников круглого стола

Презентация Василий Бабинцев, Directum. Просто о главном: как получить эффект от внедрения ECM
Презентация Алексей Будин, "Элевайз". Использование закона Парето при внедрение СЭД
Презентация Павел Завгородний, SAP. Документооборот от SAP: новые возможности СЭД
Презентация Сергей Иванов, "Межрегионгаз". Технология внедрения систем электронного документооборота
Презентация Евгения Капустина, "БОСС-Референт". Создание СЭД в условиях ограниченного бюджета
Презентация Сергей Курьянов, DocsVision. Как сэкономить при переходе на электронный документооборот?
Презентация Владимир Лукоянов, ОДК. Практические способы сокращения затрат при переходе на электронный документообор
Презентация Мария Попова, CNews. СЭД в России: возможности развития
Презентация Андрей Трещук, TerraLink. Технологические вопросы оптимизации СЭД
Презентация Наталья Храмцовская, Гильдия управляющих документацией и ARMA International. Что нужно учитывать при экономическом обосновании выбора СЭД
Презентация Скачать все презентации (архив)