Разделы

Цифровизация Документооборот

Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

Отечественный рынок систем электронного документооборота можно назвать "островком стабильности" в сфере ИТ. По итогам 2009 года аналитики ожидают, что его объем хоть незначительно, но увеличится. Тем не менее, рецессия в стране продолжается, поэтому по-прежнему остаются актуальными вопросы экономии. Способы сокращения расходов обсудили участники круглого стола "СЭД: возможности оптимизации", организованного CNews Conferences и CNews Analytics.

Дмитрий Романов: Любое внедрение СЭД должно быть экономически обоснованно

На вопросы CNews ответил Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи".

CNews: Сегодня многие организации, имея ограниченные ИТ-бюджеты, вынуждены более целенаправленно и экономно их расходовать. Как определить, насколько обоснованы для организации в настоящее время затраты на внедрение СЭД?

Дмитрий Романов: ИТ-бюджет любой организации ограничен, особенно в условиях экономического кризиса (который, к тому же, непонятно, как поведет себя дальше: пойдет ли на спад или, наоборот, усугубится). В любом случае есть некоторое состояние неопределенности. Поэтому к вопросу внедрения любой информационной системы, и СЭД в том числе, надо подходить с полной ответственностью.

Необходимо четко ответить себе на вопрос: для чего нужна такая система, и какие проблемы с ее помощью могут быть решены? Нужны конкретные KPI (ключевые показатели эффективности), которые покажут, что именно сейчас в организации плохо и что можно улучшить, внедрив СЭД. Все эти параметры нужно переводить в деньги — это позволит четко понять, во что выливается проект внедрения, позволит учесть его расходную и доходную части. Надо также понимать, какие потери, убытки несет в себе текущая ситуация, и как она может измениться при успешной реализации проекта внедрения СЭД.

Дмитрий Исаев, Softline: Мы видим превосходные перспективы развития облачного бизнеса в России
Импортозамещение

Если же организация не понимает, зачем ей нужна СЭД, если проблемы неочевидны или не носят жизненно важного характера для ее деятельности, то в таком случае и не надо внедрять систему. Во всяком случае, сейчас.

CNews: Насколько необходимо перед началом проекта внедрения СЭД производить расчет экономической эффективности создания системы электронного документооборота? Кто и как это должен делать?

Дмитрий Романов: Расчет экономической эффективности – это обязательная вещь, которую необходимо делать перед каждым проектом. Внедрять систему, не зная, для чего это делается, ни в коем случае не стоит. Соответствующий анализ организация может провести самостоятельно, а может попросить сделать это того консультанта-поставщика, который предлагает внедрять СЭД. Если подобные вопросы вызовут у него затруднения или же он не сможет предложить методику расчета экономического эффекта для конкретной организации, - это повод задуматься о профессиональной пригодности данного поставщика.

Необходимо понимать, что при расчете экономической эффективности практикуются два основных подхода. Первый из них — это так называемый подход TCO (оценка совокупной стоимости владения), при котором учитываются фактически только затраты на внедрение и владение системой в течение какого-то периода времени. Более правильным является подход, требующий помимо затрат, считать возможные выгоды, плюсы от внедрения системы. Таким образом, сделать нормальную оценку возврата инвестиций (ROI) и понимать за счет каких факторов организация получит экономический эффект, можно только четко понимая эти самые выгоды. Если поставщик решения не может найти таких выгод - его профессиональная пригодность должна вызывать еще большие сомнения.